Google Workspace est une plateforme de travail collaboratif en ligne qui propose plusieurs outils accessibles de manière gratuite par les particuliers ou payante pour une utilisation professionnelle. Workspace comprend notamment le célèbre Google Drive qui permet le stockage et le partage de documents en interne. D’autres fonctionnalités favorisant la collaboration sont aussi présentes dans la suite Google.
Pourquoi utiliser Workspace pour favoriser la gestion collaborative de votre entreprise ?
Google Workspace est une solution flexible et innovante. Au même titre que G Suite, Google Workspace permet d’avoir une adresse e-mail personnalisée pour votre entreprise, d’avoir accès à des outils collaboratifs comme Gmail, Agenda, Drive, Sheets, Docs ou Slides. Chaque forfait a été conçu pour répondre au besoin de gestion collaboratif des salariés travaillant dans les locaux ou en télétravail. Workspace est donc un espace de travail complet, comportant des outils de communication et de collaboration pour les entreprises.
Les différentes façons d’utiliser Google Office collaborative Workspace
Si vous possédez des fichiers Microsoft Office Word, PowerPoint ou Excel et que vous utilisez Google Drive ou que votre entreprise a fait le choix de migrer vers Google Workspace, vous vous posez sûrement la question suivante : que faire de tous ces fichiers ? En effet, Microsoft Office et Google Workspace ont beau être concurrents, il est tout à fait envisageable de les exploiter de concert. Google Drive est un espace de stockage des données et également un outil permettant de lire vos documents au format Office. Voyons plusieurs modes d’utilisation de Google office collaborative workspace.
Visualiser les documents Office à l’aide de la visionneuse Google Drive
Pour visualiser les documents Office sur Google Drive, il suffit d’utiliser la fonction « preview ». L’avantage est de ne pas être obligé de convertir les fichiers. L’inconvénient de cette méthode est qu’elle ne permet pas d’ouvrir ou de modifier les fichiers. Elle reste également limitée pour des fichiers Excel.
Convertir des fichiers Office au format adapté pour Google
La première solution pour travailler avec des fichiers Microsoft Office sous Google Drive consiste à convertir les fichiers au format Google. Pour les fichiers Word, la conversion se fait avec Google Documents. Pour les feuilles de calcul Microsoft Excel, vous pouvez faire la conversion avec Google Sheets. Néanmoins, certaines fonctionnalités présentent des différences, car les fichiers ne sont pas toujours correctement convertis.
Dans l’interface Google Drive, vous devez faire quelques manipulations pour convertir correctement un fichier Office adapté pour Google :
- localisez le fichier Office ;
- cliquez avec le bouton droit et choisissez « ouvrir avec » ;
- choisissez les outils Google qui correspondent au fichier : Docs pour Word, Slides pour Power Point ou Sheets pour Excel.
Vous allez ainsi obtenir une version Google du fichier Office dans le même dossier. Cette conversion va vous permettre de partager vos fichiers et de les modifier en temps réels avec vos collaborateurs.
Éditer les fichiers office dans Google Workspace
L’autre option pour travailler avec les fichiers Microsoft Office dans Workspace consiste à recourir à une extension Google Chrome pour éditer les fichiers non convertibles. Ainsi, pour modifier un fichier Office dans Google Drive vous devez :
- installer l’extension OfficeWork ;
- rechercher le fichier Office que vous souhaitez modifier ;
- double-cliquez pour l’ouvrir afin d’obtenir une version web légère de Word, PowerPoint ou Excel.
L’édition légère des fichiers est utile pour les personnes qui n’ont pas de licence Microsoft Office. Cependant, il faut savoir que les fichiers non convertis au format Google ne vont pas vous permettre de profiter des fonctionnalités de partage en temps réel de Google Workspace.
Stockage des fichiers dans Google Workspace
Un autre moyen de travailler avec les fichiers Microsoft Office consiste à les stocker dans Google Drive en utilisant l’outil Drive File Stream. C’est une fonctionnalité indispensable pour favoriser la collaboration des membres de votre équipe. En effet, vous avez un dossier sur votre ordinateur local qui va représenter tous les fichiers qui sont stockés dans le cloud que les utilisateurs pourront ouvrir ou modifier depuis leur propre appareil. Les fichiers modifiés seront ensuite enregistrés dans Google Drive.
Pour bénéficier du cloud disponible dans Google Workspace, vous devez :
- installer le programme Drive File Stream sur votre ordinateur Mac ou Windows ;
- télécharger le programme en accédant à Google Drive, en cliquant sur l’icône et en sélectionnant « télécharger le flux du fichier du lecteur » ;
- connecter votre compte Google.
Une fois Drive file Stream installé sur votre ordinateur, vous allez disposer d’un nouveau lecteur. Pour l’ouvrir, il suffit d’utiliser l’explorateur Windows ou le Finder si vous êtes sur Mac. Vous trouverez ainsi soit « My Drive » pour vos dossiers et fichiers non partagés, soit « Team Drive » pour les dossiers et fichiers partagés avec vos équipes.