Avec le développement d’internet, Google a créé des outils de travail collaboratif à la fois efficaces et gratuits pour améliorer les performances administratives de votre entreprise. Des outils en ligne pour faire de la bureautique ou des logiciels de présentations que vous allez retrouver au travers de Google Drive Collaboration. Dans cet article, vous allez découvrir ce service extrêmement utile pour l’organisation des entreprises.

Les fonctions collaboratives de Google Drive

Vous pouvez consulter un document sur Google Drive sans être obligé d’avoir un compte. Cependant, pour la création, le partage ou l’utilisation d’un document existant, il est impératif d’avoir un compte de messagerie Gmail.

La fonction de stockage de Google Drive

Les applications de bureautique dans Google Drive sont gratuites dans la limite des 15 giga d’espace de stockage au moment de la création de votre compte. Une capacité du cloud qui représente environ 100 000 documents à traiter directement en ligne.

La fonction de création de documents

Si vous n’avez pas de Microsoft Office, Google a créé des équivalents :

  • Word compatible avec Google Docs ;
  • Powerpoint avec Google Slide ;
  • Excel avec Google Sheets.

Les modifications faites sur vos fichiers seront enregistrées automatiquement.

L’importation des fichiers

La suite Google Drive donne la possibilité d’importer des fichiers de différentes natures : texte Word, tableau Excel ou Power Point. Les formats pris en charge par le service sont faciles d’utilisation et, le logiciel ne nécessite pas de faire des mises à jour régulières.

La fonction de partage des données

Google Drive a une fonction de partage des documents en ligne avec les autres utilisateurs du service qui peuvent consulter ou modifier le document en ligne. C’est un atout très pratique pour les membres de votre équipe qui travaillent sur un document en commun. En effet, un seul partage de fichier suffit à l’ensemble des collaborateurs, car ils auront un accès à la dernière version en temps réel. Cet outil est surtout utilisé lors des réunions de travail à distance.

Travailler en collaboration sur un fichier partagé en temps réel

Le service Google Drive donne ainsi, la possibilité à plusieurs utilisateurs d’être connecté en même temps sur un document commun. C’est une fonction très intéressante pour votre entreprise pour permettre à plusieurs personnes de travailler sur un même fichier lorsqu’ils sont dans des lieux géographiques différents. La seule condition est d’avoir une connexion internet.

La création de formulaires

Google Drive possède un service de création de formulaire qui permet de réaliser des questionnaires ou sondages pour les clients, collaborateurs ou partenaires commerciaux.

Utilisation hors connexion

La fonction hors connexion de Google drive permet aux utilisateurs de créer un document sans avoir besoin d’une connexion internet. Le système va se synchroniser de manière automatique dès que la connexion sera rétablie. Un moyen d’enregistrer les nouveaux éléments dans le serveur de Google. Néanmoins, vous ne pouvez pas modifier un document existant.

Comment créer et partager un document sur Google drive ?

Le fait de partager des fichiers ou documents sur Google Drive vous donne l’opportunité de travailler avec les membres de votre équipe ou des personnes extérieures à votre entreprise.

Pour créer un nouveau document, vous devez cliquer sur « Nouveau ». Ce qui fera apparaître une petite fenêtre, puis sélectionner « Google Slides » ou « Google Docs ». On va également vous demander de nommer le document à partager. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « enregistrer » pour la sauvegarde.

Pour partager votre document, vous devez saisir l’adresse des personnes destinataires. À noter que lorsque vous cliquez sur le petit crayon, les membres de l’équipe pourront soit commenter et faire des modifications sur le fichier, soit faire une simple lecture du document. Une fois que les adresses e-mail soient saisies, vous devez cliquer sur le bouton « Ok » pour l’envoi des documents.

Comment supprimer un fichier Google Drive pour tous les collaborateurs ?

Si le partage des fichiers dans Google Drive est facile et rapide, il est plus difficile de supprimer cette fonction.

Pour ce faire, vous devez d’abord vous connecter à Google Drive. Dans la fenêtre vous allez voir les fichiers partagés avec leur nom. Vous devez, ensuite, faire un clic droit sur le fichier à supprimer pour désactiver le partage à un collaborateur spécifique en cochant sur la case adéquate. Ainsi, les seuls membres de l’équipe dont vous avez renseigné l’adresse e-mail pourront accéder au fichier.

Pour supprimer le droit d’accès à un document, une image ou une vidéo partagée, vous devez faire un clic droit sur le fichier puis cliquer sur « partage » et saisir les adresses e-mails des personnes concernées afin d’avoir une liste de tous les utilisateurs ayant accès aux fichiers partagés. Pour retirer le droit d’accès, il suffira de cliquer sur la croix à droite.

Quelles sont les limites de Google Drive ?

Bien que les données soient stockées sur un cloud sécurisé de Google, il est recommandé de ne pas y mettre des documents confidentiels de votre l’entreprise.

Quant au mode hors connexion, il est indispensable de vous organiser pour optimiser son utilisation. Pour les mis à jour, elles sont peu nombreuses et progressives. Néanmoins un temps d’adaptation est nécessaire pour que toute l’équipe puisse se conformer à l’utilisation des outils collaboratifs de Google Drive.

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