En quoi consiste le travail collaboratif en entreprise ?

Le travail collaboratif est de plus en plus populaire dans les entreprises et avec la numérisation, il est devenu plus facile pour les employés de combiner leur savoir-faire, leurs compétences et leur expérience pour atteindre des objectifs communs.  Découvrez dans cet article, en quoi consiste le travail collaboratif.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif permet de réunir les connaissances et les compétences des employés en organisant leurs actions et en les coordonnant pour atteindre un objectif précis.

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont essentielles pour alimenter ce mode de travail. Contrairement aux méthodes de travail fondées sur des relations hiérarchiques, le travail collaboratif permet de placer tous les membres d’un groupe au même niveau, sur un pied d’égalité.

Avantages et bénéfices du travail collaboratif

Gain de temps

L’un des principaux avantages de la collaboration est le gain de temps. Le temps est une ressource précieuse et incompressible. Ce gain de temps est obtenu en centralisant beaucoup d’informations sur des plateformes de collaboration. En plus de l’utilisation des outils de collaboration qui sont fournis avec.

Plus de flexibilité

Avec votre expérience, vous savez que ce que vous planifiez se passe rarement comme prévu. Parce que des événements imprévus et des modifications du planning se produisent inévitablement. C’est là que le travail collaboratif entre en jeu, car il apporte flexibilité et adaptabilité face à ces imprévus. En effet, il vous permet de vous adapter plus facilement au changement. Afin de ne pas compromettre ou retarder la réussite de vos projets.

Plus de performance

La mise en œuvre du travail collaboratif passe nécessairement par le déploiement d’outils de collaboration. Il s’agit, entre autres, de la vidéoconférence (Zoom, google meet), de la messagerie instantanée (Teams, Slack), des réseaux sociaux d’entreprise (Workplace), des outils de gestion de projet (Asana, Monday, Trello) et des espaces de travail numériques. Ces outils facilitent le partage et l’accès aux informations, aux documents ou au suivi des projets. Cela peut se faire à tout moment, que les équipes soient à distance ou au bureau. L’utilisation de ces outils contribue à une meilleure organisation et gestion des projets, ce qui se traduira par d’importants gains de temps.

Travail collaboratif à distance

Avec une généralisation du télétravail, ou des plannings hybrides, les équipes travaillant sur un même projet sont souvent éloignées les unes des autres. Il existe donc un besoin croissant d’outils de collaboration en ligne pour relever ces défi où les compétences ne sont plus systématiquement concentrées en un seul endroit.

Interagir dans un environnement structuré

Si l’email est la solution la plus répandue, il présente un certain nombre d’inconvénients en termes d’efficacité pour la collaboration à distance. Pour mener à bien un projet impliquant plusieurs collaborateurs, il est parfois nécessaire de pouvoir se communiquer de manière plus instantanée grâce à une messagerie en ligne comme Slack ou Teams. Les emails auront davantage valeur de comptes-rendus, de partage d’informations plus complexes ou nécessitant davantage de texte. Le partage de documents par mail n’étant pas toujours fiable (oubli de pièce jointe, lourdeur des fichiers à partager etc), on préfèrera des dossiers partagés comme sur Drive.

Collaborer en temps réel

Il est également difficile de suivre l’avancement exact des tâches confiées aux collaborateurs et employés par le biais de la communication par email, alors que des outils dédiés offrent la possibilité de résumer l’avancement des éléments du projet et de connaître les informations actualisées en temps réel. Cela rend la collaboration en ligne plus efficace et permet une meilleure mise à jour et distribution des tâches. On pourra se coordonner via des outils de gestion de projet comme Asana, Monday, Trello. L’attribution des rôles pourra également être paramétrée directement dans ces outils. Chaque membre du projet pourra suivre en temps réel son avancement, et être notifié si nécessaire.

Maintenir et développer la dynamique de groupe

La motivation et la participation des utilisateurs sont aussi essentielles pour mener un travail collaboratif de qualité. C’est pourquoi, en l’absence de réunions physiques pour insuffler la dynamique, il est important de fournir des outils faciles à utiliser afin de compenser ce manque. Il sera possible d’échanger en visio grâce à Google meet, Teams, Slack, Zoom et bien d’autres acteurs présents sur le marché aujourd’hui. Des messages réguliers et des informations ciblées font partie des éléments qui entretiennent ce dynamisme et créent une puissante synergie. La facilité d’utilisation des outils de collaboration en ligne permettra d’apprécier ce mode de fonctionnement. S’ils sont trop complexes, il existe un risque psychologique que les employés s’isolent et évitent de les utiliser, par crainte et/ou par honte. Prenez soin de fournir la documentation suffisante et former vos collaborateurs à chaque fois qu’un nouvel outil est introduit.

Adopter différentes des méthodes de travail

Ces différentes méthodes de travail nécessitent une certaine adaptation, la collaboration à distance étant relativement nouvelle. La meilleure façon de convaincre les futurs utilisateurs est de leur présenter les fonctionnalités exactes et simples qu’ils utiliseront. Une formation spécialisée vous aidera à maîtriser à la fois les outils et les méthodes pour piloter ce nouveau mode de collaboration en ligne plein d’avenir.

Espaces de travail collaboratifs

Attention à la confusion : les espaces de travail collaboratifs, ou espaces de coworking, sont des bureaux où des employés de différentes entreprises travaillent sous un même toit. Les entreprises qui partagent ces espaces de travail peuvent être de toute taille, qu’il s’agisse de start-ups en pleine croissance ou de sociétés internationales déjà bien établies. On y retrouve généralement un mélange d’espaces privés et partagés, ce qui permet aux employés de différentes structures d’avoir plus de flexibilité pendant les heures de travail.

Néanmoins, on appréciera la souplesse de certains espaces de coworking ou de “cafés” dédiés à ce mode de travail, notamment pour les salariés qui préfèrent travailler dans un cadre différent de leur habitation. On comprendra l’importance du cadre de travail pour chacun.

 

Si ces sujets vous intéressent, que vous souhaitez vous former et former vos équipes sur les aspects du management et du travail collaboratif, contactez-nous dès aujourd’hui ! Nos experts sont disponibles partout en France.

Ventes à distance : informations et règlementations

Le développement de la vente à distance a conduit le législateur à encadrer les contrats à distance entre commerçants et consommateurs. Des règles supplémentaires ont été établies pour ces contrats par rapport à celles des contrats dans les boutiques.

Qu’est-ce que la vente à distance (VAD) ?

La vente à distance ou vad est une méthode de vente dans laquelle un vendeur professionnel propose de conclure une affaire pour un produit ou un service sans se rendre chez le client. Les ventes par correspondance sont monnaie courante. Pour réussir une vente en visio ou au téléphone, les commerciaux doivent être adaptés pour apprendre les meilleures pratiques de la vente à distance afin de rester en activité.

Quelles sont les réglementations concernant la vente à distance ?

Vendre à distance est une technique de vente qui a ses avantages, mais aussi ses risques. C’est pourquoi les lois et règlements régissant la vente à distance ont été renforcés ces dernières années. Ainsi, si les consommateurs ont le droit de se retirer, les commerciaux, quant à eux, sont tenus de respecter les listes d’informations obligatoires. L’assistance d’un avocat spécialisé dans le crédit et le crédit à la consommation est indispensable pour obtenir des informations détaillées sur le comportement qui en résulte. En cas de vente à distance ou vad, le client individuel doit disposer d’au moins 14 jours pour changer d’avis et renvoyer les marchandises au vendeur sans avoir à justifier son choix.

Le droit de rétractation du client

La réglementation la plus connue en matière de vente par correspondance concerne le droit de rétractation du consommateur. Dans ce type de vente, la loi accorde aux consommateurs une protection particulière. Il s’agit surtout des informations qui doivent être fournies au consommateur avant la conclusion de la vente. Cette protection est nécessaire car les consommateurs n’ont pas physiquement vu le produit avant de l’acheter. Ils peuvent ne pas savoir où s’adresser pour obtenir de l’aide en cas de problème.

Notons que, contrairement à la vente traditionnelle de biens et de services à des clients individuels, vendre à distance exige que le commercial envoie une facture. La plupart des ventes à distance sont soumises à certaines dispositions de la loi française visant à protéger les consommateurs. Il s’agit de ventes par correspondance entre entreprises et particuliers, qui sont soumises à une législation spécifique. Elles ne concernent pas les ventes par correspondance entre particuliers et professionnels.

Les éléments obligatoires dans la VAD

En tant que vendeur, il est important d’informer les clients de ses droits.

Selon le code de la consommation, le vendeur doit fournir aux clients les informations suivantes :

  • des informations sur le professionnel ;
  • les conditions générales de vente ;
  • les délais et les modalités d’exercice du droit de rétractation ;
  • un formulaire type de rétractation.

Si les commerçants offrent la possibilité de retirer des fonds par téléphone, ils doivent fournir un numéro facturé au tarif des appels locaux. Lors de l’exercice de ce droit, l’utilisation de numéros de téléphone surtaxés est interdite.

Le professionnel n’impose pas au client des procédures de retrait déraisonnables ou excessives et ne soumet pas les retraits au consentement du client.

Les frais de retour sont à la charge exclusive du client. Le commerçant ne peut pas facturer d’autres montants comme des frais.

Le délai de rétractation

Selon la loi, les consommateurs disposent d’un délai de rétractation de 14 jours. Cette période n’existe pas dans le cas de la vente de produits, mais est spécifique à la vente par correspondance.

La vente par correspondance est un type de contrat pour lequel la loi prévoit un délai de rétractation. Cela permet aux consommateurs de revenir sur leur décision de conclure un contrat. De cette façon, les consommateurs qui ont acheté des marchandises par correspondance peuvent annuler leur commande et être remboursés dans les 14 jours suivant l’achat.

Le vendeur par correspondance ne peut exiger une raison valable. Pour exercer ce droit, le client peut utiliser le formulaire fourni par le vendeur ou envoyer la demande par courrier.

Pour exercer votre droit de rétractation, vous pouvez soit envoyer le formulaire demandé par le vendeur, soit écrire une lettre. De même, dans le cas d’une vente de biens, le vendeur peut exiger du consommateur qu’il renvoie les biens, parfois à ses propres frais.

Les réglementations en cas de démarchage téléphonique

Lorsqu’un vendeur contacte un consommateur par téléphone pour conclure un contrat, il doit indiquer clairement, au début de la conversation, son identité et doit présenter que le client peut s’inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique  s’il ne souhaite plus être prospecté par téléphone. Le vendeur n’a, par contre, pas le droit d’utiliser un numéro masqué.

Le vendeur doit alors envoyer au consommateur une confirmation écrite contenant toutes les informations nécessaires de l’offre qu’il a faite, sur papier ou sur un support durable.

Le consommateur n’est engagé que s’il signe et accepte l’offre écrite ou donne son consentement par voie électronique.

Prospecter et vendre à distance

En période de crise sanitaire, et même avant, la téléprospection est devenue la norme pour de nombreuses entreprises. Afin de garder la régularité de leurs missions, les cadres intermédiaires doivent continuer à proposer leurs services aux entreprises à distance. Comment faire pour que la prospection à distance reste efficace ?

L’évolution des pratiques de la prospection à distance

Outre la crise sanitaire qui oblige les entreprises à modifier leurs pratiques de prospection, cette évolution a déjà commencé il y a plusieurs années.

La téléprospection n’est pas sans avantages. En particulier, les consultants indépendants qui cherchent des missions peuvent :

  • se connecter rapidement avec leurs prospects sans être gênés par des verrous hiérarchiques ;
  • participer à des réunions sans avoir à se déplacer ;
  • améliorer leur réputation, notamment en ligne ;
  • mettre en œuvre des méthodes d’acquisition innovantes grâce à une combinaison de canaux de prospection.

Toutefois, pour certains cadres intermédiaires habitués aux conférences, aux événements et aux foires commerciales, ce changement peut s’avérer complexe.

Cependant, la distance peut aussi être l’occasion de renforcer la prospection. Avec les bons outils (les vidéoconférences, les réseaux sociaux, les appels téléphoniques), les prospects ne se sentiront pas aussi distants et il sera plus facile de les convertir en clients. La prospection à distance permet également de gagner du temps.

Les différents canaux de prospection : visio et appel téléphonique

Malgré l’existence de nombreux canaux de prospection, la vision et l’appel téléphonique restent les plus populaires.

La prospection en ligne par visioconférence

Depuis mars 2020, date du début de la crise sanitaire de COVID 19, la visio est devenue un outil essentiel pour vendre en ligne. En tant qu’engagement préalable à une collaboration future, les réserves concernant ce nouveau processus doivent être surmontées. En effet, au-delà des obstacles initiaux, son utilisation devient un véritable atout commercial.

Une étude de McKinsey & Company montre que 90 % des entreprises ont adopté un modèle de prospection à distance. Le défi de passer de la prospection en face à face aux réunions virtuelles n’est donc, plus utopique, mais désormais banal. Bien qu’imposées par l’actualité et les pratiques récentes, les réunions de vente par visio présentent un certain nombre d’avantages qu’il convient d’exploiter.

Dans ce contexte, la visio peut être un outil tout aussi efficace que les réseaux sociaux comme LinkedIn :

  • elle permet de gagner du temps et de l’argent en évitant les déplacements ;
  • tout ce dont vous avez besoin pour une réunion efficace est à portée de main ;
  • elle est plus confortable qu’une conversation téléphonique et plus attrayante pour les clients potentiels.

La recherche de nouveaux clients est cruciale pour la croissance des entreprises. C’est aussi la plus complexe des activités de vente. A titre d’exemple, lorsqu’un vendeur réussit à ouvrir un nouveau compte client, ce qui représente un gros pari pour l’entreprise, cela peut être très gratifiant. Cependant, il peut être particulièrement frustrant lorsque, après tout ce travail, le vendeur se voit annoncer par un client potentiel qu’il a décidé de travailler avec un concurrent.

Dans le secteur BtoB, il peut s’écouler plusieurs années entre le premier contact avec une entreprise et la conclusion d’un contrat. C’est pourquoi, plus que toute autre activité, celle-ci requiert une motivation et une rigueur extrême pour être efficace.

La prospection téléphonique

La prospection téléphonique est un moyen rapide et efficace de promouvoir votre entreprise et vos services. Elle permet d’obtenir des rendez-vous et évidemment d’augmenter votre chiffre d’affaires.

Cependant, la vente par téléphone demande des compétences particulières. C’est un métier qui nécessite un savoir-faire particulier ainsi qu’une formation aux méthodes et techniques de cette prospection téléphonique.

La vente par téléphone est ainsi, plus importante que jamais car, elle s’intègre parfaitement dans ces nouvelles applications. En faisant gagner un temps précieux et en facilitant les contacts, elle constitue un atout tout au long du processus commercial, notamment avant et après la vente.

Le but de la prospection téléphonique est non seulement d’acquérir de nouveaux clients, mais aussi de :

  • qualifier les fichiers de prospects et de leads ;
  • prendre des rendez-vous avec des clients ou des distributeurs potentiels ;
  • convertir un prospect ou une piste en client en vendant un produit ou un service par téléphone ;
  • effectuer une relance téléphonique.

La prospection via les réseaux sociaux ou le social selling

De nos jours, l’utilisation des réseaux sociaux est devenue indispensable pour exposer votre expertise et vous faire connaître auprès de vos clients. Dans vos échanges et partages de contenu, vous devez montrer que vous vous souciez toujours des préoccupations de vos clients.

De nos jours, LinkedIn reste le meilleur réseau social pour la prospection commerciale BtoB. C’est le terrain de jeu favori de tous les vendeurs en ligne. En effet, 50% des clients B2B utilisent LinkedIn comme source pour prendre leurs décisions d’achat si 87 % d’entre eux préfèrent être contactés par le biais d’autres réseaux sociaux. Cela prouve à la fois la popularité de la vente sociale dans le secteur du commerce BtoB et la pertinence des prospects sur LinkedIn.

Rosny-sous-Bois : télétravail et prise en main de Microsoft Office 365

Rosny-sous-Bois est une grande ville du centre-nord de la France. La ville est située dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France.

En 2019, la collectivité avait mis en place un portail collaboratif intégrant Microsoft 365 pour s’en servir comme outil de travail et pour leur réseau Intranet.

Avec le confinement et l’avènement du télétravail, le déploiement optimisé d’une plateforme de collaboration tel que Microsoft 365 est davantage au cœur des préoccupations. Pour la Mairie, il était plus qu’opportun de former ses agents à l’usage de cet outil, pour leur permettre de prendre en main la solution et favoriser une meilleure organisation du travail en mobilité. Le but : faciliter les échanges à distance entre les collaborateurs.

C’est ainsi que la Mairie de Rosny sous Bois a fait appel à ADALIANCE pour obtenir une formation à distance sur la mise en place de Microsoft 365 qui s’est tenue en 2 demi-journées pour chaque groupes.

 

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Garelli : dématérialisation et collaboration à distance

Basé à Nice, le Groupe Garelli est une entreprise de construction spécialisée dans les travaux publics, avec plus de 50 années d’expérience. Il compte aujourd’hui 250 collaborateurs et réalise plus de 400 chantiers par an.

Avant le second confinement dû au COVID-19, l’entreprise a commencé à utiliser la suite logicielle Microsoft 365 en travaillant sur SharePoint pour l’établissement des factures fournisseurs. En se rendant compte de la complexité de la mise en place du processus, l’idée est venue de solliciter l’accompagnement d’un organisme de formation experte dans le domaine.

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Adami : l’art du management à distance

ADAMI, Société civile pour l’Administration des Droits des Artistes et Musiciens Interprètes, est un organisme français de gestion collective des droits des artistes interprètes, défense des intérêts, aide financière aux projets et accompagnement de carrière.

Dans le cadre du déploiement d’une charte télétravail, ADAMI a fait appel en 2019 à ADALIANCE pour bénéficier d’une formation sur la mise en œuvre optimale du télétravail au sein de l’entreprise.

Environ 20 personnes sur les 90 salariés, réparties en 3 groupes différents de 8 personnes ont assisté à la formation.

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Organiser le travail à distance afin d’optimiser la collaboration

Le travail à distance ou télétravail permet aux salariés d’une entreprise de travailler à l’extérieur des locaux de celle-ci. Ils peuvent ainsi exercer leur travail à domicile ou dans un espace de coworking par exemple. Afin d’optimiser la collaboration à distance, il reste néanmoins nécessaire de s’organiser en interne.

Travailler à distance

Le travail à distance ou télétravail consiste à effectuer des tâches professionnelles en dehors des locaux de l’entreprise, mais toujours sous la direction d’un employeur. La condition majeure, dans l’univers de la tech notamment, est d’assurer aux employés une connexion internet quel que soit le lieu choisi. Il n’est évidemment pas exclus pour certaines entreprises de devoir investir davantage dans du matériel pour ses employés afin de leur permettre de travailler à distance.

Le télétravail c'est quoi
Source : le télétravail en France

En France, le télétravail dans le secteur privé est défini comme “une activité professionnelle effectuée en tout ou partie hors des locaux de l’entreprise à la demande du salarié ou de l’employeur. Le salarié en télétravail bénéficie de garanties particulières.”

Pour faciliter le télétravail, il est indispensable d’utiliser des technologies de l’information et une excellente communication via des ordinateurs portables, smartphones et, plus rarement, tablettes. Des équipements qui vont faciliter la collaboration entre tous les acteurs de l’entreprise.

Télétravail et collaboration

Fluidifiant les échanges, le travail collaboratif à distance va ainsi améliorer les conditions de travail et par conséquent augmenter la performance des entreprises.

Gagner du temps

L’un des objectifs du travail collaboratif, à distance ou non, est le gain de temps. Il se traduit par la centralisation des nombreuses informations à l’aide d’outils ou de plateformes. Les échanges par e-mail se verront remplacés par un système de messagerie instantanée, plus rapide pour échanger entre collaborateurs. À titre d’exemple on peut citer des messageries célèbres comme Teams ou Slack. Google Workspace propose également une messagerie, intégrée à sa suite d’outils. Ces systèmes de messageries instantanées se distinguent d’applications comme Whatsapp ou Télégram (plus communes dans la sphère privée) par leurs nombreuses intégrations à divers logiciels : calendrier, outils d’assignation, gestion de projets, CRM etc.

Flexibilité

Avec ou sans télétravail, des imprévus et des changements de planning peuvent se présenter. Dans ces situations, un mode de travail collaboratif permet une meilleure adaptabilité, surtout à distance. Grâce aux plateformes collaboratives en ligne, le travail à distance est facilité pour communiquer des changements de dernière minute aux employés.

les avantages du télétravail
Source : Télétravail post-covid : avantage ou inconvénient ?

Amélioration de la productivité globale

La mise en place du travail collaboratif à distance a également pour objectif d’améliorer la productivité des salariés : plus d’échanges et un accès à l’information à tout instant, pour suivre un projet en cours. Des logiciels de gestion de projet connus comme Trello, Asana ou encore Monday permettent à toutes les équipes de suivre en temps réel l’avancement des projets, l’assignation des tâches, notamment grâce à de nombreuses intégrations. Ces outils collaboratifs permettent l’optimisation du travail à distance, un gain de productivité ; attention à assurer une formation régulière des employés sur les nouveaux outils de collaboration. Un excellent moyen de le faire est de prévoir un suivi régulier par de courtes sessions de formation en interne, et de tenir à jour une documentation dédiée pour les employés.

Organisation

Pour certaines personnes, qui ont l’habitude des small talks et du travail en présentiel, collaborer à distance peut rapidement devenir déstabilisant. L’objet de cet article n’est pas d’aborder l’aspect humain, mais nous y reviendrons certainement dans un blogpost ultérieur. Ne vous y trompez pas ; tout est d’abord question d’organisation et de communication.

Communication

L’une des premières choses à faire est de déterminer le rôle de chaque membre de l’équipe. C’est une règle importante non seulement, pour le travail en présentiel, mais également pour le travail à distance. Cela va permettre de s’accorder sur les tâches et les objectifs afin d’éviter tout malentendu. Il est primordial de consigner toutes les informations liées au projet en cours sur un fichier en ligne que chaque membre de l’équipe pourra consulter à tout moment. Ce modèle d’organisation va entretenir la cohésion.

Les bons outils du télétravail

Plusieurs logiciels payants ou gratuits sont disponibles en ligne afin d’assurer un maximum de collaboration à distance. Quelques exemples :

  • Les outils de gestion de projet à distance qui permettent de centraliser toutes les informations nécessaires : Trello qui permet de gérer des plannings au format tableau, ou encore la plateforme Notion, espace de travail collaboratif complet qui ne cesse de proposer de nouvelles fonctionnalités. On citera également Asana et Monday qui restent des références en matière de gestion de projet. La plupart existent en version gratuite, avec une limite des fonctionnalités et du nombre de membres.
  • Les outils de partage de documents comme Dropbox Business et son espace de stockage sécurisé. Quant à Google drive Business, il permet de stocker les fichiers de l’entreprise sur un cloud sécurité accessible par tous les salariés en télétravail.
  • Les outils de communication qui vont permettre de communiquer de manière instantanée avec vos collaborateurs en groupe ou individuellement. Comme cité précédemment, vous retrouverez parmi les plus célèbres Slack, ou encore Teams proposé par Microsoft Office 365.
  • Les outils de visioconférence, tels que Teams, Google Meet, Zoom, Whereby.

À tous ces outils peuvent s’ajouter des intégrations correspondant à votre activité et/ou vos missions. Afin d’être mieux conseillés et informés, Adaliance peut vous accompagner grâce à une formation adaptée et sur mesure. Contactez-nous pour en savoir plus.

Les modalités de mise en place du télétravail

Avant la pandémie de Covid-19, les entreprises avaient encore du mal à accepter le télétravail. Mais à cause des conditions sanitaires, ce mode de travail s’est rapidement imposé. Ainsi, l’objectif était de maintenir l’activité économique tout en réduisant le nombre de salariés présent dans les bureaux. Cependant, il est important de bien organiser le télétravail pour limiter les risques comme le burn-out. Dans cet article, vous allez découvrir comment réussir sa mise en place.

Comment organiser le télétravail au sein de son entreprise ?

La mise en place du télétravail dans une entreprise se fait dans un cadre légal que l’employeur doit respecter.

Processus de mise en place du télétravail dans une entreprise

Pour mettre en place le télétravail : un simple accord entre l’employeur et le salarié est suffisant. Sa mise en place peut se faire également par un accord collectif qui va, par exemple, préciser les conditions de passage en télétravail, le temps de travail, l’accès des salariés handicapés au télétravail. Quant à la charte élaborée par l’employeur, elle doit obtenir l’avis du comité social et économique.

De plus, depuis l’entrée en vigueur de la loi sur le renforcement du dialogue social, l’employeur n’est plus obligé de modifier le contrat de travail pour organiser le télétravail.

Les obligations et droits de l’employeur

Le télétravail s’applique à toutes les catégories professionnelles. Cependant, l’employeur peut le refuser au salarié qui en fait la demande en étant obligé de justifier son refus. En cas de conflit, c’est le Prud’homme qui va trancher.

Lorsque le télétravail est appliqué dans les entreprises, l’employeur a pour obligations :

  • d’informer les télétravailleurs de leurs droits et obligations par rapport à l’utilisation des moyens d’information et de communication ainsi que les sanctions en cas de non-respect de leurs obligations ;
  • de prévoir un entretien annuel sur les conditions de travail pour les salariés en télétravail ;
  • de mettre en place des plages horaires durant lesquelles le salarié pourra être contacté par l’employeur ;
  • de proposer en priorité, aux télétravailleurs de reprendre un poste en présentiel dans l’entreprise en fonction de leurs qualifications et compétences.

A noter qu’avec la crise sanitaire du Covid-19, les entreprises en France ont l’obligation de placer leurs salariés en télétravail dès que cela était possible.

Les obligations et droits du salarié que l’employeur doit respecter

Un salarié en télétravail a des obligations vis-à-vis de son employeur. Il doit notamment respecter les conditions de travail prévu dans le contrat comme :

  • les horaires définis par son employeur ;
  • rester joignable pendant ses horaires de travail ;
  • respecter les consignes d’utilisation du matériel en télétravail ;
  • ne pas faire concurrence de manière directe ou indirecte à l’employeur.

En contrepartie de ces obligations, les télétravailleurs ont les mêmes droits que les salariés en présentiel dans l’entreprise. Ainsi, ils ont droit à des congés payés, une pause repas ou des tickets-repas. Le salarié a également droit à la protection de sa vie privée en limitant l’utilisation de la webcam ou des logiciels de contrôle qui risquent de devenir abusifs.

Enfin, c’est l’employeur qui doit fournir le matériel informatique et la connexion internet aux salariés qui travaillent depuis leur domicile.

Le télétravail mal organisé augmente le risque de burn-out

Après deux ans de pandémie de Covid-19 et la banalisation du télétravail, l’état psychologique des salariés français s’est aggravé. Selon les chiffres du baromètre du cabinet RH Empreinte humaine : 36 % des télétravailleurs seraient en burn-out et contre 34 % des salariés en général. De plus, la détresse psychologique des salariés a commencé à se dégrader fin 2021. Un sondage fait avec en collaboration avec OpinionWay d’octobre 2021 a mis en avant que 38 % des salariés en France sont en détresse psychologique.

Avec environ 2,55 millions de salariés touchés par le burn-out dès le début de la pandémie de Covid-19. Un chiffre qui a bondit de 25 % par rapport à mai 2021 selon le cabinet Empreinte humaine. Un niveau élevé causé par l’épuisement après plus de 18 mois de crise. Selon cette étude, on constate que les femmes sont les plus touchées par le burn-out chez les télétravailleurs en France. En effet, c’est 44 % de femmes touchées contre 33 % d’hommes. Les jeunes sont également touchés puisque selon le sondage OpinionWay, les salariés victimes de burn-out ont moins de 39 ans. Il donc un lien entre télétravail et burn-out.

Motivation et télétravail : comment soutenir ses équipes à distance ?

Le télétravail ne permet pas toujours de soutenir convenablement les salariés. Pour motiver les équipes vous pouvez mettre en place le small talk virtuel. Vous pouvez organiser des réunions à distance par visioconférence avec des logiciels comme Zoom, Skype ou Microsoft Teams. Des réunions à distance qui devront être moins formel par exemple avec des rendez-vous café, petit-déjeuner ou déjeuner avec les collaborateurs. L’objectif est de mieux connaitre les salariés et de maintenir les liens même si chacun reste à son domicile.

Enfin, le random coffee est un moyen de connaitre les nouveaux collaborateurs même s’ils sont en télétravail. C’est un bon moyen de préparer le retour des salariés en présentiel dans l’entreprise. Vous allez ainsi gagner dans leur intégration au sein de l’équipe.

Formation au management à distance

Dans le contexte de la pandémie de COVID 19, le télétravail tend à se démocratiser de plus en plus dans le monde du numérique. En effet, manager à distance est devenu une norme. Forts de ce constat, gestion d’équipe, communication et cohésion évoluent fortement par rapport à un management en présentiel. Il est donc devenu indispensable de suivre une formation de management à distance.

Se former au management à distance

Une formation reste aujourd’hui un moyen essentiel pour mieux appréhender les rouages du management à distance. La formation management à distance doit permettre au manager d’acquérir des compétences managériales pour gérer un projet à distance. En plus, ce type de formation est idéal pour les personnes qui cherchent à suivre de près l’évolution des nouvelles formes de travail. On apprendra ainsi de nouvelles techniques pour motiver ses équipes malgré le changement de format de travail, mais aussi la maîtrise de logiciels de gestions de projets et de collaboration en ligne.

Faire face aux enjeux du management à distance

Une liste non exhaustive des enjeux à prendre en compte :

  • Managérial : le manager doit être capable d’animer et de diriger une équipe en télétravail. Il doit aussi maintenir la cohésion et motiver les collaborateurs sur leur responsabilité.
  • Organisationnel : pour maîtriser la gestion d’un planning, l’attribution des tâches et le contrôle de l’avancement des projets. Tout manager doit ainsi être en mesure de suivre les objectifs avec des indicateurs de performance.
  • Relationnel : les managers doivent préserver la confiance des membres de leurs équipes en prévenant les risques psychosociaux causés par le stress ou le sentiment d’isolement.

Techniques de management à distance

Une formation sur le management à distance va faciliter la maîtrise de ces bonnes pratiques  indispensables.

Mise en place des outils adaptés

Pour manager à distance, il faut des outils adaptés. Il faut en effet  aménager les interactions et développer la collaboration entre les employés. Des outils collaboratifs peuvent vous donner une vision globale et précise des projets pour chaque équipe. Le but étant d’avoir un meilleur suivi afin de gagner du temps.

Mise en place des méthodes de communication

La réussite du management à distance repose sur les méthodes de communication entre le chef d’équipe et ses collaborateurs. Ils doivent ainsi prévoir des points réguliers pour rester cohérents dans leur travail et doivent faire appel à des moyens digitaux comme la messagerie instantanée, emails, appels, applications de visioconférence. Dans ce cas, le manager a pour principale mission de faciliter les échanges dans l’entreprise pour motiver les collaborateurs en télétravail.

Définir de manière claire les objectifs

Le travail à distance est souvent synonyme de mauvaise compréhension ou interprétation. Ainsi, manager une équipe dans ces conditions nécessite de fournir des informations claires pour donner la possibilité aux collaborateurs de travailler en toute autonomie. Le manager doit avoir la capacité de mettre en place une gestion de projet et une pédagogie particulière pour chaque équipe.

Mettre en place des relations de travail basées sur la confiance

Le management d’équipe doit faciliter le développement des relations de confiance avec vos collaborateurs. En ce sens, il est important de favoriser leur autonomie tout en contrôlant leur travail de manière adaptée. Le manager devra soutenir les employés en télétravail pour garder leur confiance.

La formation sur le management à distance en détails

Voici les détails importants à savoir sur la formation de management à distance proposée par des organismes spécialisés comme Adaliance.

Objectifs de la formation

Les formations de management à distance permettent de :

  • mettre en place des techniques clés pour manager en télétravail ;
  • gérer le temps de travail des équipes ;
  • utiliser les outils technologiques pour optimiser la communication avec les équipes ;
  • s’entraîner à communiquer à distance.

À qui s’adresse cette formation ?

La formation s’adresse au manager qui manage à distance de manière permanente ou occasionnelle des équipes. Elle peut donc se faire soit à distance soit en présentiel, le choix dépend de la possibilité de chaque apprenant.

Programme de la formation de management à distance

Avant le début de la session un diagnostic est proposé par l’organisme de formation pour déterminer les points faibles de l’entreprise et des collaborateurs en matière de management à distance.

Pendant la session de formation en groupe, il y a :

  • La détermination des enjeux du management à distance pour clarifier les rôles du manager à distance et l’importance de la communication.
  • Une partie pour organiser et favoriser la coopération entre les équipes.
  • Les moyens pour faciliter le contrôle et l’autonomie des collaborateurs en télétravail.
  • Les méthodes pour animer une équipe à distance avec des outils de communication adaptés.
  • La coordination de la performance des collaborateurs à distance.

La dernière partie de la formation management à distance se fait avec un programme de renforcement des capacités en classe virtuel. Dans ce cas, l’évaluation des compétences va se faire à partir d’un questionnaire en ligne avec des mises en situation.

Pour conclure, Adaliance est une référence sur la formation en présentiel ou à distance en matière de management grâce à ses formateurs, consultants et coachs avec plusieurs années d’expertise. Prenez contact avec nous dès aujourd’hui pour en savoir plus et former vos managers !

 

Risques psychosociaux liés au télétravail post-covid

Avec la pandémie de Covid-19, le télétravail s’est progressivement imposé comme nouvelle norme. Ce mode d’organisation du travail, bien que permettantun meilleur équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés, peut constituer une cause des risques psychosociaux et avoir un effet négatif sur la productivité de l’entreprise. Qu’entend-on par “risques psychosociaux ? Et comment les prévenir ?

Les différents types de risques psychosociaux

Les risques psychosociaux, ou RPS, peuvent être définis comme un risque réel pour le salarié au niveau de sa santé physique, mentale ou sociale. Ils peuvent trouver leurs origines dans les conditions d’emploi, l’organisation et les relations au travail. Ces différents facteurs pouvant avoir des conséquences néfastes sur la QVT par rapport au RPS. Voici les principaux RPS.

Le stress professionnel

Le stress professionnel qui se présente comme un déséquilibre entre les contraintes professionnelles et les ressources nécessaires pour travailler correctement. Des contraintes qui peuvent être une réduction du temps, une surcharge de travail, des conflits avec le supérieur hiérarchique ou les collègues.

Le stress peut être aigü lorsque le salarié est soumis à un stress ponctuel. On parler de  stress chronique dès lors que l’employé devra faire face à des situations de stress à répétition qui peuvent se cumuler dans le temps. L’accumulation de stress peut  se révéler être vecteur de maladie chez les collaborateurs dans les entreprises. Le risque augmente dès lors que l’employeur exige une forte productivité en contrepartie d’un faible bénéfice pour les salariés.

Les violences internes et externes

Les violences internes sont celles infligées par une ou plusieurs personnes ayant un pouvoir hiérarchique ou non sur d’autres individus. À titre d’exemple, on peut citer 

  • propos désobligeants,
  • insultes, 
  • critiques injustifiés 
  • humiliations. 

Dans une entreprise, même en télétravail, les salariés ne sont pas à l’abri de comportements sexistes ou sollicitations pour des faveurs sexuelles de toutes formes. Ces agissements sont sanctionnés par le Code du travail en France.

On parlera de violences externes, en relation avec les salariés. Par exemple: 

  • Violences physiques, 
  • Agressions verbales : insultes ou attitudes hostiles de toutes natures. 
  • destruction ou dérogation d’objets personnels.

À noter que ces RPS peuvent se combiner et interagir entre eux, causant, le cas échéant des tensions au sein de l’entreprise.

Les facteurs favorisant les risques psychosociaux

Bien que la plupart des salariés soient victimes de RPS, certains profils sont plus exposés que d’autres. Il est donc important de connaître les différents facteurs qui favorisent ces risques psychosociaux :

  • l’intensité et la complexité du travail aura un impact sur la vie professionnelle et personnelle des salariés ;
  • la monotonie des tâches et le faible développement des compétences ;
  • la mauvaise qualité des relations sociales avec les collègues, la hiérarchie ou les clients ;
  • les conflits de valeur ou éthiques dans l’entreprise ;
  • l’insécurité de l’emploi ;
  • la menace de chômage.

Les modalités pour prévenir les RPS

Il existe quelques moyens de prévention des RPS pour permettre aux entreprises d’avoir leur propre politique. Les actions de prévention se présentent en trois niveaux.

Le niveau primaire de la prévention

La prévention primaire concerne les actions qui ont pour but d’identifier et d’éliminer les risques de RPS pour améliorer la qualité de vie au travail dite QVT. L’objectif est d’éradiquer les risques au niveau de l’organisation du travail au sein de l’entreprise. Cependant, ce moyen de prévention est plus difficile à mettre en place puisqu’il faut élaborer un panel des situations possibles pour anticiper les risques.

Le niveau secondaire de la prévention

Cette méthode consiste à limiter les conséquences des RPS sur les salariés qui présentent déjà des symptômes. Cette prévention secondaire ne va intervenir que sur une partie des facteurs à l’origine des risques psychosociaux après avoir fait une démarche de détection. Le cas échéant, il y aura des actions ciblées ou une formation concernant la prévention du stress dans les entreprises.

Le niveau tertiaire de la prévention

Ce niveau marque le début d’une réflexion sur votre entreprise. Cette prévention consiste à intervenir sur les salariés atteints de RPS pour que leur état ne s’aggrave pas. Ces actions concernent les salariés dans l’incapacité  de reprendre le travail, à travers des groupes de paroles ou des cellules psychologiques. Par exemple après un harcèlement ou des violences dans l’entreprise.

schéma de prévention des RPS

Source : lefacteurhumain.com

Les formations pour prendre en charge les risques psychosociaux

Des organismes spécialisés comme Adaliance offrent des formations par branche d’activité dans l’entreprise. Ces dernières consistent à identifier et en conséquence, à agir face aux RPS ainsi qu’à manager individuellement les salariés. L’entraide entre collègues pour faire face aux RPS reste primordiale,, notamment à travers une formation de quelques heures durant laquelle les participants exposent leurs problématiques afin d’améliorer la QVT des salariés.