Pour décrocher de nouveaux contrats, les entreprises passent généralement par des appels d’offres, qu’ils soient publics ou privés. Mais répondre à un appel d’offres est un exercice exigeant, chronophage et pour le moins cadré. Les appels d’offres sont moins nombreux mais plus complexes (étude Vecteur Plus, 2023), cela accroît la concurrence et donc la difficulté. Il faut ajouter à cela des coûts élevés (embauche de consultants, décaissements liés à la soumission de l’offre) et des délais contraints.

Pour maximiser ses chances de succès, une approche méthodique et rigoureuse s’impose. Décryptage des facteurs clés de succès, avec les éléments issus de notre Formation pour répondre aux appels d’offres.

En amont : cibler et décrypter les appels d’offres

Sourcing et sélection des appels d’offres pertinents

Tout commence par la sélection des projets les plus pertinents pour votre entreprise. Cela passe par une veille active des avis de marché sur les plateformes spécialisées. Par exemple : BOAMP et Marchesonline pour le secteur public, Portail ARIA pour l’aéronautique, Hubwoo pour la grande distribution, etc.

L’enjeu est de concentrer vos efforts sur les projets où vous êtes le plus légitime et compétitif. Des logiciels de sourcing et de présélection peuvent vous y aider, mais le principe est qu’il faut d’abord définir vos critères de sélection. Exemple de ciblage possible :

• Un objet du marché contenant des mots-clés liés à votre métier,
• Une liste de secteurs d’activité visés, valable autant pour le domaine privé que public,
• Une zone géographique,
• Des seuils de montant et durée du marché.

Analysez le règlement de consultation pour vérifier que votre entreprise peut effectivement avoir accès à la commande : interdiction de soumissionner, niveaux de capacité requis, agréments nécessaires. Enfin, évaluez vos chances de succès : correspondance au savoir-faire, expériences similaires, charge de travail compatible, rentabilité projetée.

Analyse pointue du besoin et des attentes client

Une fois les appels d’offres présélectionnés, place à une analyse détaillée du cahier des charges :

• Pour un appel d’offre secteur public, il faut décortiquer en priorité le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) présenté par la collectivité territoriale ou autre administration.
• Pour un appel d’offre secteur privé, ce sont surtout les spécifications techniques et fonctionnelles à étudier en détail.

Pour réussir un appel d’offre, l’objectif est d’identifier les critères d’attribution et leur pondération. L’appel d’offres met-il l’accent sur la technique (en moyenne 60%) ou le prix (40%) ? Les délais ? Les certifications qualité/RSE ? Il faut aussi lister exhaustivement les points à traiter, les livrables attendus, les exigences et contraintes du client.

Une compréhension fine du besoin et des attentes est la clé pour orienter efficacement votre réponse. N’hésitez pas à solliciter des précisions auprès de l’acheteur pendant la phase de questions/réponses.

Go / No Go : évaluer avec réalisme ses chances

Avant de vous lancer, challengez l’opportunité lors d’une réunion de Go/No Go. Il s’agit de chiffrer le budget de l’AO et vos coûts prévisionnels, pour vérifier si l’équation économique est tenable.

Validez aussi l’adéquation au cœur de métier et votre légitimité par rapport à la concurrence. Vérifiez la disponibilité et l’appétence de vos équipes qui seront mobilisées sur l’exécution du marché. Évaluez votre relation avec le client et vos références sur un marché public ou privé similaire. Enfin, vérifiez la rentabilité prévisionnelle du marché, en particulier si vous estimez pouvoir proposer l’offre économiquement la plus avantageuse.

Si le feu n’est pas suffisamment au vert sur tous ces critères, mieux vaut concentrer vos efforts sur des appels d’offres plus accessibles… Des outils de scoring vous aideront à objectiver la décision.

Construire une réponse pertinente et différenciante

Structurer et argumenter son mémoire technique

Votre mémoire technique doit convaincre par des réponses claires, précises et étayées. Un mémoire technique solide, c’est la clé d’une candidature convaincante.

Commencez par reformuler le contexte et les besoins, pour montrer votre parfaite compréhension du dossier de consultation. Puis détaillez votre approche et vos choix méthodologiques pour chaque lot.

Présentez de manière visuelle vos livrables, jalons et engagements de résultats. Valorisez les expertises et certifications des équipes dédiées. Étayez vos choix techniques et budgétaires par des preuves de concept et des retours d’expérience clients. Différenciez-vous par des options et des variantes pertinentes.

Enfin, soignez la lisibilité globale par une structure en miroir du DCE et un rendu aéré. Des outils de relecture alimentés par l’IA vous éviteront oublis et incohérences.

Optimiser sa proposition commerciale

Bien entendu, votre grille tarifaire se doit de rester compétitive, transparente et cohérente avec les engagements de votre mémoire technique. Mais au-delà du prix, c’est votre proposition commerciale qui renforce l’attractivité de votre offre :

• Synthétisez vos points forts et vos engagements dans un executive summary percutant
• Expliquez vos indicateurs de performance, vos plans de progrès et de transition
• Étayez par des retours d’expérience et des références clients probantes
• Proposez des modèles de gouvernance et de collaboration rassurants
• Mettez en avant vos atouts différenciants : certifications, labels, maîtrise des risques, etc.
• Suggérez des services complémentaires et des options à valeur ajoutée

Soigner la forme et l’impact de sa réponse

Un dossier convaincant, c’est aussi une question de forme. Structurez votre réponse en miroir des documents de consultation, avec une numérotation claire et un sommaire dynamique. Respectez à la lettre les exigences de forme du règlement : nombre de caractères, police, pagination, etc.

Multipliez les schémas, tableaux, visuels explicatifs qui faciliteront la lecture et la compréhension. Mettez en exergue vos messages clés et vos chiffres différenciants. Personnalisez votre charte graphique pour affirmer une identité distinctive.

Enfin, préparez avec soin vos passages à l’oral : un storytelling bien rodé, des slides percutants, un pitch impactant feront la différence face au panel de sélection. Des outils de création graphique et des modules d’aide au pitch vous y aideront.

Formaliser une réponse exhaustive et rigoureuse

Collecte et vérification de toutes les pièces

Votre dossier doit être complet et conforme pour éviter toute élimination sur des critères administratifs. Collectez bien tous les documents exigés : administratifs, fiscaux, sociaux, techniques, certificats, qualifications, échantillons, maquettes.

Utilisez une checklist exhaustive et un contrôle qualité systématique en double regard pour ne rien oublier. Relisez, numérotez et signez les mémoires techniques et financiers. Complétez rigoureusement les actes d’engagement et les formulaires spécifiques requis.

Dépôt dématérialisé dans les règles

La moindre erreur dans le dépôt électronique peut coûter cher. Respectez scrupuleusement les formats de fichiers, l’arborescence et les règles de nommage exigées dans le règlement. Ne confondez pas les enveloppes technique, financière et administrative. Testez vos fichiers et leur volume sur la plateforme.

Anticipez ensuite votre dépôt, au plus tard quelques heures avant la date et l’heure limites. Méfiez-vous des minutes fatidiques où les serveurs saturent ! Récupérez l’accusé de réception horodaté, qui fera foi en cas de litige. Et gardez une copie offline intégrale du dossier déposé.

Suivi proactif du processus jusqu’à l’attribution

Une fois votre réponse déposée, restez vigilant : l’acheteur peut vous solliciter à tout moment :

• Pour régulariser un dossier incomplet ou imprécis sur la forme,
• Pour obtenir des pièces manquantes (échantillons, fiches techniques, certificats, notamment),
• Pour des demandes de précisions ou de compléments sur votre offre,
• Pour défendre votre proposition lors d’une audition,
• Ou encore pour négocier certains aspects techniques, financiers ou contractuels.

Restez mobilisé et réactif, pour justifier, défendre et adapter votre offre dans des délais souvent contraints. Des applications dédiées vous permettront d’optimiser ce suivi au long cours.

En conclusion : la formation, pour accroître son taux de succès

Répondre efficacement aux appels d’offres publics et privés mobilise des compétences juridiques, techniques, commerciales et rédactionnelles multiples. Pour accroître vos chances de succès dans cet exercice exigeant, rien ne vaut une formation pratique.

C’est l’objectif de la formation Adaliance, animée par des experts du domaine. Voici nos principaux axes de travail :

• Décryptage du cadre juridique et des pièces types d’un AO,
• Méthode et outils pour cibler les bons AO et décider du Go/No Go,
• Ateliers pratiques pour rédiger des mémoires impactants,
• Entraînements concrets aux oraux et soutenances,
• Pièges à éviter et de retours d’expérience très concrèts.

Notre formation vous permettra de gagner rapidement en expertise et en efficacité, pour transformer ces projets d’appels d’offres en contrats.