La démocratisation du télétravail en raison de la pandémie de Covid 19 nécessite d’avoir de bons outils collaboratifs pour votre entreprise. L’objectif est de faciliter le travail à domicile ou la gestion des employés à l’international en utilisant les nouvelles technologies. Vous pouvez ainsi collaborer avec votre équipe grâce à des applications ou des sites de collaboration sur internet. Il sera plus facile pour le chef d’entreprise d’organiser des vidéoconférences, programmer les tâches ou simplement des discussions. Dans cet article vous allez voir les meilleurs outils collaboratifs en ligne pour vous assurer que chaque employé fasse son travail correctement même à distance.
Microsoft 365, la plateforme collaborative la plus utilisée
Microsoft Office 365 est une plateforme collaborative très complète et vraiment efficace comprenant de nombreuses applications parfaites pour la communication et l’interaction de vos équipes (Teams, Sharepoint…) et relié à tout l’environnement Microsoft (Azur…).
Cet outil est adopté autant par les Grands Comptes, que les ETI ou les PME…
Tous vos documents sont stockés de façon sécurisée sur le Cloud Microsoft et sont disponibles n’importe où (au bureau, à la maison…) depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette). Constamment synchronisés, vos documents sont à jours et peuvent être modifiés simultanément avec d’autres personnes.
Gsuite pour collaborer, stocker et partager facilement les fichiers
Google Drive, à l’intérieur de Gsuite est un système de stockage et de transfert de fichiers en ligne comme les images, vidéos, textes ou tableaux. Il est présent par défaut sur les appareils Android et est accessible depuis les ordinateurs portables ou de bureau via Google Chrome.
Le stockage en nuage permet d’économiser l’espace sur la mémoire de votre ordinateur. Quant à sa fonction de partage de fichiers, elle est facile car il suffit d’uploader et de partager le lien pour que tous les membres de l’équipe y accèdent.
Pour l’utiliser, il est donc impératif d’avoir une connexion internet et de créer un compte Gmail. Il est compatible avec Microsoft Office, Google Sheets, et Google Docs.
Enfin, pour sa capacité, sa version gratuite vous offre un espace de stockage de 15 Go environ.
Trello, le logiciel de gestion de projet par excellence
Trello est un outil collaboratif polyvalent pour les équipes. Il met à disposition des tableaux et des cartes pour permettre une meilleure lecture de travail. Son principal avantage est la facilité d’utilisation en tant qu’outil de collaboration. Il peut être utilisé pour la gestion de projet et les tâches collaboratives ou personnelles.
Son autre avantage est l’intégration d’autres applications que vous pouvez utiliser directement au flux du travail de votre entreprise. En plus, il se synchronise de manière automatique à votre tablette ou smartphone.
Trello propose également des fonctionnalités pour automatiser le travail et augmenter la productivité de votre équipe avec ses nombreuses fonctions à savoir les commandes du calendrier ou de date limite. Les tableaux personnalisés font aussi partie de ses fonctions automatiques.
Slack, une plateforme de communication collaborative innovante
Slack se présente comme une application de messagerie instantanée. Il permet de centraliser tous vos flux de communication au sein d’un même service. Le travail d’équipe s’effectue à travers des conversations organisées ou un historique consultable à tout moment.
Slack permet de hiérarchiser les conversations selon leur importance, de faire des appels vidéo ou audio tout en partageant l’écran de votre ordinateur, d’intégrer d’autres applications comme Salesforce et Google Meet ou le cas échéant, de créer vos propres applications. Cette plateforme va donc remplacer l’utilisation des e-mails pour avoir plus de productivité.
Jamespot, une plateforme collaborative efficace et conviviale
Jamespot est un logiciel Cloud 100% configurable en fonction de vos besoins de collaboration, quel que soit le niveau de l’organisation (réseau social d’entreprise, intranet, extranet, digital workplace, messagerie, etc.), ou des équipes (projets agiles, communautés métiers, chat opérationnel, etc.).
Avec une équipe très dynamique, ils offrent une solution conviviale et efficace.
Wrike, un logiciel de gestion de travail en équipe très efficace
Avec Wrike, vous pouvez découper et structurer le travail en plusieurs tâches que vous partagerez entre les membres de votre équipe. Le but est d’avoir une vue sur l’évolution de chaque individu par rapport à une tâche qu’il a effectuée.
Ce logiciel permet aussi de modifier des documents de différents formats comme le PDF, JPG sans avoir à les enregistrer sur votre ordinateur. Wrike va également afficher un calendrier virtuel des différentes tâches interdépendantes ou dupliquer les modèles de gestion de projet pour les utiliser dans le futur.
Enfin, ce logiciel permet à l’utilisateur de bénéficier d’un tableau de bord personnel et de communiquer avec des personnes extérieures. Les données sont sécurisées par un chiffrement.
Faciliter le travail à distance avec Monday
Monday.com est une plateforme web collaborative qui est accessible depuis n’importe quel navigateur internet. Elle est également disponible en version mobile. Son interface ergonomique permet une utilisation facile et rapide.
Elle s’adapte à tous les secteurs d’activité de votre entreprise comme la gestion de projets, le développement d’application ou logiciels. Le tableau de Monday peut être personnalisé pour gérer les tâches quotidiennes de chaque collaborateur. Vous aurez ainsi à votre disposition un tableau de bord, un calendrier et un système de notification.
Pour gagner du temps, les utilisateurs de la plateforme en ligne peuvent créer des tableaux partagés ou privés et paramétrer entièrement des actions automatiques.
Dropbox l’outil de partage et de travail collaboratif totalement gratuit
Au même titre que Google Drive, Dropbox permet de stocker des fichiers et de les partager avec n’importe qui à tout moment. Sa différence majeure avec l’outil de Google réside dans sa gratuité totale.
Ainsi, un travailleur indépendant peut l’installer sur son ordinateur et faire glisser les travaux qu’il a réalisés pour les livrer immédiatement à son client. Dropbox existe aussi sous forme d’applications mobiles pour vous permettre de transporter vos fichiers partout. La plupart des fichiers cloud, classiques et Dropbox paper seront rassemblés sur la même interface pour faciliter le traitement.
Quant au prix, il est gratuit jusqu’à 2 Go de stockage.
Skype, la messagerie instantanée incontournable pour un travail collaboratif
Semblable à Slack, Skype est un logiciel de messagerie instantanée pour dialoguer avec les collaborateurs d’une même entreprise en temps réel.
Il peut aussi être utilisé pour faire des échanges instantanés à l’écrit, faire une visioconférence ou présenter un projet par PowerPoint. Dans ce cas, ces nombreuses fonctionnalités collaboratives sont très avancées notamment avec la possibilité de partage d’écran pour enregistrer les échanges vidéos ou audios.
Il permet également le partage de fichiers sans avoir recours à un email classique. Mais pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités collaboratives, vous devez payer un abonnement.
Zoom, une solution adaptée aux problèmes avec votre équipe
Avec l’engouement du télétravail face à la pandémie actuelle, Zoom s’est imposé rapidement au sein des entreprises. En effet, ce site web permet d’organiser des réunions en ligne, de créer des salles de conférences virtuelles et d’envoyer des messages instantanés aux collègues.
Il se démarque de Skype, car il peut accueillir jusqu’à 1000 vidéos et 10 000 spectateurs en même temps sur son site voire plus en optant pour le mode promotionnel proposé.
L’autre avantage est la sécurisation des réunions et la possibilité d’effectuer des transactions en toute confiance.
Malgré le fait que l’inscription soit totalement gratuite, il faudra payer pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités.
Wimi, un outil de gestion efficace pour sécuriser vos données dans le respect du RGPD
Wimi est un logiciel collaboratif créé en France. Ses nombreuses fonctionnalités permettent de gérer un projet qui réunit plusieurs collaborateurs.
L’outil de travail collaboratif intègre plusieurs éléments :
- Le produit Wimi drive qui facilite l’échange de documents ;
- Wimi Teamwork qui assure l’efficacité du travail d’équipe avec ses services ;
- La version Wimi Armoured qui est sa version la plus sécurisée et surtout la garantie de la confidentialité des données personnelles.
Le chiffrement des données personnelles est donc fait en conformité avec le RGPD. A noter que l’hébergement des données se fait en France et que l’invitation de guests est à la fois gratuite et illimitée.
LumApps, la plateforme intranet collaborative
On peut décrire LumApps comme une plateforme intranet sociale. Elle a été spécialement créée pour intégrer des outils professionnels dans un espace de travail collaboratif en ligne. L’objectif est d’encourager la collaboration de l’ensemble des équipes dans votre entreprise.
L’interface moderne du logiciel est intuitive et permet aux utilisateurs de l’assimiler rapidement ou de le personnaliser selon leurs envies. Son utilisation consiste à créer des annuaires d’entreprise et de facilité le recrutement de nouveaux salariés.
Pour conclure, quel que soit votre domaine d’activité, le choix des outils de travail collaboratifs dépend en grande partie de ses fonctionnalités et de sa gratuité ou non.