Microsoft 365 s’impose comme un outil indispensable au service de la productivité et de la compétitivité de votre entreprise. Mais faut-il, pour autant, opter pour une formation afin de maîtriser les aspects collaboratifs de Microsoft 365 ? Dans cet article, nous répondons à la question.
L’importance croissante de Microsoft 365 dans l’environnement professionnel
Microsoft 365 (anciennement Office 365) est la plateforme collaborative la plus populaire du monde. Avec plus de 345 millions d’utilisateurs payants en 2023, son adoption ne cesse de croître. Son succès est principalement dû aux logiciels qui la composent : Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams, Planner ou encore Outlook.
Les avantages mesurables de Microsoft 365
Microsoft 365 offre de nombreux bénéfices pour les entreprises. Sa grande promesse, c’est d’augmenter la productivité de vos employés, et elle est tenue. Notamment grâce au chatbot Copilot de la suite, les utilisateurs gagnent en moyenne près de 5 heures de productivité par semaine sur leurs tâches quotidiennes. Cela représente 12 % de leur temps de travail hebdomadaire d’après une étude de Lanternstudio.
Les outils de collaboration comme Teams, quant à eux, permettent d’économiser en moyenne 39 minutes par jour sur l’efficacité des réunions.
Globalement, les études estiment que Dynamics 365 génère 16,97 euros pour chaque dollar investi.
Forrester a également calculé un ROI de 163% sur 3 ans pour l’implémentation de Microsoft 365 Business, avec un retour sur investissement en moins de 6 mois.
Adopter la suite Microsoft 365 offre globalement un gain de productivité majeur pour les entreprises.
Au-delà des chiffres : les bénéfices intangibles
Les outils et applications de Microsoft 365 apportent également des avantages moins quantifiables, mais tout aussi importants :
- Une meilleure satisfaction des clients grâce à une meilleure qualité de service ;
- Un renforcement de la culture d’entreprise autour de l’innovation et de l’apprentissage continu ;
- Une augmentation de la confiance des employés dans leurs compétences numériques.
Le retour sur investissement (ROI) de la formation Microsoft 365
Pour calculer le retour sur un investissement global d’une formation Microsoft, vous devez prendre en compte ses gains et ses coûts. Parmi les gains, on peut citer les éléments suivants :
- Les économies de temps effectuées grâce à la formation aux outils M365 par une expertise Microsoft ;
- Les économies potentielles concernant la réduction des risques de sécurité informatique ;
- L’augmentation globale de la productivité qui résulte de la rationalisation des flux de travail.
Il faut les comparer aux coûts suivants :
- Le prix de la formation et de l’intégration des logiciels ;
- Le temps pour intégrer les changements d’habitudes ;
- Le coût (et le gain) du support et de la maintenance en continue.
Globalement, en optant pour une formation Microsoft de qualité, les gains sont largement supérieurs aux coûts.
Comment optimiser le retour sur investissement de votre formation Microsoft 365 ?
Pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans la formation 365 et optimiser son retour sur investissement, il existe plusieurs stratégies à mettre en œuvre. On vous les présente en détails.
Optez pour des formations certifiantes Microsoft
Pour maîtriser les aspects collaboratifs de Microsoft 365, optez pour des formations certifiantes Microsoft afin de garantir la qualité et la reconnaissance des compétences acquises. Microsoft 365 Certified: Fundamentals ou Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert sont des certifications reconnues qui démontrent une maîtrise réelle des outils Microsoft 365.
Personnalisez les programmes de formation
Adaptez les programmes de formation pour chaque département de votre entreprise. Réalisez une évaluation approfondie de chaque secteur pour identifier leurs besoins et leurs compétences. De cette manière, vous pourrez déployer l’intégration et la formation de certains outils (Outlook, Planner, Teams, logiciels de bureautique) en priorité.
Encouragez la mise en pratique immédiate
Favorisez l’application immédiate des compétences acquises sur des projets concrets. L’approche « learning by doing » permet aux employés de constater immédiatement la valeur de leur formation. Par exemple, après une formation sur Teams, organisez un projet collaboratif qui requiert l’utilisation de toutes les fonctionnalités de l’outil.
Mettez en place un suivi post-formation
Établissez un système de suivi post-formation pour mesurer l’impact réel sur la productivité. Utilisez des métriques spécifiques et qui sont pertinentes pour votre activité. Ce suivi va vous permettre de quantifier le ROI de la formation, mais aussi d’identifier les besoins futurs en formation et axes d’amélioration.
Formation Microsoft 365 : un investissement indispensable pour l’avenir ?
Optimiser son utilisation de Microsoft 365 grâce à une formation n’est pas une dépense superflue, mais un investissement stratégique. Les gains en termes de ROI, de productivité, de sécurité et de collaboration sont mesurables et validés par des études externes.
La véritable question n’est pas de savoir si vous pouvez investir dans la formation Microsoft 365, mais plutôt si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire. À l’ère du numérique et des IA, former vos équipes aux outils Microsoft 365 n’est pas seulement rentable, c’est indispensable.