Dans le contexte sanitaire actuel et du rebond de la pandémie de Covid-19, il est possible que les entreprises doivent remettre en place le télétravail. Cependant, cette transition peut apparaitre difficile pour certaines d’entre elles. Dans ce cas, Microsoft Teams apparait comme l’outil indispensable dans ce domaine. Mais, il est important de comprendre son fonctionnement, ses avantages pour optimiser son utilisation.
Qu’est-ce qu’on entend par Microsoft Teams ?
Microsoft Teams est une plateforme collaborative qui organise le travail à distance à travers une interface ergonomique, des fonctions de visioconférence, de messagerie instantanée et d’autres fonctionnalités.
Présentation de Microsoft Teams
Microsoft Teams est réputée pour sa visioconférence. Il est devenu en quelques années la première plateforme collaborative utilisant une messagerie instantanée, des appels audio ou des agendas partagés.
Lancée en 2016, Teams se présente comme un hub de digital workplace qui s’appuie sur les fonctionnalités de Microsoft 365, de SharePoint et de OneDrive pour transférer et stocker des fichiers.
Le logiciel Teams copie également OneNote pour la prise de notes et Planner pour partager les tâches entre les collaborateurs.
Enfin, Skype pour faire une conférence téléphonique.
Comment installer le logiciel Microsoft Teams ?
Avant de télécharger Microsoft Teams, vous devez vérifier si l’application est déjà installée sur votre PC Windows. S’il n’est pas encore présent sur votre ordinateur, connectez-vous à Microsoft 365 en utilisant votre adresse email et votre mot de passe. Puis, cliquez sur le bouton Menu pour sélectionner Teams.
Lorsque Teams est chargé, cliquez sur le menu Paramètres et téléchargez ensuite l’application sur le bureau. Enfin, exécutez le fichier qui vient d’être téléchargée. Pour vous connecter, il vous suffit d’utiliser les mêmes identifiants que sur Microsoft 365.
Comment fonctionne Microsoft Teams ?
Pour pouvoir rejoindre une session en visioconférence dans Microsoft Teams, vous devez cliquer sur le lien donné par l’organisateur à partir de votre navigateur web ou à partir du mail d’invitation. Mais pour profiter de l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme, il faudra télécharger le bon programme soit pour Windows, Linux ou application mobile. En effet, après l’installation du logiciel, pour lancer Teams, vous devez vous connecter avec un email ou un compte Microsoft.
À noter que si les utilisateurs cliquent sur « Rejoindre » ou « Créer une équipe », ils vont se constituer une nouvelle équipe de travail. Ils peuvent aussi rejoindre une équipe qui existe déjà. Pour centraliser les messages, il est possible de créer ou entrer dans des canaux au sein du service de l’entreprise. Une fois l’intégration dans une équipe faite, le collaborateur va profiter de toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams.
Est-ce que Microsoft Teams est gratuit ?
Microsoft a mis en place une version gratuite de Teams. Cependant, les réunions sont limitées à 60 minutes avec un nombre maximum de 100 personnes. De même, la capacité de stockage par utilisateur est limitée à 2 Go si c’est de 10 Go pour les fichiers partagés.
Au contraire, les versions payantes de Teams offrent des capacités d’accueil et de stockage largement supérieurs. Des fonctionnalités plus avancées et un support sont également disponibles.
Les principales fonctionnalités proposées par Microsoft Teams ?
Avec Microsoft Teams vous pouvez organiser des réunions virtuelles avec Agenda Teams. Pour cela, il suffit d’envoyer des invitations aux membres du canal ou à partir d’Outlook.
La seconde fonctionnalité permet aux membres de l’équipe de travailler sur un même document. Il est ainsi possible de laisser des commentaires dans la conversation de groupe ou utiliser l’écran partagé pour monter un contenu à l’ensemble des participants de la session en ligne.
La gestion et la répartition des tâches au sein de l’équipe sont facilitées avec Microsoft Teams. En effet, l’application Tasks va organiser et assurer le suivi de toutes les tâches de manière collectives ou individuelles.
Les avantages de Microsoft Teams pour les entreprises.
Pour les entreprises, notamment ceux en télétravail, Microsoft Teams apporte de nombreux avantages non négligeables.
Optimisation du travail d’équipe
Microsoft Teams a été créé pour le travail d’équipe. Ses membres vont pouvoir échanger dans des conversations, s’interpeller à travers des appels audio ou se réunir en visioconférence et éditer des documents ensemble lorsqu’ils sont en télétravail.
Des outils collaboratifs performants
Avec Teams, les collaborateurs vont disposer de tous les outils pour collaborer même à de très longues distances.
Ainsi, contrairement à Microsoft 365, les ressources ont été rassemblées dans un même espace de travail, notamment un cloud sécurisé.
Microsoft Teams a un caractère évolutif et adaptatif
Teams propose un store regroupant plusieurs centaines de logiciels tiers dédiées pour améliorer la production, la gestion de projet ou les postes comme le marketing, les ressources humaines et le service client. Le cas échéant, une entreprise peut y créer ses propres applications avec Power Apps ou des chatbots en utilisant Virtual Agents.
Microsoft Teams a des possibilités étendues
Le logiciel est un environnement de travail unique, mais disponible sur de nombreux supports. Il peut être utilisé n’importe où et n’importe quand avec un terminal. Ses fonctionnalités variées sont accessibles depuis un ordinateur, un smartphone, une caméra ou des équipements spéciaux pour des réunions.
Pour conclure, peu importe l’endroit où sont vos collaborateurs, ils auront droit aux mêmes outils et données pour être productifs avec Microsoft Teams.