Avec la mise en place du travail à distance, le travail collaboratif est un enjeu majeur pour les entreprises. La transformation des méthodes de travail et des processus nécessitent l’utilisation des outils collaboratifs pour partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d’une même entreprise dans le but d’organiser un planning, de réaliser un projet ou de communiquer entre les responsables et salariés. Ainsi, le télétravail a poussé les entreprises à revoir leur organisation interne. Mais quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour le partage de documents ?
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Le rôle des outils collaboratifs dans le travail à distance
Les outils collaboratifs jouent plusieurs rôles. Les entreprises les utilisent pour augmenter la productivité des salariés même en télétravail. En effet, le fait d’œuvrer avec des outils collaboratifs va rendre les collaborateurs plus autonomes. Ils auront tendance à se dépasser dans leur travail, seront plus créatifs et motivés.
Les outils de collaboration accélèrent la prise de décision et va permettre au projet de démarrer plus rapidement. L’équipe va ainsi échanger des informations en temps réel sans avoir à se déplacer. Ils peuvent consulter ou modifier les fichiers à tout moment. Ces différents échanges permettent l’émergence d’idées plus rapidement pour la prise de décision. L’objectif est d’améliorer le quotidien des employés.
Enfin, les outils collaboratifs fédèrent les équipes pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, la distance géographique est un facteur qui peut freiner la collaboration au sein de l’équipe. Pour y faire face, le développement d’outils collaboratifs est donc indispensable afin d’améliorer la cohésion et le sentiment d’appartenance à un organisme.
Un espace commun sera mis en place pour être à disposition des collaborateurs pour qu’ils puissent tisser des liens entre eux et se rassemblent autour d’un objectif commun. Les outils collaboratifs vont donc favoriser les échanges entre les salariés en particulier lorsqu’ils travaillent à distance.
Top 6 des outils de travail collaboratif avec partage de document
Voici un top 6 des outils de travail collaboratif qui permettent de partager des documents avec les autres collaborateurs.
Microsoft Teams
Microsoft Teams est un outil de communication interne dans l’entreprise qui joue le rôle d’une messagerie en discussion instantanée pour être une alternative au mail traditionnel. Il permet également d’organiser des visioconférences, de partager des documents avec SharePoint ou de prendre des notes avec OneNote en intégrant Office 365. L’autre particularité de Microsoft Teams est la possibilité de coéditer des documents Word ou Excel.
Google Drive
Google Drive est un outil de partage de document créé par Google. Il permet le stockage, le partage et l’édition de fichier directement dans le cloud. La capacité de stockage pour la version gratuite est de 15 Go, pour la version payante, elle est de 20 TO. Pour utiliser Google Drive, il est indispensable d’avoir un compte Google pour consulter et partager les fichiers. Cet inconvénient est comblé par son interface simplifiée permettant une navigation fluide pour faciliter le travail collaboratif.
Dropbox
Dropbox est une plateforme de sauvegarde en ligne qui propose des fonctionnalités proches de celles de Google Drive. La différence réside dans la création et l’édition de documents via Dropbox Paper. La Capacité de base est de 2 Go avec la version gratuite, mais va augmenter de 500 Mo à chaque parrainage dans la limite des 18 Go.
HubSpot CRM
La version gratuite du Hubsport CRM propose aux collaborateurs plusieurs fonctionnalités pour travailler en équipe. C’est un outil collaboratif qui possède une boîte de réception pour partager l’accès commun aux documents et historiques pour l’ensemble de l’équipe. Dans ce cas, la performance des salariés est accrue avec un meilleur suivi des requêtes.
Trello
Trello est un logiciel de gestion de projet en ligne qui se présente sous la forme d’un tableau de bord collaboratif. Ce tableau est partagé par l’ensemble des membres de l’équipe pour mieux gérer leurs tâches. Sa prise en main est à la fois rapide et intuitive. Cet outil permet de partager jusqu’à 10 Mo de fichiers gratuitement.
Evernote
Evernote se présente sous la forme d’un bloc-note virtuel. Il est utilisé pour enregistrer les informations comme les notes, les vidéos ou les images. Ces notes sont utilisées pendant les réunions en ligne qui seront ensuite classées dans des carnets et partagées le cas échéant. C’est un outil indispensable pour permettre l’exploitation optimale des notes avec leur centralisation et leur organisation personnalisée. Evernote est une application gratuite. Cependant, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires en payant un abonnement mensuel.
Comment travailler sur un document partagé ?
Pour travailler sur un document partagé, il est possible d’utiliser le versionning. Il fait référence à l’utilisation et à la gestion de plusieurs versions d’un même fichier. C’est une fonctionnalité que l’on trouve dans des services Cloud comme Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez ainsi accéder aux différentes versions d’un document même après des modifications.
Le versionning va aussi permettre de définir le nombre de versions à enregistrer et de télécharger une version ancienne du document. Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs ont besoin d’une autorisation d’accès pour consulter une version antérieure. Les solutions cloud de versionning offrent également un espace de stockage capable de fournir un détail exhaustif du parcours de chaque fichier.
Les outils de collaboration comme OneNote sont présents sur les versions de Microsoft Office. C’est un logiciel de partage des notes avec les collègues. Il a l’avantage d’être utilisé en simultané par plusieurs personnes. Il suffit que le document soit enregistré dans le réseau interne de l’entreprise. Ainsi, pour créer un bloc-note OneNote, il vous suffit d’aller dans le menu fichier, nouveau puis cliquer sur le bouton réseau. Ensuite, sélectionnez le dossier pour le partager sur le réseau d’ordinateur. Pour modifier les notes, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’information et taper les mots.