Depuis déjà longtemps, le papier à commencer à disparaître peu à peu cédant la place à des solutions numériques. Ainsi, plusieurs plateformes de gestion et de partage de documents ont fait leur apparition comme Microsoft Sharepoint. C’est un outil mis en place pour faciliter le travail collaboratif au sein de l’entreprise. Très utile en cette période difficile de pandémie et de travail à distance. Des cabinets comme Adaliance proposent des formations sur mesure pour vous aider à migrer et à intégrer Microsoft Sharepoint plus facilement.
Qu’est-ce qu’on entend par SharePoint ?
Microsoft sharepoint est une plateforme en ligne proposée par Suite Microsoft Office Sharepoint se présente comme un espace collaboratif de stockage, de communication et de gestion de l’information. C’est un outil qui a pour objectif d’optimiser l’efficacité globale de votre entreprise. Windows SharePoint Services ou wss permet d’augmenter votre productivité et de centraliser les processus de collaboration. En plus, plusieurs outils complémentaires sont fournis afin de permettre l’usage de nouvelles fonctionnalités selon vos besoins.
Microsoft sharepoint est un service dans le cloud destiné aux entreprises de toutes les tailles. En effet, ils ne sont pas obligés d’installer SharePoint Server local, mais peuvent s’abonner directement à un plan Microsoft 365 qui est un service online autonome.
Différence entre sharepoint et office 365
SharePoint est une plateforme collaborative qui existe depuis une vingtaine d’années. Il a été créé pour les entreprises avec des intranets pour permettre aux salariés de mieux collaborer entre eux. À la base, il est utilisé pour la gestion des documents. La différencie avec les autres systèmes comme Office 365 est sa capacité à organiser et à partager n’importe quels types de contenus comme des données, liens, tâches ou événements. Quant à Micorsoft Office 365, c’est une solution qui regroupe toutes les applications Outlook, Word, Excel. SharePoint fait donc partie de cet écosystème, mais grâce à ses possibilités, il est en lien avec des services comme Flow ou Teams. Il augmente donc en importance dans tous les secteurs d’activités de l’entreprise. Ainsi, en plus d’avoir les mêmes fonctionnalités que file share ou d’autres applications dans office, Sharepoint offre des méthodes de classement plus avancées pour automatiser le processus et instaurer une nouvelle de gestion d’information.
Les fonctionnalités de sharepoint
Sharepoint propose de nombreuses fonctionnalités notamment celle de pouvoir être utilisé comme un portail de création de sites intranet ou extranet.
Il facilite également la gestion des documents et de fichiers en les réunissant en un seul endroit pour permettre aux collaborateurs d’accéder aux informations utiles au cours de leur travail. Sa fonction de recherches permet aussi aux utilisateurs de retrouver des contenus, des données ou des personnes sur la plateforme.
Sharepoint propose l’automatisation des procédures et du processus de travail. Les utilisateurs peuvent accéder à des données structurées et l’intégration des rapports sur Excel par exemple.
Les avantages de Sharepoint pour votre entreprise
Microsoft Sharepoint offre de nombreux avantages pour votre entreprise. C’est une plateforme qui offre une panoplie de services, spécialement créés pour les collaborateurs qui ne se limitent pas à la gestion de fichiers, mais également au niveau de l’espace de travail collaboratif accessible en tout temps.
Une bibliothèque digitale pour l’entreprise
Sharepoint permet d’optimiser la recherche et le partage de documents en quelques secondes. Vous allez donc gagner un temps précieux dans la classification et la mise en évidence des fichiers d’équipe et n’aurez plus à utiliser un support papier.
Collaborer plus facilement
Le fait de collaborer sur un même document avec ses collaborateurs nécessite beaucoup de coordination et d’organisation. Comme les fichiers doivent être partagés avec les partenaires et clients qui rendent le travail plus complexe, SharePoint online se pose comme la solution de partage avec des utilisateurs internes et externes facilitant le travail. Dans ce cas, les utilisateurs externes peuvent user de sharepoint ou un compte Microsoft pour interagir avec les documents internes de la société. La collaboration sera donc plus rapide au niveau de la messagerie.
Un outil de partage efficace
SharePoint est un très bon outil de partage de documents et d’informations aux différentes parties prenantes dans la société. Non seulement vous allez réduire l’envoi et la recherche de courriel, mais pourrez également centraliser la communication avec l’ensemble du personnel. Ceci est possible en créant une source unique d’accès aux informations et documents. Vous éviterez les doublons inutiles en accélérant le traitement de l’information. À noter que l’accès aux documents est contrôlé par le propriétaire pour protéger les informations confidentielles.
Emmener vos documents partout avec Sharepoint
Sharepoint est disponible sur diverses interfaces : ordinateurs, tablettes, téléphones portables et salles de conférences. Il est donc possible d’envoyer les liens d’une réunion comme les ordres du jour et les présentations aux participants pour ne pas perdre votre temps à imprimer des tonnes de documents. C’est également une plateforme de collaboration qui permet à toutes les informations de votre intranet d’être disponible en ligne.
Les autres avantages de Sharepoint
Pour utiliser le service Sharepoint Online, aucun serveur physique ni ressource interne n’est demandé. Par définition, Sharepoint est un service cloud qui n’est pas rattaché à aucun matériel le rendant plus accessible pour les collaborateurs à n’importe quel moment avec tout type d’appareil mobile ou ordinateur.
Sharepoint peut être relié avec d’autres applications de Microsoft. Vous pouvez ainsi consulter vos mails et agendas depuis Microsoft Onedrive puis les modifier directement en ligne avec Office Suite.
L’importance d’une formation sur Sharepoint
Suivre une formation réservée aux entreprises avec Adaliance sur l’utilisation de SharePoint peut être bénéfique pour les collaborateurs afin d’accroître leur efficacité.
La formation passe par un survol de la plateforme Sharepoint. En effet, il est important que les responsables de l’entreprise comprennent qu’Office 365 est un écosystème qui implique plusieurs applications. L’objectif est de connaître les interactions entre SharePoint et les outils disponibles sur Office 365.
L’autre facette de la formation concerne la construction des affichages et le réglage des paramètres de la bibliothèque pour bénéficier de tous les avantages de Sharepoint. Il est évident de prendre conscience des outils disponibles qui offrent la meilleure organisation ou productivité pour votre entreprise. Il est également important de concevoir les hiérarchies de permissions et savoir modifier ces différents niveaux. De même, il faut savoir comment utiliser les groupes de manière sécuritaire notamment la gestion des partages à l’intérieur ou extérieur du site web de l’entreprise.
Avec Adaliance, la formation est faite pour répondre aux besoins de votre entreprise et de s’adapter au niveau de compétence de vos collaborateurs par rapport à Sharepoint. La personnalisation de la formation a pour but de maximiser les retombées concernant ces nouveaux outils. Quant à la durée de la formation, elle est déterminée en fonction des objectifs d’apprentissage fixés par votre entreprise.
Pour conclure, même s’il est facile de télécharger et d’installer Sharepoint, l’utiliser et l’organiser est difficile. Une formation est donc indispensable pour éviter de recommencer le processus en cas d’erreur, il est indispensable de bénéficier de conseils d’experts comme Adaliance.