Rosny-sous-Bois : télétravail et prise en main de Microsoft Office 365

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Rosny-sous-Bois est une grande ville du centre-nord de la France. La ville est située dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France.

En 2019, la collectivité avait mis en place un portail collaboratif intégrant Microsoft 365 pour s’en servir comme outil de travail et pour leur réseau Intranet.

Avec le confinement et l’avènement du télétravail, le déploiement optimisé d’une plateforme de collaboration tel que Microsoft 365 est davantage au cœur des préoccupations. Pour la Mairie, il était plus qu’opportun de former ses agents à l’usage de cet outil, pour leur permettre de prendre en main la solution et favoriser une meilleure organisation du travail en mobilité. Le but : faciliter les échanges à distance entre les collaborateurs.

C’est ainsi que la Mairie de Rosny sous Bois a fait appel à ADALIANCE pour obtenir une formation à distance sur la mise en place de Microsoft 365 qui s’est tenue en 2 demi-journées pour chaque groupes.

 

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Livre blanc : Office 365

Posted on by Pia G-L

Comment booster le travail collaboratif, assurer le traitement des factures numériques et optimiser vos processus de transformation digitale avec la suite Microsoft 365 ?

Notre croyance est qu’il faut mettre l’humain au cœur de la transformation digitale des entreprises ! Il faut donner du sens, communiquer, accompagner, former, et mettre à disposition des entreprises les bons experts techniques. Pour cela, Adaliance fédère une équipe qui compte plus de 350 consultants, experts et formateurs.

Notre savoir-faire est de trouver la bonne personne, au bon endroit, au bon moment. Adaliance est qualifié Qualiopi. La qualification Qualiopi, norme de qualité en formation, constitue la reconnaissance de notre professionnalisme mesuré notamment par la satisfaction de nos clients et nous engage dans une démarche de progrès continue.

La certification qualité Qualiopi a été délivrée au titre de la catégorie d’actions suivante : Actions de formation.

Plus de 150 clients nous font confiance tels que BNP Paribas, Gucci, Roche, Crédit Mutuel, la FNAC, Foncia, Ingenico, M. Bricolage, Cegedim Santé, CCI Paris île de France, Crédit Mutuel, Les Apprentis d’Autueil…

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Travail collaboratif : tout savoir sur le fonctionnement de Teams

Posted on by ADALIANCE

La pandémie de Covid-19 conduit les entreprises à chercher des outils destinés à faciliter le travail collaboratif avec Teams qui est une application intégrée à Office 365, rapidement devenue un outil incontournable pour réussir la mise en place du travail collaboratif. Mais comment fonctionne Microsoft Teams en matière de travail collaboratif ?

Présentation de Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil utilisé dans le travail collaboratif. Il est gratuit pour les utilisateurs disposant d’une licence sur Office 365. Pour faciliter la collaboration dans l’entreprise, il reprend les fonctionnalités de Microsoft comme la messagerie instantanée, la création de canaux de discussion privée ou publique pour les membres de l’équipe, le stockage en ligne et l’échange des fichiers avec SharePoint.

D’autres outils collaboratifs vont s’ajouter à Teams comme Asana, Trello pour la gestion de projets, Salesforce pour la relation client ou PowerBI pour analyser les données. Plusieurs applications peuvent donc booster son efficacité.

Pour quelles raisons utiliser Microsoft Teams ?

Teams est un outil complet qui permet de gérer et de communiquer avec les équipes à distance. Vous pouvez donc collaborer facilement en interne ou en externe à l’entreprise.

Teams favorise la collaboration des équipes

Le premier rôle de Microsoft Teams est de favoriser la collaboration des équipes notamment grâce à ses fonctionnalités de chat et de visioconférence. Teams favorise également les échanges d’informations sur un client ou projet.

Avec Teams, travailler de n’importe où

L’un des avantages de Teams est la mobilité. Ce qui signifie que les membres d’une équipe n’ont pas nécessairement l’obligation d’être présents dans l’entreprise pour échanger des informations. Ils peuvent se connecter à l’application depuis un smartphone, un PC portable ou une tablette. L’important est d’avoir un accès internet pour consulter les messages et documents n’importe où.

Travailler mieux avec Teams

Pour permettre aux membres d’une équipe de travailler ensemble en fonction de leur habitude de travail, Teams a mis en place des applications que les collaborateurs maitrisent déjà comme Office avec Word et Excel. Pour la gestion des projets, ils peuvent modifier en simultanée un même fichier. Des applications externes comme Adobe ou PowerBi peuvent être utilisées par les équipes.

Travailler en sécurité avec Teams

La plateforme de Teams utilise les paramètres de sécurité de Microsoft notamment la conformité RGPD, les certifications ISO en Europe et le système de double authentification.

Les applications indispensables pour mieux collaborer sur Teams

Voici un aperçu des applications pour permettre un excellent travail de collaboration avec Teams.

Microsoft Forms

C’est une application qui permet de créer des sondages ou questionnaires sur la plateforme de travail collaboratif Teams. Elle va également collecter les réponses en sachant que cet outil tout aussi efficace pour créer des enquêtes de satisfaction auprès des clients, et sonder la satisfaction des équipes. Le but est de connaître leur opinion sur un projet. Cette application va également inclure les collaborateurs dans le processus de décision de l’entreprise.

Microsoft Planner

L’application Microsoft Planner va aider dans la mise en place du travail d’équipe de manière très  intuitive et permettre aux équipes de gérer leurs tâches, d’organiser leurs projets et de partager les fichiers. Ce gestionnaire de tâches va ainsi favoriser le suivi du travail en cours sur un tableau de bord. A noter qu’il peut s’intégrer facilement à Teams.

Power BI

C’est un logiciel qui va vous aider à visualiser les données brutes de manière lisible. Power BI est donc une solution de Business Intelligence pour analyser les données. Pour ajouter cet outil à Teams, il suffit d’ajouter un nouvel onglet de l’application. Son tableau de bord va ainsi mesurer la marge brute de l’entreprise, recenser le nombre de clients et de produits. Le cas échéant, vous pouvez suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires.

Stream

Stream est une solution qui permet le partage des vidéos entre les équipes de collaborateurs en toute sécurité notamment pendant les réunions ou les formations. Il s’agit du logiciel idéal en période de télétravail pour améliorer la communication interne et faciliter le partage des informations.

Polly

Avec Polly vous pouvez créer en quelques clics des sondages. Mais contrairement à Microsoft Forms, cette application a été spécialement conçue pour des plateformes de communication collaborative telles que Slack ou Zoom permettant ainsi d’avoir des réponses instantanées. Polly donne la garantie aux entreprises de prendre les bonnes décisions avec un sondage des équipes.

Karma

Karma est un outil collaboratif très original qui permet de distribuer de bons points aux collaborateurs pour les remercier de leur participation au développement de l’entreprise. Avec ce logiciel, vous allez partager avec les membres de votre équipe des feedbacks sur la réalisation d’un projet. L’objectif est de saluer le travail collaboratif des salariés. Cet outil va ainsi créer un lien entre les collaborateurs en partageant des moments de complicité.

En conclusion, les fonctionnalités multiples et les outils divers de Microsoft Teams permettent de mettre en œuvre un travail collaboratif efficace au sein de l’entreprise.

Microsoft Teams : comment ça marche ? Quels sont ses avantages ?

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Dans le contexte sanitaire actuel et du rebond de la pandémie de Covid-19, il est possible que les entreprises doivent remettre en place le télétravail. Cependant, cette transition peut apparaitre difficile pour certaines d’entre elles. Dans ce cas, Microsoft Teams apparait comme l’outil indispensable dans ce domaine. Mais, il est important de comprendre son fonctionnement, ses avantages pour optimiser son utilisation.

Qu’est-ce qu’on entend par Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est une plateforme collaborative qui organise le travail à distance à travers une interface ergonomique, des fonctions de visioconférence, de messagerie instantanée et d’autres fonctionnalités.

Présentation de Microsoft Teams

Microsoft Teams est réputée pour sa visioconférence. Il est devenu en quelques années la première plateforme collaborative utilisant une messagerie instantanée, des appels audio ou des agendas partagés.

Lancée en 2016, Teams se présente comme un hub de digital workplace qui s’appuie sur les fonctionnalités de Microsoft 365, de SharePoint et de OneDrive pour transférer et stocker des fichiers.

Le logiciel Teams copie également OneNote pour la prise de notes et Planner pour partager les tâches entre les collaborateurs.

Enfin, Skype pour faire une conférence téléphonique.

Comment installer le logiciel Microsoft Teams ?

Avant de télécharger Microsoft Teams, vous devez vérifier si l’application est déjà installée sur votre PC Windows. S’il n’est pas encore présent sur votre ordinateur, connectez-vous à Microsoft 365 en utilisant votre adresse email et votre mot de passe. Puis, cliquez sur le bouton Menu pour sélectionner Teams.

Lorsque Teams est chargé, cliquez sur le menu Paramètres et téléchargez ensuite l’application sur le bureau. Enfin, exécutez le fichier qui vient d’être téléchargée. Pour vous connecter, il vous suffit d’utiliser les mêmes identifiants que sur Microsoft 365.

Comment fonctionne Microsoft Teams ?

Pour pouvoir rejoindre une session en visioconférence dans Microsoft Teams, vous devez cliquer sur le lien donné par l’organisateur à partir de votre navigateur web ou à partir du mail d’invitation. Mais pour profiter de l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme, il faudra télécharger le bon programme soit pour Windows, Linux ou application mobile. En effet, après l’installation du logiciel, pour lancer Teams, vous devez vous connecter avec un email ou un compte Microsoft.

À noter que si les utilisateurs cliquent sur « Rejoindre » ou « Créer une équipe », ils vont se constituer une nouvelle équipe de travail. Ils peuvent aussi rejoindre une équipe qui existe déjà. Pour centraliser les messages, il est possible de créer ou entrer dans des canaux au sein du service de l’entreprise. Une fois l’intégration dans une équipe faite, le collaborateur va profiter de toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams.

Est-ce que Microsoft Teams est gratuit ?

Microsoft a mis en place une version gratuite de Teams. Cependant, les réunions sont limitées à 60 minutes avec un nombre maximum de 100 personnes. De même, la capacité de stockage par utilisateur est limitée à 2 Go si c’est de 10 Go pour les fichiers partagés.

Au contraire, les versions payantes de Teams offrent des capacités d’accueil et de stockage largement supérieurs. Des fonctionnalités plus avancées et un support sont également disponibles.

Les principales fonctionnalités proposées par Microsoft Teams ?

Avec Microsoft Teams vous pouvez organiser des réunions virtuelles avec Agenda Teams. Pour cela, il suffit d’envoyer des invitations aux membres du canal ou à partir d’Outlook.

La seconde fonctionnalité permet aux membres de l’équipe de travailler sur un même document. Il est ainsi possible de laisser des commentaires dans la conversation de groupe ou utiliser l’écran partagé pour monter un contenu à l’ensemble des participants de la session en ligne.

La gestion et la répartition des tâches au sein de l’équipe sont facilitées avec Microsoft Teams. En effet, l’application Tasks va organiser et assurer le suivi de toutes les tâches de manière collectives ou individuelles.

Les avantages de Microsoft Teams pour les entreprises.

Pour les entreprises, notamment ceux en télétravail, Microsoft Teams apporte de nombreux avantages non négligeables.

Optimisation du travail d’équipe

Microsoft Teams a été créé pour le travail d’équipe. Ses membres vont pouvoir échanger dans des conversations, s’interpeller à travers des appels audio ou se réunir en visioconférence et éditer des documents ensemble lorsqu’ils sont en télétravail.

Des outils collaboratifs performants

Avec Teams, les collaborateurs vont disposer de tous les outils pour collaborer même à de très longues distances.

Ainsi, contrairement à Microsoft 365, les ressources ont été rassemblées dans un même espace de travail, notamment un cloud sécurisé.

Microsoft Teams a un caractère évolutif et adaptatif

Teams propose un store regroupant plusieurs centaines de logiciels tiers dédiées pour améliorer la production, la gestion de projet ou les postes comme le marketing, les ressources humaines et le service client. Le cas échéant, une entreprise peut y créer ses propres applications avec Power Apps ou des chatbots en utilisant Virtual Agents.

Microsoft Teams a des possibilités étendues

Le logiciel est un environnement de travail unique, mais disponible sur de nombreux supports. Il peut être utilisé n’importe où et n’importe quand avec un terminal. Ses fonctionnalités variées sont accessibles depuis un ordinateur, un smartphone, une caméra ou des équipements spéciaux pour des réunions.

Pour conclure, peu importe l’endroit où sont vos collaborateurs, ils auront droit aux mêmes outils et données pour être productifs avec Microsoft Teams.

Comment utiliser Office 365 Teams ?

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Avec la diversité des besoins et des compétences au sein des entreprises, il est apparu indispensable d’avoir à disposition des collaborateurs des outils adaptés comme celle proposée par Microsoft Teams notamment avec la gamme Office 365 Teams. Ses nombreuses fonctionnalités et sa version gratuite en font l’un des premiers outils collaboratifs au monde avec plusieurs centaines de millions d’utilisateurs. Mais pour apprendre à utiliser ce genre d’outil, il est primordial de suivre une formation proposée par des cabinets d’experts comme Adaliance. L’objectif étant de maîtriser toutes les options avancées d’Office 365 Teams.

Comment utiliser Office 365 Teams ?

Office 365 teams se présente comme une plateforme collaborative qui va permettre de fluidifier les échanges entre les collaborateurs d’une même entreprise. Au même titre que des concurrents comme Slack ou Zoom, Microsoft Teams va remplacer les outils traditionnels de messages par e-mail par des conversations directes en temps réel entre les équipes. Après un peu plus de 4 ans d’existence, c’est un outil qui se présente comme une réponse aux attentes des entreprises dans le domaine de la communication facilitant le travail à distance.

Les principales fonctionnalités de Microsoft Office 365 Teams

Office 365 teams est utilisé comme une messagerie instantanée avec l’intégration progressive des fonctionnalités de communication initialement réservées à Skype. Il intègre la fonction de la visioconférence permettant de lancer un appel vidéo avec les collaborateurs sur une même interface et propose une intégration directe de visioconférence avec la possibilité de lancer un appel vidéo ou audio avec plusieurs collaborateurs à la fois.

Microsoft Teams a également la fonctionnalité de partage d’écran et de fichiers avec la possibilité de diffuser directement sur l’écran d’un Smartphone une conférence vidéo en profitant de la mobilité que cette fonction propose. L’intégration dans Microsoft 365 permet de procéder à la création de documents Word, Excel ou PowerPoint.

Quant à la fonction enregistrement de la conférence, elle permet aux collaborateurs absents de profiter d’une rediffusion. À noter qu’Office 365 Teams va gérer toute la téléphonie IP professionnelle de l’entreprise.

Pour assurer la sécurité de vos échanges, Microsoft Teams a recours à l’authentification multifacteurs et le chiffrement des données en transit.

D’autres fonctionnalités vont améliorer l’expérience des utilisateurs et des clients avec l’ajout des relations externes à l’entreprise via une simple adresse mail. Dans ce cas, les invités vont rejoindre les appels audio et vidéo sans accéder à Microsoft Teams.

Des applications peuvent aussi être ajoutées sur la plateforme pour avoir un espace de travail personnalisé qui répond à vos besoins.

Est-ce possible d’utiliser Teams gratuitement ?

Pour utiliser Teams gratuitement, il suffit d’ouvrir votre navigateur, de sélectionner le bouton d’inscription gratuit et de renseigner votre adresse mail ou celle de votre école. Quant à l’utilisation entre amis ou en famille, vous êtes obligé de vous inscrire sur Skype.

Pour un usage gratuit en relation avec votre activité professionnelle, les informations vous concernant seront à nouveau demandées avec une authentification via votre téléphone.

L’étape suivante consiste à indiquer les autres informations vous concernant (nom, prénom, etc.) et à appuyer sur le bouton configurer Teams. La création de votre compte peut prendre quelques minutes.

La dernière étape va vous obliger à télécharger l’application de bureau Teams ou à utiliser l’application Web Teams.

Comment utiliser Teams efficacement ?

Pour utiliser efficacement Microsoft Teams, il est impératif de maîtriser ses fonctions de base.

Comment télécharger l’application Microsoft Teams ?

Après avoir effectué votre inscription sur le site de Microsoft Teams et cliqué sur le bouton télécharger l’application Windows ; à la fin du téléchargement, vous pouvez ouvrir l’application de bureau sur votre ordinateur en exécutant le fichier. Vous n’aurez plus qu’à entrer votre mail puis votre mot passe pour intégrer la plateforme en ligne. Quant à l’application mobile, il est disponible gratuitement sur les plateformes Google Play Store et l’Apple Store.

Comment ajouter un contact ?

Pour ajouter un contact, il suffit d’aller dans l’onglet conversation puis cliquez sur inviter des contacts. Vous pouvez utiliser trois choix d’invitations qui sont :

–          la création d’un lien d’invitation pour le coller dans un mail ou un chat ;

–          l’envoi des invitations à la liste des contacts sur votre compte Microsoft ou Google ;

–          l’envoi par courrier électronique en indiquant l’adresse des contacts à ajouter.

Comment créer une équipe ?

Une équipe est par définition un groupe de personnes réunies pour accomplir une tâche dans votre entreprise. Les équipes vont se constituer en canaux. Ils représentent les conversations que vous avez avec vos collaborateurs. Chaque canal est dédié à un projet, département ou sujet spécifique.

Pour créer une équipe privée, vous devez ouvrir l’onglet équipes et cliquez sur inviter des contacts en bas à gauche puis créer une équipe. Une fenêtre va s’ouvrir en vous offrant différentes possibilités de création d’équipes. Vous pouvez ainsi en créer à partir de zéro, c’est-à-dire un groupe Microsoft 365. L’équipe peut aussi être conçue à partir d’un modèle qui créera de manière automatique son architecture avec les applications et canaux en fonction de votre projet, service proposé et organisation de l’entreprise. À noter qu’il est possible de créer une équipe privée ou publique selon votre choix.

Comment créer un canal de discussion ?

Pour créer un canal de discussion sur Teams, vous devez faire un clic droit sur l’équipe, puis cliquez sur les trois petits points et choisir d’ajouter un canal. Vous allez ensuite nommer le canal et définir le niveau de confidentialité. Le cas échéant, vous pouvez ajouter une description du canal de communication. Pour trouver des canaux de discussion, vous pouvez cliquer sur l’icône de l’équipe en question.

Comment démarrer une réunion ?

Pour lancer une réunion, il faut cliquer sur le bouton démarrer une réunion. C’est une option disponible à tout moment et n’importe où. Il est également possible de faire une réunion dans un canal de discussion spécifique en cliquant directement sur ce dernier. Vous pouvez copier le lien de la réunion, copier pour l’envoyer par mail ou le partager dans la messagerie. Vous pouvez également ajouter des participants de façon directe en cliquant sur le bouton ajouter des participants sur l’interface de Microsoft Teams. Dans ce cas, la mise en place d’une réunion dans Teams est analogue à celui auquel vous êtes habitué depuis Outlook.

Comment partager votre écran pendant une réunion ?

Vous pouvez à tout moment partager votre écran pendant les réunions en cliquant sur l’icône avec une flèche dans la barre des outils en haut de la fenêtre. Le partage peut se faire avec les participants sur votre bureau, un onglet du navigateur, un logiciel ou un PowerPoint. Le cas échéant, vous pouvez aussi partager les fichiers présents sur l’ordinateur en cliquant sur parcourir. Concernant le partage de dessin ou schéma, vous devez cliquer sur l’onglet tableau blanc.

Quelles fonctionnalités avancées sont souvent méconnues ?

Après avoir vu les fonctions de base de Microsoft Teams, il est temps de voir certaines fonctionnalités avancées.

Comment supprimer un chat ?

Si vous avez besoin de nettoyer votre onglet discussion ou supprimer les messages erronés de Microsoft teams, vous avez deux solutions : effacer les messages spécifiques ou masquer l’ensemble du chat.

Pour retirer un message spécifique dans un canal ou une discussion spécifique, passez votre souris sur l’icône plus d’options et cliquez sur supprimer. À ce stade, il est encore possible d’annuler la suppression en cas d’erreur.

Comment installer des applications ?

Pour installer des applications sur Teams pour vous ou le reste de l’équipe, trois emplacements sont possibles. Vous pouvez le faire :

–          sur la barre latérale pour faciliter la personnalisation et le partage des informations avec les autres utilisateurs ;

–          sous forme d’onglets qui seront affichés pour l’ensemble de l’équipe. Les articles, les fichiers ou wiki y figureront par défaut ;

–          dans la fenêtre de discussion à côté des options d’emojis et de pièces. Pour l’utiliser, cliquez sur l’icône plus d’options et sélectionnez l’application à ajouter. Vous pouvez cliquer sur plus d’application, une méthode qui va afficher automatiquement la liste avec le filtre de messagerie.

Comment planifier des réponses automatiques pour vos absences ?

Teams vous offre la possibilité de planifier des réponses qui seront envoyées automatiquement au besoin lorsque vous êtes absent du bureau ou indisponible. C’est un moyen de notifier à vos collègues les motifs ou détails de vos absences. Pour activer cette fonctionnalité, cliquez sur votre nom en haut à droite de Teams puis sur paramètres. Ensuite, aller sur l’onglet général et cliquez sur planifier. Vous pouvez soit cocher sur activer les réponses automatiques et rédiger le message ou envoyer des réponses de mon organisation pour que les réponses soient envoyées à des destinataires. Vous pouvez aussi choisir l’option envoyer des réponses pendant une période donnée pour définir les dates et heures de votre absence.

Comment modifier l’arrière-plan de votre réunion Teams ?

Il existe deux méthodes pour modifier l’arrière-plan de votre réunion Teams. Vous pouvez choisir d’utiliser un arrière-plan flou ou une de vos images personnelles. Pour modifier l’arrière-plan à chaque début de réunion, vous devez :

–        cliquer sur le bouton afficher les effets d’arrière-plan ;

–        choisir un arrière-plan ou une image ;

–        cliquer sur ajout de vos images en de la fenêtre des paramètres.

À noter que l’image ajoutée doit être d’une qualité de haute définition au moins.

Les limites de Teams

Malgré le succès rapide de Microsoft Office 365 teams auprès des utilisateurs, il connait quelques limites qu’il est important de connaitre.

Le nombre de teams est, par exemple, limité à 250. Cependant, un utilisateur peut être membre de 1000 différents Teams. Quant au nombre de membres dans une équipe, il est aussi plafonné à 10 000. Le nombre de canaux par équipe est de 200. 10 000 est le chiffre limite pour les membres d’un groupe Office 365 pouvant être transformé en équipe.

Pour les appels, il ne faut pas excéder les 350 personnes avec une taille maximum de fichier PowerPoint de 2 GO. Au niveau du chat privé, le nombre de personnes autorisé est de 250. Quant aux événements en direct, la taille de l’audience ne peut dépasser 10 000 personnes pour une durée maximale de 4 heures.

Pour rappel, la version gratuite de Microsoft Teams ne prévoit que 2 Go de stockage par utilisateur et un accès Web aux applications Office les plus courantes comme Word, Excel et PowerPoint.

L’utilité de se former aux outils collaboratifs pour gagner en efficacité

La maîtrise des outils collaboratifs comme Office 365 Teams passe par des formations dispensées par des experts comme Adaliance. L’objectif de ces dernières étant la réussite de la transformation digitale de votre entreprise en mettant en place un suivi sur mesure pour engager et accompagner l’ensemble des collaborateurs. La maîtrise de Microsoft Teams permet de profiter de la productivité de ce logiciel et de son service de Cloud très puissant.

La formation proposée permet offre également une meilleure gestion des appareils et des fonctionnalités de sécurité avancées de cette plateforme. Les formations ont pour but de permettre aux collaborateurs de travailler plus efficacement à distance, en ligne ou hors-ligne avec les outils collaboratifs. Les équipes doivent tirer le meilleur parti de Microsoft Teams.

La formation propose également un accompagnement de l’ensemble de vos projets utilisant Teams en vous appuyant sur l’équipe de consultants, d’experts en développement de logiciel d’Adaliance. Vous allez donc apprendre à gérer les machines et applications de façon uniforme. La maîtrise des outils collaboratifs va permettre à vos équipes de réaliser la conception et la production des projets plus efficacement même en travaillant à distance.

Le bénéfice est direct pour votre entreprise, car vous allez bâtir une organisation qui va générer l’engagement de l’ensemble de l’entreprise pour augmenter leur performance grâce à la formation dispensée.

Enfin, vu le contexte actuel, la formation se fera en distanciel ou en blended selon les besoins de votre entreprise.

Pourquoi suivre une formation office 365 sur mesure ?

Posted on by ADALIANCE

Office 365 Teams est un outil collaboratif permettant de mener des réunions à distance et de partager des documents. Si votre entreprise a décidé de migrer vers Office 365, il est impératif de suivre une formation qui répond à vos besoins pour qOue le changement se passe dans les meilleures conditions pour les collaborateurs et l’entreprise. Certaines formations vont vous permettre d’obtenir des certifications Microsoft. Dans cet article nous allons voir les différentes raisons de suivre une formation Office 365 sur mesure proposée par un expert comme Adaliance.

Les avantages pédagogiques de la formation Office 365 sur mesure

La formation Office 365 sur mesure dispensée par des organismes comme Adaliance a pour principal objectif d’augmenter l’agilité et la productivité des collaborateurs tout en favorisant le travail d’équipe à travers des outils collaboratifs. Ainsi, à l’issue de la formation le participant devra être en mesure de :

  • découvrir le portail Office 365 ;
  • utiliser Microsoft 365 et les fichiers à partir du Cloud ;
  • travailler avec office online, Word, Excel, ou PowerPoint;
  • connaître les outils collaboratifs Microsoft Teams et Sharepoint ;
  • synchroniser des documents en local ;
  • communiquer avec les collaborateurs à distance ;
  • utiliser l’aide en ligne ;
  • protéger vos données en maîtrisant la sécurité des données et la gestion des appareils avancée.

Les formateurs en bureautique et numériques ont généralement une grande expérience de tous les logiciels Office 365. Ces experts vont vous proposer des méthodes et des outils se basant sur des études réelles auprès d’autres entreprises. À la fin de la formation, des attestations et certifications seront délivrées.

À noter que la formation s’adresse à toute personne qui souhaite s’initier au portail Office 365 et aux différents logiciels y afférent.

Le contenu de la formation Office 365

Adaliance propose plusieurs formations pour maîtriser les logiciels bureautiques de Microsoft 365. Voici une liste de programmes les plus utilisés par le grand public.

Formations Word sur MS Office 365

Les formations Microsoft Office Word sur Office 365 vont vous permettre de vous initier à ce logiciel de bureautique et de traitement de texte indispensable pour votre entreprise. Vous serez en mesure de créer des documents, de faire une mise en page, d’ajouter des tableaux et images. L’autre aspect de cette formation va vous permettre de devenir un expert en logiciel Microsoft en maîtrisant les fonctions avancées telle la création de modèle, de macros ou de styles. À l’issu de la formation, vous allez avoir une certification professionnelle.

Formations Excel sur Office 365

La première phase de la formation consiste à maîtriser les fonctions de base comme la création de tableaux et de calculs. Ensuite, vous allez découvrir les fonctionnalités avancées du logiciel notamment les tableaux croisés dynamiques. Le but de ce cours est de faire de vous un expert de Microsoft Excel.

Formation Microsoft SharePoint

La formation Microsoft SharePoint va vous apprendre davantage sur les fonctionnalités de la plateforme. En effet, il est important de comprendre les interactions entre les différentes applications. Le cours vous permettra ainsi d’enregistrer dans une bibliothèque de documents, d’utiliser des métadonnées et des affichages, de modifier des documents dans le navigateur dans Office 365.

Formation OneDrive sur mesure

Une formation OneDrive est très utile pour votre équipe de projet. Elle permet d’exploiter les nombreuses fonctionnalités du logiciel et de travailler en équipe dans les meilleures conditions. Les enjeux de cette formation sont nombreux à savoir la création et le partage de documents, la navigation dans l’espace OneDrive. Les exercices pratiques consistent à créer des documents avec des outils Online et les enregistrer dans le OneDrive.

Formation Teams

Avec la formation Teams vous allez découvrir les fonctionnalités clés de cette plateforme. Le but est de maîtriser :

–          la prise en main de Teams en ligne ;

–          utiliser les contacts favoris ;

–          établir une conversation avec le collaborateur distant ;

–          partager un écran et un document important pour votre entreprise.

Des travaux pratiques sont aussi proposés pour créer une équipe et coordonner la gestion avec agilité en utilisant les tâches disponibles sur Teams.

Une formation Office 365 qui va s’adapter au contexte, à l’environnement de votre entreprise

Adaliance va analyser les besoins de votre entreprise pour pouvoir proposer des formations pertinentes qui vont améliorer la productivité de vos collaborateurs. Ils vont donc travailler de manière efficace et plus rapidement. La personnalisation de la formation va ainsi dépendre de votre secteur d’activité ou de votre milieu professionnel.

Une formation à la fois ciblée et sur mesure

Si vos employés manquent de compétences après la migration vers Microsoft Office 365, Adaliance va proposer une formation personnalisée en fonction des besoins de l’entreprise dans Onedrive ou SharePoint par exemple. Selon l’urgence ou la situation géographique de votre entreprise, la formation peut se faire en présentiel ou distanciel. Pour cette dernière, le cabinet va mettre en place de classes virtuelles avec un nombre restreint de participants afin d’augmenter la proactivité des participants. La mise en place de petits groupes va donner l’occasion aux formateurs de présenter des solutions personnalisées à votre collaborateur.

Ces formations en petit groupe peuvent aussi se faire en présentiel pour consacrer plus de temps à l’accompagnement des participants en proposant des réponses sur mesure aux questions des participants. Les cours en présentiel sont plus proches des besoins des participants. Il est important de savoir que des formations individuelles sous forme de coaching en présentiel ou à distance sont également disponibles. Un plan de formations collectif en intra-entreprise ou inter-entreprise est également proposé.

Pourquoi faire confiance à Adaliance ?

La pédagogie mise en place par Adaliance a déjà prouvée à plusieurs reprises son efficacité, notamment du fait de sa dimension sur mesure. Adaliance est qualifiée OPQF et Data-dock. Ces différentes normes de qualité sont un gage de qualité et démontrent l’aptitude d’Adaliance à s’adapter à des entreprises dans des secteurs différents. Enfin, la formation d’Adaliance met l’accent sur le côté pratique pour permettre aux apprenants une meilleure maîtrise des outils collaboratifs dans l’Office 365.