La suite Microsoft 365 est une plateforme de productivité basée sur le cloud. Elle propose des outils collaboratifs, d’automatisation et de gestion du temps qui améliorent considérablement la communication et les performances au sein de l’entreprise.
Découvrez comment son adoption par vos équipes va impacter leur efficacité grâce à nos conseils d’utilisation.
Experts des politiques de digitalisation en entreprise et des suites bureautiques, nous vous présentons les best practices pour chaque application afin de vous aider à rentabiliser le ROI de votre abonnement Microsoft 365.
Microsoft 365 : un gain de productivité à tous les échelons de l’entreprise
La suite Microsoft 365 offre des bénéfices de productivité à tous les niveaux de l’entreprise.
Les employés profitent de plusieurs avantages : des données centralisées et facilement accessibles, des outils de gestion et de communication performants et un assistant IA, Copilot, pour automatiser certaines tâches simples. Le gain pour les équipes est précieux : plus de temps à consacrer aux tâches à haute valeur ajoutée, meilleure cohésion et satisfaction personnelle.
Du côté des managers, la plus-value se situe principalement au niveau de la gestion des projets. Ils profitent d’une meilleure visibilité sur les progrès effectués et d’une communication plus fluide avec les membres de leur équipe et les autres services. Grâce à des outils de reporting clairs et intuitifs, ils disposent d’insights précis, ce qui réduit les risques d’erreurs et améliore la transparence.
Pour les équipes dirigeantes, l’intérêt est plus global. Grâce à l’utilisation de Microsoft 365, elles constatent une augmentation mesurable de la productivité et offrent à leurs employés un environnement de travail 100 % sécurisé et satisfaisant. Un gain pour la rétention des équipes et pour le rendement de l’entreprise.
Améliorer la collaboration avec Teams et SharePoint
L’optimisation de la communication et de la collaboration est un enjeu essentiel de Microsoft 365. Plusieurs applications de la suite sont utilisées par les entreprises afin de fluidifier les échanges et d’éviter les malentendus et les erreurs de communication.
L’outil Microsoft Teams permet aux équipes de communiquer en temps réel via chat, appels vidéo et réunions. Grâce à l’envoi d’un simple mail et une connexion aux étapes simplifiées, tous les membres invités peuvent assister aux vidéoconférences.
L’assistant IA Copilot offre même la possibilité de transcrire et de résumer les réunions pour les absents.
L’un des principaux bloqueurs de communication en entreprise concerne les projets intra-services. Ils sont source de malentendus, de frictions et peuvent aboutir à des erreurs.
Grâce à OneDrive et SharePoint, tous les collaborateurs concernés disposent d’un accès simultané au même document. Concrètement, cela permet à plusieurs équipes d’annoter, de modifier, de proposer des corrections et de faire valoir leur point de vue directement sur un fichier.
Ainsi, l’entreprise évite les multiples allez et retours entre les services. Cohésion et transparence sont maximisées.
Optimiser la gestion du temps et des réunions
La suite Microsoft 365 impacte la gestion du temps à plusieurs niveaux. Grâce à Outlook et Calendar, vous bénéficiez d’une gestion efficace des e-mails et d’un outil intégré à toutes les applications pour gérer votre planning et vos rendez-vous. L’utilisation de ces deux outils est particulièrement intuitive et profite des fonctionnalités de Copilot.
Par exemple, lorsqu’un collaborateur est invité à un fil de conversation par mail, l’assistant IA résume pour lui les points clés de la discussion en cours.
Pour optimiser le temps de travail personnel de chaque collaborateur de manière autonome, Microsoft propose également son outil MyAnalytics. Un élément clé pour améliorer sa productivité personnelle.
Optimiser la gestion des tâches et projets
Pour les managers et chefs de projets, Microsoft propose aussi des ressources indispensables. Grâce à l’outil Planner, l’organisation du travail et l’attribution des tâches s’effectuent de manière très intuitive. Les managers fixent des échéances et disposent d’une vue en direct sur l’avancée des objectifs. Cela permet d’identifier rapidement les goulots d’étranglement et d’apporter des correctifs quand c’est nécessaire.
Microsoft To Do concerne plus les projets propres à chaque collaborateur. Il les aide à gérer leurs tâches quotidiennes avec rappels et listes partagées.
Enfin, l’application Project offre des fonctionnalités avancées de gestion de projet, mais elle est plus orientée pour les grandes équipes.
Automatiser les processus avec Power Automate et Power Apps
Pour aller encore plus loin en gain de productivité, automatisez des tâches simples et répétitives au sein de votre entreprise grâce à Power Automate. Un outil essentiel pour renforcer l’autonomie des collaborateurs et leur apporter une aide précieuse au quotidien.
À une échelle supérieure, Power Apps permet la création d’applications no code pour renforcer les fonctionnalités de base de Microsoft 365. Un moyen de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise en minimisant les dépenses.
Pour tirer le maximum des aspects collaboratifs de Microsoft 365 et maximiser votre productivité, Adaliance forme vos équipes aux best practices de la suite et de ses applications phares. Faites de votre transformation digitale un vrai succès grâce à nos experts.