Avant la pandémie de Covid-19, de plus en plus d’entreprises ont adopté le télétravail. Face à ce nouveau phénomène, il est nécessaire de se familiariser avec de nouveaux outils pour favoriser le travail d’équipe à distance. C’est dans cette optique que Microsoft SharePoint a fait son apparition. En effet, il s’agit d’une plateforme de gestion de contenu basée sur le Cloud. Plusieurs milliers d’entreprises à travers le monde l’utilisent actuellement. Cet article va servir de guide pour découvrir tout ce qu’il faut savoir sur cette solution devenue très populaire.

SharePoint, qu’est-ce que c’est ?

Microsoft SharePoint est une plateforme collaborative. Elle est basée sur le web et est utilisée sur des applications comme workflow ou la base de données listes. SharePoint offre aussi des fonctions de sécurité pour faciliter la collaboration entre les membres d’une même équipe.

Elle a pour principal rôle de permettre à l’entreprise de gérer son contenu au niveau marketing ou financier. Elle propose également la création de sites web ou des réseaux intranet.

SharePoint offre la possibilité de contrôler l’accès à des informations et d’automatiser les tâches les plus répétitives. Quant à la version hébergée sur le cloud de Microsoft, SharePoint online comporte plusieurs fonctions supplémentaires permettant une intégration au cloud. Elle peut être combinée avec des packages Microsoft avec la licence Office 365.

SharePoint : payant ou gratuit ?

Il existe une version gratuite de SharePoint, mais qui n’a pas toutes les fonctionnalités de la version payante. SharePoint Foundation est un produit gratuit pour gérer les documents. Cette offre simplifiée n’a pas d’effet sur votre entreprise.

Les étapes pour installer Microsoft SharePoint sur PC ou MAC

Pour installer Microsoft SharePoint sur votre ordinateur, PC ou Mac :

  • Vous devez d’abord télécharger un émulateur pour PC ou Mac, par exemple Bluestacks disponible sur Mac store ou sur Windows AppStore.
  • Installez, ensuite, l’émulateur sur votre PC ou votre Mac en cochant l’option appropriée pour avoir accès au magasin d`applications.
  • Ouvrez l’application émulateur installé en mettant comme requête Microsoft SharePoint sur la barre de recherche.
  • Puis, vous devez cliquer sur le Microsoft SharePoint, une fenêtre sur Play Store va s’ouvrir et s’afficher sur l’émulateur.
  • La dernière étape consiste à appuyer sur le bouton installation pour commencer à télécharger et à installer SharePoint.

Les raisons de recourir à SharePoint

Les employés peuvent avoir accès à SharePoint depuis n’importe quel appareil mobile connecté à internet, à la plateforme sans avoir à utiliser des supports physiques comme une clé USB. Les employés vont ainsi, gagner en productivité, notamment grâce aux différentes fonctionnalités de la plateforme et seront plus encouragés par cette collaboration basée sur l’Intranet en permettant le partage des fichiers en toute sécurité.

Aussi, combiné avec le système de l’Office 365, le chef d’entreprise aura un lieu de travail virtuel pour réunir les équipes. Ainsi, les documents sont stockés pour collaborer en temps réel même en télétravail.

Un autre avantage est que SharePoint est facile à entretenir pour un site Web et à comprendre pour tous les utilisateurs dans l’entreprise. Vous avez donc la possibilité de la personnaliser votre logiciel en fonction de vos besoins ou simplement suivre son évolution. Les entreprises peuvent l’exploiter de plusieurs manières pour augmenter la productivité et avoir une meilleure rentabilité des investissements.

SharePoint permet de restaurer les précédentes versions d’un document. En plus, les tâches seront attribuées aux collaborateurs de manière spécifiques avec une possibilité de suivre chacune de leur progression.

À noter que les outils d’office 365 vont apporter des fonctionnalités collaboratives supplémentaires, par exemple un bloc-note partagé avec OneNote, l’application Yammer pour les discussions instantanées.

Détails sur les fonctionnalités de SharePoint

Les fonctionnalités de SharePoint vont faciliter la création de processus standard pour partager des informations, enregistrer des données et faire de la publication de documents. D’autres fonctionnalités concernent les contrôles de sécurité, la co-création et l’intégration avec Exchange.

SharePoint donne ainsi la possibilité :

  • D’exiger l’approbation de documents avant le partage,
  • D’extraire des documents pour empêcher leur modification par d’autres utilisateurs,
  • De recevoir des notifications quand les documents ont été téléchargés,
  • De créer des workflows pour l’automatisation des opérations comme le déplacement ou l’envoi de documents dans la messagerie ou par email.

Les différentes licences SharePoint

En utilisant Microsoft SharePoint, vous aurez le choix entre différentes licences.

SharePoint Online

La version Cloud ou SharePoint Online est la plus populaire à l’heure actuelle. Vous pouvez l’acquérir de manière indépendante par rapport aux licences Office 365. L’hébergement sur le Cloud Azure de Microsoft. L’avantage de cette version est d’avoir la possibilité de choisir les options en fonction de votre budget et de vos besoins. De plus, aucune installation n’est demandée pour y avoir un accès depuis n’importe où et n’importe quel moment.

La version sur site

Les utilisateurs auront le choix entre la licence Standard et la licence Entreprise de SharePoint Server. La version standard donne accès aux fonctionnalités principales relatives à la gestion de contenu ou à la création de sites web. Quant à la version Entreprise, vous pouvez utiliser des outils Access Services et InfoPath Services pour intégrer des applications. Il y a également les fonctions de Business Intelligence pour profiter d’Excel Services et Visio Services. À noter que pour implanter la version sur site de SharePoint, il faudra avoir une équipe informatique, un partenariat avec Microsoft ou être un distributeur agrée. Mais vous pouvez y avoir accès avec l’application mobile.

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