En queqlues années, Google Workspace est devenu un outil indispensable pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Gmail se pose actuellement comme la référence dans le domaine de la messagerie électronique personnelle. D’autres fonctionnalités sont également disponibles pour l’accompagnement des collaborateurs dans l’exécution de leurs tâches. Dans cet article, vous allez découvrir les raisons d’utiliser Google Workspace.

Les fonctionnalités de base de Google Workspace pour votre entreprise

Google Workspace se présente comme un ensemble d’applications intelligentes de Google. Il est recommandé pour les utilisateurs qui ont besoin d’héberger leur email pour leur entreprise. Mais d’autres applications sont également disponibles.

Gmail

Gmail est un élément indispensable pour les comptes Google. C’est un service qui vous permet d’avoir une adresse e-mail gratuite. En plus, vous aurez droit à un stockage de 15 GO sur Google Grive.

Pour l’entreprise, il permet aux employés d’avoir leur adresse e-mail avec un nom de domaine professionnel.

Google Calendar

Avec sa fonction de planification intelligente, Google Calendar est capable de prédire par exemple les moments où les employés seront disponibles pour une réunion. L’autre avantage de Google Agenda est la possibilité de créer plusieurs calendriers accessibles par toutes les équipes de l’entreprise.

Google Drive

Il permet de stocker et de partager des données depuis un cloud sécurisé. La version basique de Google Workspace offre un stockage de 30 GO dans Google Drive pour chaque collaborateur.

Contrairement à la version business qui propose un stockage illimité de vos fichiers. La fonctionnalité de recherche est très appréciée pour faciliter l’organisation de l’utilisateur.

Google Docs et Google Sheets

Ce sont des outils utilisés pour l’importation des documents dans WordPress. Vous pouvez également créer et éditer des textes ainsi que des feuilles de calcul directement sur votre navigateur.

L’importation des documents Word, Excel ou PDF va les rendre immédiatement modifiables. Il est également possible de commenter les fichiers Microsoft Office sans être obligé de les convertir en format Google.

Google Keep

Google Keep est un outil qui fonctionne parfaitement avec Workspace. Il est un moyen pratique de conserver les questions des clients et de créer une liste de petites tâches. Il se synchronise avec tous les appareils pour être à portée de main des utilisateurs. Vous pouvez ainsi partager les notes avec votre équipe.

Les fonctionnalités supplémentaires de Google Workspace pour votre entreprise

Voici quelques fonctionnalités supplémentaires de Google Workspace que les utilisateurs peuvent avoir accès facilement.

Chat Google

Il s’agit d’un espace de travail dédié au chat privé et de groupe. C’est une alternative à Slack car les utilisateurs peuvent interagir plus simplement grâce aux robots Google présent dans les applications tierces. Google Chat est inclus gratuitement avec les autres fonctionnalités de Google Workspace.

Google Meet

Google Meet permet facilement de faire des appels vidéo et des conférences. Avec son intégration dans Google Workspace, il permet de participer aux réunions à partir du calendrier ou une invitation envoyée par mail. Pour les entreprises, elles vont bénéficier de numéros d’appel pour les collaborateurs en déplacement et sans connexion avec internet.

Les formulaires Google

Les formulaires Google sont des moyens rapides et efficaces d’avoir des informations, par exemple lors du recrutement de nouveaux employés ou la prospection de nouveaux clients par l’entreprise.

Google Slides

C’est une alternative à Microsoft PowerPoint. Vous pouvez profiter des commentaires en temps réel et l’historique des modifications du document. Des fonctionnalités que vous pouvez avoir dans la version gratuite de Google Workspace.

L’importance d’une formation pour maîtriser Google Workspace

La maîtrise de Google Workspace permet à chaque utilisateur d’économiser du temps dans l’organisation de son travail au sein de l’entreprise.

À qui s’adresse cette formation ?

La formation s’adresse aux utilisateurs qui ont un compte Google ou Gmail. Ils ont donc un accès à la suite bureautique et aux différentes applications qui seront expliquées selon leur utilité notamment par un organisme spécialisé comme Adaliance.

Présentation de la formation

La formation permet de découvrir Google Drive. Vous allez, à titre d’exemple, apprendre à naviguer et explorer les options de partage pour profiter de la capacité Google Workspace à favoriser la collaboration dans l’entreprise.

La formation va également porter sur la création et le stockage de documents écrits dans Google Docs.

Il est aussi important de maîtriser la présentation professionnelle avec Google Slides, par exemple pour les ventes, les projets ou les modules de formation.

Quant à Google Sheets, vous allez apprendre les thèmes personnalisés, la mise en forme et les fonctions avancées du logiciel.

Pour Google Meet et Google Chat, vous allez découvrir comment ils peuvent vous aider à améliorer la communication et les échanges d’idées.

D’autres fonctionnalités sont aussi au programme de la formation. L’objectif étant de vous préparer à l’examen de certification professionnel Google Workspace Administrator.

Pour conclure, les offres commerciales de Google Workspace permettent donc aux entreprises de profiter de nombreux avantages :

  • faciliter la communication entre les collègues,
  • créer tout ce dont vous avez besoin pour votre projet d’entreprise,
  • stocker des fichiers dans un cloud sécurisé,
  • contrôler facilement les comptes d’utilisateur, d’appareils ou données de l’entreprise.

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