Depuis mars 2020 et la pandémie du coronavirus, le télétravail a été mis en place massivement dans les entreprises françaises. Il est donc, à l’heure actuelle un mode travail commun. Malgré le fait que de nombreux salariés ne soient pas encore formés, le travail à distance apporte des avantages non négligeables comme la diminution de l’absentéisme, la réduction du stress et l’amélioration de la productivité. Pour en profiter, il est indispensable de suivre une formation en télétravail pour adopter les bonnes pratiques et faire face aux mauvais réflexes et de maîtriser les outils et logiciels pour travailler à distance.
Quels sont les intérêts de se former au télétravail ?
La formation télétravail des équipes va vous aider à mettre en place les bonnes pratiques au sein de l’entreprise pour assurer la continuité de l’activité même en période de crise.
Les principaux objectifs de la formation au télétravail
La formation au télétravail favorise la compréhension de cet environnement pour les salariés et l’entreprise. Elle permet à tous les concernés d’apprendre à organiser leurs tâches et leur temps de travail à distance. L’un des plus importants objectifs de la formation est d’apprendre à préserver le lien entre le manager et son équipe travaillant à domicile. L’identification des bonnes pratiques permet d’être efficace au niveau de la productivité au quotidien. Le but étant de profiter du télétravail pour gagner en efficacité.
Les formations sur le télétravail s’adressent aux entreprises voulant introduire ce mode de travail ou aux salariés travaillant déjà à distance.
Les effets bénéfiques de la formation sur le télétravail
La formation sur le télétravail à un impact bénéfique sur les collaborateurs sur de nombreux points comme :
- l’adoption des bons réflexes pour rester productif ;
- l’amélioration de l’autonomie et la responsabilisation du salarié ;
- l’équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle ;
- l’amélioration de la qualité de vie au travail et un meilleur équilibre vie personnelle / vie professionnelle.
Les sociétés pourront développer l’autonomie et la flexibilité des membres de l’équipe et également faire des économies (réduction de coûts sur les déplacements, réduction des locaux, gains de productivité…). La formation au télétravail va améliorer les conditions de travail des collaborateurs et va renforcer l’image de l’entreprise, faire gagner tout le monde en maturité.
Les compétences acquises avec une formation sur mesure sur le télétravail
En suivant une formation en télétravail, les employés vont acquérir des compétences (des savoir être et des savoir faire) pour organiser leurs tâches et leur emploi du temps à domicile. Ils pourront aménager un espace de travail chez eux en fonction des règles imposées par l’entreprise. Ces compétences acquises permettront une meilleure gestion de la vie professionnelle et personnelle. Une formation sur mesure est donc indispensable pour bien maîtriser les règles du travail à distance.
Les outils et logiciels indispensables pour travailler à distance
La formation télétravail permet de maîtriser correctement les outils et les logiciels pour communiquer, de gérer un projet ou de transférer des documents.
Les outils de gestion
La préoccupation première des entreprises en télétravail est la productivité des collaborateurs. Dans cette situation, les outils de gestion de projet sont très importants pour organiser les différentes tâches entre les équipes.
Les logiciels de gestion les plus utilisés sont : Microsoft 365, Gsuite, Jamespot, Trello, Slack…mais aussi Monday.com. Leur utilisation intuitive permet d’organiser des projets dans tous les domaines. Pour chaque projet, vous pouvez partager des documents, communiquer de différentes manières (visio, téléphone, chat, etc…) fixer des tâches en fonction des compétences des collaborateurs. Ces outils peuvent aussi fixer des deadlines, créer des tableau de bord et de nouveaux projets.
Les outils de communication
Lorsqu’on se lance dans un nouveau projet, il est primordial de pouvoir échanger avec les autres collaborateurs. Pour ce faire, il existe différents logiciels de visioconférence comme Zoom, Skype ou Microsoft Teams.
Skype est l’outil d’appel et de chat vidéo utilisé par des millions de télétravailleurs dans le monde. Son principal avantage est de s’adapter à tous les appareils, téléphone portable, tablette ou ordinateur. Ce logiciel permet d’enregistrer les appels, d’activer les sous-titres en direct ou d’utiliser le chat. Le cas échéant, vous pouvez envoyer des fichiers avec Skype. L’avantage de Zoom est d’effectuer des vidéoconférences avec plus de 1000 personnes avec une possibilité de partage d’écran. Quant à Teams, il est considéré comme l’une des plateformes de visioconférence les plus stables et faciles à utiliser. À noter que pour le faire fonctionner, il est indispensable que votre interlocuteur télécharge l’application et doive en plus posséder un compte office.
Les outils de chat ou de discussion instantanée
Par rapport au mail classique ou le téléphone, la discussion instantanée offre des avantages non négligeables.
Dans cette catégorie, Slack figure parmi les leaders. En effet, c’est une solution qui permet d’avoir rapidement les collaborateurs en ligne, de garder une trace écrite des échanges, un partage des documents et des discussions en toute sécurité.
Slack se présente ainsi comme une application de télétravail à maîtriser impérativement avec des formations adéquates. Sans oublier que ce service de messagerie offre plusieurs fonctions notamment l’appel et la vidéoconférence et présente aussi plusieurs extensions. L’une des caractéristiques de l’application est la possibilité de créer des fils de messages, de faciliter l’archivage et la recherche des informations concernant une tache spécifique, de limiter l’utilisation du courrier électronique classique dans les entreprises.
C’est l’outil est ainsi, à privilégier pour réaliser un travail d’équipe ou faire des formations à distance.
Les outils de partage de données
Le cloud est un outil incontournable du travail à distance. C’est un moyen efficace pour partager les données entre les collaborateurs d’une équipe. Microsoft 365 et Gsuite sont deux des plateformes les plus utilisées permettant de sauvegarder et d’accéder à des fichiers sur n’importe quel appareil même en dehors du bureau. Le partage des dossiers se fait de manière simple en invitant simplement les autres utilisateurs sans avoir à les télécharger dans un email.
Quant à Dropbox c’est le premier espace de travail intelligent pour rassembler les informations dans un seul endroit. En effet, il permet de sauvegarder des photos, des vidéos ou des documents. Ce qui est idéal pour former les collaborateurs au télétravail.
A noter que cette plateforme est utile pour synchroniser le travail avec votre équipe dans le but de faire avancer les projets dans l’entreprise.