Le télétravail va s’installer de façon durable dans la vie de chacun et perdurer même après la crise sanitaire de la Covid-19. Le management à distance des collaborateurs est donc devenu la norme pour de nombreuses organisations. Cette situation nécessite d’organiser le travail de manière différente tout en proposant de nouvelles manières d’encadrer les équipes. Par exemple, des outils collaboratifs spécifiques peuvent être utilisés pour accompagner le management de l’ensemble des collaborateurs. Il faut également prendre en compte les enjeux et les bonnes pratiques du télétravail pour éviter des erreurs communes.
Enjeux du management à distance
Avec la généralisation du télétravail, les spécificités du management à distance sont devenus de nouveaux enjeux pour les managers.
Pilotage d’une équipe en télétravail
Pour une entreprise qui fait face à une crise sanitaire ou tout autre type de crise, de nombreuses questions par rapport au travail à distance comme « comment bien manager en télétravail » peuvent parfois rester sans réponse.
Pour ne pas résister au changement apporté par le télétravail, il est indispensable de faire évoluer l’organisation de son équipe. Dans ce cas, le manager doit savoir entre autres :
- Répartir la charge de travail,
- Déterminer les objectifs de chaque collaborateur,
- Suivre la progression des projets.
Il doit ainsi mettre en place une nouvelle façon de travailler avec son équipe pour continuer à les manager de manière efficace. Ainsi pour garder le lien et suivre l’évolution de l’équipe au quotidien, un point hebdomadaire avec chaque membre pourra être prévu.
Motivation des équipes
L’enjeu majeur est de garder les collaborateurs motivés. Pour cela, quelques indicateurs sont pris en compte comme le développement des compétences, les perspectives d’évolution de carrière ou le sentiment d’appartenance à la société, même à distance. En effet, la productivité des employés dépend de leur niveau de motivation et de bien-être.
Cohésion des collaborateurs
Il est important pour tout manager d’optimiser la collaboration à distance des équipes pour conserver une cohésion d’équipe.
Avec les small talks des espaces de travail, on a tendance à penser que la présence et le fait de déjeuner ensemble dans un cadre parfois moins formel permet de mieux entretenir la cohésion entre salariés. Cependant, il est tout à fait possible de conserver ce lien à distance, en organisant des appels plus informels de type « coffee talks » qui rappellent ces moments de pause entre collègues et permettent d’aborder d’autres sujets que ceux de notre univers professionnel.
Il ne faut pas oublier qu’un bon esprit d’équipe va favoriser la productivité et le bien-être de tous les collaborateurs. En outre, c’est au manager de prendre les devants pour organiser ces moments de communication informelle, rassembler les membres de son équipe autour de valeurs communes et permettre à chaque personne de se confier individuellement lors d’échanges hebdomadaires ou bimensuels.
Pour aller plus loin, voici quelques idées pour conserver votre cohésion d’équipe à distance.
Management à distance : les bonnes pratiques à adopter
Dans une situation où les salariés sont encouragés à travailler depuis leur domicile, voici quelques bonnes pratiques pour assurer un management à distance de qualité.
Le manager doit fixer des objectifs clairs, mais surtout atteignables par les collaborateurs. Il lui est primordial d’encadrer les projets pour limiter le risque pour le salarié de se sentir perdu. En effet, le niveau d’autonomie n’est pas le même pour l’ensemble des collaborateurs.
Il faut également harmoniser les méthodes de travail dans l’entreprise. L’objectif : un travail à distance fluide et efficace. Dans ce cas, il faut utiliser les mêmes outils de collaboration et faire preuve de cohérence.
Une routine doit aussi être mise en place en gardant le contact et en partageant les informations avec les membres de l’équipe. La solution la plus utilisée est la visio conférence de façon périodique, avec des outils comme Gmeet, Teams, Zoom etc.
Une communication régulière reste vitale pour éviter les problèmes et les malentendus entre collaborateurs. Ainsi, des feedbacks réguliers vont permettre de maintenir un lien solide. La transparence est par ailleurs importante dans la stratégie de communication de l’entreprise. On pourra partager des projets en cours via des outils de gestion de projets, comme Trello, Monday ou encore Notion.
Autre point crucial du management à distance : apprendre à accorder sa confiance. Grâce au télétravail, chaque salarié dispose d’une plus grande liberté dans la gestion des horaires, par opposition à la culture du présentiel que l’on retrouve dans beaucoup d’entreprises. On notera par ailleurs que l’obligation de présentiel est à l’origine du présentéisme, véritable fléau pour la performance et la motivation des salariés. Un bon manager saura favoriser la responsabilisation et l’autonomie de ses collaborateurs.
Enfin, pour entretenir le lien, il faudra conserver une cohésion de groupe afin de cultiver l’esprit d’équipe même à distance en redoublant d’efforts pour que les collaborateurs continuent d’échanger entre eux. Le but est de créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise pour motiver l’engagement de chacun.
Éviter les erreurs communes
La première erreur à éviter est sans doute de vouloir tout contrôler. Le fait d’être trop présent va mettre une pression inutile sur l’équipe. Il faut donc exclure les appels téléphoniques incessants (imprévus), les messages instantanés personnels trop fréquents, les emails quotidiens par dizaine. En abusant de ces pratiques, on entre dans une spirale de micro management, un problème de taille qui se définit ainsi :
C’est un système de gestion, mieux, une pratique dans laquelle le manager contrôle de trop près les activités de ses collaborateurs. On parle de contrôle excessif et ennuyeux à l’égard de ses employés. La conséquence première est la frustration du collaborateur, lequel se sent incompétent et inutile face à une telle conduite.
Source : Micro management : comment l’identifier et le surmonter ?
Management ne doit pas rimer avec « surveillance accrue » : il s’agit de s’adapter à chacun des collaborateurs en fonction du contexte.
Deuxième erreur ; il faut comprendre que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle peut devenir difficile à trouver. Habiter et travailler au même endroit réduit la frontière entre le monde professionnel et la vie privée, si bien qu’il devient parfois difficile de rester concentré ou pire, de déconnecter. Dans l’idéal, il faudrait :
- Exclure le télétravail forcé, permettant ainsi à ses équipes, quand c’est possible, de se rendre dans un lieu dédié au travail (bureau ou espace de coworking si l’entreprise le prend en charge).
- Encourager son équipe à cesser de communiquer via la messagerie professionnelle en dehors des heures de travail, les encourageant à faire valoir leur droit à la déconnexion. Cela passe par une communication claire et régulière de la part de la direction RH, relayée par le manager.
Troisième erreur ; il ne faut jamais ignorer les signaux de détresse d’un salarié à distance qui peut souffrir de solitude, de baisse de motivation ou de stress. Ces problèmes doivent être pris très au sérieux en restant à l’écoute pour agir rapidement afin de trouver des solutions efficaces ou en demandant des conseils à un expert. Un accompagnement personnalisé peut être nécessaire pour comprendre les risques de burnout ou RPS.
Pour conclure, le rôle du manager est d’assurer que le télétravail se fasse dans des conditions optimales en proposant les solutions les plus adaptées. Il faut faire preuve de bon sens, de confiance envers son équipe, mais aussi se renseigner pour mieux détecter les signaux de détresse qui ne sont parfois pas explicitement partagés par les salariés. Le télétravail ouvre des perspectives de vie et de performance incroyables si tant est qu’on le pratique dans les meilleures conditions.
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