Avec la pandémie de coronavirus et les confinements successifs, le télétravail est devenu une pratique recommandée par le gouvernement français. En plus de protéger contre le covid, le télétravail offre de nombreux avantages pour le salarié et l’entreprise. Cependant, sa mise en place nécessite de prendre quelques mesures notamment celle de protéger l’employé contre les abus de la part de l’employeur. De même, des outils spécifiques doivent être mis en place pour réussir ce mode de travail. En effet, l’entreprise se présente comme un système complexe composé de collaborateurs devant interagir entre eux. Pour ce faire, certaines méthodes doivent être adoptées pour transformer ce nouveau cas de travail en succès à part entière. Quelles sont donc les bonnes pratiques du télétravail en entreprise ?

Le matériel adéquat pour bien travailler à distance

Pour rappel, le Code de travail définit le télétravail comme une forme d’organisation dans laquelle un travail est exécuté en dehors des locaux de l’entreprise de façon régulière en utilisant des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat. Ainsi, il est indispensable d’avoir le matériel adéquat pour réaliser le travail à distance. Dans ce cas, le matériel de bureau nécessaire ne se limite pas à un ordinateur. En effet, il est indispensable pour le salarié de créer un espace dédié à son activité professionnelle. Pour le confort de l’employé, il faudra par exemple, favoriser un fauteuil adapté, une station d’accueil pour l’ordinateur, une souris et un clavier pour plus d’ergonomie pour les PC portables. Il faut également avoir une bonne connexion internet pour favoriser la productivité des salariés. À noter que la mise en place d’un bon routeur va assurer la sécurisation du réseau.

Les principaux outils indispensables pour réaliser le télétravail

L’une des bonnes pratiques du télétravail consiste à posséder les bons outils à la disposition des télétravailleurs.

Les outils pour communiquer

Pour ce type de travail, il est indispensable d’avoir un outil de communication central pour échanger ou partager des informations avec votre équipe. Pour ce faire, les entreprises doivent recourir à des outils professionnels pour communiquer. Parmi eux, il y a Slack qui est considéré comme outil de référence dans le domaine de la communication entre les collaborateurs et qui permet d’avoir accès à un service de messagerie privé ou d’appels.

Des outils pour collaborer

Malgré le covid et le télétravail, il est important pour les collègues de collaborer. À distance, les outils digitaux collaboratifs sont la clé pour partager les informations et rendre plus transparentes les décisions de chacun. Ainsi, pour créer ou partager des documents en ligne, les salariés peuvent recourir à Google Drive pour stocker les données dans le Cloud,  accessible avec leur adresse mail professionnelle à tout moment.

La protection des données de l’entreprise en télétravail

Le télétravail est un risque pour les entreprises puisqu’ils sont vulnérables aux cyberattaques. Cependant, des bonnes pratiques existent pour les prévenir comme l’élaboration d’une charte informatique qui devra être signée par l’ensemble des collaborateurs.

Les responsables devront aussi faire des sauvegardes régulières sur des supports hors-lignes pour assurer la protection effective des données et définir des mots de passe forts ou des autorisations d’accès spécifiques pour les outils de communication pour renforcer la sécurité des données.

Le recours aux logiciels VPN est exclu comme l’utilisation de réseaux WiFi publics. D’autres précautions sont aussi à prendre comme celui d’éviter d’utiliser les outils fournis par l’entreprise à un usage personnel ou la souscription d’assurance contre le piratage.

Établissement de règles de travail bien précises en équipe

Le travail à distance favorise les situations dans lesquelles les collaborateurs et les managers multiplient les échanges en dehors des horaires de bureau normal. Mais pour éviter la surcommunication, il est important de définir un emploi du temps précis par rapport aux réunions ou discussions à distance sur l’actualité de l’entreprise à des heures fixes par exemple. En dehors de ces heures, ce sera le télétravailleur qui organisera son temps de travail.

Il est aussi indispensable de fixer des objectifs pour chaque journée de travail des salariés dans le but de les responsabiliser.

Ces derniers peuvent signaler à l’employeur ou ses collègues son intention de ne pas être dérangé. Ces différentes pratiques s’imposent aussi à sa famille pendant cette crise sanitaire.

Les modalités pour conserver un équilibre entre la vie personnelle et le télétravail

Pour éviter l’isolement du télétravailleur ou son burn-out, il est vital d’assurer un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Le droit à la déconnexion

C’est le Code du travail qui définit les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. En principe, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des jours ou heures de repos ou congés, de garantir l’équilibre entre la vie professionnelle et familiale du salarié et de protéger sa santé.

Le télétravail offre une flexibilité importante au salarié. Pour profiter de ce rythme, il devra utiliser des outils comme un minuteur pour suivre le temps passé par tâche. La gestion des heures de travail doit être faite en concertation avec l’employé à distance.

Le maintien de la vie privée

Le respect de la vie privée est une priorité pour assurer la meilleure interaction entre les membres de l’équipe de l’entreprise. La CNIL conseille aux managers de ne pas exiger l’activation de la caméra pendant la réunion ou conférence des collaborateurs. Ceci a pour but d’éviter le flicage de l’employé à son domicile en dehors des heures du travail.

L’entreprise peut être condamnée pour atteinte à la vie privée avec l’utilisation excessive d’outils de surveillance comme la vidéo ou le partage d’écran. Sauf les cas exceptionnels et justifiés, l’atteinte à la vie privée est autorisée par la loi. Cependant, il est obligatoire d’informer le salarié au préalable.

Pour terminer, le télétravail est l’occasion de se former à distance. Mais ceci nécessite un minimum d’organisation pour développer une compétence en écoutant des podcasts, en participant à un webinaire ou en suivant des cours vidéo par exemple.

Vous allez aimer

Animer des réunions commerciales efficaces

Comprendre ses clients

Les clefs du succès pour manager commercial confirmé