Tout savoir sur le DPO : missions et formations

Depuis l’entrée en vigueur du règlement général pour la protection des données personnelles ou RGPD, les entreprises ou administrations doivent faire appel à un DPO ou Data Protection Officer. Dans cet article vous allez découvrir ses missions et les formations à suivre pour devenir un DPO.

Qu’est-ce qu’on entend réellement par DPO ?

Le délégué à la protection des données est par définition la personne en charge de la protection des données personnelles dans une structure privée ou publique. En effet, le DPO a un rôle très important dans l’application des mesures proposées par le RGPD. Son rôle principal étant d’assurer la conformité au règlement européen concernant la protection des données pour les traitements mis en œuvre dans une entreprise.

Pourquoi mettre en place un DPO ?

Le délégué à la protection des données a pour premier objectif de faire respecter le droit des données personnelles au sein d’une entreprise de toute forme. Il remplit plusieurs fonctions prévues par le RGPD comme celle d’informer les collaborateurs dans un organisme. Il va également contrôler le respect des règlements, du droit national et européen en matière de protection des données personnelles et répond aux questions des personnes concernées tout en assurant les communications avec la CNIL.

Comment s’exercent les fonctions du DPO ?

Le DPO doit garantir les droits et les libertés fondamentaux des personnes dont les données ont été collectées et traitées dans un organisme. Il doit tout faire pour que l’exercice des missions du Data Protection Officer se fasse dans les meilleures conditions. L’entreprise doit ainsi octroyer des moyens suffisants et assurer l’indépendance du DPO dans ses fonctions.

En quoi consistent les missions du DPO ?

Le DPO doit d’abord s’assurer de la mise en conformité de l’entreprise au RGPD. Il remplit également d’autres missions comme :

  • cartographier les traitements de données personnelles ;
  • participer à l’élaboration d’un règlement interne pour protéger les données ;
  • faire un recensement des activités en lien avec le traitement des données de l’organisme.

Dans quelle mesure la responsabilité du DPO est engagée ?

La responsabilité du DPO peut être engagée en cas de non-conformité au règlement général pour la protection des données personnelles. Il sera tenu co-responsable avec le responsable du traitement ou le sous-traitant le cas échéant. Cependant, il n’a pas de pouvoir de décision concernant les moyens de traitement des données. À noter qu’il est indépendant par rapport aux autres collaborateurs de l’entreprise. Dans ce cas, le responsable du traitement ne peut pas le suspendre de ses fonctions.

Dans quels cas le DPO est obligatoire ?

Le RGPD rend obligatoire la désignation du DPO dans des structures précises comme :

  • les autorités publiques sauf les juridictions dans leurs fonctions juridictionnelles ;
  • les organismes qui ont une activité de suivi régulier des personnes de grande ampleur ;
  • les organismes qui traitent des données sensibles concernant des condamnations pénales.

Quant aux entreprises qui traitent les données personnelles, la désignation du DPO est simplement recommandée, mais pas obligatoire.

Les conditions de désignation du DPO

Pour désigner un DPO, il faut qu’il ait les compétences demandées. Il doit également disposer de moyens suffisants pour accomplir ses missions et agir en toute indépendance.

Sa désignation se fera sur le site web de la CNIL avec des informations comme le numéro SIREN et ses coordonnées.

Formation pour devenir DPO

Avec l’entrée en vigueur du RGPD, le métier de DPO a connu un essor important. Comme de nombreuses offres d’emploi sont proposées sur le marché du travail, les professionnels doivent se former à cette fonction.

La formation est-elle obligatoire ?

Selon le RGPD, le DPO est désigné sur la base de certaines qualités professionnelles en particulier sur les connaissances spécialisées en matière de protection des données personnelles. Ainsi, il n’y a pas de formation obligatoire par rapport à ce métier puisqu’il n’est pas une profession réglementée comme celle d’avocat ou de notaire.

Les différents types de formation

La première formation en ligne est celle de type MOOC pour acquérir les fondamentaux et pratiques en lien au RGPD vous permettant de connaitre les bases de la mission du DPO.

Les formations webinaires donnent accès à des outils pédagogiques pour augmenter vos compétences tandis que les formations en présentiel proposées par des organismes spécialisés. La durée de ce type de formation varie de 2 à 15 jours. La seule condition est d’avoir une expérience professionnelle dans le domaine du droit ou l’informatique.

La certification est-elle obligatoire ?

Il a deux types de certification :

  • la certification de l’organisme de formation agréé par la CNIL comme Adaliance qui propose une formation RGPD et DOPO certifiantes ;
  • la certification de la formation.

Cependant, il existe des formations non certifiantes comme celles proposées par un MOOC. Vous pouvez quand même devenir un DPO avec ce type de formation sans certification. Dans tous les cas, il est recommandé de privilégier les formations DPO certifiantes dont la durée de validité d’une certification est de 3 ans.

Quelle formation suivre pour devenir DPO et obtenir une formation certifiante RGPD ?

La mise en conformité au RGPD ou règlement général sur la protection des données passe nécessairement par la mise en place d’un délégué à la protection des données ou DPO dans une entreprise. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le métier de DPO connaît un essor important avec l’augmentation du nombre d’offres d’emploi dans ce domaine. Ainsi, de plus en plus de professionnels se sont lancés dans ce secteur. Mais comment se former au métier de DPO ? Et quelle formation suivre ?

L’objection de la formation DPO : se préparer à la certification

Depuis la mise en place du RGPD en 2018, la désignation d’un DPO ou data protection officier est devenu obligatoire dans les organismes, entreprises privées ou public lorsqu’ils sont amenés à traiter des données personnelles sensibles des particuliers. Le DPO est donc considéré comme un acteur majeur de la mise en conformité au RGPD et doit ainsi disposer de connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données.

L’AFNOR est le premier organisme agréé par la CNIL pour certifier les compétences du délégué à la protection des données. La certification est ainsi un vecteur important de confiance pour les clients, fournisseurs ou collaborateurs.

La formation DPO a pour finalité de préparer l’homologation en mettant en condition réelle le candidat avant de passer l’examen de certification. Le rgpd formation lui permet de faire face aux différents types de questions et lui permettant de s’organiser avec un programme de révision afin d’avoir toutes les chances de réussir l’examen grâce  à un examen blanc.

Label et référentiel CNIL

Avec l’entrée en application du règlement européen à la protection des données, la CNIL a dû mettre de nouveaux outils de conformité pour assurer sa mission de labellisation.

Le label de la CNIL désigne la reconnaissance d’un produit ou d’un service comme conforme à la loi sur l’informatique et liberté. Il est délivré en fonction de référentiel adopté par l’organisme ou publié par le Journal Officiel. Son intérêt est, pour les entreprises ou administration d’avoir un cadre éthique, mais surtout juridique. Ainsi, il s’agit d’un avantage certain par rapport à la concurrence et un indicateur de confiance pour les entreprises vis-à-vis de leurs clients.

Le référentiel de la CNIL, quant à lui, est une liste d’exigences ou de conditions pour obtenir un label. Ces critères ont pour but d’évaluer la conformité de la sécurité, de la procédure de collecte ou de traitement des données personnelles par rapport à la réglementation en vigueur en France ou dans l’Union européenne.

Les objectifs pédagogiques et les compétences à acquérir pour la formation en RGPD

Les objectifs de la formation certifiante rgpd sont nombreux.

Pour devenir un DPO vous devez, d’abord, comprendre les enjeux de la protection des données et le cadre de la réglementation à un haut niveau de compétences pour présenter la certification opérée par les organismes accrédités par la CNIL. Le rgpd formation est un bon moyen d’insérer les outils de conformité dans les entreprises. Le DPO doit  alors savoir construire et maintenir les preuves de cette conformité.

Les objectifs pédagogiques du programme formation rgpd vont également permettre de conseiller les responsables de traitements sur la conduite et la gestion des études d’impacts sur la vie privée PIA ou les moyens de sécurisations et de contrôle des données.

Enfin, le DPO aura des compétences pour mettre en place un plan d’action afin d’accompagner l’entreprise dans sa conformité RGPD. L’acquisition d’un comportement respectueux par rapport aux droits des données personnels est aussi un objectif prioritaire de cette formation.

Le déroulement et les formations en RGPD

Il est important de savoir qu’aucune formation précise n’a été définie par la CNIL ou le RGPD. Ainsi, il existe plusieurs dispositifs de formations pour acquérir des compétences en DPO.

Les formations à distance ou en ligne

Les formations en ligne ou webinaire sont de types MOOC. Ils ont pour rôle d’aider à l’acquisition de savoirs fondamentaux et pratiques sur le RGPD ainsi que les droits à la protection des données personnelles. C’est la solution la plus pratique pour les personnes qui découvrent le fonctionnement du métier de DPO. Cette formation permet d’avancer à votre rythme bien qu’elle soit très intéressante pour les PME ou associations en raison de leur caractère synthétique.

La formation en ligne permet d’aller à l’essentiel pour se familiariser avec les missions du DPO. À noter que ce type de formation webinaire est accessible en replay pour trouver un moyen d’améliorer les compétences en matière de RGPD.

Les formations en présentiel

Ce sont des formations courtes permettant de connaître toutes les informations à savoir sur le RGPD et les missions du DPO. La durée des formations est en moyenne de 3 à 15 jours. Cependant, l’accès à ce type de formations est souvent conditionné à un niveau d’études ou expérience professionnelle en lien avec le droit et/ou l’informatique.

Des formations peuvent aussi être sectorielles dédiées à la santé ou aux collectivités territoriales. Dans tous les cas, le caractère de choix de l’organisme de formation dpo dépend en grande partie par l’agrément de la CNIL.

Les formations longues

Les formations longues sont proposées par les grandes écoles comme le CNAM ou les universités. Elles sont dédiées au terme en référence au délégué à la protection des données personnelles. L’université de Sciences Po va, à titre d’exemple, offrir un certificat DPO en collaboration avec un cabinet d’avocat. À noter que c’est la CNIL qui délivre le label CNlL formation.

En quoi consiste le métier de DPO ?

Pour comprendre le fonctionnement du métier de DPO, il est important de comprendre ses missions. Sa première mission consiste à informer et conseiller le responsable du traitement, les sous-traitants et collaborateurs de l’entreprise en charge de la collecte des données.

Il doit également contrôler le respect du RGPD en mettant en œuvre des mesures techniques et d’organisation appropriées pour assurer la conformité des traitements d’informations et doit dispenser des conseils sur demande après l’analyse de l’efficacité de la protection des données.

Pour garantir l’exercice de sa fonction de DPO, il doit jouir d’une certaine autonomie. En effet, il ne reçoit aucune instruction de la part du responsable de traitement sur la façon de traiter une affaire par exemple.

Le DPO a aussi pour rôle de conseiller au niveau de l’entreprise. Il n’est pas responsable de la conformité de la société au RGPD. Cette responsabilité ne peut non plus lui être transmise par délégation de pouvoir. Il est presque impossible d’engager sa responsabilité civile dans l’exercice de ses missions encadré par la loi en vigueur.

Pour conclure, le DPO est obligatoire lorsque l’entreprise a pour principale activité de traiter les données. Il joue un rôle central de coordinateur entre les différents services de la société.

Comment se mettre en conformité RGPD ?

La mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD a pour objectif d’avoir un niveau de protection suffisant face aux risques de divulgation des données personnelles. Le RGPD est un enjeu majeur pour les organismes étatiques, les citoyens et les entreprises. Ainsi, en cas de plainte, ils pourront démontrer que toutes les mesures ont été prises pour parer les atteintes aux droits des internautes. La sécurisation des données personnelles porte à la fois sur le plan juridique et surtout technique. Dans cet article, vous allez découvrir les différentes étapes de la mise en conformité RGPD notamment au sein d’une entreprise.

La nomination d’un data protection officer ou DPO

Pour répondre à la question comment se mettre en conformité avec le rgpd, la première étape consiste à désigner un homme ou une femme qui va incarner le RGPD dans l’organisme ou l’entreprise. Le DPO doit ainsi avoir des compétences juridiques et techniques pour manipuler les données personnelles de votre structure.

En plus, le délégué à la protection des données ou data protection officier doit être un bon communiquant capable de résister aux pressions. C’est un poste rattaché à la direction générale, mais qui va délivrer en toute indépendance des recommandations pour être en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles.

À noter que si nommer un DPO n’est pas obligatoire, il est conseillé de désigner un référent en charge du projet RGPD dans l’entreprise. Cependant, les PME pourront recourir à des prestataires spécialisés externes comme les avocats ou consultants (DPO externalisé ou mutualisé).

La constitution d’une cartographie ou registre du traitement des données

La seconde étape consiste à cartographier l’ensemble des données personnelles, informatisées ou sur papier, traité dans l’entreprise. Cette étape va identifier les processus concernés par le RGPD pour avoir une idée de leur niveau de conformité à ce dernier en les soumettant à une étude d’impacts. Les entreprises doivent disposer d’un registre des activités de traitement qui doit, par exemple, contenir les différents types de traitements effectués, les données recueillies ou utilisées, les acteurs traitant les données et les conditions d’exécution du traitement.

Dans cette étape, il est possible d’effectuer un audit des traitements qui peut se faire soit par l’analyse de licéité si les finalités respectent réellement la réglementation du RGPD. Quant à l’audit de l’organisme, il s’agit des droits des personnes concernées, la gestion des sous-traitants ou la sécurité informatique qui traite les informations dans la société. Dans la majorité des cas, il est préférable de confier la tenue du registre au délégué à la protection des données ou DPO. La mission de ce dernier consiste à le mettre à jour périodiquement. Ce travail préliminaire, par rapport au registre de traitement et leur utilisation, peut être demandé par la CNIL.

Le tri des données

Le tri des données est une étape qui entre dans la compliance rgpd. Il met en avant la collecte des données jugées uniquement nécessaires au traitement par l’entreprise. Les organismes privés ou publics doivent respecter le principe de minimisation des données en question. Des critères ont donc été mis en place pour chaque fiche de registre afin de répondre à des vérifications comme la pertinence des données, le traitement des données sensibles qui ne doivent pas faire apparaître les informations sur les origines raciales, opinions politiques ou religieuses voire l’orientation sexuelle.

La détermination de la finalité des traitements des données personnelles

Le RGPD pose une obligation par rapport aux traitements de données personnelles notamment pour déterminer leur finalité. L’exemple classique est la collecte d’information d’internautes ou de futurs prospects par l’intermédiaire d’un formulaire sur un site internet dont le but est la prospection commerciale pour vendre un produit ou un service. La finalité déclarée d’un traitement va donc fixer la limite. Il est, de ce fait, interdit de traiter les données avec une finalité incompatible.

En plus, les objectifs de traitements doivent être déclarés dans le registre des traitements pour être portés à la connaissance des personnes concernées.

Enfin, la durée de conservation des données va dépendre en grande partie de son utilisation bien qu’il soit interdit de les conserver pendant un laps de temps trop long.

La détection des risques majeurs sur les données

Les pratiques au sein de l’entreprise peuvent contribuer à favoriser les risques pour les droits et libertés des individus. Il est donc indispensable de mener une étude d’impact ou PIA sur les mesures qui menacent la vie privée des personnes concernées comme le contrôle des accès ou gestion des droits et habilitations.

La réussite d’un programme de conformité suppose l’identification des risques au regard de l’existant en référence aux travaux pour arriver à un niveau de protection adéquat. En ce sens, pour gérer correctement les risques, une étude d’impact sur la protection des données doit nécessairement passer par l’organisation des documents.

Établissement d’un plan d’action

Pour réaliser la conformité avec le rgpd, il est important après la phase cartographie d’établir un calendrier d’actions de contrôle ou de correction par rapport aux objectifs ou les contraintes en lien avec la gestion des risques. En effet, sur la base de l’état des lieux, un plan d’action doit être mis en œuvre. Pour cela, il faudra engager des travaux informatiques pour sécuriser les données comme une anonymisation ou un chiffrement. Ensuite, vous devez vous assurer de ne collecter que les données nécessaires à votre activité. Il faut aussi déterminer la base juridique pour collecter des données. En d’autres termes le titre juridique qui donne le droit à votre entreprise de traiter les données pouvant se matérialiser par un contrat nécessitant le consentement du client.

La mise en conformité rgpd concerne aussi les sous-traitants considérés comme coresponsables au regard de la réglementation européenne. Dans ce cas, les contrats fournisseurs doivent avoir une clause précisant leurs nouvelles obligations et responsabilités. Cette obligationen question concerne également les prestataires en dehors de l’Union européenne lorsqu’ils gèrent les données des citoyens européens.

Enfin, la planification des actions doit comprendre la sécurisation des systèmes de récupération et de stockage des données.

Organisation des processus de gestion internes

Pour augmenter le niveau de protection des données personnelles en permanence, il convient de mettre en place une gouvernance spécifique pour garantir l’intégrité de ces données, de la collecte à leur suppression. Pour y parvenir, vous devez créer des procédures internes qui assurent la prise en compte de la protection des données à tout moment en ne négligeant aucune situation lors du traitement comme les failles de sécurité, la gestion des demandes de modification d’accès ou le changement de prestataire externe.

Durant ce processus, le personnel avec les personnes concernées par la collecte des données doit être tenu informé. Ensuite, des procédures obligatoires doivent être mises en place comme celui de la gestion des exercices des droits de la personne ainsi que la protection des données. Ils doivent connaître les procédures à suivre en cas de violation de données personnelles ou de contrôle par la CNIL.

La conformité rgpd n’est pas une image fixe, mais il convient de le maintenir durant un temps déterminé en faisant, par exemple, des audits réguliers et obligatoires.

L’obligation d’informer les clients et collaborateurs de l’entreprise

Avec le RGPD, les entreprises doivent renforcer leur obligation d’information et de transparence envers les utilisateurs. C’est dans cette optique que des supports ou mentions d’information doivent préciser les raisons de la collecte, les entités ou personnes qui autorisent le traitement et la durée de conservation des données.

Le transfert des données en dehors de l’Union européenne par des entreprises comme Google est légal si elles informent les utilisateurs de leurs services. Il faut aussi informer les clients que le RGPD consiste à renforcer leurs droits comme le droit d’accès, le droit d’opposition, le droit d’effacement, et le droit à la limitation du traitement.

Au niveau des relations de travail, l’employeur est le premier responsable du traitement des données par ses employés. Une situation prévue dans le contrat ou code du travail va obliger l’employeur à traiter des données concernant son personnel : le salaire, les évaluations, les congés. À noter que l’entreprise doit sensibiliser ses collaborateurs à respecter la vie privée des clients.

Ils doivent aussi être informés par rapport aux nouvelles obligations introduites par le Règlement Général sur la Protection des Données. À titre d’exemple, la société doit rappeler aux salariés qu’un fichier Excel contenant des informations sur les clients peut être considéré comme un traitement de données personnelles. Dans tous les cas, dans le cadre des relations avec les clients, elle est responsable de leurs données.

La sécurisation des données personnelles

La sécurisation des données personnelles est un principe posé par le RGPD. Ce sont des dispositions obligeant les responsables du traitement à tout mettre en œuvre pour garantir la sécurité de ces informations. Les principes de sécurisation se base sur :

  • la confidentialité des données qui ne seront accessibles qu’aux personnes autorisées ;
  • l’intégrité des données qui ne doit ni être altérée ou modifiée ;
  • la disponibilité des données en permanence pour les personnes autorisées.

Quant aux mesures de sécurité proprement dites, plusieurs techniques sont mises à la disposition des entreprises comme le chiffrement des données pour assurer la confidentialité ou la pseudonymisation des données.

Les modalités pour conserver les données

Il faut rappeler qu’en principe, la conservation des données personnelles est limitée dans le temps en fonction de l’objectif de traitement.

Il existe plusieurs méthodes pour conserver les données. En premier, il y a l’archivage courant qui est à la charge du responsable du traitement de données. La durée de cet archivage doit être prévue par un contrat. En second lieu, il y a l’archivage intermédiaire qui permet aux données d’être conservées un peu plus longtemps que la durée prévue par le contrat à condition que la loi fixe une durée supérieure. Enfin, l’archivage défini qui ne fait l’objet d’aucun effacement des données dites d’intérêt public comme les statistiques ou recherche scientifique.

Il est important de savoir que si aucune loi ne fixe une durée maximum de conservation, le responsable de traitement devra maintenir une durée proportionnée en fonction du but poursuivi par la récolte.

L’importance du recueil du consentement RGPD

Le recueil du consentement pendant le traitement des données personnelles est une obligation posée par le RGPD. Ce dernier a une définition précise du consentement comme étant la manifestation d’une volonté d’une personne à accepter le traitement de ses données personnelles. C’est le responsable du traitement qui doit demander ce consentement aux clients lorsqu’il s’agit de données sensibles constituées par les opinions politiques ou religieuses, les questions raciales, de santé ou orientation sexuelle.

Des dispositions préalables ont été imposées pour que le consentement soit valide. Les particuliers doivent avoir les informations importantes nécessaires à l’identité du responsable du traitement, son objectif et les catégories des données collectées. Ils doivent aussi être informés de l’existence du droit de retrait du consentement.

Pour les conditions de recueil du consentement, elles ont été mises en place pour protéger les particuliers. Ainsi, leur accord doit se matérialiser par un acte positif et clair. Il doit être univoque et que la personne ait conscience de donner sa permission. Une fois recueillie, cette dernière doit être libre sans contrainte, spécifique, et n’est valable que pour la finalité du traitement.

Le RGPD a aussi conféré des droits aux particuliers comme celui du retrait du consentement donné à tout moment. De même, le responsable du traitement doit être capable de prouver que la personne concernée a réellement donné son accord.

Concernant les personnes mineures, le RGPD a mis en place une réglementation qui pose l’âge du consentement à 16 ans. En France, il a été fixé à 15 ans. Mais en dessous de cet âge, le recueil de l’enfant doit être effectué auprès de l’enfant et des parents ou de la personne en charge de l’autorité parentale.

Pour conclure, l’étape ultime de mise en conformité au RGPD consiste à regrouper et constituer une documentation. Il est nécessaire que les actions réalisées soient réexaminées et mises à jour de façon régulière pour assurer la protection des données en permanence.