Le travail collaboratif est de plus en plus populaire dans les entreprises et avec la numérisation, il est devenu plus facile pour les employés de combiner leur savoir-faire, leurs compétences et leur expérience pour atteindre des objectifs communs.  Découvrez dans cet article, en quoi consiste le travail collaboratif.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif permet de réunir les connaissances et les compétences des employés en organisant leurs actions et en les coordonnant pour atteindre un objectif précis.

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont essentielles pour alimenter ce mode de travail. Contrairement aux méthodes de travail fondées sur des relations hiérarchiques, le travail collaboratif permet de placer tous les membres d’un groupe au même niveau, sur un pied d’égalité.

Avantages et bénéfices du travail collaboratif

Gain de temps

L’un des principaux avantages de la collaboration est le gain de temps. Le temps est une ressource précieuse et incompressible. Ce gain de temps est obtenu en centralisant beaucoup d’informations sur des plateformes de collaboration. En plus de l’utilisation des outils de collaboration qui sont fournis avec.

Plus de flexibilité

Avec votre expérience, vous savez que ce que vous planifiez se passe rarement comme prévu. Parce que des événements imprévus et des modifications du planning se produisent inévitablement. C’est là que le travail collaboratif entre en jeu, car il apporte flexibilité et adaptabilité face à ces imprévus. En effet, il vous permet de vous adapter plus facilement au changement. Afin de ne pas compromettre ou retarder la réussite de vos projets.

Plus de performance

La mise en œuvre du travail collaboratif passe nécessairement par le déploiement d’outils de collaboration. Il s’agit, entre autres, de la vidéoconférence (Zoom, google meet), de la messagerie instantanée (Teams, Slack), des réseaux sociaux d’entreprise (Workplace), des outils de gestion de projet (Asana, Monday, Trello) et des espaces de travail numériques. Ces outils facilitent le partage et l’accès aux informations, aux documents ou au suivi des projets. Cela peut se faire à tout moment, que les équipes soient à distance ou au bureau. L’utilisation de ces outils contribue à une meilleure organisation et gestion des projets, ce qui se traduira par d’importants gains de temps.

Travail collaboratif à distance

Avec une généralisation du télétravail, ou des plannings hybrides, les équipes travaillant sur un même projet sont souvent éloignées les unes des autres. Il existe donc un besoin croissant d’outils de collaboration en ligne pour relever ces défi où les compétences ne sont plus systématiquement concentrées en un seul endroit.

Interagir dans un environnement structuré

Si l’email est la solution la plus répandue, il présente un certain nombre d’inconvénients en termes d’efficacité pour la collaboration à distance. Pour mener à bien un projet impliquant plusieurs collaborateurs, il est parfois nécessaire de pouvoir se communiquer de manière plus instantanée grâce à une messagerie en ligne comme Slack ou Teams. Les emails auront davantage valeur de comptes-rendus, de partage d’informations plus complexes ou nécessitant davantage de texte. Le partage de documents par mail n’étant pas toujours fiable (oubli de pièce jointe, lourdeur des fichiers à partager etc), on préfèrera des dossiers partagés comme sur Drive.

Collaborer en temps réel

Il est également difficile de suivre l’avancement exact des tâches confiées aux collaborateurs et employés par le biais de la communication par email, alors que des outils dédiés offrent la possibilité de résumer l’avancement des éléments du projet et de connaître les informations actualisées en temps réel. Cela rend la collaboration en ligne plus efficace et permet une meilleure mise à jour et distribution des tâches. On pourra se coordonner via des outils de gestion de projet comme Asana, Monday, Trello. L’attribution des rôles pourra également être paramétrée directement dans ces outils. Chaque membre du projet pourra suivre en temps réel son avancement, et être notifié si nécessaire.

Maintenir et développer la dynamique de groupe

La motivation et la participation des utilisateurs sont aussi essentielles pour mener un travail collaboratif de qualité. C’est pourquoi, en l’absence de réunions physiques pour insuffler la dynamique, il est important de fournir des outils faciles à utiliser afin de compenser ce manque. Il sera possible d’échanger en visio grâce à Google meet, Teams, Slack, Zoom et bien d’autres acteurs présents sur le marché aujourd’hui. Des messages réguliers et des informations ciblées font partie des éléments qui entretiennent ce dynamisme et créent une puissante synergie. La facilité d’utilisation des outils de collaboration en ligne permettra d’apprécier ce mode de fonctionnement. S’ils sont trop complexes, il existe un risque psychologique que les employés s’isolent et évitent de les utiliser, par crainte et/ou par honte. Prenez soin de fournir la documentation suffisante et former vos collaborateurs à chaque fois qu’un nouvel outil est introduit.

Adopter différentes des méthodes de travail

Ces différentes méthodes de travail nécessitent une certaine adaptation, la collaboration à distance étant relativement nouvelle. La meilleure façon de convaincre les futurs utilisateurs est de leur présenter les fonctionnalités exactes et simples qu’ils utiliseront. Une formation spécialisée vous aidera à maîtriser à la fois les outils et les méthodes pour piloter ce nouveau mode de collaboration en ligne plein d’avenir.

Espaces de travail collaboratifs

Attention à la confusion : les espaces de travail collaboratifs, ou espaces de coworking, sont des bureaux où des employés de différentes entreprises travaillent sous un même toit. Les entreprises qui partagent ces espaces de travail peuvent être de toute taille, qu’il s’agisse de start-ups en pleine croissance ou de sociétés internationales déjà bien établies. On y retrouve généralement un mélange d’espaces privés et partagés, ce qui permet aux employés de différentes structures d’avoir plus de flexibilité pendant les heures de travail.

Néanmoins, on appréciera la souplesse de certains espaces de coworking ou de “cafés” dédiés à ce mode de travail, notamment pour les salariés qui préfèrent travailler dans un cadre différent de leur habitation. On comprendra l’importance du cadre de travail pour chacun.

 

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