Google Office collaborative Workspace

Google Workspace est une plateforme de travail collaboratif en ligne qui propose plusieurs outils accessibles de manière gratuite par les particuliers ou payante pour une utilisation professionnelle. Workspace comprend notamment le célèbre Google Drive qui permet le stockage et le partage de documents en interne. D’autres fonctionnalités favorisant la collaboration sont aussi présentes dans la suite Google.

Pourquoi utiliser Workspace pour favoriser la gestion collaborative de votre entreprise ?

Google Workspace est une solution flexible et innovante. Au même titre que G Suite, Google Workspace permet d’avoir une adresse e-mail personnalisée pour votre entreprise, d’avoir accès à des outils collaboratifs comme Gmail, Agenda, Drive, Sheets, Docs ou Slides. Chaque forfait a été conçu pour répondre au besoin de gestion collaboratif des salariés travaillant dans les locaux ou en télétravail. Workspace est donc un espace de travail complet, comportant des outils de communication et de collaboration pour les entreprises.

Les différentes façons d’utiliser Google Office collaborative Workspace

Si vous possédez des fichiers Microsoft Office Word, PowerPoint ou Excel et que vous utilisez Google Drive ou que votre entreprise a fait le choix de migrer vers Google Workspace, vous vous posez sûrement la question suivante : que faire de tous ces fichiers ? En effet, Microsoft Office et Google Workspace ont beau être concurrents, il est tout à fait envisageable de les exploiter de concert. Google Drive est un espace de stockage des données et également un outil permettant de lire vos documents au format Office. Voyons plusieurs modes d’utilisation de Google office collaborative workspace.

Visualiser les documents Office à l’aide de la visionneuse Google Drive

Pour visualiser les documents Office sur Google Drive, il suffit d’utiliser la fonction “preview”. L’avantage est de ne pas être obligé de convertir les fichiers. L’inconvénient de cette méthode est qu’elle ne permet pas d’ouvrir ou de modifier les fichiers. Elle reste également limitée pour des fichiers Excel.

Convertir des fichiers Office au format adapté pour Google

La première solution pour travailler avec des fichiers Microsoft Office sous Google Drive consiste à convertir les fichiers au format Google. Pour les fichiers Word, la conversion se fait avec Google Documents. Pour les feuilles de calcul Microsoft Excel, vous pouvez faire la conversion avec Google Sheets. Néanmoins, certaines fonctionnalités présentent des différences, car les fichiers ne sont pas toujours correctement convertis.

Dans l’interface Google Drive, vous devez faire quelques manipulations pour convertir correctement un fichier Office adapté pour Google :

  • localisez le fichier Office ;
  • cliquez avec le bouton droit et choisissez “ouvrir avec” ;
  • choisissez les outils Google qui correspondent au fichier : Docs pour Word, Slides pour Power Point ou Sheets pour Excel.

Vous allez ainsi obtenir une version Google du fichier Office dans le même dossier. Cette conversion va vous permettre de partager vos fichiers et de les modifier en temps réels avec vos collaborateurs.

Éditer les fichiers office dans Google Workspace

L’autre option pour travailler avec les fichiers Microsoft Office dans Workspace consiste à recourir à une extension Google Chrome pour éditer les fichiers non convertibles. Ainsi, pour modifier un fichier Office dans Google Drive vous devez :

  • installer l’extension OfficeWork ;
  • rechercher le fichier Office que vous souhaitez modifier ;
  • double-cliquez pour l’ouvrir afin d’obtenir une version web légère de Word, PowerPoint ou Excel.

L’édition légère des fichiers est utile pour les personnes qui n’ont pas de licence Microsoft Office. Cependant, il faut savoir que les fichiers non convertis au format Google ne vont pas vous permettre de profiter des fonctionnalités de partage en temps réel de Google Workspace.

Stockage des fichiers dans Google Workspace

Un autre moyen de travailler avec les fichiers Microsoft Office consiste à les stocker dans Google Drive en utilisant l’outil Drive File Stream. C’est une fonctionnalité indispensable pour favoriser la collaboration des membres de votre équipe. En effet, vous avez un dossier sur votre ordinateur local qui va représenter tous les fichiers qui sont stockés dans le cloud que les utilisateurs pourront ouvrir ou modifier depuis leur propre appareil. Les fichiers modifiés seront ensuite enregistrés dans Google Drive.

Pour bénéficier du cloud disponible dans Google Workspace, vous devez :

  • installer le programme Drive File Stream sur votre ordinateur Mac ou Windows ;
  • télécharger le programme en accédant à Google Drive, en cliquant sur l’icône et en sélectionnant « télécharger le flux du fichier du lecteur » ;
  • connecter votre compte Google.

Une fois Drive file Stream installé sur votre ordinateur, vous allez disposer d’un nouveau lecteur. Pour l’ouvrir, il suffit d’utiliser l’explorateur Windows ou le Finder si vous êtes sur Mac. Vous trouverez ainsi soit “My Drive” pour vos dossiers et fichiers non partagés, soit “Team Drive” pour les dossiers et fichiers partagés avec vos équipes.

Les raisons d’utiliser Google Workspace 

En queqlues années, Google Workspace est devenu un outil indispensable pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Gmail se pose actuellement comme la référence dans le domaine de la messagerie électronique personnelle. D’autres fonctionnalités sont également disponibles pour l’accompagnement des collaborateurs dans l’exécution de leurs tâches. Dans cet article, vous allez découvrir les raisons d’utiliser Google Workspace.

Les fonctionnalités de base de Google Workspace pour votre entreprise

Google Workspace se présente comme un ensemble d’applications intelligentes de Google. Il est recommandé pour les utilisateurs qui ont besoin d’héberger leur email pour leur entreprise. Mais d’autres applications sont également disponibles.

Gmail

Gmail est un élément indispensable pour les comptes Google. C’est un service qui vous permet d’avoir une adresse e-mail gratuite. En plus, vous aurez droit à un stockage de 15 GO sur Google Grive.

Pour l’entreprise, il permet aux employés d’avoir leur adresse e-mail avec un nom de domaine professionnel.

Google Calendar

Avec sa fonction de planification intelligente, Google Calendar est capable de prédire par exemple les moments où les employés seront disponibles pour une réunion. L’autre avantage de Google Agenda est la possibilité de créer plusieurs calendriers accessibles par toutes les équipes de l’entreprise.

Google Drive

Il permet de stocker et de partager des données depuis un cloud sécurisé. La version basique de Google Workspace offre un stockage de 30 GO dans Google Drive pour chaque collaborateur.

Contrairement à la version business qui propose un stockage illimité de vos fichiers. La fonctionnalité de recherche est très appréciée pour faciliter l’organisation de l’utilisateur.

Google Docs et Google Sheets

Ce sont des outils utilisés pour l’importation des documents dans WordPress. Vous pouvez également créer et éditer des textes ainsi que des feuilles de calcul directement sur votre navigateur.

L’importation des documents Word, Excel ou PDF va les rendre immédiatement modifiables. Il est également possible de commenter les fichiers Microsoft Office sans être obligé de les convertir en format Google.

Google Keep

Google Keep est un outil qui fonctionne parfaitement avec Workspace. Il est un moyen pratique de conserver les questions des clients et de créer une liste de petites tâches. Il se synchronise avec tous les appareils pour être à portée de main des utilisateurs. Vous pouvez ainsi partager les notes avec votre équipe.

Les fonctionnalités supplémentaires de Google Workspace pour votre entreprise

Voici quelques fonctionnalités supplémentaires de Google Workspace que les utilisateurs peuvent avoir accès facilement.

Chat Google

Il s’agit d’un espace de travail dédié au chat privé et de groupe. C’est une alternative à Slack car les utilisateurs peuvent interagir plus simplement grâce aux robots Google présent dans les applications tierces. Google Chat est inclus gratuitement avec les autres fonctionnalités de Google Workspace.

Google Meet

Google Meet permet facilement de faire des appels vidéo et des conférences. Avec son intégration dans Google Workspace, il permet de participer aux réunions à partir du calendrier ou une invitation envoyée par mail. Pour les entreprises, elles vont bénéficier de numéros d’appel pour les collaborateurs en déplacement et sans connexion avec internet.

Les formulaires Google

Les formulaires Google sont des moyens rapides et efficaces d’avoir des informations, par exemple lors du recrutement de nouveaux employés ou la prospection de nouveaux clients par l’entreprise.

Google Slides

C’est une alternative à Microsoft PowerPoint. Vous pouvez profiter des commentaires en temps réel et l’historique des modifications du document. Des fonctionnalités que vous pouvez avoir dans la version gratuite de Google Workspace.

L’importance d’une formation pour maîtriser Google Workspace

La maîtrise de Google Workspace permet à chaque utilisateur d’économiser du temps dans l’organisation de son travail au sein de l’entreprise.

À qui s’adresse cette formation ?

La formation s’adresse aux utilisateurs qui ont un compte Google ou Gmail. Ils ont donc un accès à la suite bureautique et aux différentes applications qui seront expliquées selon leur utilité notamment par un organisme spécialisé comme Adaliance.

Présentation de la formation

La formation permet de découvrir Google Drive. Vous allez, à titre d’exemple, apprendre à naviguer et explorer les options de partage pour profiter de la capacité Google Workspace à favoriser la collaboration dans l’entreprise.

La formation va également porter sur la création et le stockage de documents écrits dans Google Docs.

Il est aussi important de maîtriser la présentation professionnelle avec Google Slides, par exemple pour les ventes, les projets ou les modules de formation.

Quant à Google Sheets, vous allez apprendre les thèmes personnalisés, la mise en forme et les fonctions avancées du logiciel.

Pour Google Meet et Google Chat, vous allez découvrir comment ils peuvent vous aider à améliorer la communication et les échanges d’idées.

D’autres fonctionnalités sont aussi au programme de la formation. L’objectif étant de vous préparer à l’examen de certification professionnel Google Workspace Administrator.

Pour conclure, les offres commerciales de Google Workspace permettent donc aux entreprises de profiter de nombreux avantages :

  • faciliter la communication entre les collègues,
  • créer tout ce dont vous avez besoin pour votre projet d’entreprise,
  • stocker des fichiers dans un cloud sécurisé,
  • contrôler facilement les comptes d’utilisateur, d’appareils ou données de l’entreprise.

Gestion, paramétrage et premier pas dans l’administration de Google suite

Pour optimiser la productivité des entreprises, Google a mis en place plusieurs applications à travers une plateforme workspace de communication cloud. Google Suite est un logiciel multifonction pour permettre aux équipes d’accéder aux données, calendriers et organisations de projet en utilisant un ordinateur et une connexion internet. C’est donc un outil de travail collaboratif qu’il est indispensable de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets comme Adaliance. Une formation qui concerne notamment la sécurisation des données. Mais qu’est-ce qu’on entend réellement par Google Workspace ? Quelles sont les modalités d’utilisation ?

Qu’est-ce que Google Suite ?

Google suite devenue Google workspace peut être défini comme un pack de logiciels et de fonctionnalités utilisés par une entreprise dans le but de faciliter la collaboration entre les membres d’une même équipe. Ses utilisateurs ont donc accès à de nombreux outils en ligne, soit à partir de leur ordinateur ou appareil mobile. G suite permet le stockage des données en ligne accessibles depuis leurs appareils connectés. Son usage ne nécessite donc pas l’installation de logiciels. À l’heure actuelle, plusieurs millions d’entreprises profitent des services de G suite à travers le monde.

Les différentes versions du workspace

Pour profiter au maximum de l’application workspace, il est recommandé de souscrire un abonnement notamment pour les entreprises. Il existe différentes formules que vous pouvez choisir en fonction de vos besoins et de votre budget. Il y a donc :

  • la version basique qui donne accès aux logiciels de bureautiques et un espace de stockage de 30 Mo pour 5 euros par mois ;
  • la version business qui offre en plus des logiciels de base un espace de stockage illimité pour 10 euros mensuels ;
  • la version entreprise permet d’utiliser des logiciels bureautiques premium.

Les services et produits disponibles sur Google Suite

Google suite propose un service pour stocker vos données en ligne avec Google Drive. Vous pouvez ainsi entreposer des documents, images ou contacts et stocker en toute sécurité les données professionnelles de l’entreprise. En plus, la création d’un fichier se fait facilement avec la suite bureautique.
Google Suite propose également un service de messagerie professionnel avec Gmail. Son objectif est d’optimiser le temps de travail. G suite propose aux utilisateurs des services de bureautiques grâce à des applications utilisées pour créer, modifier et transmettre différents documents.

Google Workplace met à disposition son service Google Sheets pour créer des feuilles de calculs et des fonctionnalités équivalentes à celles proposées par les concurrents comme Microsoft Excel.

Il y a également Google Forms qui est une plateforme de création de formulaire et de collecte de données.

Quant à Google Slides, c’est une application qui est souvent comparée à PowerPoint d’office.

Les différences entre G Suite et Google Workspace

Google Workspace a été mise en place en 2020 et suit l’évolution de Google G suite. Cependant, les applications de Google Workspace sont mieux intégrées et faciles d’accès. Ainsi, vous allez profiter d’une meilleure expérience utilisateur et aider les équipes à collaborer plus efficacement.

Contrairement à G suite, Google Workspace a aussi amélioré les outils collaboratifs. En effet, même en télétravail les collaborateurs seront capables d’accomplir leurs tâches. Une situation possible avec l’amélioration de Google Calendar pour la planification des réunions.

Google Workspace propose de nouvelles applications dont le but est de faciliter les échanges entre les travailleurs à distance comme Google Chat ou Google Meet. À l’heure actuelle, ces différents outils sont directement intégrés dans ses applications comme Gmail.

Les modalités d’utilisation de Google Suite

Pour utiliser Google Suite ou Google Workplace, certaines astuces doivent être maîtrisées.

À quoi sert la console d’administration ?

La console d’administration Google permet aux administrateurs de gérer tous leurs services disponibles sur le Google Workplace. Elle sert à supprimer des utilisateurs et à gérer les applications. La console permet également de créer des groupes et des listes de diffusion à l’échelle de l’entreprise pour mieux collaborer. Pour s’y connecter, accédez à l’adresse de g suite admin et cliquez sur ajouter un compte, puis entrez l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte administrateur

Création de compte

Pour créer un compte sur le Workplace vous devez vous connecter en tant que super-administrateur et accepter les conditions d’utilisation. Ensuite, cliquez sur IAm et admi pour créer votre projet avec votre nom. Pour créer un compte de service, cliquez sur API et service puis entrez les identifiants et sélectionnez compte de service. Enfin, cliquez sur créer et enregistrer après avoir suivi les étapes de création d’identifiant et de clé.

Création d’un administrateur

Pour créer un administrateur, vous devez vous connecter à la console d’administration Google, puis accéder à utilisateur. Ensuite, sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle d’administrateur. Cliquez sur le curseur pour attribuer un statut et enregistrer les modifications. Pour changer d’administrateur, il suffit d’attribuer un rôle au nouvel administrateur et de supprimer l’ancien.

La gestion des applications

Pour ajouter des applications, vous devez vous connecter à un compte administrateur et accéder à la console d’administration notamment sur la partie applications Web et mobiles. Pour finir ce processus, il suffit d’appuyer sur le bouton ajouter une application ou le cas échéant saisir le nom de ce dernier. Vous pouvez également sélectionner les utilisateurs autorisés à installer l’application soit à partir de Google Play ou Google Device et IOS. À noter que la configuration de l’application se fera en fonction de la plateforme utilisée.

Les bonnes pratiques de sécurité : l’intérêt de suivre une formation

Les administrateurs informatiques des entreprises doivent adopter des bonnes pratiques de sécurité pour garantir la confidentialité de leurs données. Pour mettre en œuvres ces dernières, il est indispensable de suivre une formation adéquate proposée par un cabinet d’expert comme Adaliance. Il va vous former à protéger les comptes d’administrateurs qui contrôlent l’accès à toutes les données de l’entreprise. Leurs comptes doivent ainsi être protégés par un système d’authentification supplémentaire.

La sécurité des données passe également par la gestion de l’activité des comptes d’administrateurs notamment une formation spécifique à la mise en place d’alertes par e-mail sur des connexions suspectes sur leur Workplace. Il est aussi indispensable de maîtriser le contrôle d’accès des applications tierces aux services principaux.

En résumé, l’ensemble des formations en sécurité doit être dispensé par des personnes ayant de l’expérience probante dans ce domaine. Des formations sur mesure peuvent également être proposées pour répondre aux besoins de sécurité des entreprises ayant recours à des outils comme Google Suite.

Quels outils collaboratifs et solutions pour le partage de document ?

Avec la mise en place du travail à distance, le travail collaboratif est un enjeu majeur pour les entreprises. La transformation des méthodes de travail et des processus nécessitent l’utilisation des outils collaboratifs pour partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d’une même entreprise dans le but d’organiser un planning, de réaliser un projet ou de communiquer entre les responsables et salariés. Ainsi, le télétravail a poussé les entreprises à revoir leur organisation interne. Mais quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour le partage de documents ?

Le rôle des outils collaboratifs dans le travail à distance

Les outils collaboratifs jouent plusieurs rôles. Les entreprises les utilisent pour augmenter la productivité des salariés même en télétravail. En effet, le fait d’œuvrer avec des outils collaboratifs va rendre les collaborateurs plus autonomes. Ils auront tendance à se dépasser dans leur travail, seront plus créatifs et motivés.

Les outils de collaboration accélèrent la prise de décision et va permettre au projet de démarrer plus rapidement. L’équipe va ainsi échanger des informations en temps réel sans avoir à se déplacer. Ils peuvent consulter ou modifier les fichiers à tout moment. Ces différents échanges permettent l’émergence d’idées plus rapidement pour la prise de décision. L’objectif est d’améliorer le quotidien des employés.

Enfin, les outils collaboratifs fédèrent les équipes pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, la distance géographique est un facteur qui peut freiner la collaboration au sein de l’équipe. Pour y faire face, le développement d’outils collaboratifs est donc indispensable afin d’améliorer la cohésion et le sentiment d’appartenance à un organisme.

Un espace commun sera mis en place pour être à disposition des collaborateurs pour qu’ils puissent tisser des liens entre eux et se rassemblent autour d’un objectif commun. Les outils collaboratifs vont donc favoriser les échanges entre les salariés en particulier lorsqu’ils travaillent à distance.

Top 6 des outils de travail collaboratif avec partage de document

Voici un top 6 des outils de travail collaboratif qui permettent de partager des documents avec les autres collaborateurs.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil de communication interne dans l’entreprise qui joue le rôle d’une messagerie en discussion instantanée pour être une alternative au mail traditionnel. Il permet également d’organiser des visioconférences, de partager des documents avec SharePoint ou de prendre des notes avec OneNote en intégrant Office 365. L’autre particularité de Microsoft Teams est la possibilité de coéditer des documents Word ou Excel.

Google Drive

Google Drive est un outil de partage de document créé par Google. Il permet le stockage, le partage et l’édition de fichier directement dans le cloud. La capacité de stockage pour la version gratuite est de 15 Go, pour la version payante, elle est de 20 TO. Pour utiliser Google Drive, il est indispensable d’avoir un compte Google pour consulter et partager les fichiers. Cet inconvénient est comblé par son interface simplifiée permettant une navigation fluide pour faciliter le travail collaboratif.

Dropbox

Dropbox est une plateforme de sauvegarde en ligne qui propose des fonctionnalités proches de celles de Google Drive. La différence réside dans la création et l’édition de documents via Dropbox Paper. La Capacité de base est de 2 Go avec la version gratuite, mais va augmenter de 500 Mo à chaque parrainage dans la limite des 18 Go.

HubSpot CRM

La version gratuite du Hubsport CRM propose aux collaborateurs plusieurs fonctionnalités pour travailler en équipe. C’est un outil collaboratif qui possède une boîte de réception pour partager l’accès commun aux documents et historiques pour l’ensemble de l’équipe. Dans ce cas, la performance des salariés est accrue avec un meilleur suivi des requêtes.

Trello

Trello est un logiciel de gestion de projet en ligne qui se présente sous la forme d’un tableau de bord collaboratif. Ce tableau est partagé par l’ensemble des membres de l’équipe pour mieux gérer leurs tâches. Sa prise en main est à la fois rapide et intuitive. Cet outil permet de partager jusqu’à 10 Mo de fichiers gratuitement.

Evernote

Evernote se présente sous la forme d’un bloc-note virtuel. Il est utilisé pour enregistrer les informations comme les notes, les vidéos ou les images. Ces notes sont utilisées pendant les réunions en ligne qui seront ensuite classées dans des carnets et partagées le cas échéant. C’est un outil indispensable pour permettre l’exploitation optimale des notes avec leur centralisation et leur organisation personnalisée. Evernote est une application gratuite. Cependant, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires en payant un abonnement mensuel.

Comment travailler sur un document partagé ?

Pour travailler sur un document partagé, il est possible d’utiliser le versionning. Il fait référence à l’utilisation et à la gestion de plusieurs versions d’un même fichier. C’est une fonctionnalité que l’on trouve dans des services Cloud comme Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez ainsi accéder aux différentes versions d’un document même après des modifications.

Le versionning va aussi permettre de définir le nombre de versions à enregistrer et de télécharger une version ancienne du document. Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs ont besoin d’une autorisation d’accès pour consulter une version antérieure. Les solutions cloud de versionning offrent également un espace de stockage capable de fournir un détail exhaustif du parcours de chaque fichier.

Les outils de collaboration comme OneNote sont présents sur les versions de Microsoft Office. C’est un logiciel de partage des notes avec les collègues. Il a l’avantage d’être utilisé en simultané par plusieurs personnes. Il suffit que le document soit enregistré dans le réseau interne de l’entreprise. Ainsi, pour créer un bloc-note OneNote, il vous suffit d’aller dans le menu fichier, nouveau puis cliquer sur le bouton réseau. Ensuite, sélectionnez le dossier pour le partager sur le réseau d’ordinateur. Pour modifier les notes, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’information et taper les mots.

Formation télétravail : outils et logiciels pour travailler à distance

Depuis mars 2020 et la pandémie du coronavirus, le télétravail a été mis en place massivement dans les entreprises françaises. Il est donc, à l’heure actuelle un mode travail commun. Malgré le fait que de nombreux salariés ne soient pas encore formés, le travail à distance apporte des avantages non négligeables comme la diminution de l’absentéisme, la réduction du stress et l’amélioration de la productivité. Pour en profiter, il est indispensable de suivre une formation en télétravail pour adopter les bonnes pratiques et faire face aux mauvais réflexes et de maîtriser les outils et logiciels pour travailler à distance.

Quels sont les intérêts de se former au télétravail ?

La formation télétravail des équipes va vous aider à mettre en place les bonnes pratiques au sein de l’entreprise pour assurer la continuité de l’activité même en période de crise.

Les principaux objectifs de la formation au télétravail

La formation au télétravail favorise la compréhension de cet environnement pour les salariés et l’entreprise. Elle permet à tous les concernés d’apprendre à organiser leurs tâches et leur temps de travail à distance. L’un des plus importants objectifs de la formation est d’apprendre à préserver le lien entre le manager et son équipe travaillant à domicile. L’identification des bonnes pratiques permet d’être efficace au niveau de la productivité au quotidien. Le but étant de profiter du télétravail pour gagner en efficacité.

Les formations sur le télétravail s’adressent aux entreprises voulant introduire ce mode de travail ou aux salariés travaillant déjà à distance.

Les effets bénéfiques de la formation sur le télétravail

La formation sur le télétravail à un impact bénéfique sur les collaborateurs sur de nombreux points comme :

  • l’adoption des bons réflexes pour rester productif ;
  • l’amélioration de l’autonomie et la responsabilisation du salarié ;
  • l’équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle ;
  • l’amélioration de la qualité de vie au travail et un meilleur équilibre vie personnelle / vie professionnelle.

Les sociétés pourront développer l’autonomie et la flexibilité des membres de l’équipe et également faire des économies (réduction de coûts sur les déplacements, réduction des locaux, gains de productivité…). La formation au télétravail va améliorer les conditions de travail des collaborateurs et va renforcer l’image de l’entreprise, faire gagner tout le monde en maturité.

Les compétences acquises avec une formation sur mesure sur le télétravail

En suivant une formation en télétravail, les employés vont acquérir des compétences (des savoir être et des savoir faire) pour organiser leurs tâches et leur emploi du temps à domicile. Ils pourront aménager un espace de travail chez eux en fonction des règles imposées par l’entreprise. Ces compétences acquises permettront une meilleure gestion de la vie professionnelle et personnelle. Une formation sur mesure est donc indispensable pour bien maîtriser les règles du travail à distance.

Les outils et logiciels indispensables pour travailler à distance

La formation télétravail permet de maîtriser correctement les outils et les logiciels pour communiquer, de gérer un projet ou de transférer des documents.

Les outils de gestion

La préoccupation première des entreprises en télétravail est la productivité des collaborateurs. Dans cette situation, les outils de gestion de projet sont très importants pour organiser les différentes tâches entre les équipes.

Les logiciels de gestion les plus utilisés sont : Microsoft 365, Gsuite, Jamespot, Trello, Slack…mais aussi Monday.com. Leur utilisation intuitive permet d’organiser des projets dans tous les domaines. Pour chaque projet, vous pouvez partager des documents, communiquer de différentes manières (visio, téléphone, chat, etc…) fixer des tâches en fonction des compétences des collaborateurs. Ces outils peuvent aussi fixer des deadlines, créer des tableau de bord et de nouveaux projets.

Les outils de communication

Lorsqu’on se lance dans un nouveau projet, il est primordial de pouvoir échanger avec les autres collaborateurs. Pour ce faire, il existe différents logiciels de visioconférence comme Zoom, Skype ou Microsoft Teams.

Skype est l’outil d’appel et de chat vidéo utilisé par des millions de télétravailleurs dans le monde. Son principal avantage est de s’adapter à tous les appareils, téléphone portable, tablette ou ordinateur. Ce logiciel permet d’enregistrer les appels, d’activer les sous-titres en direct ou d’utiliser le chat. Le cas échéant, vous pouvez envoyer des fichiers avec Skype. L’avantage de Zoom est d’effectuer des vidéoconférences avec plus de 1000 personnes avec une possibilité de partage d’écran. Quant à Teams, il est considéré comme l’une des plateformes de visioconférence les plus stables et faciles à utiliser. À noter que pour le faire fonctionner, il est indispensable que votre interlocuteur télécharge l’application et doive en plus posséder un compte office.

Les outils de chat ou de discussion instantanée

Par rapport au mail classique ou le téléphone, la discussion instantanée offre des avantages non négligeables.

Dans cette catégorie, Slack figure parmi les leaders. En effet, c’est une solution qui permet d’avoir rapidement les collaborateurs en ligne, de garder une trace écrite des échanges, un partage des documents et des discussions en toute sécurité.

Slack se présente ainsi comme une application de télétravail à maîtriser impérativement avec des formations adéquates. Sans oublier que ce service de messagerie offre plusieurs fonctions notamment l’appel et la vidéoconférence et présente aussi plusieurs extensions. L’une des caractéristiques de l’application est la possibilité de créer des fils de messages, de faciliter l’archivage et la recherche des informations concernant une tache spécifique, de limiter l’utilisation du courrier électronique classique dans les entreprises.

C’est l’outil est ainsi, à privilégier pour réaliser un travail d’équipe ou faire des formations à distance.

Les outils de partage de données

Le cloud est un outil incontournable du travail à distance. C’est un moyen efficace pour partager les données entre les collaborateurs d’une équipe. Microsoft 365 et Gsuite sont deux des plateformes les plus utilisées permettant de sauvegarder et d’accéder à des fichiers sur n’importe quel appareil même en dehors du bureau. Le partage des dossiers se fait de manière simple en invitant simplement les autres utilisateurs sans avoir à les télécharger dans un email.

Quant à Dropbox c’est le premier espace de travail intelligent pour rassembler les informations dans un seul endroit. En effet, il permet de sauvegarder des photos, des vidéos ou des documents. Ce qui est idéal pour former les collaborateurs au télétravail.

A noter que cette plateforme est utile pour synchroniser le travail avec votre équipe dans le but de faire avancer les projets dans l’entreprise.