La messagerie Gmail de Google est un espace de travail au même titre qu’Outlook pour Microsoft. Néanmoins, elle offre de nouvelles fonctionnalités qui vont faciliter la mise en place du travail collaboratif dans votre entreprise. Dans cet article vous allez découvrir quelques conseils pour utiliser correctement Gmail.
Les modalités pour configurer Gmail pour votre entreprise
Par rapport à d’autres logiciels comme Outlook, la messagerie de Google propose des fonctionnalités qui vous permettent de gérer facilement votre adresse email professionnelle. Voici les étapes à suivre pour configurer Gmail pour votre entreprise.
Créer une adresse électronique Gmail professionnelle
S’il est possible de rattacher votre adresse électronique professionnelle à celle que vous utilisez quotidiennement, il est préférable de créer une adresse Gmail dédiée à votre entreprise. Pour ce faire, créer un nouveau compte sur Gmail avec une adresse contenant votre nom de domaine.
Créer des comptes pour chaque utilisateur
Chaque utilisateur de Gmail dans votre entreprise peut avoir leur propre compte sur le Google Workspace. Un compte qui comprend un nom et un mot de passe propre pour accéder à une adresse mail professionnelle propre.
Ajouter un compte
À partir de la page principale de votre compte Gmail, vous pouvez accéder aux paramètres. Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez vous renseigner sur le nom et l’adresse qui vont apparaitre sur l’email.
Configuration du serveur SMTP
Lorsque vous créez une adresse professionnelle chez un hébergeur web, vous allez obtenir des informations pour configurer votre boîte mail. Vous allez ainsi obtenir l’adresse du Serveur SMTP et le Port utilisé par l’hébergeur. Après avoir saisi votre nom d’utilisateur et le mot de passe pour cette boîte de réception, il ne reste qu’à valider la configuration en cliquant sur le bouton « ajouter un compte ».
Confirmation de l’adresse email
L’autre étape est la confirmation de l’adresse email par l’envoi d’un code par Google. Vous devez ainsi vous connecter au web mail contenant votre nom de domaine, puis, cliquer sur le lien de validation ou copier le code directement sur la fenêtre de validation de Gmail.
Pour terminer le processus de configuration de votre Gmail, vous devez retourner dans les paramètres et utiliser votre adresse professionnelle par défaut.
Comment partager un document de travail sur Gmail ?
Avec Gmail, il est plus facile de partager des documents entre l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
Accorder les autorisations
Lorsque vous partagez des documents avec d’autres personnes sur Gmail ou Google drive, vous devez accorder des autorisations pour l’ajout, la modification et le déplacement des fichiers dans le dossier. Les utilisateurs peuvent également consulter tous les dossiers et les fichiers qu’il contient.
Processus de partage de document
Pour partager un document, vous devez d’abord sélectionner le fichier à partager, puis cliquer sur le bouton de partage. Vous aurez le choix entre faire un partage avec des personnes ou des groupes. Pour terminer, vous devez saisir l’adresse e-mail des personnes concernées par le partage.
Il est toujours possible de modifier les utilisateurs autorisés à modifier le fichier ou à faire des commentaires. Vous pouvez également choisir d’envoyer une notification aux personnes concernées par le partage.
Enfin, cliquez sur « envoyer ».
Peut-on travailler sur Gmail sans connexion ?
C’est l’une des nouvelles fonctionnalités de Gmail d’utiliser son espace de stockage sur votre ordinateur même si vous êtes en déplacement sans avoir la possibilité d’accéder au web. En plus, vous pouvez préparer des e-mails dans la boîte d’envoi jusqu’à votre prochaine connexion.
Conseils pratiques pour utiliser Gmail sans connexion
Pour avoir accès facilement à Gmail hors connexion, il est conseillé d’ajouter l’adresse mail.google.com aux favoris de votre navigateur Chrome. Mais si vous utilisez Gmail dans une entreprise ou une école, vous pouvez demander à l’administrateur de modifier les paramètres de votre boîte de réception.
Comment activer votre Gmail sans connexion ?
Pour activer Gmail sans connexion, vous devez en premier vérifier que vous avez Chrome sur votre appareil. En second lieu, dans les paramètres de Gmail, dans la section hors connexion, vous devez cocher « activer la messagerie ». Vous pouvez également choisir le nombre de jour à synchroniser. Pour terminer, vous n’aurez qu’à enregistrer les modifications.
Utilisez Gmail pour favoriser le travail collaboratif dans votre entreprise
Gmail permet d’optimiser le travail collaboratif dans votre entreprise sur de nombreux points.
Messagerie professionnelle
Avec Gmail vous allez recevoir, sur votre propre nom de domaine, des messages envoyés à votre adresse e-mail personnalisée. Vous pouvez ainsi :
- instaurer un climat de confiance avec votre clientèle ;
- créer votre propre groupe de destinataires ;
- améliorer la sécurité grâce aux domaines ;
- configurer vous-même les alias pour les mails.
Gestion d’équipe plus facile
Gmail vous permet de contrôler les utilisateurs qui auront accès au sein de votre Workspace pour vous assurer d’appliquer les bonnes pratiques de sécurité pour limiter les risques. Vous pouvez également gérer les appareils mobiles de vos collaborateurs à partir de la messagerie de Google. En plus, vous avez la possibilité de supprimer ou de programmer l’envoi de messages aux membres de votre équipe.
Pour les réunions, votre messagerie peut servir d’outil de conversation et de discussion. De même pour le stockage, avec Workspace, vous pouvez réduire ou augmenter l’espace réservé à votre messagerie.