La pandémie de Covid-19 conduit les entreprises à chercher des outils destinés à faciliter le travail collaboratif avec Teams qui est une application intégrée à Office 365, rapidement devenue un outil incontournable pour réussir la mise en place du travail collaboratif. Mais comment fonctionne Microsoft Teams en matière de travail collaboratif ?

Présentation de Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil utilisé dans le travail collaboratif. Il est gratuit pour les utilisateurs disposant d’une licence sur Office 365. Pour faciliter la collaboration dans l’entreprise, il reprend les fonctionnalités de Microsoft comme la messagerie instantanée, la création de canaux de discussion privée ou publique pour les membres de l’équipe, le stockage en ligne et l’échange des fichiers avec SharePoint.

D’autres outils collaboratifs vont s’ajouter à Teams comme Asana, Trello pour la gestion de projets, Salesforce pour la relation client ou PowerBI pour analyser les données. Plusieurs applications peuvent donc booster son efficacité.

Pour quelles raisons utiliser Microsoft Teams ?

Teams est un outil complet qui permet de gérer et de communiquer avec les équipes à distance. Vous pouvez donc collaborer facilement en interne ou en externe à l’entreprise.

Teams favorise la collaboration des équipes

Le premier rôle de Microsoft Teams est de favoriser la collaboration des équipes notamment grâce à ses fonctionnalités de chat et de visioconférence. Teams favorise également les échanges d’informations sur un client ou projet.

Avec Teams, travailler de n’importe où

L’un des avantages de Teams est la mobilité. Ce qui signifie que les membres d’une équipe n’ont pas nécessairement l’obligation d’être présents dans l’entreprise pour échanger des informations. Ils peuvent se connecter à l’application depuis un smartphone, un PC portable ou une tablette. L’important est d’avoir un accès internet pour consulter les messages et documents n’importe où.

Travailler mieux avec Teams

Pour permettre aux membres d’une équipe de travailler ensemble en fonction de leur habitude de travail, Teams a mis en place des applications que les collaborateurs maitrisent déjà comme Office avec Word et Excel. Pour la gestion des projets, ils peuvent modifier en simultanée un même fichier. Des applications externes comme Adobe ou PowerBi peuvent être utilisées par les équipes.

Travailler en sécurité avec Teams

La plateforme de Teams utilise les paramètres de sécurité de Microsoft notamment la conformité RGPD, les certifications ISO en Europe et le système de double authentification.

Les applications indispensables pour mieux collaborer sur Teams

Voici un aperçu des applications pour permettre un excellent travail de collaboration avec Teams.

Microsoft Forms

C’est une application qui permet de créer des sondages ou questionnaires sur la plateforme de travail collaboratif Teams. Elle va également collecter les réponses en sachant que cet outil tout aussi efficace pour créer des enquêtes de satisfaction auprès des clients, et sonder la satisfaction des équipes. Le but est de connaître leur opinion sur un projet. Cette application va également inclure les collaborateurs dans le processus de décision de l’entreprise.

Microsoft Planner

L’application Microsoft Planner va aider dans la mise en place du travail d’équipe de manière très  intuitive et permettre aux équipes de gérer leurs tâches, d’organiser leurs projets et de partager les fichiers. Ce gestionnaire de tâches va ainsi favoriser le suivi du travail en cours sur un tableau de bord. A noter qu’il peut s’intégrer facilement à Teams.

Power BI

C’est un logiciel qui va vous aider à visualiser les données brutes de manière lisible. Power BI est donc une solution de Business Intelligence pour analyser les données. Pour ajouter cet outil à Teams, il suffit d’ajouter un nouvel onglet de l’application. Son tableau de bord va ainsi mesurer la marge brute de l’entreprise, recenser le nombre de clients et de produits. Le cas échéant, vous pouvez suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires.

Stream

Stream est une solution qui permet le partage des vidéos entre les équipes de collaborateurs en toute sécurité notamment pendant les réunions ou les formations. Il s’agit du logiciel idéal en période de télétravail pour améliorer la communication interne et faciliter le partage des informations.

Polly

Avec Polly vous pouvez créer en quelques clics des sondages. Mais contrairement à Microsoft Forms, cette application a été spécialement conçue pour des plateformes de communication collaborative telles que Slack ou Zoom permettant ainsi d’avoir des réponses instantanées. Polly donne la garantie aux entreprises de prendre les bonnes décisions avec un sondage des équipes.

Karma

Karma est un outil collaboratif très original qui permet de distribuer de bons points aux collaborateurs pour les remercier de leur participation au développement de l’entreprise. Avec ce logiciel, vous allez partager avec les membres de votre équipe des feedbacks sur la réalisation d’un projet. L’objectif est de saluer le travail collaboratif des salariés. Cet outil va ainsi créer un lien entre les collaborateurs en partageant des moments de complicité.

En conclusion, les fonctionnalités multiples et les outils divers de Microsoft Teams permettent de mettre en œuvre un travail collaboratif efficace au sein de l’entreprise.

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