Pour optimiser la productivité des entreprises, Google a mis en place plusieurs applications à travers une plateforme workspace de communication cloud. Google Suite est un logiciel multifonction pour permettre aux équipes d’accéder aux données, calendriers et organisations de projet en utilisant un ordinateur et une connexion internet. C’est donc un outil de travail collaboratif qu’il est indispensable de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets comme Adaliance. Une formation qui concerne notamment la sécurisation des données. Mais qu’est-ce qu’on entend réellement par Google Workspace ? Quelles sont les modalités d’utilisation ?
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Qu’est-ce que Google Suite ?
Google suite devenue Google workspace peut être défini comme un pack de logiciels et de fonctionnalités utilisés par une entreprise dans le but de faciliter la collaboration entre les membres d’une même équipe. Ses utilisateurs ont donc accès à de nombreux outils en ligne, soit à partir de leur ordinateur ou appareil mobile. G suite permet le stockage des données en ligne accessibles depuis leurs appareils connectés. Son usage ne nécessite donc pas l’installation de logiciels. À l’heure actuelle, plusieurs millions d’entreprises profitent des services de G suite à travers le monde.
Les différentes versions du workspace
Pour profiter au maximum de l’application workspace, il est recommandé de souscrire un abonnement notamment pour les entreprises. Il existe différentes formules que vous pouvez choisir en fonction de vos besoins et de votre budget. Il y a donc :
- la version basique qui donne accès aux logiciels de bureautiques et un espace de stockage de 30 Mo pour 5 euros par mois ;
- la version business qui offre en plus des logiciels de base un espace de stockage illimité pour 10 euros mensuels ;
- la version entreprise permet d’utiliser des logiciels bureautiques premium.
Les services et produits disponibles sur Google Suite
Google suite propose un service pour stocker vos données en ligne avec Google Drive. Vous pouvez ainsi entreposer des documents, images ou contacts et stocker en toute sécurité les données professionnelles de l’entreprise. En plus, la création d’un fichier se fait facilement avec la suite bureautique.
Google Suite propose également un service de messagerie professionnel avec Gmail. Son objectif est d’optimiser le temps de travail. G suite propose aux utilisateurs des services de bureautiques grâce à des applications utilisées pour créer, modifier et transmettre différents documents.
Google Workplace met à disposition son service Google Sheets pour créer des feuilles de calculs et des fonctionnalités équivalentes à celles proposées par les concurrents comme Microsoft Excel.
Il y a également Google Forms qui est une plateforme de création de formulaire et de collecte de données.
Quant à Google Slides, c’est une application qui est souvent comparée à PowerPoint d’office.
Les différences entre G Suite et Google Workspace
Google Workspace a été mise en place en 2020 et suit l’évolution de Google G suite. Cependant, les applications de Google Workspace sont mieux intégrées et faciles d’accès. Ainsi, vous allez profiter d’une meilleure expérience utilisateur et aider les équipes à collaborer plus efficacement.
Contrairement à G suite, Google Workspace a aussi amélioré les outils collaboratifs. En effet, même en télétravail les collaborateurs seront capables d’accomplir leurs tâches. Une situation possible avec l’amélioration de Google Calendar pour la planification des réunions.
Google Workspace propose de nouvelles applications dont le but est de faciliter les échanges entre les travailleurs à distance comme Google Chat ou Google Meet. À l’heure actuelle, ces différents outils sont directement intégrés dans ses applications comme Gmail.
Les modalités d’utilisation de Google Suite
Pour utiliser Google Suite ou Google Workplace, certaines astuces doivent être maîtrisées.
À quoi sert la console d’administration ?
La console d’administration Google permet aux administrateurs de gérer tous leurs services disponibles sur le Google Workplace. Elle sert à supprimer des utilisateurs et à gérer les applications. La console permet également de créer des groupes et des listes de diffusion à l’échelle de l’entreprise pour mieux collaborer. Pour s’y connecter, accédez à l’adresse de g suite admin et cliquez sur ajouter un compte, puis entrez l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte administrateur
Création de compte
Pour créer un compte sur le Workplace vous devez vous connecter en tant que super-administrateur et accepter les conditions d’utilisation. Ensuite, cliquez sur IAm et admi pour créer votre projet avec votre nom. Pour créer un compte de service, cliquez sur API et service puis entrez les identifiants et sélectionnez compte de service. Enfin, cliquez sur créer et enregistrer après avoir suivi les étapes de création d’identifiant et de clé.
Création d’un administrateur
Pour créer un administrateur, vous devez vous connecter à la console d’administration Google, puis accéder à utilisateur. Ensuite, sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle d’administrateur. Cliquez sur le curseur pour attribuer un statut et enregistrer les modifications. Pour changer d’administrateur, il suffit d’attribuer un rôle au nouvel administrateur et de supprimer l’ancien.
La gestion des applications
Pour ajouter des applications, vous devez vous connecter à un compte administrateur et accéder à la console d’administration notamment sur la partie applications Web et mobiles. Pour finir ce processus, il suffit d’appuyer sur le bouton ajouter une application ou le cas échéant saisir le nom de ce dernier. Vous pouvez également sélectionner les utilisateurs autorisés à installer l’application soit à partir de Google Play ou Google Device et IOS. À noter que la configuration de l’application se fera en fonction de la plateforme utilisée.
Les bonnes pratiques de sécurité : l’intérêt de suivre une formation
Les administrateurs informatiques des entreprises doivent adopter des bonnes pratiques de sécurité pour garantir la confidentialité de leurs données. Pour mettre en œuvres ces dernières, il est indispensable de suivre une formation adéquate proposée par un cabinet d’expert comme Adaliance. Il va vous former à protéger les comptes d’administrateurs qui contrôlent l’accès à toutes les données de l’entreprise. Leurs comptes doivent ainsi être protégés par un système d’authentification supplémentaire.
La sécurité des données passe également par la gestion de l’activité des comptes d’administrateurs notamment une formation spécifique à la mise en place d’alertes par e-mail sur des connexions suspectes sur leur Workplace. Il est aussi indispensable de maîtriser le contrôle d’accès des applications tierces aux services principaux.
En résumé, l’ensemble des formations en sécurité doit être dispensé par des personnes ayant de l’expérience probante dans ce domaine. Des formations sur mesure peuvent également être proposées pour répondre aux besoins de sécurité des entreprises ayant recours à des outils comme Google Suite.