Le travail à distance ou télétravail permet aux salariés d’une entreprise de travailler à l’extérieur des locaux de celle-ci. Ils peuvent ainsi exercer leur travail à domicile ou dans un espace de coworking par exemple. Afin d’optimiser la collaboration à distance, il reste néanmoins nécessaire de s’organiser en interne.

Travailler à distance

Le travail à distance ou télétravail consiste à effectuer des tâches professionnelles en dehors des locaux de l’entreprise, mais toujours sous la direction d’un employeur. La condition majeure, dans l’univers de la tech notamment, est d’assurer aux employés une connexion internet quel que soit le lieu choisi. Il n’est évidemment pas exclus pour certaines entreprises de devoir investir davantage dans du matériel pour ses employés afin de leur permettre de travailler à distance.

Le télétravail c'est quoi
Source : le télétravail en France

En France, le télétravail dans le secteur privé est défini comme “une activité professionnelle effectuée en tout ou partie hors des locaux de l’entreprise à la demande du salarié ou de l’employeur. Le salarié en télétravail bénéficie de garanties particulières.”

Pour faciliter le télétravail, il est indispensable d’utiliser des technologies de l’information et une excellente communication via des ordinateurs portables, smartphones et, plus rarement, tablettes. Des équipements qui vont faciliter la collaboration entre tous les acteurs de l’entreprise.

Télétravail et collaboration

Fluidifiant les échanges, le travail collaboratif à distance va ainsi améliorer les conditions de travail et par conséquent augmenter la performance des entreprises.

Gagner du temps

L’un des objectifs du travail collaboratif, à distance ou non, est le gain de temps. Il se traduit par la centralisation des nombreuses informations à l’aide d’outils ou de plateformes. Les échanges par e-mail se verront remplacés par un système de messagerie instantanée, plus rapide pour échanger entre collaborateurs. À titre d’exemple on peut citer des messageries célèbres comme Teams ou Slack. Google Workspace propose également une messagerie, intégrée à sa suite d’outils. Ces systèmes de messageries instantanées se distinguent d’applications comme Whatsapp ou Télégram (plus communes dans la sphère privée) par leurs nombreuses intégrations à divers logiciels : calendrier, outils d’assignation, gestion de projets, CRM etc.

Flexibilité

Avec ou sans télétravail, des imprévus et des changements de planning peuvent se présenter. Dans ces situations, un mode de travail collaboratif permet une meilleure adaptabilité, surtout à distance. Grâce aux plateformes collaboratives en ligne, le travail à distance est facilité pour communiquer des changements de dernière minute aux employés.

les avantages du télétravail
Source : Télétravail post-covid : avantage ou inconvénient ?

Amélioration de la productivité globale

La mise en place du travail collaboratif à distance a également pour objectif d’améliorer la productivité des salariés : plus d’échanges et un accès à l’information à tout instant, pour suivre un projet en cours. Des logiciels de gestion de projet connus comme Trello, Asana ou encore Monday permettent à toutes les équipes de suivre en temps réel l’avancement des projets, l’assignation des tâches, notamment grâce à de nombreuses intégrations. Ces outils collaboratifs permettent l’optimisation du travail à distance, un gain de productivité ; attention à assurer une formation régulière des employés sur les nouveaux outils de collaboration. Un excellent moyen de le faire est de prévoir un suivi régulier par de courtes sessions de formation en interne, et de tenir à jour une documentation dédiée pour les employés.

Organisation

Pour certaines personnes, qui ont l’habitude des small talks et du travail en présentiel, collaborer à distance peut rapidement devenir déstabilisant. L’objet de cet article n’est pas d’aborder l’aspect humain, mais nous y reviendrons certainement dans un blogpost ultérieur. Ne vous y trompez pas ; tout est d’abord question d’organisation et de communication.

Communication

L’une des premières choses à faire est de déterminer le rôle de chaque membre de l’équipe. C’est une règle importante non seulement, pour le travail en présentiel, mais également pour le travail à distance. Cela va permettre de s’accorder sur les tâches et les objectifs afin d’éviter tout malentendu. Il est primordial de consigner toutes les informations liées au projet en cours sur un fichier en ligne que chaque membre de l’équipe pourra consulter à tout moment. Ce modèle d’organisation va entretenir la cohésion.

Les bons outils du télétravail

Plusieurs logiciels payants ou gratuits sont disponibles en ligne afin d’assurer un maximum de collaboration à distance. Quelques exemples :

  • Les outils de gestion de projet à distance qui permettent de centraliser toutes les informations nécessaires : Trello qui permet de gérer des plannings au format tableau, ou encore la plateforme Notion, espace de travail collaboratif complet qui ne cesse de proposer de nouvelles fonctionnalités. On citera également Asana et Monday qui restent des références en matière de gestion de projet. La plupart existent en version gratuite, avec une limite des fonctionnalités et du nombre de membres.
  • Les outils de partage de documents comme Dropbox Business et son espace de stockage sécurisé. Quant à Google drive Business, il permet de stocker les fichiers de l’entreprise sur un cloud sécurité accessible par tous les salariés en télétravail.
  • Les outils de communication qui vont permettre de communiquer de manière instantanée avec vos collaborateurs en groupe ou individuellement. Comme cité précédemment, vous retrouverez parmi les plus célèbres Slack, ou encore Teams proposé par Microsoft Office 365.
  • Les outils de visioconférence, tels que Teams, Google Meet, Zoom, Whereby.

À tous ces outils peuvent s’ajouter des intégrations correspondant à votre activité et/ou vos missions. Afin d’être mieux conseillés et informés, Adaliance peut vous accompagner grâce à une formation adaptée et sur mesure. Contactez-nous pour en savoir plus.

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