Le statut de manager donne parfois lieu à des missions peu agréables ; mener un entretien de recadrage fait sûrement partie des plus délicates !
Qu’est ce qu’un entretien de recadrage ?
Un entretien de recadrage, c’est un outil managérial qui consiste en une rencontre entre un employé et son manager, lorsqu’une faute ou un écart a été commis. L’utilisation du mot recadrage implique que le concerné a déjà été mis au courant des règles, et qu’un rappel est nécessaire. Idéalement, un premier rappel à l’ordre informel a déjà eu lieu avant l’entretien de recadrage.
Erreur ou faute ?
En cas d’incident avec un employé, la première tâche du manager sera d’établir s’il s’agit d’une erreur ou d’une faute.
L’erreur, bien que problématique pour l’équipe et ses résultats, est involontaire. Le manager devra donc la signaler, mais aussi la comprendre voire la valoriser en l’incluant au processus d’apprentissage.
La faute, quant à elle, est volontaire : il s’agit d’une transgression consciente et délibérée du règlement établi. Si le caractère intentionnel est avéré, le manager doit agir à travers un recadrage ou une sanction.
Les objectifs de l’entretien de recadrage
Comme évoqué précédemment, bon nombre de managers tendent à l’éviter, pour ne pas se trouver dans une situation conflictuelle. Pourtant, pour bien manager son équipe, c’est parfois indispensable.
L’entretien de recadrage vous permettra :
D’identifier la source du problème
Parfois, lorsque vous êtes confronté à un comportement inhabituel chez un employé, il existe une cause facilement identifiable. Il peut être en difficulté dans son travail (charge de travail, objectifs trop ambitieux…), dans ses relations avec ses collègues, ou encore avoir un problème personnel qui impacte sa productivité au travail.
En tant que manager, il est important de comprendre l’origine du problème pour pouvoir le résoudre.
De clarifier les attentes
Vous pourrez profiter de cet entretien pour rappeler de manière plus formelle les règles et vos attentes. Redonner un cadre et s’assurer qu’il est connu de tous est primordial.
De trouver une solution
Enfin, il est évident que le but de cet entretien est avant tout de trouver une solution positive. En échangeant avec le collaborateur, vous devriez parvenir à trouver ensemble une solution pour que la situation ne se reproduise pas.
Il faudra vous assurer de rester positif afin de ne pas nuire à la relation entre l’employé et vous. L’objectif principal ici est une prise de conscience de la faute et un retour à la normale, conformément au règlement établi.
Les bonnes pratiques
Pour s’assurer de mener cet entretien de recadrage avec succès, quelques pratiques sont à retenir :
Ne pas hésiter à recadrer
Le premier conseil que nous pouvons vous donner est de ne pas hésiter à recadrer lorsque cela est nécessaire. En effet, repousser l’échéance par crainte du conflit pourrait empirer la situation. C’est à vous d’évaluer si la situation impose un échange immédiat ou non.
Préparer l’entretien
Comme pour le feedback, sans pour autant avoir un caractère formel, ce type d’entretien doit être préparé. Dans un premier temps, il vous faudra identifier et qualifier la faute, pour apporter des éléments concrets. Il faudra aussi convoquer rapidement le collaborateur, tout en vous laissant un laps de temps pour échanger à froid ; la colère n’a pas sa place ici.
Enfin, pour que l’entretien se déroule de dans bonnes conditions, il est important d’y accorder un moment d’attention complète, dans un lieu où vous ne serez pas dérangés.
Rester factuel
Pour que l’échange soit clair, il vous faudra vous appuyer sur des faits, d’où l’importance de préparer votre échange en amont.
Assurez-vous d’avoir des preuves, ne vous basez pas sur des on-dit. Ne jugez pas la personne, c’est un comportement précis qui est en cause.
Soyez clair sur ce que vous avez à lui reprocher et les conséquences de ces actions pour l’entreprise, sans porter d’accusation.
Ecouter le collaborateur
Une fois les faits exposés, il vous faudra être à l’écoute de votre interlocuteur. Le but d’un entretien de recadrage est encore une fois d’instaurer un échange sur un comportement problématique. Laissez-le vous exposer sa perception des choses, sans pour autant le laisser se dédouaner, il est important qu’il reconnaisse sa responsabilité.
Cependant, son point de vue est à prendre en compte, car certains éléments pourraient vous aider à comprendre les choses.
Penser la solution ensemble
Une fois les deux points de vue exposés, vous devriez réussir à trouver une solution ensemble. Faites part de vos besoins et renseignez vous sur les siens. Mettez-vous d’accord sur les actions à mettre en place pour avancer dans la bonne direction, le but étant de terminer sur une note positive.
Au moment de conclure, rappelez-lui que vous êtes disponible s’il venait à rencontrer des difficultés.