En tant que manager, il peut arriver que vous soyez confronté à des situations complexes, parfois même chaotiques, dans l’exercice de vos fonctions. Il vous faudra alors vous adapter pour continuer à gérer vos équipes.
Reconnaître un environnement chaotique
Ce n’est pas toujours une chose facile, mais certains signes peuvent vous aider à l’identifier :
Urgence permanente : Si tous les employés sont constamment submergés et contraints de délaisser leurs tâches habituelles pour gérer des situations critiques, il est probable que vous vous trouviez dans un environnement chaotique.
Surcharge de travail : Lorsque tout le monde est constamment débordé et considère cela comme un signe de réussite plutôt que de chercher à s’organiser ou à revoir la stratégie, il est clair que l’environnement est chaotique. Ne pas être débordé est alors perçu comme un manque d’engagement ou de volonté.
Absence de réflexion sur l’avenir : Les collaborateurs sont tellement absorbés par les tâches urgentes qu’ils ne se soucient pas de l’avenir et ne cherchent pas à améliorer les choses, l’innovation devient un objectif secondaire, auquel ils n’ont pas le temps de consacrer.
Accepter le chaos
Une fois que vous avez identifié un environnement chaotique, il est essentiel de l’accepter. Cela ne signifie pas que vous devez laisser vos employés se débrouiller seuls, mais plutôt reconnaître qu’une certaine imperfection fait partie de la nature humaine.
Certaines personnalités peuvent même tirer profit d’un environnement déstructuré. Par conséquent, il est essentiel de connaître votre équipe et de comprendre quelles sont les personnes sur lesquelles vous pouvez compter lorsque la situation devient complexe à gérer.
Il est important de garder à l’esprit que l’incertitude et l’imperfection peuvent également être bénéfiques. Les erreurs, intégrées dans un processus d’apprentissage, permettent de grandir bien plus que le succès.
Si vous ne pouvez pas gérer complètement l’incertitude, vous pouvez apprendre à vous y adapter.
Gestion du chaos par le manager
Certains de vos collaborateurs sauront grandir malgré le chaos, pour les autres, voici quelques conseils de gestion :
Rester calme et positif :
Même si la situation est chaotique ou incertaine, il est crucial de garder votre calme et votre concentration afin de réagir de manière efficace. La motivation des équipes sera intrinsèquement liée à votre calme et votre optimisme.
Mettre l’accent sur les priorités :
Pour éviter que votre équipe ne soit submergée par des tâches urgentes à accomplir immédiatement, il est essentiel de définir les priorités. La loi d’Eisenhower, qui consiste à distinguer l’urgent de l’important pour mieux gérer votre temps, peut être utile à cet égard.
Se tenir au courant :
Il est important de rester informé et de suivre l’évolution des choses afin d’anticiper les erreurs ou d’ajuster le plan si nécessaire, et c’est d’autant plus le cas face à une situation incertaine ou chaotique.
Faire preuve de flexibilité :
Comme nous l’avons souligné à plusieurs reprises, une communication efficace est souvent la clé du succès. Cela vaut également dans les situations de crise. Il est important que les personnes concernées comprennent les difficultés rencontrées et ce qui est attendu d’elles. Cela permet d’éviter les malentendus et les erreurs.
Avoir de l’empathie :
Il est évident que si le manager est impacté par les effets du chaos,son équipe les ressent également. Il est donc indispensable que vous soyez à l’écoute de vos collaborateurs et que vous ne vous ne soyez pas autocentré.
Anticiper le chaos
Bien qu’il soit possible de s’adapter au chaos ou de gérer efficacement une situation chaotique, la meilleure des solutions est encore de l’anticiper. Une communication transparente et efficace avec les membres de votre équipe est essentielle, tout comme l’établissement de procédures claires connues de tous.
En identifiant les menaces et en envisageant des solutions alternatives, vous aurez moins de problèmes de dernière minute à gérer. Notre conseil : préparez et diffusez un plan d’urgence indiquant les actions à prendre et les personnes responsables, de manière à ce que chacun soit prêt à intervenir en cas de situation complexe.
Enfin, assurez-vous que votre équipe est régulièrement formée aux différents outils, procédures et technologies utilisés, ce qui contribuera à réduire le chaos.