Comment faire le diagnostic de cybersécurité dans une entreprise ?

Posted on by ADALIANCE

La cybersécurité est devenue en quelques années, un enjeu majeur qu’aucune entreprise ne peut négliger. En effet, les attaques peuvent compromettre ou causer un arrêt total de son activité. Ainsi, elle doit sécuriser ses données contre les risques informatiques. Il existe, heureusement, des bonnes pratiques qui peuvent facilement être mises en place pour vous protéger des cyberattaques comme celles de faire un état des lieux du système informatique. Mais comment faire le diagnostic de cybersécurité dans une entreprise ?

En quoi consiste le diagnostic de cybersécurité ?

Le diagnostic cyber sécurité est un moyen pour le dirigeant d’entreprise d’avoir une idée du niveau de protection contre les cyberattaques et l’efficacité des mesures déjà mise en place. Ainsi, vous allez mesurer la cyber maturité de votre entreprise notamment sur des plateformes de cyber diagnostic qui se présente sous la forme de questionnaires avec des thématiques portant sur les atteintes dont peuvent être victime les entreprises, par exemple :

  • les atteintes à la réputation ;
  • les atteintes financières ;
  • la perte ou vol de données stratégiques.

En 5 minutes, vous pouvez répondre à ces questions.

Pourquoi faire un diagnostic de cybersécurité ?

À l’issu d’un diagnostic de cybersécurité, vous allez obtenir une notation détaillée de l’exposition de votre entreprise à ces risques de cyberattaques. Le dirigeant de la société peut, à titre d’exemple, recevoir des recommandations ou des conseils d’experts par mail. L’objectif du diagnostic est de vous aider à prendre conscience des bonnes pratiques pour faire face aux futures cyberattaques.

Le diagnostic de cybersécurité met en place un accompagnement dans les organisations privées ou publiques pour avoir une meilleure compréhension des risques cyber. À la fin de cet audit, vous allez obtenir une vision synthétique de votre exposition aux cyber-risques notamment à travers une estimation des conséquences financières d’une attaque.

Enfin, vous allez bénéficier d’un accompagnement par des spécialistes en cyber sécurité. Le but est de renforcer le niveau de sécurité numérique de votre entreprise en raison des facteurs qui peuvent aggraver la situation comme le phishing et l’usurpation d’identité numérique.

Comment faire le diagnostic de cybersécurité dans une entreprise ?

Le diagnostic de cybersécurité dans une entreprise doit suivre différentes étapes en prenant en compte plusieurs éléments.

Les éléments important du diagnostic de cybersécurité

Le diagnostic du niveau de cybersécurité d’une entreprise est composé de :

  • l’audit de sécurité qui a pour objet de mesurer le niveau de sécurité de votre système d’information ;
  • les recommandations pour corriger les vulnérabilités du système informatique ;
  • la présentation d’un rapport compréhensible par l’ensemble des collaborateurs pour une sensibilisation des enjeux réels ;
  • l’accompagnement pour la mise en place d’un processus de réparation.

À noter que le diagnostic de cybersécurité intègre des exigences conformes aux demandes de la CNIL au niveau documentaire ou organisationnel. Voici les étapes pour faire un diagnostic de sécurité dans une entreprise.

Phase d’observation

La première étape du diagnostic de cybersécurité est la phase d’observation. Elle se fait par l’interview des équipes IT en charge de la maintenance du système informatique de l’entreprise. C’est un moyen de faciliter des opérations du quotidien en particulier les implémentations qui concernent surtout la configuration du système d’exploitation ou d’un logiciel adapté aux besoins.

Durant cette phase, des questions peuvent être posées à vos équipes notamment sur la politique du mot de passe, de la sensibilisation des utilisateurs ou des dernières mises à jour des équipements. À ce niveau, il s’agit d’un état des lieux qui consiste à évaluer la sécurité de votre système d’information et à conduire des entretiens individuels.

La feuille de route

C’est un plan de remédiation pour combler les lacunes de votre sécurité informatique. Il peut se présenter par :

  • une cartographie des vulnérabilités ;
  • des préconisations et chantiers majeurs à faire ;
  • une liste d’actions dont la mise en place va donner des bénéfices rapides ;
  • un devis d’assurance cyber risques.

Le test de la sécurité

Cette dernière étape favorise l’évaluation des mesures prises. Dans ce cas, il est possible que des experts tentent d’entrer dans le réseau informatique de votre entreprise. L’objectif du test est de trouver une faille dans le système d’information.

Ces tests d’intrusions vont se dérouler selon un scénario précis depuis internet ou vos locaux. Le test de votre système d’information va permettre de vérifier si votre site internet est à jour, de récupérer les informations concernant les personnes sur le site, de savoir si la boîte mail utilise-t-elle un mot de passe basic ou qu’un utilisateur donne-t-il facilement son mot de passe avec le phishing.

Cyberdiag : un accompagnement sur mesure pour les PME

Le Cyberdiag est une offre de service pour les TPE/PME adhérentes à l’Opcommerce. Vous allez ainsi avoir de l’aide pour évaluer votre capacité à faire face ou à prévenir des cyber-attaques. Un accompagnement est aussi proposé pour renforcer les capacités de vos collaborateurs. Cyberbiag relève des 19 branches du commerce, par exemple : le bricolage, le commerce à distance, le commerce de détail et de gros.

Avec Cyberdiag, vous mettez votre PME à l’abri des risques cyber et serez pris en charge dans son ensemble par l’Opcommerce pour les entreprises avec moins de 50 salariés.

Quel est le rôle d’un Consultant Microsoft Office ?

Posted on by ADALIANCE

Un consultant Microsoft Office a des connaissances approfondies sur les fonctionnalités des applications Office 365. Son objectif : aider ses clients à adopter les dernières technologies suggérées par le logiciel grâce à un accompagnement personnalisé.

Dans cet article, nous aborderons l’intérêt de faire appel à un consultant Microsoft Office.

Bénéfices potentiels de Microsoft Office

Les solutions de Microsoft Office s’appliquent à plusieurs scénarios technologiques pour diverses raisons.

Analysez plus facilement les décisions exploitables

Avec Microsoft Office, vous allez augmenter la réactivité de votre entreprise grâce à différentes analyses données par les outils de reporting. L’avantage est de réduire les coûts d’infrastructure et de gestion des données. Le but est d’avoir un système d’information plus efficace.

Amélioration de la productivité

La productivité est renforcée par la sécurisation des informations et des communications en utilisant par exemple Microsoft Teams. À noter que les connexions aux réseaux sociaux et la collaboration sont facilitées par l’utilisation du cloud.

Profiter d’un style de travail flexible

En ayant recours aux services Microsoft Office, vous allez donner à vos employés un environnement de travail plus flexible en élargissant la connectivité ou en personnalisant l’expérience utilisateur, notamment en créant un Intranet à l’aide de Sharepoint.

Optimisation des activités

Avec un service client performant, vous allez dynamiser les ventes et la productivité marketing. L’optimisation du développement des applications personnalisées va améliorer les opérations en interne ou dans le Cloud. Mais pour faciliter la transition, il est préférable de faire appel à un consultant.

Pourquoi faire appel à un consultant en Microsoft Office ?

Un consultant Microsoft doit maximiser les services proposés par cette technologie. Pour y parvenir, il doit adopter des méthodes qui ont déjà fait leurs preuves auprès des partenaires ou clients. Quelle que soit la forme de son intervention, il a une obligation de conseil et de support.

Mission d’évaluation

Le consultant Microsoft Office intervient déjà au début du projet et doit évaluer en profondeur les besoins techniques et fonctionnels pour concevoir l’architecture de votre système au sein de l’entreprise.

Conception des projets

Dès les premières phases du projet, les consultants vont vous aider à définir les démarches et moyens à mettre en place. Il peut s’agir de projets d’infrastructure technique ou de projets pour développer les solutions adaptées aux clients.

Cadrage technique

Le consultant Microsoft Office doit proposer des maquettes illustrant un périmètre réduit du projet. Le but étant de limiter les risques en lien avec le dispositif pour développer le déploiement de la solution.

Gestion des opérations

Pour optimiser vos stratégies et vos procédures d’exploitation, le consultant est spécialisé dans l’opération du système d’information critique. Il met en place des contrats de service, un mode de gestion des systèmes de production et des changements au cours du projet.

Expertise pointue et détaillée

Le consultant Office est proche des ingénieurs logiciels. La raison est qu’il maitrise toutes les offres technologiques de Microsoft. Dans ce cas, il sera en mesure de vous apporter les réponses les plus précises par rapport aux problèmes que vous soulevez pendant la mise en place du projet.

Qualités d’un consultant Microsoft Office

Un consultant Microsoft Office doit apporter son expertise sur plusieurs environnements comme Exchange, Azure et Office 365. Des compétences indispensables pour mettre en œuvre les solutions technologiques Microsoft des clients. En effet, il sera l’interlocuteur ou référent de ces derniers.

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange est une messagerie professionnelle performante que le consultant doit maitriser. Un dysfonctionnement va effectivement, empêcher une bonne communication dans l’entreprise qui va nuire à la productivité. Le consultant doit aussi avoir une expertise sur la messagerie pour limiter les risques pour la sécurité comme le piratage, la fuite de données ou les virus. Enfin, il doit adapter Exchange à la taille de l’organisation et ses contraintes liées à la mobilité ou le multi-device.

Microsoft Azure

Azure est la plateforme Cloud de Microsoft qui permet à une entreprise de gérer virtuellement une partie ou la totalité de ses opérations informatiques notamment les serveurs, le système de stockage de base de données ou les différents réseaux. De ce fait, Azure est très attractif pour les entreprises de toutes tailles. C’est une application indispensable pour permettre au consultant Microsoft Office d’accomplir facilement ses missions.

Microsoft Office 365

Avec Office 365 accompagnement, le consultant peut mettre en place un environnement de travail complet avec de multiples possibilités de personnalisation répondant aux besoins du client. L’écosystème de Microsoft permet donc d’avoir des outils professionnels, de partager les calendriers ou les documents et surtout s’adapter à l’entreprise.

L’importance pour le consultant d’avoir la certification Microsoft Office spécialiste

Passez un examen en suivant un programme Office spécifique afin d’obtenir une certification Microsoft Office Specialist. Être certifié va donner au consultant les compétences nécessaires pour tirer le meilleur parti d’Office. Pour passer l’examen, les candidats doivent être en mesure de démontrer la bonne application des principales fonctionnalités d’Office.

Des spécialistes dans le domaine comme Adaliance peuvent vous aider à atteindre votre but : notre réseau d’experts Microsoft est à votre service. Contactez-nous pour en savoir plus !

Accompagner et piloter la conduite du changement pour faire face à vos défis

Posted on by ADALIANCE

Les entreprises sont confrontées quotidiennement aux besoins de changement pour améliorer leurs performances et faire face à leurs défis. L’objectif est de faire face à la concurrence de plus en plus féroce de leurs compétiteurs dans de nombreux domaines : marketing, commercial, financier, digital, etc… Pour y faire face, des solutions comme la mise en place de nouvelles technologies ou la réorganisation pour être en conformité avec les nouvelles réglementations permettent, par exemple d’améliorer l’expérience client. Le changement en entreprise est une situation que va connaître la majorité des collaborateurs. Dans ce cas, une formation ou un accompagnement par des experts est nécessaire. Cet article va répondre aux problèmes concernant l’accompagnement et le pilotage de la conduite du changement.

Qu’est-ce qu’on entend par conduite du changement ?

La conduite du changement peut être définie comme étant un accompagnement d’un projet d’organisation ou de réorganisation en utilisant des méthodes qui ont fait leurs preuves. Elle s’applique durant un projet d’entreprise pour créer un produit ou un service de manière temporaire. La conduite du changement implique également la prise en compte du domaine humaine et les valeurs de la culture d’entreprise pour détecter les résistances au changement. L’objectif est de permettre la compréhension et l’acceptation des collaborateurs concernant les nouvelles règles du jeu tout en mettant en place un accompagnement du processus de changement.

Le fait de travailler sur les axes d’acceptation des changements va faciliter sa réussite et permettre d’anticiper les différentes contraintes. Les axes d’amélioration et de transformation devront ainsi être orientés en fonction de ces contraintes. Il faudra économiser l’énergie dépensée pour faire accepter le projet de changement. En d’autres termes, la conduite du changement se présente comme l’anticipation d’une organisation future qui va modifier un système existant dans le but de favoriser l’adhésion maximale des utilisateurs impactés.

Pourquoi accompagner et piloter la conduite du changement ?

Accompagner et piloter la conduite du changement permet de s’engager dans un monde en mouvement perpétuel. En effet, ces changements interviennent de façon plus fréquente et plus complexe à notre époque. Être capable de produire des résultats pendant les différents changements va faciliter l’accomplissement de la stratégie de l’entreprise. En plus, la gestion du changement va développer les compétences d’une organisation avec la capacité à faire face à des modifications simultanées.

L’un des enjeux de l’accompagnement de la conduite du changement organisationnel va répondre directement aux exigences du moment en apportant les résultats attendus. Savoir gérer ce changement permet de réduire les écarts entre les produits et les résultats recherchés au quotidien dans votre entreprise.

L’amélioration apportée par les changements met en avant l’importance humaine. L’efficacité de ces transformations étant liée au fait que les collaborateurs vont modifier de manière favorable leur mode de travail. Ainsi, une masse importante d’entre eux doivent participer aux projets qualifiés d’importants. La gestion du changement va ainsi, aider les personnes à modifier leurs méthodes de travail pour contribuer activement à l’application des nouveautés et assurer un retour sur investissement.

Si la gestion du changement est appliquée efficacement, vous aurez plus de chance d’accomplir efficacement les objectifs. En effet, des études ont démontré qu’une bonne gestion des transformations va augmenter la probabilité de réussite du projet.

Les étapes clés pour accompagner et piloter la conduite du changement dans votre entreprise

Pour accompagner la conduite de changement, plusieurs grandes étapes doivent être respectées.

Faire un diagnostic organisationnel

Avant la modification d’une organisation au sein de l’entreprise, il est indispensable de comprendre le fonctionnement, la culture et les valeurs de la situation actuelle pour espérer avoir une vision globale des acteurs. Cette recherche d’informations permet de détecter les dysfonctionnements et les principaux axes à améliorer. Si vous faites appel à un consultant en transition, il va commencer son intervention en faisant, par exemple, une série d’entretiens en compagnie des dirigeants de la société.

Adopter une méthodologie de changement

La conduite du changement répond à plusieurs étapes qu’il est important de définir en amont en adoptant une méthodologie précise. Cette dernière permet de proposer un plan d’action adapté aux spécificités de l’entreprise et des collaborateurs en prenant en compte un calendrier social. Le but étant d’assurer l’adhésion de toutes les parties prenantes. Ainsi, l’absence de méthodologie dans le pilotage du changement peut être source d’échec.

Anticiper les ressources et les charges

La conduite du changement ne doit pas s’improviser dans l’entreprise, l’idéal est de nommer un chef de projet qui va prendre le rôle de change leader. Avec son équipe, il aura la charge de sécuriser le déploiement du projet. De plus, il sera l’interlocuteur privilégié en cas d’inquiétudes des autres collaborateurs de l’entreprise par rapport aux transformations envisagées.

La communication en interne

Aucun acteur de l’entreprise ne doit être oublié. Il est donc judicieux de créer un réseau de communication interne. Cela va rendre le projet plus concret auprès de tous les collaborateurs au niveau local, national voire international. Ainsi, la phase de communication est indispensable pour faire adhérer la direction, managers et cadres à la démarche. En plus, elle va rendre les initiatives de changements transparentes et transformer en même temps les résistances en opportunités. L’utilisation des outils de communication payants ou gratuits est à la disposition des salariés.

Les modalités de pilotage du changement

Après avoir défini les actions, les ressources, les objectifs et mobilisé les équipes, il est temps de déployer un plan de conduite pour effectuer le changement. Ainsi, le responsable de projet va accompagner les équipes en les aidant à franchir les différents obstacles qui risquent de perturber leur mission. Les managers sont en première ligne dans tout le processus de changement.

Pour faire l’évaluation des actions mises en place et déterminer si les objectifs ont été atteints, il est indispensable de mettre en place des indicateurs de performances. En fonction des résultats ou de l’évolution de la situation, des réajustements peuvent être entrepris. Le cas échéant, le manager devra mettre au point de nouvelles procédures pour enlever les blocages rencontrés par les équipes.

L’importance de la formation pour accompagner la conduite du changement

L’accompagnement et le pilotage de la conduite du changement nécessitent pour les managers ou les collaborateurs de suivre une formation spécifique. Un cabinet expert dans ce domaine comme Adaliance va vous faire comprendre les concepts et notions fondamentaux de la méthodologie. Vous aurez en plus une vision claire des avantages organisationnels d’une conduite efficace du changement.

À noter que les modules de formation permettent également de développer les compétences nécessaires à la mise en œuvre de la transformation recherchée.

La formation sur mesure favorise le développement du salarié et sa montée en compétence notamment par l’accès à des séances de coaching individuel ou un accompagnement pour de nouvelles responsabilités du collaborateur. Un programme de mentorat peut aussi être mis en place dans votre entreprise pour partager les expériences acquises.

Le consultant va également élaborer un plan de formation personnalisé pour ne pas entraver l’activité de l’entreprise qui doit continuer. Il faut donc réussir à combiner l’activité quotidienne de l’entreprise et les cessions de formation. En d’autres termes, il s’agit de mettre en œuvre un ensemble de formations en fonction des projets, des personnes et leurs besoins concrets. Des actions ponctuelles du consultant sont aussi à prévoir pour plus d’efficacité dans l’accompagnement de la conduite du changement.

Recourir à un consultant externe en sécurité informatique et en cyber sécurité

Posted on by ADALIANCE

Malgré le fait que la numérisation du monde offre de nombreuses possibilités aux entreprises, cette situation a également contribué à l’augmentation des risques liés à la cybersécurité. Plusieurs facteurs peuvent contribuer à l’augmentation des cyberattaques notamment l’utilisation et le développement de l’e-commerce ou le transfert des données en ligne. Ainsi, ces différentes situations ont rendu la sécurité informatique de l’entreprise au centre de nombreux enjeux qu’il est important de comprendre. L’une des solutions est de faire appel à un consultant externe à l’entreprise spécialisée en cybersécurité.

Cybersécurité en entreprise : un sujet d’une brûlante actualité

La cybersécurité couvre un large domaine qu’il est important de maîtriser avant de pouvoir se protéger efficacement.

Qu’est-ce qu’on entend par cybersécurité ?

La cybersécurité peut se définir comme une stratégie qui a pour objectif de réduire les risques d’une cyberattaque et ses effets sur une entreprise et de se faire une protection des réseaux et les systèmes que vous utilisez. En d’autres termes, elle vise à protéger les ressources numériques des entreprises contre le piratage informatique des données ou les cyberattaques. La cybersécurité va donc utiliser des technologies, des modes de contrôles divers de vos informations sensibles. En plus, elle vise à empêcher l’accès non autorisé aux stockages des données dans des supports physiques, disques dur ou en ligne dans un cloud.

À noter que la cybersécurité diffère de la sécurité de l’information qui couvre un domaine plus vaste comme les versions papier des fichiers.

Les différents types de cyberattaques

Il existe deux principaux types de cyberattaques : externes et internes.

Les attaques externes causées par des tiers malveillants se font par l’usage des logiciels qui vont percer votre défense et installer des programmes indésirables dans votre réseau. Les pirates informatiques ont également recours au phishing qui consiste à envoyer des mails avec des liens nuisibles qui peuvent donner accès à des informations sensibles de votre entreprise.

Quant aux attaques internes, elles sont dues en majorité à des erreurs de manipulation intentionnelle d’un salarié. La divulgation par mégarde des informations sensibles voire leur suppression est également possibles. Dans certains cas, des employés vont abuser de leur droit d’accès pour détruire des fichiers importants de l’entreprise.

Cyberattaque : les risques pour l’entreprise

Les conséquences des risques numériques sont nombreuses sur l’activité de l’entreprise et sa situation financière. Les cyberattaques peuvent ainsi entraîner :

–          un ralentissement ou l’arrêt total des activités de l’entreprise à l’origine d’un chômage technique et de perte financière ;

–          une atteinte à l’image et la réputation de votre entreprise en cas de vol de données sensible au sein de votre société. Les clients vont donc perdre leur confiance et ne vont plus faire appel à vos services ;

–          des frais supplémentaires pour faire face à la crise et reconstituer les données volées ou détruites ;

–          Des sanctions sont aussi à prévoir dans le cadre du RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données en cas de non-respect des règles de sécurisation.

Les responsabilités au niveau de l’entreprise

L’entreprise est responsable civilement de son patrimoine informatique. Elle a l’obligation de veiller à la sécurité.de ses données et doit ainsi prendre toutes les précautions utiles pour assurer la sécurité des fichiers. Un contrôle est effectué par la CNIL pour faire respecter le RGPD.

Pour le chef d’entreprise, la défaillance de son système d’information va engager sa responsabilité au niveau pénal et civil. Il doit ainsi prendre des mesures techniques et d’organisation appropriée contre les risques internes ou externes. Sa responsabilité est engagée en raison de sa faute ou mauvais usage de son système informatique.

Pour le salarié, sa responsabilité est engagée dès qu’il commet une faute lourde dans l’exécution de ses missions. Une faute caractérisée par l’intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise. Il est responsable envers les tiers s’il agit en dehors de ses fonctions. À noter qu’en cas de délégation de pouvoir à un responsable de sécurité informatique, sa responsabilité ne peut être mise en cause que s’il est prouvé qu’il a commis une faute dans l’exercice de ses taches.

Les avantages de faire appel à un consultant externe en cybersécurité 

Pour faire face à la complexité de la mise en place du processus de gouvernance des risques et de la sécurité des données, des entreprises ont choisi d’externaliser cette fonction. En effet, faire appel à des spécialistes en cybersécurité offre de nombreux avantages et le coût reste raisonnable face aux risques immenses que ce type d’attaque fait courir à l’entreprise.

Ce type de consultant va s’adapter aux besoins et au budget de votre entreprise. C’est une solution de confort qui va également répondre aux attentes en termes de sécurité informatique. Le consultant en cybersécurité peut notamment vous accompagner dans le recrutement d’un nouvel employé dans le domaine de l’informatique.

D’autres services peuvent aussi être externalisés comme l’expertise de vulnérabilité, la surveillance des menaces et la gestion des équipements de sécurité. Un audit est effectué pour accompagner votre entreprise afin de mieux faire face aux problématiques liées à la sécurité informatique. L’expert va proposer une formation en sécurité informatique à vos collaborateurs pour vous aider dans la mise en place de votre projet.

En dernier lieu, il y a le service de conseil qui disponible pour vous aider à mettre en place une charte informatique sur mesure pour votre entreprise. Elle vise à définir les conditions dans lesquelles les salariés doivent utiliser leur matériel personnel et professionnel à l’extérieur de l’entreprise. Elle fixe également les modalités de connexion au système d’information de la société. Ainsi, il est interdit de faire certains usages comme le téléchargement de logiciel ou l’utilisation d’une adresse mail personnelle. L’usage d’internet est également précisé dans la charte en interdisant l’accès à des sites à risques.

Enfin, le consultant externe en sécurité informatique a bénéficié d’une formation dans le domaine de la confidentialité des données personnelles utilisées par l’entreprise conformément aux dispositions du RGPD en Europe et surtout en France.

Comment se mettre en conformité RGPD ?

Posted on by ADALIANCE

La mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD a pour objectif d’avoir un niveau de protection suffisant face aux risques de divulgation des données personnelles. Le RGPD est un enjeu majeur pour les organismes étatiques, les citoyens et les entreprises. Ainsi, en cas de plainte, ils pourront démontrer que toutes les mesures ont été prises pour parer les atteintes aux droits des internautes. La sécurisation des données personnelles porte à la fois sur le plan juridique et surtout technique. Dans cet article, vous allez découvrir les différentes étapes de la mise en conformité RGPD notamment au sein d’une entreprise.

La nomination d’un data protection officer ou DPO

Pour répondre à la question comment se mettre en conformité avec le rgpd, la première étape consiste à désigner un homme ou une femme qui va incarner le RGPD dans l’organisme ou l’entreprise. Le DPO doit ainsi avoir des compétences juridiques et techniques pour manipuler les données personnelles de votre structure.

En plus, le délégué à la protection des données ou data protection officier doit être un bon communiquant capable de résister aux pressions. C’est un poste rattaché à la direction générale, mais qui va délivrer en toute indépendance des recommandations pour être en conformité avec le règlement général sur la protection des données personnelles.

À noter que si nommer un DPO n’est pas obligatoire, il est conseillé de désigner un référent en charge du projet RGPD dans l’entreprise. Cependant, les PME pourront recourir à des prestataires spécialisés externes comme les avocats ou consultants (DPO externalisé ou mutualisé).

La constitution d’une cartographie ou registre du traitement des données

La seconde étape consiste à cartographier l’ensemble des données personnelles, informatisées ou sur papier, traité dans l’entreprise. Cette étape va identifier les processus concernés par le RGPD pour avoir une idée de leur niveau de conformité à ce dernier en les soumettant à une étude d’impacts. Les entreprises doivent disposer d’un registre des activités de traitement qui doit, par exemple, contenir les différents types de traitements effectués, les données recueillies ou utilisées, les acteurs traitant les données et les conditions d’exécution du traitement.

Dans cette étape, il est possible d’effectuer un audit des traitements qui peut se faire soit par l’analyse de licéité si les finalités respectent réellement la réglementation du RGPD. Quant à l’audit de l’organisme, il s’agit des droits des personnes concernées, la gestion des sous-traitants ou la sécurité informatique qui traite les informations dans la société. Dans la majorité des cas, il est préférable de confier la tenue du registre au délégué à la protection des données ou DPO. La mission de ce dernier consiste à le mettre à jour périodiquement. Ce travail préliminaire, par rapport au registre de traitement et leur utilisation, peut être demandé par la CNIL.

Le tri des données

Le tri des données est une étape qui entre dans la compliance rgpd. Il met en avant la collecte des données jugées uniquement nécessaires au traitement par l’entreprise. Les organismes privés ou publics doivent respecter le principe de minimisation des données en question. Des critères ont donc été mis en place pour chaque fiche de registre afin de répondre à des vérifications comme la pertinence des données, le traitement des données sensibles qui ne doivent pas faire apparaître les informations sur les origines raciales, opinions politiques ou religieuses voire l’orientation sexuelle.

La détermination de la finalité des traitements des données personnelles

Le RGPD pose une obligation par rapport aux traitements de données personnelles notamment pour déterminer leur finalité. L’exemple classique est la collecte d’information d’internautes ou de futurs prospects par l’intermédiaire d’un formulaire sur un site internet dont le but est la prospection commerciale pour vendre un produit ou un service. La finalité déclarée d’un traitement va donc fixer la limite. Il est, de ce fait, interdit de traiter les données avec une finalité incompatible.

En plus, les objectifs de traitements doivent être déclarés dans le registre des traitements pour être portés à la connaissance des personnes concernées.

Enfin, la durée de conservation des données va dépendre en grande partie de son utilisation bien qu’il soit interdit de les conserver pendant un laps de temps trop long.

La détection des risques majeurs sur les données

Les pratiques au sein de l’entreprise peuvent contribuer à favoriser les risques pour les droits et libertés des individus. Il est donc indispensable de mener une étude d’impact ou PIA sur les mesures qui menacent la vie privée des personnes concernées comme le contrôle des accès ou gestion des droits et habilitations.

La réussite d’un programme de conformité suppose l’identification des risques au regard de l’existant en référence aux travaux pour arriver à un niveau de protection adéquat. En ce sens, pour gérer correctement les risques, une étude d’impact sur la protection des données doit nécessairement passer par l’organisation des documents.

Établissement d’un plan d’action

Pour réaliser la conformité avec le rgpd, il est important après la phase cartographie d’établir un calendrier d’actions de contrôle ou de correction par rapport aux objectifs ou les contraintes en lien avec la gestion des risques. En effet, sur la base de l’état des lieux, un plan d’action doit être mis en œuvre. Pour cela, il faudra engager des travaux informatiques pour sécuriser les données comme une anonymisation ou un chiffrement. Ensuite, vous devez vous assurer de ne collecter que les données nécessaires à votre activité. Il faut aussi déterminer la base juridique pour collecter des données. En d’autres termes le titre juridique qui donne le droit à votre entreprise de traiter les données pouvant se matérialiser par un contrat nécessitant le consentement du client.

La mise en conformité rgpd concerne aussi les sous-traitants considérés comme coresponsables au regard de la réglementation européenne. Dans ce cas, les contrats fournisseurs doivent avoir une clause précisant leurs nouvelles obligations et responsabilités. Cette obligationen question concerne également les prestataires en dehors de l’Union européenne lorsqu’ils gèrent les données des citoyens européens.

Enfin, la planification des actions doit comprendre la sécurisation des systèmes de récupération et de stockage des données.

Organisation des processus de gestion internes

Pour augmenter le niveau de protection des données personnelles en permanence, il convient de mettre en place une gouvernance spécifique pour garantir l’intégrité de ces données, de la collecte à leur suppression. Pour y parvenir, vous devez créer des procédures internes qui assurent la prise en compte de la protection des données à tout moment en ne négligeant aucune situation lors du traitement comme les failles de sécurité, la gestion des demandes de modification d’accès ou le changement de prestataire externe.

Durant ce processus, le personnel avec les personnes concernées par la collecte des données doit être tenu informé. Ensuite, des procédures obligatoires doivent être mises en place comme celui de la gestion des exercices des droits de la personne ainsi que la protection des données. Ils doivent connaître les procédures à suivre en cas de violation de données personnelles ou de contrôle par la CNIL.

La conformité rgpd n’est pas une image fixe, mais il convient de le maintenir durant un temps déterminé en faisant, par exemple, des audits réguliers et obligatoires.

L’obligation d’informer les clients et collaborateurs de l’entreprise

Avec le RGPD, les entreprises doivent renforcer leur obligation d’information et de transparence envers les utilisateurs. C’est dans cette optique que des supports ou mentions d’information doivent préciser les raisons de la collecte, les entités ou personnes qui autorisent le traitement et la durée de conservation des données.

Le transfert des données en dehors de l’Union européenne par des entreprises comme Google est légal si elles informent les utilisateurs de leurs services. Il faut aussi informer les clients que le RGPD consiste à renforcer leurs droits comme le droit d’accès, le droit d’opposition, le droit d’effacement, et le droit à la limitation du traitement.

Au niveau des relations de travail, l’employeur est le premier responsable du traitement des données par ses employés. Une situation prévue dans le contrat ou code du travail va obliger l’employeur à traiter des données concernant son personnel : le salaire, les évaluations, les congés. À noter que l’entreprise doit sensibiliser ses collaborateurs à respecter la vie privée des clients.

Ils doivent aussi être informés par rapport aux nouvelles obligations introduites par le Règlement Général sur la Protection des Données. À titre d’exemple, la société doit rappeler aux salariés qu’un fichier Excel contenant des informations sur les clients peut être considéré comme un traitement de données personnelles. Dans tous les cas, dans le cadre des relations avec les clients, elle est responsable de leurs données.

La sécurisation des données personnelles

La sécurisation des données personnelles est un principe posé par le RGPD. Ce sont des dispositions obligeant les responsables du traitement à tout mettre en œuvre pour garantir la sécurité de ces informations. Les principes de sécurisation se base sur :

  • la confidentialité des données qui ne seront accessibles qu’aux personnes autorisées ;
  • l’intégrité des données qui ne doit ni être altérée ou modifiée ;
  • la disponibilité des données en permanence pour les personnes autorisées.

Quant aux mesures de sécurité proprement dites, plusieurs techniques sont mises à la disposition des entreprises comme le chiffrement des données pour assurer la confidentialité ou la pseudonymisation des données.

Les modalités pour conserver les données

Il faut rappeler qu’en principe, la conservation des données personnelles est limitée dans le temps en fonction de l’objectif de traitement.

Il existe plusieurs méthodes pour conserver les données. En premier, il y a l’archivage courant qui est à la charge du responsable du traitement de données. La durée de cet archivage doit être prévue par un contrat. En second lieu, il y a l’archivage intermédiaire qui permet aux données d’être conservées un peu plus longtemps que la durée prévue par le contrat à condition que la loi fixe une durée supérieure. Enfin, l’archivage défini qui ne fait l’objet d’aucun effacement des données dites d’intérêt public comme les statistiques ou recherche scientifique.

Il est important de savoir que si aucune loi ne fixe une durée maximum de conservation, le responsable de traitement devra maintenir une durée proportionnée en fonction du but poursuivi par la récolte.

L’importance du recueil du consentement RGPD

Le recueil du consentement pendant le traitement des données personnelles est une obligation posée par le RGPD. Ce dernier a une définition précise du consentement comme étant la manifestation d’une volonté d’une personne à accepter le traitement de ses données personnelles. C’est le responsable du traitement qui doit demander ce consentement aux clients lorsqu’il s’agit de données sensibles constituées par les opinions politiques ou religieuses, les questions raciales, de santé ou orientation sexuelle.

Des dispositions préalables ont été imposées pour que le consentement soit valide. Les particuliers doivent avoir les informations importantes nécessaires à l’identité du responsable du traitement, son objectif et les catégories des données collectées. Ils doivent aussi être informés de l’existence du droit de retrait du consentement.

Pour les conditions de recueil du consentement, elles ont été mises en place pour protéger les particuliers. Ainsi, leur accord doit se matérialiser par un acte positif et clair. Il doit être univoque et que la personne ait conscience de donner sa permission. Une fois recueillie, cette dernière doit être libre sans contrainte, spécifique, et n’est valable que pour la finalité du traitement.

Le RGPD a aussi conféré des droits aux particuliers comme celui du retrait du consentement donné à tout moment. De même, le responsable du traitement doit être capable de prouver que la personne concernée a réellement donné son accord.

Concernant les personnes mineures, le RGPD a mis en place une réglementation qui pose l’âge du consentement à 16 ans. En France, il a été fixé à 15 ans. Mais en dessous de cet âge, le recueil de l’enfant doit être effectué auprès de l’enfant et des parents ou de la personne en charge de l’autorité parentale.

Pour conclure, l’étape ultime de mise en conformité au RGPD consiste à regrouper et constituer une documentation. Il est nécessaire que les actions réalisées soient réexaminées et mises à jour de façon régulière pour assurer la protection des données en permanence.