Pourquoi suivre une formation office 365 sur mesure ?

Office 365 Teams est un outil collaboratif permettant de mener des réunions à distance et de partager des documents. Si votre entreprise a décidé de migrer vers Office 365, il est impératif de suivre une formation qui répond à vos besoins pour qOue le changement se passe dans les meilleures conditions pour les collaborateurs et l’entreprise. Certaines formations vont vous permettre d’obtenir des certifications Microsoft. Dans cet article nous allons voir les différentes raisons de suivre une formation Office 365 sur mesure proposée par un expert comme Adaliance.

Les avantages pédagogiques de la formation Office 365 sur mesure

La formation Office 365 sur mesure dispensée par des organismes comme Adaliance a pour principal objectif d’augmenter l’agilité et la productivité des collaborateurs tout en favorisant le travail d’équipe à travers des outils collaboratifs. Ainsi, à l’issue de la formation le participant devra être en mesure de :

  • découvrir le portail Office 365 ;
  • utiliser Microsoft 365 et les fichiers à partir du Cloud ;
  • travailler avec office online, Word, Excel, ou PowerPoint;
  • connaître les outils collaboratifs Microsoft Teams et Sharepoint ;
  • synchroniser des documents en local ;
  • communiquer avec les collaborateurs à distance ;
  • utiliser l’aide en ligne ;
  • protéger vos données en maîtrisant la sécurité des données et la gestion des appareils avancée.

Les formateurs en bureautique et numériques ont généralement une grande expérience de tous les logiciels Office 365. Ces experts vont vous proposer des méthodes et des outils se basant sur des études réelles auprès d’autres entreprises. À la fin de la formation, des attestations et certifications seront délivrées.

À noter que la formation s’adresse à toute personne qui souhaite s’initier au portail Office 365 et aux différents logiciels y afférent.

Le contenu de la formation Office 365

Adaliance propose plusieurs formations pour maîtriser les logiciels bureautiques de Microsoft 365. Voici une liste de programmes les plus utilisés par le grand public.

Formations Word sur MS Office 365

Les formations Microsoft Office Word sur Office 365 vont vous permettre de vous initier à ce logiciel de bureautique et de traitement de texte indispensable pour votre entreprise. Vous serez en mesure de créer des documents, de faire une mise en page, d’ajouter des tableaux et images. L’autre aspect de cette formation va vous permettre de devenir un expert en logiciel Microsoft en maîtrisant les fonctions avancées telle la création de modèle, de macros ou de styles. À l’issu de la formation, vous allez avoir une certification professionnelle.

Formations Excel sur Office 365

La première phase de la formation consiste à maîtriser les fonctions de base comme la création de tableaux et de calculs. Ensuite, vous allez découvrir les fonctionnalités avancées du logiciel notamment les tableaux croisés dynamiques. Le but de ce cours est de faire de vous un expert de Microsoft Excel.

Formation Microsoft SharePoint

La formation Microsoft SharePoint va vous apprendre davantage sur les fonctionnalités de la plateforme. En effet, il est important de comprendre les interactions entre les différentes applications. Le cours vous permettra ainsi d’enregistrer dans une bibliothèque de documents, d’utiliser des métadonnées et des affichages, de modifier des documents dans le navigateur dans Office 365.

Formation OneDrive sur mesure

Une formation OneDrive est très utile pour votre équipe de projet. Elle permet d’exploiter les nombreuses fonctionnalités du logiciel et de travailler en équipe dans les meilleures conditions. Les enjeux de cette formation sont nombreux à savoir la création et le partage de documents, la navigation dans l’espace OneDrive. Les exercices pratiques consistent à créer des documents avec des outils Online et les enregistrer dans le OneDrive.

Formation Teams

Avec la formation Teams vous allez découvrir les fonctionnalités clés de cette plateforme. Le but est de maîtriser :

–          la prise en main de Teams en ligne ;

–          utiliser les contacts favoris ;

–          établir une conversation avec le collaborateur distant ;

–          partager un écran et un document important pour votre entreprise.

Des travaux pratiques sont aussi proposés pour créer une équipe et coordonner la gestion avec agilité en utilisant les tâches disponibles sur Teams.

Une formation Office 365 qui va s’adapter au contexte, à l’environnement de votre entreprise

Adaliance va analyser les besoins de votre entreprise pour pouvoir proposer des formations pertinentes qui vont améliorer la productivité de vos collaborateurs. Ils vont donc travailler de manière efficace et plus rapidement. La personnalisation de la formation va ainsi dépendre de votre secteur d’activité ou de votre milieu professionnel.

Une formation à la fois ciblée et sur mesure

Si vos employés manquent de compétences après la migration vers Microsoft Office 365, Adaliance va proposer une formation personnalisée en fonction des besoins de l’entreprise dans Onedrive ou SharePoint par exemple. Selon l’urgence ou la situation géographique de votre entreprise, la formation peut se faire en présentiel ou distanciel. Pour cette dernière, le cabinet va mettre en place de classes virtuelles avec un nombre restreint de participants afin d’augmenter la proactivité des participants. La mise en place de petits groupes va donner l’occasion aux formateurs de présenter des solutions personnalisées à votre collaborateur.

Ces formations en petit groupe peuvent aussi se faire en présentiel pour consacrer plus de temps à l’accompagnement des participants en proposant des réponses sur mesure aux questions des participants. Les cours en présentiel sont plus proches des besoins des participants. Il est important de savoir que des formations individuelles sous forme de coaching en présentiel ou à distance sont également disponibles. Un plan de formations collectif en intra-entreprise ou inter-entreprise est également proposé.

Pourquoi faire confiance à Adaliance ?

La pédagogie mise en place par Adaliance a déjà prouvée à plusieurs reprises son efficacité, notamment du fait de sa dimension sur mesure. Adaliance est qualifiée OPQF et Data-dock. Ces différentes normes de qualité sont un gage de qualité et démontrent l’aptitude d’Adaliance à s’adapter à des entreprises dans des secteurs différents. Enfin, la formation d’Adaliance met l’accent sur le côté pratique pour permettre aux apprenants une meilleure maîtrise des outils collaboratifs dans l’Office 365.

Quels outils collaboratifs et solutions pour le partage de document ?

Avec la mise en place du travail à distance, le travail collaboratif est un enjeu majeur pour les entreprises. La transformation des méthodes de travail et des processus nécessitent l’utilisation des outils collaboratifs pour partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d’une même entreprise dans le but d’organiser un planning, de réaliser un projet ou de communiquer entre les responsables et salariés. Ainsi, le télétravail a poussé les entreprises à revoir leur organisation interne. Mais quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour le partage de documents ?

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Le rôle des outils collaboratifs dans le travail à distance

Les outils collaboratifs jouent plusieurs rôles. Les entreprises les utilisent pour augmenter la productivité des salariés même en télétravail. En effet, le fait d’œuvrer avec des outils collaboratifs va rendre les collaborateurs plus autonomes. Ils auront tendance à se dépasser dans leur travail, seront plus créatifs et motivés.

Les outils de collaboration accélèrent la prise de décision et va permettre au projet de démarrer plus rapidement. L’équipe va ainsi échanger des informations en temps réel sans avoir à se déplacer. Ils peuvent consulter ou modifier les fichiers à tout moment. Ces différents échanges permettent l’émergence d’idées plus rapidement pour la prise de décision. L’objectif est d’améliorer le quotidien des employés.

Enfin, les outils collaboratifs fédèrent les équipes pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, la distance géographique est un facteur qui peut freiner la collaboration au sein de l’équipe. Pour y faire face, le développement d’outils collaboratifs est donc indispensable afin d’améliorer la cohésion et le sentiment d’appartenance à un organisme.

Un espace commun sera mis en place pour être à disposition des collaborateurs pour qu’ils puissent tisser des liens entre eux et se rassemblent autour d’un objectif commun. Les outils collaboratifs vont donc favoriser les échanges entre les salariés en particulier lorsqu’ils travaillent à distance.

Top 6 des outils de travail collaboratif avec partage de document

Voici un top 6 des outils de travail collaboratif qui permettent de partager des documents avec les autres collaborateurs.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil de communication interne dans l’entreprise qui joue le rôle d’une messagerie en discussion instantanée pour être une alternative au mail traditionnel. Il permet également d’organiser des visioconférences, de partager des documents avec SharePoint ou de prendre des notes avec OneNote en intégrant Office 365. L’autre particularité de Microsoft Teams est la possibilité de coéditer des documents Word ou Excel.

Google Drive

Google Drive est un outil de partage de document créé par Google. Il permet le stockage, le partage et l’édition de fichier directement dans le cloud. La capacité de stockage pour la version gratuite est de 15 Go, pour la version payante, elle est de 20 TO. Pour utiliser Google Drive, il est indispensable d’avoir un compte Google pour consulter et partager les fichiers. Cet inconvénient est comblé par son interface simplifiée permettant une navigation fluide pour faciliter le travail collaboratif.

Dropbox

Dropbox est une plateforme de sauvegarde en ligne qui propose des fonctionnalités proches de celles de Google Drive. La différence réside dans la création et l’édition de documents via Dropbox Paper. La Capacité de base est de 2 Go avec la version gratuite, mais va augmenter de 500 Mo à chaque parrainage dans la limite des 18 Go.

HubSpot CRM

La version gratuite du Hubsport CRM propose aux collaborateurs plusieurs fonctionnalités pour travailler en équipe. C’est un outil collaboratif qui possède une boîte de réception pour partager l’accès commun aux documents et historiques pour l’ensemble de l’équipe. Dans ce cas, la performance des salariés est accrue avec un meilleur suivi des requêtes.

Trello

Trello est un logiciel de gestion de projet en ligne qui se présente sous la forme d’un tableau de bord collaboratif. Ce tableau est partagé par l’ensemble des membres de l’équipe pour mieux gérer leurs tâches. Sa prise en main est à la fois rapide et intuitive. Cet outil permet de partager jusqu’à 10 Mo de fichiers gratuitement.

Evernote

Evernote se présente sous la forme d’un bloc-note virtuel. Il est utilisé pour enregistrer les informations comme les notes, les vidéos ou les images. Ces notes sont utilisées pendant les réunions en ligne qui seront ensuite classées dans des carnets et partagées le cas échéant. C’est un outil indispensable pour permettre l’exploitation optimale des notes avec leur centralisation et leur organisation personnalisée. Evernote est une application gratuite. Cependant, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires en payant un abonnement mensuel.

Comment travailler sur un document partagé ?

Pour travailler sur un document partagé, il est possible d’utiliser le versionning. Il fait référence à l’utilisation et à la gestion de plusieurs versions d’un même fichier. C’est une fonctionnalité que l’on trouve dans des services Cloud comme Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez ainsi accéder aux différentes versions d’un document même après des modifications.

Le versionning va aussi permettre de définir le nombre de versions à enregistrer et de télécharger une version ancienne du document. Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs ont besoin d’une autorisation d’accès pour consulter une version antérieure. Les solutions cloud de versionning offrent également un espace de stockage capable de fournir un détail exhaustif du parcours de chaque fichier.

Les outils de collaboration comme OneNote sont présents sur les versions de Microsoft Office. C’est un logiciel de partage des notes avec les collègues. Il a l’avantage d’être utilisé en simultané par plusieurs personnes. Il suffit que le document soit enregistré dans le réseau interne de l’entreprise. Ainsi, pour créer un bloc-note OneNote, il vous suffit d’aller dans le menu fichier, nouveau puis cliquer sur le bouton réseau. Ensuite, sélectionnez le dossier pour le partager sur le réseau d’ordinateur. Pour modifier les notes, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’information et taper les mots.

Le top 10 des outils collaboratifs en entreprise

La démocratisation du télétravail en raison de la pandémie de Covid 19 nécessite d’avoir de bons outils collaboratifs pour votre entreprise. L’objectif est de faciliter le travail à domicile ou la gestion des employés à l’international en utilisant les nouvelles technologies. Vous pouvez ainsi collaborer avec votre équipe grâce à des applications ou des sites de collaboration sur internet. Il sera plus facile pour le chef d’entreprise d’organiser des vidéoconférences, programmer les tâches ou simplement des discussions. Dans cet article vous allez voir les meilleurs outils collaboratifs en ligne pour vous assurer que chaque employé fasse son travail correctement même à distance.

Microsoft 365, la plateforme collaborative la plus utilisée

Microsoft Office 365 est une plateforme collaborative très complète et vraiment efficace comprenant de nombreuses applications parfaites pour la communication et l’interaction de vos équipes (Teams, Sharepoint…) et relié à tout l’environnement Microsoft (Azur…).

Cet outil est adopté autant par les Grands Comptes, que les ETI ou les PME…

Tous vos documents sont stockés de façon sécurisée sur le Cloud Microsoft et sont disponibles n’importe où (au bureau, à la maison…) depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette). Constamment synchronisés, vos documents sont à jours et peuvent être modifiés simultanément avec d’autres personnes.

Gsuite pour collaborer, stocker et partager facilement les fichiers

Google Drive, à l’intérieur de Gsuite est un système de stockage et de transfert de fichiers en ligne comme les images, vidéos, textes ou tableaux. Il est présent par défaut sur les appareils Android et est accessible depuis les ordinateurs portables ou de bureau via Google Chrome.

Le stockage en nuage permet d’économiser l’espace sur la mémoire de votre ordinateur. Quant à sa fonction de partage de fichiers, elle est facile car il suffit d’uploader et de partager le lien pour que tous les membres de l’équipe y accèdent.

Pour l’utiliser, il est donc impératif d’avoir une connexion internet et de créer un compte Gmail. Il est compatible avec Microsoft Office, Google Sheets, et Google Docs.

Enfin, pour sa capacité, sa version gratuite vous offre un espace de stockage de 15 Go environ.

Trello, le logiciel de gestion de projet par excellence

Trello est un outil collaboratif polyvalent pour les équipes. Il met à disposition des tableaux et des cartes pour permettre une meilleure lecture de travail. Son principal avantage est la facilité d’utilisation en tant qu’outil de collaboration. Il peut être utilisé pour la gestion de projet et les tâches collaboratives ou personnelles.

Son autre avantage est l’intégration d’autres applications que vous pouvez utiliser directement au flux du travail de votre entreprise. En plus, il se synchronise de manière automatique à votre tablette ou smartphone.

Trello propose également des fonctionnalités pour automatiser le travail et augmenter la productivité de votre équipe avec ses nombreuses fonctions à savoir les commandes du calendrier ou de date limite. Les tableaux personnalisés font aussi partie de ses fonctions automatiques.

Slack, une plateforme de communication collaborative innovante

Slack se présente comme une application de messagerie instantanée. Il permet de centraliser tous vos flux de communication au sein d’un même service. Le travail d’équipe s’effectue à travers des conversations organisées ou un historique consultable à tout moment.

Slack permet de hiérarchiser les conversations selon leur importance, de faire des appels vidéo ou audio tout en partageant l’écran de votre ordinateur, d’intégrer d’autres applications comme Salesforce et Google Meet ou le cas échéant, de créer vos propres applications. Cette plateforme va donc remplacer l’utilisation des e-mails pour avoir plus de productivité.

Jamespot, une plateforme collaborative efficace et conviviale

Jamespot est un logiciel Cloud 100% configurable en fonction de vos besoins de collaboration, quel que soit le niveau de l’organisation (réseau social d’entreprise, intranet, extranet, digital workplace, messagerie, etc.), ou des équipes (projets agiles, communautés métiers, chat opérationnel, etc.).

Avec une équipe très dynamique, ils offrent une solution conviviale et efficace.

Wrike, un logiciel de gestion de travail en équipe très efficace

Avec Wrike, vous pouvez découper et structurer le travail en plusieurs tâches que vous partagerez entre les membres de votre équipe. Le but est d’avoir une vue sur l’évolution de chaque individu par rapport à une tâche qu’il a effectuée.

Ce logiciel permet aussi de modifier des documents de différents formats comme le PDF, JPG sans avoir à les enregistrer sur votre ordinateur. Wrike va également afficher un calendrier virtuel des différentes tâches interdépendantes ou dupliquer les modèles de gestion de projet pour les utiliser dans le futur.

Enfin, ce logiciel permet à l’utilisateur de bénéficier d’un tableau de bord personnel et de communiquer avec des personnes extérieures. Les données sont sécurisées par un chiffrement.

Faciliter le travail à distance avec Monday

Monday.com est une plateforme web collaborative qui est accessible depuis n’importe quel navigateur internet. Elle est également disponible en version mobile. Son interface ergonomique permet une utilisation facile et rapide.

Elle s’adapte à tous les secteurs d’activité de votre entreprise comme la gestion de projets, le développement d’application ou logiciels. Le tableau de Monday peut être personnalisé pour gérer les tâches quotidiennes de chaque collaborateur. Vous aurez ainsi à votre disposition un tableau de bord, un calendrier et un système de notification.

Pour gagner du temps, les utilisateurs de la plateforme en ligne peuvent créer des tableaux partagés ou privés et paramétrer entièrement des actions automatiques.

Dropbox l’outil de partage et de travail collaboratif totalement gratuit

Au même titre que Google Drive, Dropbox permet de stocker des fichiers et de les partager avec n’importe qui à tout moment. Sa différence majeure avec l’outil de Google réside dans sa gratuité totale.

Ainsi, un travailleur indépendant peut l’installer sur son ordinateur et faire glisser les travaux qu’il a réalisés pour les livrer immédiatement à son client. Dropbox existe aussi sous forme d’applications mobiles pour vous permettre de transporter vos fichiers partout. La plupart des fichiers cloud, classiques et Dropbox paper seront rassemblés sur la même interface pour faciliter le traitement.

Quant au prix, il est gratuit jusqu’à 2 Go de stockage.

Skype, la messagerie instantanée incontournable pour un travail collaboratif

Semblable à Slack, Skype est un logiciel de messagerie instantanée pour dialoguer avec les collaborateurs d’une même entreprise en temps réel.

Il peut aussi être utilisé pour faire des échanges instantanés à l’écrit, faire une visioconférence ou présenter un projet par PowerPoint. Dans ce cas, ces nombreuses fonctionnalités collaboratives sont très avancées notamment avec la possibilité de partage d’écran pour enregistrer les échanges vidéos ou audios.

Il permet également le partage de fichiers sans avoir recours à un email classique. Mais pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités collaboratives, vous devez payer un abonnement.

Zoom, une solution adaptée aux problèmes avec votre équipe

Avec l’engouement du télétravail face à la pandémie actuelle, Zoom s’est imposé rapidement au sein des entreprises. En effet, ce site web permet d’organiser des réunions en ligne, de créer des salles de conférences virtuelles et d’envoyer des messages instantanés aux collègues.

Il se démarque de Skype, car il peut accueillir jusqu’à 1000 vidéos et 10 000 spectateurs en même temps sur son site voire plus en optant pour le mode promotionnel proposé.

L’autre avantage est la sécurisation des réunions et la possibilité d’effectuer des transactions en toute confiance.

Malgré le fait que l’inscription soit totalement gratuite, il faudra payer pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités.

Wimi, un outil de gestion efficace pour sécuriser vos données dans le respect du RGPD

Wimi est un logiciel collaboratif créé en France. Ses nombreuses fonctionnalités permettent de gérer un projet qui réunit plusieurs collaborateurs.

L’outil de travail collaboratif intègre plusieurs éléments :

  • Le produit Wimi drive qui facilite l’échange de documents ;
  • Wimi Teamwork qui assure l’efficacité du travail d’équipe avec ses services ;
  • La version Wimi Armoured qui est sa version la plus sécurisée et surtout la garantie de la confidentialité des données personnelles.

Le chiffrement des données personnelles est donc fait en conformité avec le RGPD. A noter que l’hébergement des données se fait en France et que l’invitation de guests est à la fois gratuite et illimitée.

LumApps, la plateforme intranet collaborative

On peut décrire LumApps comme une plateforme intranet sociale. Elle a été spécialement créée pour intégrer des outils professionnels dans un espace de travail collaboratif en ligne. L’objectif est d’encourager la collaboration de l’ensemble des équipes dans votre entreprise.

L’interface moderne du logiciel est intuitive et permet aux utilisateurs de l’assimiler rapidement ou de le personnaliser selon leurs envies. Son utilisation consiste à créer des annuaires d’entreprise et de facilité le recrutement de nouveaux salariés.

Pour conclure, quel que soit votre domaine d’activité, le choix des outils de travail collaboratifs dépend en grande partie de ses fonctionnalités et de sa gratuité ou non.