En tant que manager, vous pouvez être amené à exécuter vos fonctions dans des situations complexes, l’une des plus difficiles étant de manager votre équipe dans un environnement chaotique.
Comment reconnaître un environnement chaotique ?
Bien évidemment, il n’existe pas de checklist parfaite pour évaluer votre environnement de travail ; cependant, certains signes peuvent indiquer que ce dernier est instable, voir chaotique :
- Tous les employés travaillent dans l’urgence et sont obligés de laisser leurs autres tâches pour s’occuper des situations les plus critiques.
- Tout le monde est débordé en permanence, et le revendique comme un accomplissement. A aucun moment il n’est question de s’organiser ou de revoir la stratégie. Ne pas être débordé est considéré comme un manque d’engagement ou de la mauvaise volonté.
- Les collaborateurs sont tellement occupés par les tâches urgentes qu’ils ne se soucient pas du futur, et ne réfléchissent donc pas à un moyen d’améliorer le futur. L’innovation n’est qu’un objectif lointain auquel ils n’ont pas le temps de se consacrer.
Accepter le chaos
Une fois que vous avez su reconnaître que votre environnement était chaotique, il va vous falloir l’accepter. Il ne s’agit pas ici de ne rien changer et de continuer à laisser vos employés livrés à eux-mêmes, mais d’accepter une partie de l’imperfection liée à la nature humaine.
S’il est préférable de s’organiser et de planifier pour obtenir un meilleur fonctionnement global, il existe aussi des personnalités auxquelles un environnement déstructuré est profitable. L’adaptabilité et une bonne connaissance de votre équipe sont donc indispensables, pour savoir sur quels profils vous appuyer quand la situation est compliquée à gérer.
Enfin, il ne faut pas oublier que l’incertitude et l’imperfection peuvent aussi être bénéfiques, car l’erreur, si elle est intégrée au processus d’apprentissage, vous fera grandir bien plus que la réussite.
Si vous ne parvenez pas à gérer entièrement l’incertitude, vous pouvez apprendre à vous en accommoder !
Gérer le chaos
S’il existe des profils auxquels le chaos ne fait pas peur, ce n’est vraisemblablement pas le cas de tous vos collaborateurs. Il va donc vous falloir, en tant que manager, apprendre à le gérer. Voici quelques conseils pour y parvenir :
Rester calme et positif
Si la situation est chaotique ou incertaine, il est possible que vous vous trouviez anxieux ou paniqué, il est pourtant important de garder votre calme et de rester concentré pour réagir avec efficacité.
De plus, garder votre calme et votre optimisme devant votre équipe contribue à maintenir le calme et la motivation des employés.
Définir les priorités
Pour éviter que l’équipe se retrouve débordée et assaillie de tâches à effectuer immédiatement, il faudra définir les priorités. Pour cela, vous pouvez utiliser la Loi d’Eisenhower, qui consiste à différencier l’urgent de l’important pour mieux gérer son temps.
Rester informé
Face à une situation incertaine ou chaotique, il convient de rester informé et de suivre l’évolution des accomplissements, afin d’anticiper une erreur ou d’adapter le plan si nécessaire.
Être flexible
Comme nous l’avons évoqué précédemment, la flexibilité est indispensable dans un environnement chaotique où rien n’est défini. Les plans peuvent être amenés à changer rapidement et le manager doit pouvoir s’y adapter.
Si possible, prévoyez plusieurs options pour atteindre vos objectifs ; avec plusieurs scénarios envisagés, vous serez moins susceptible de vous trouver dépassé.
Bien communiquer
Vous l’aurez compris à travers nos divers articles, une bonne communication est souvent la clé du succès ; une fois de plus, cela fait partie de nos recommandations. Si la communication est saine, il sera plus facile de gérer une situation de crise. En cas de situation difficile, il est important que les personnes impliquées comprennent les difficultés rencontrées et ce qui est attendu d’elles, afin d’éviter les malentendus et les erreurs.
Faire preuve d’empathie
Si, en tant que manager, vous souffrez de la situation, c’est probablement le cas de votre équipe également. Il faudra donc veiller à ne pas vous concentrer uniquement sur vos propres besoins, et à rester à l’écoute de vos collaborateurs.
Anticiper le chaos
Même s’il existe des moyens de s’adapter au chaos ou de gérer efficacement une situation chaotique, il est préférable de mettre en place une organisation pour l’anticiper.
Pour cela, il convient de mettre en place une communication transparente et efficace avec les membres de votre équipe et d’établir en amont des procédures claires et connues de tous.
Plutôt que de réagir aux problèmes, il est préférable d’identifier les risques potentiels et les solutions alternatives. C’est pourquoi il est conseillé de préparer et diffuser un plan d’urgence, indiquant les actions à entreprendre et les personnes responsables, pour que chacun soit prêt à intervenir si la situation devenait complexe.
Enfin, en vous assurant que votre équipe est formée régulièrement aux différents outils, procédures et technologies qu’elle utilise, vous contribuez également à minimiser le chaos.