Les progrès récents de l’IA, avec notamment l’IA générative rendue accessible au grand public en 2022 avec ChatGPT, ont enclenché une révolution des méthodes de travail avec des gains de productivité importants à la clé.

Il existe deux grandes façons d’en profiter dans votre quotidien : soit en adoptant des outils du marché qui embarquent de l’IA dans leurs fonctionnalités, soit en construisant des automatisations sur mesure pour vos propres besoins. Pour cela, vous devrez acquérir des notions de prompting afin de correctement donner vos instructions à l’IA.

Qu’elle que soit votre fonction dans l’entreprise, vous avez tout intérêt à tirer profit du potentiel de l’IA dans votre quotidien. Mais, avant de parler de prompt, commençons par identifier les zones de gains de productivité (de temps et/ou de qualité) que vous pouvez débloquer en l’utilisant.

Comment identifier les tâches pour lesquelles utiliser l’IA ?

L’IA a ses forces et ses faiblesses. Pour l’utiliser correctement, vous devez avant tout identifier les tâches qu’il est judicieux de lui déléguer. Pour cela, il convient tout d’abord de les prioriser selon les gains apportés, puis d’identifier celles qu’il est pertinent d’automatiser.

Prioriser les tâches à déléguer à l’IA

• Listez toutes les tâches que vous menez de manière répétitive et le temps passé associé ;
• Listez toutes les tâches qui vous prennent du temps (même si elles ne se répètent pas) ;
• Classez vos tâches des plus chronophages aux moins chronophages sur une semaine ou un mois type.

Identifier les tâches à déléguer à l’IA

Par rapport aux forces et aux limites de l’IA, identifiez les tâches automatisables et celles qu’il est trop risqué de déléguer à l’IA (celles qui nécessitent une réelle intelligence, la prise en compte du contexte spécifique, celles qui nécessitent de faire preuve de créativité ou de sensibilité).

Identifiez enfin pour chaque tâche le niveau de risque d’erreur que vous êtes prêt à accepter, afin d’écarter dans un premier temps les sujets les plus stratégiques comme un livrable client.

Une fois cet état des lieux réalisé, choisissez les meilleurs outils et solutions qui pourront réaliser chaque tâche en quelques secondes grâce à l’IA versus parfois des heures manuellement.

Améliorez votre productivité au quotidien grâce à des outils IA du marché

La façon la plus rapide et la plus simple d’utiliser l’IA pour améliorer votre productivité au quotidien est de vous équiper d’outils du marché qui ont été pensés pour cela et déjà adoptés par un grand nombre d’utilisateurs.

L’IA comme assistant : ChatGPT

C’est l’outil le plus connu du marché. ChatGPT propose une interface conversationnelle qui vous permet de demander tout et n’importe quoi au modèle d’IA d’OpenAI, la société qui l’a créé. Il vous fera gagner énormément de temps en prenant en charge pour vous :

• Résumés de documents
• Résumés de vidéos
• Extraction d’informations dans des documents
• Génération d’idées créatives / brainstorming
• Idées de résolution de problèmes
• Traductions
• Analyse de données pour l’aide à la décision
• Correction d’erreurs

Et, bien d’autres tâches que vous auriez pu précédemment demander à un stagiaire. La force de ChatGPT est sa flexibilité, sa disponibilité, son faible coût (versions gratuites), la possibilité de l’utiliser facilement dans des extensions Chrome, ainsi que la possibilité de construire ses propres IAs personnalisées (les GPTs). Gagnez un temps précieux dès maintenant et découvrez les meilleures techniques de prompting pour obtenir les meilleurs résultats avec l’IA.

L’IA pour votre organisation et aide à la gestion de projets

Gagnez du temps en utilisant l’IA pour planifier votre travail, obtenir directement les bonnes suggestions de créneaux de réunions, pour résoudre les conflits d’agenda, pour envoyer des alertes par rapport à des deadlines, pour rendre compte de la progression de vos projets, ou même pour vous aider à compartimenter votre vie professionnelle et votre vis professionnelle. Pour cela, des outils comme Microsoft 365 avec Copilot, Google Workspace avec Gemini, Notion, Asana ou encore Trello intègrent de plus en plus de fonctionnalités IA.

L’IA pour former vos équipes

La formation en entreprise est essentielle pour se développer, mais bien gérer les connaissances et les partager prend du temps. Grâce à l’IA, vous pouvez mettre en place un Chatbot interne qui a appris toutes les bonnes pratiques et processus de votre entreprise et qui pourra répondre aux questions principales à votre place. Gemini est ainsi une bonne solution d’apprentissage pour vos équipes.

L’IA pour générer des visuels

Que ce soit pour le design d’éléments de vos projets ou pour réaliser des présentations impactantes, aujourd’hui l’IA peut créer de très belles images. C’est ce que proposent des outils comme Midjourney, Canva ou la suite Adobe.

L’IA pour vos comptes-rendus de réunions

Grâce à l’IA, plus besoin de prendre des notes pendant vos réunions et de passer du temps à rédiger un compte rendu à la fin. Concentrez-vous sur vos échanges lors de vos réunions, et récupérez automatiquement les minutes ainsi qu’un compte rendu directement partagé avec les participants. Des outils comme Noota, Otter ou encore Tactiq peuvent même suggérer des emails et futurs meetings en fonction des décisions prises. De même pour la transcription de vos appels si besoin.

L’IA pour assister vos efforts commerciaux

Si vous avez un rôle de business développement et interagissez avec de nombreux prospects, l’IA peut vous soulager sur toute la partie chronophage et à faible valeur ajoutée de vos tâches. Recherche d’informations, récupération de l’historique des échanges, prochaines étapes à mener, idées de messages à envoyer, autant de tâches que vous pouvez déléguer à des CRM comme Salesforce, Hubspot ou des outils de prospection automatisée pour vous concentrer sur la création de lien humain lors des négociations stratégiques.

l’IA comme assistant marketing

L’une des tâches la plus souvent déléguée à l’IA est la création de contenus. Que ce soit pour le blog de votre entreprise, pour les réseaux sociaux, ou même pour préparer vos discours, l’IA est un formidable outil qui pourra vous proposer des contenus en quelques secondes. Si vous veillez à ajouter votre touche humaine personnelle par-dessus, cela peut vous apporter de gros gains de productivité.

L’IA comme aide juridique

Besoin de rédiger ou vérifier des contrats ? De vous assurer que vous êtes en conformité ? De rédiger des clauses juridiques ? Des solutions augmentées par l’IA comme Doctrine vous permettront très rapidement de le faire en considérant les dernières réglementations les plus complexes ou autres décisions de jurisprudence pour vous faire gagner du temps et sécuriser votre activité.

Améliorez votre productivité au quotidien grâce à des automatisations sur-mesure

Pour toutes les tâches qui vous sont spécifiques ou spécifiques à votre entreprise, l’IA peut également vous faire gagner un temps précieux. Pour cela, automatisez-les en créant des workflows ou des robots qui travaillent pour vous. C’est aujourd’hui possible très simplement grâce à des outils comme Zapier, Make, n8n, ou encore Dataiku pour des modèles de data science plus complexes.

Voici quelques cas d’usage :

• Ecriture et réponses à vos e-mails en intégrant votre style et l’ADN de votre entreprise
• Analyse de CV et candidatures pour réaliser un premier filtre selon vos critères
• Veille sectorielle et curation de contenus pour résumer uniquement les informations importantes
• Chatbot client disponible 24h/24 pour traiter les principaux problèmes rencontrés
• Traitement de données dynamiques pour centraliser des informations à jour
• Création de fichiers Excel complexes sans effort
• Analyses de données pour faciliter vos prises de décisions ou rendre compte de situations
• Gestion d’incidents rapides en fonction des paramètres

Vous l’aurez compris, le champ des possibles est infini. Vous avez tout intérêt à adopter les méthodes et outils qui, selon votre poste, peuvent décupler votre productivité. Encore faut-il faire les bons choix et opter pour la solution et les pratiques qui correspondent précisément à vos besoins. Pour cela, la première étape est d’apprendre à donner des consignes à l’IA à l’aide de prompts optimisés. Avec notre formation ChatGPT : Apprenez les meilleures techniques de prompting pour garder une longueur d’avance dans votre domaine.