Google Workplace est une solution digitale populaire. Actuellement, 60 % des entreprises du Fortune 500 l’utilisent pour augmenter leur productivité.
Ses atouts principaux ? Des applications d’optimisation pour tous les secteurs : management, reporting, communication, marketing, etc.
Découvrez comment les outils digitaux de Google Workplace optimisent les performances de vos équipes et de votre entreprise.
Pourquoi Google Workplace est la suite bureautique parfaite pour la productivité des équipes ?
La suite Google Workplace a deux fonctions principales : optimiser la collaboration et la productivité personnelle. Avec les différentes applications qui composent cet outil, les équipes travaillent mieux et communiquent de manière plus fluide.
Les bénéfices se font donc sentir à absolument tous les échelons de l’entreprise.
Pour les employés, c’est le gain de temps qui prime. Ils profitent de l’assistance de l’IA sur la plupart de leurs applications quotidiennes, bénéficient d’un accès aux données facilité avec un point d’entrée unique et d’outils performants pour effectuer l’ensemble de leurs tâches quotidiennes.
Le gain de temps par employé gagné grâce à Google Workplace débute, selon le géant de la tech, à pas moins de 1 h 30 par semaine.
De leur côté, les managers disposent d’une meilleure visibilité sur l’avancement des projets et d’une communication interservices plus fluide. Résultat, leurs décisions se basent sur des insights beaucoup plus précis, ce qui réduit le risque d’erreur.
Enfin, plus globalement, l’entreprise constate une augmentation mesurable de la productivité et crée un environnement de travail sécurisé.
Centralisation et gestion plus fiables grâce à Google Drive
L’une des meilleures fonctionnalités de Google Workplace concerne la centralisation des données. Avec cette suite d’outils digitaux, vous regroupez l’ensemble de vos datas sur une seule plateforme de travail (Google Drive).
Plus besoin de naviguer entre différents systèmes, grâce à un point d’entrée unique, les collaborateurs ont accès à des informations fiables et synchronisées. L’intégration sur Google Drive s’effectue de manière très intuitive et l’outil permet également de co-éditer des documents Google Docs, Google Sheets ou encore Google Slides.
Une meilleure communication grâce à Gmail, Google Meet et Google Chat
Google Workplace révolutionne également la communication interservices. Son outil phare dans le domaine ? Gmail, une boîte mails qui intègre également un calendrier pour une gestion fluide de tous les échanges.
En plus de Gmail, vous avez également accès à Google Meet pour organiser des vidéoconférences en toute simplicité. Il suffit de partager un lien pour inviter des participants. Le mode réunion propose aussi un système de discussions instantanées et permet le partage de fichiers.
Enfin, Google Chat est un réseau social interne pour les entreprises. C’est un excellent outil d’engagement et de partage d’informations. Globalement, ces outils impactent positivement la réactivité des collaborateurs.
Une gestion avancée des projets grâce à Google Tasks et Google Keep
Google Workplace ne s’adresse pas seulement aux équipes, mais aussi aux project managers. Avec Google Tasks, ils disposent d’une vue d’ensemble instantanée sur l’avancement des projets. Ils peuvent ainsi identifier rapidement les goulots d’étranglement et communiquer les correctifs à mettre en place.
Pour les collaborateurs directement intégrés au projet, Google Tasks permet également une totale transparence. Tous les membres impliqués sont informés de leurs progrès, de ceux des autres teams et des tâches qui les concernent.
À ce niveau, Google Apps Script est également d’une aide précieuse. L’outil offre aux utilisateurs la possibilité de créer des workflows et d’automatiser un grand nombre de tâches répétitives directement sur le cloud. De cette manière, ils peuvent se concentrer sur les tâches à plus haute valeur ajoutée.
Enfin, dans un projet, plusieurs secteurs de l’entreprise doivent généralement collaborer. Par exemple, les experts techniques doivent corriger les erreurs de services marketing sur les documents officiels. Ce type de communication est souvent source de malentendus, d’erreurs et de frustration entre les services.
Avec Google Drive et Google Docs de Google Workplace, c’est terminé. Les équipes travaillent en simultané sur un même document afin d’aligner les différentes visions et de faciliter les modifications.
Les aspects collaboratifs des outils de Google sont un énorme plus de la plateforme cloud.
Intégration de l’IA : le dernier boost de productivité proposé par Google Workplace
Google Workplace s’est récemment doté d’un outil d’IA qui permet d’améliorer encore plus les performances de vos équipes : Gemini. Cet assistant s’invite dans toutes les applications de la suite pour simplifier et optimiser leur utilisation.
Sur Google Docs, vous bénéficiez d’un service de rédaction assistée. Vous générez des textes plus rapidement et vous bénéficiez d’une correction de bien meilleure qualité.
Sur Google Sheets, vous intégrez automatiquement des formules et des tableaux dynamiques.
Avec Gmail, vous avez accès au tri de mail intelligent et automatique, à une aide à la rédaction et à un résumé des fils de conversations.
Google Meet intègre des résumés de réunions, la transcription des conversations et une assistance conversationnelle.
Google Workplace : le reporting de performance directement intégré à l’outil grâce à Work Insights
L’optimisation est au cœur de Google Workplace. La suite intègre même un outil de reporting de son utilisation par les équipes qui s’appelle “Work Insights”.
Grâce à des tableaux de bord interactifs, les équipes dirigeantes profitent d’insights sur l’utilisation des applications par l’ensemble des collaborateurs.
C’est un excellent moyen de savoir quels outils sont favorisés pour les projets et lesquels sont délaissés. Les métriques clés de l’outil sont : la productivité, l’engagement et la collaboration.