Microsoft Teams : comment ça marche ? Quels sont ses avantages ?

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Dans le contexte sanitaire actuel et du rebond de la pandémie de Covid-19, il est possible que les entreprises doivent remettre en place le télétravail. Cependant, cette transition peut apparaitre difficile pour certaines d’entre elles. Dans ce cas, Microsoft Teams apparait comme l’outil indispensable dans ce domaine. Mais, il est important de comprendre son fonctionnement, ses avantages pour optimiser son utilisation.

Qu’est-ce qu’on entend par Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est une plateforme collaborative qui organise le travail à distance à travers une interface ergonomique, des fonctions de visioconférence, de messagerie instantanée et d’autres fonctionnalités.

Présentation de Microsoft Teams

Microsoft Teams est réputée pour sa visioconférence. Il est devenu en quelques années la première plateforme collaborative utilisant une messagerie instantanée, des appels audio ou des agendas partagés.

Lancée en 2016, Teams se présente comme un hub de digital workplace qui s’appuie sur les fonctionnalités de Microsoft 365, de SharePoint et de OneDrive pour transférer et stocker des fichiers.

Le logiciel Teams copie également OneNote pour la prise de notes et Planner pour partager les tâches entre les collaborateurs.

Enfin, Skype pour faire une conférence téléphonique.

Comment installer le logiciel Microsoft Teams ?

Avant de télécharger Microsoft Teams, vous devez vérifier si l’application est déjà installée sur votre PC Windows. S’il n’est pas encore présent sur votre ordinateur, connectez-vous à Microsoft 365 en utilisant votre adresse email et votre mot de passe. Puis, cliquez sur le bouton Menu pour sélectionner Teams.

Lorsque Teams est chargé, cliquez sur le menu Paramètres et téléchargez ensuite l’application sur le bureau. Enfin, exécutez le fichier qui vient d’être téléchargée. Pour vous connecter, il vous suffit d’utiliser les mêmes identifiants que sur Microsoft 365.

Comment fonctionne Microsoft Teams ?

Pour pouvoir rejoindre une session en visioconférence dans Microsoft Teams, vous devez cliquer sur le lien donné par l’organisateur à partir de votre navigateur web ou à partir du mail d’invitation. Mais pour profiter de l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme, il faudra télécharger le bon programme soit pour Windows, Linux ou application mobile. En effet, après l’installation du logiciel, pour lancer Teams, vous devez vous connecter avec un email ou un compte Microsoft.

À noter que si les utilisateurs cliquent sur « Rejoindre » ou « Créer une équipe », ils vont se constituer une nouvelle équipe de travail. Ils peuvent aussi rejoindre une équipe qui existe déjà. Pour centraliser les messages, il est possible de créer ou entrer dans des canaux au sein du service de l’entreprise. Une fois l’intégration dans une équipe faite, le collaborateur va profiter de toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams.

Est-ce que Microsoft Teams est gratuit ?

Microsoft a mis en place une version gratuite de Teams. Cependant, les réunions sont limitées à 60 minutes avec un nombre maximum de 100 personnes. De même, la capacité de stockage par utilisateur est limitée à 2 Go si c’est de 10 Go pour les fichiers partagés.

Au contraire, les versions payantes de Teams offrent des capacités d’accueil et de stockage largement supérieurs. Des fonctionnalités plus avancées et un support sont également disponibles.

Les principales fonctionnalités proposées par Microsoft Teams ?

Avec Microsoft Teams vous pouvez organiser des réunions virtuelles avec Agenda Teams. Pour cela, il suffit d’envoyer des invitations aux membres du canal ou à partir d’Outlook.

La seconde fonctionnalité permet aux membres de l’équipe de travailler sur un même document. Il est ainsi possible de laisser des commentaires dans la conversation de groupe ou utiliser l’écran partagé pour monter un contenu à l’ensemble des participants de la session en ligne.

La gestion et la répartition des tâches au sein de l’équipe sont facilitées avec Microsoft Teams. En effet, l’application Tasks va organiser et assurer le suivi de toutes les tâches de manière collectives ou individuelles.

Les avantages de Microsoft Teams pour les entreprises.

Pour les entreprises, notamment ceux en télétravail, Microsoft Teams apporte de nombreux avantages non négligeables.

Optimisation du travail d’équipe

Microsoft Teams a été créé pour le travail d’équipe. Ses membres vont pouvoir échanger dans des conversations, s’interpeller à travers des appels audio ou se réunir en visioconférence et éditer des documents ensemble lorsqu’ils sont en télétravail.

Des outils collaboratifs performants

Avec Teams, les collaborateurs vont disposer de tous les outils pour collaborer même à de très longues distances.

Ainsi, contrairement à Microsoft 365, les ressources ont été rassemblées dans un même espace de travail, notamment un cloud sécurisé.

Microsoft Teams a un caractère évolutif et adaptatif

Teams propose un store regroupant plusieurs centaines de logiciels tiers dédiées pour améliorer la production, la gestion de projet ou les postes comme le marketing, les ressources humaines et le service client. Le cas échéant, une entreprise peut y créer ses propres applications avec Power Apps ou des chatbots en utilisant Virtual Agents.

Microsoft Teams a des possibilités étendues

Le logiciel est un environnement de travail unique, mais disponible sur de nombreux supports. Il peut être utilisé n’importe où et n’importe quand avec un terminal. Ses fonctionnalités variées sont accessibles depuis un ordinateur, un smartphone, une caméra ou des équipements spéciaux pour des réunions.

Pour conclure, peu importe l’endroit où sont vos collaborateurs, ils auront droit aux mêmes outils et données pour être productifs avec Microsoft Teams.

Quel est le rôle d’un Consultant Microsoft Office ?

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Un consultant Microsoft Office a des connaissances approfondies sur les fonctionnalités des applications Office 365. Son objectif : aider ses clients à adopter les dernières technologies suggérées par le logiciel grâce à un accompagnement personnalisé.

Dans cet article, nous aborderons l’intérêt de faire appel à un consultant Microsoft Office.

Bénéfices potentiels de Microsoft Office

Les solutions de Microsoft Office s’appliquent à plusieurs scénarios technologiques pour diverses raisons.

Analysez plus facilement les décisions exploitables

Avec Microsoft Office, vous allez augmenter la réactivité de votre entreprise grâce à différentes analyses données par les outils de reporting. L’avantage est de réduire les coûts d’infrastructure et de gestion des données. Le but est d’avoir un système d’information plus efficace.

Amélioration de la productivité

La productivité est renforcée par la sécurisation des informations et des communications en utilisant par exemple Microsoft Teams. À noter que les connexions aux réseaux sociaux et la collaboration sont facilitées par l’utilisation du cloud.

Profiter d’un style de travail flexible

En ayant recours aux services Microsoft Office, vous allez donner à vos employés un environnement de travail plus flexible en élargissant la connectivité ou en personnalisant l’expérience utilisateur, notamment en créant un Intranet à l’aide de Sharepoint.

Optimisation des activités

Avec un service client performant, vous allez dynamiser les ventes et la productivité marketing. L’optimisation du développement des applications personnalisées va améliorer les opérations en interne ou dans le Cloud. Mais pour faciliter la transition, il est préférable de faire appel à un consultant.

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Pourquoi faire appel à un consultant en Microsoft Office ?

Un consultant Microsoft doit maximiser les services proposés par cette technologie. Pour y parvenir, il doit adopter des méthodes qui ont déjà fait leurs preuves auprès des partenaires ou clients. Quelle que soit la forme de son intervention, il a une obligation de conseil et de support.

Mission d’évaluation

Le consultant Microsoft Office intervient déjà au début du projet et doit évaluer en profondeur les besoins techniques et fonctionnels pour concevoir l’architecture de votre système au sein de l’entreprise.

Conception des projets

Dès les premières phases du projet, les consultants vont vous aider à définir les démarches et moyens à mettre en place. Il peut s’agir de projets d’infrastructure technique ou de projets pour développer les solutions adaptées aux clients.

Cadrage technique

Le consultant Microsoft Office doit proposer des maquettes illustrant un périmètre réduit du projet. Le but étant de limiter les risques en lien avec le dispositif pour développer le déploiement de la solution.

Gestion des opérations

Pour optimiser vos stratégies et vos procédures d’exploitation, le consultant est spécialisé dans l’opération du système d’information critique. Il met en place des contrats de service, un mode de gestion des systèmes de production et des changements au cours du projet.

Expertise pointue et détaillée

Le consultant Office est proche des ingénieurs logiciels. La raison est qu’il maitrise toutes les offres technologiques de Microsoft. Dans ce cas, il sera en mesure de vous apporter les réponses les plus précises par rapport aux problèmes que vous soulevez pendant la mise en place du projet.

Qualités d’un consultant Microsoft Office

Un consultant Microsoft Office doit apporter son expertise sur plusieurs environnements comme Exchange, Azure et Office 365. Des compétences indispensables pour mettre en œuvre les solutions technologiques Microsoft des clients. En effet, il sera l’interlocuteur ou référent de ces derniers.

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange est une messagerie professionnelle performante que le consultant doit maitriser. Un dysfonctionnement va effectivement, empêcher une bonne communication dans l’entreprise qui va nuire à la productivité. Le consultant doit aussi avoir une expertise sur la messagerie pour limiter les risques pour la sécurité comme le piratage, la fuite de données ou les virus. Enfin, il doit adapter Exchange à la taille de l’organisation et ses contraintes liées à la mobilité ou le multi-device.

Microsoft Azure

Azure est la plateforme Cloud de Microsoft qui permet à une entreprise de gérer virtuellement une partie ou la totalité de ses opérations informatiques notamment les serveurs, le système de stockage de base de données ou les différents réseaux. De ce fait, Azure est très attractif pour les entreprises de toutes tailles. C’est une application indispensable pour permettre au consultant Microsoft Office d’accomplir facilement ses missions.

Microsoft Office 365

Avec Office 365 accompagnement, le consultant peut mettre en place un environnement de travail complet avec de multiples possibilités de personnalisation répondant aux besoins du client. L’écosystème de Microsoft permet donc d’avoir des outils professionnels, de partager les calendriers ou les documents et surtout s’adapter à l’entreprise.

L’importance pour le consultant d’avoir la certification Microsoft Office spécialiste

Passez un examen en suivant un programme Office spécifique afin d’obtenir une certification Microsoft Office Specialist. Être certifié va donner au consultant les compétences nécessaires pour tirer le meilleur parti d’Office. Pour passer l’examen, les candidats doivent être en mesure de démontrer la bonne application des principales fonctionnalités d’Office.

Des spécialistes dans le domaine comme Adaliance peuvent vous aider à atteindre votre but : notre réseau d’experts Microsoft est à votre service. Contactez-nous pour en savoir plus !

Accompagner et piloter la conduite du changement pour faire face à vos défis

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Les entreprises sont confrontées quotidiennement aux besoins de changement pour améliorer leurs performances et faire face à leurs défis. L’objectif est de faire face à la concurrence de plus en plus féroce de leurs compétiteurs dans de nombreux domaines : marketing, commercial, financier, digital, etc… Pour y faire face, des solutions comme la mise en place de nouvelles technologies ou la réorganisation pour être en conformité avec les nouvelles réglementations permettent, par exemple d’améliorer l’expérience client. Le changement en entreprise est une situation que va connaître la majorité des collaborateurs. Dans ce cas, une formation ou un accompagnement par des experts est nécessaire. Cet article va répondre aux problèmes concernant l’accompagnement et le pilotage de la conduite du changement.

Qu’est-ce qu’on entend par conduite du changement ?

La conduite du changement peut être définie comme étant un accompagnement d’un projet d’organisation ou de réorganisation en utilisant des méthodes qui ont fait leurs preuves. Elle s’applique durant un projet d’entreprise pour créer un produit ou un service de manière temporaire. La conduite du changement implique également la prise en compte du domaine humaine et les valeurs de la culture d’entreprise pour détecter les résistances au changement. L’objectif est de permettre la compréhension et l’acceptation des collaborateurs concernant les nouvelles règles du jeu tout en mettant en place un accompagnement du processus de changement.

Le fait de travailler sur les axes d’acceptation des changements va faciliter sa réussite et permettre d’anticiper les différentes contraintes. Les axes d’amélioration et de transformation devront ainsi être orientés en fonction de ces contraintes. Il faudra économiser l’énergie dépensée pour faire accepter le projet de changement. En d’autres termes, la conduite du changement se présente comme l’anticipation d’une organisation future qui va modifier un système existant dans le but de favoriser l’adhésion maximale des utilisateurs impactés.

Pourquoi accompagner et piloter la conduite du changement ?

Accompagner et piloter la conduite du changement permet de s’engager dans un monde en mouvement perpétuel. En effet, ces changements interviennent de façon plus fréquente et plus complexe à notre époque. Être capable de produire des résultats pendant les différents changements va faciliter l’accomplissement de la stratégie de l’entreprise. En plus, la gestion du changement va développer les compétences d’une organisation avec la capacité à faire face à des modifications simultanées.

L’un des enjeux de l’accompagnement de la conduite du changement organisationnel va répondre directement aux exigences du moment en apportant les résultats attendus. Savoir gérer ce changement permet de réduire les écarts entre les produits et les résultats recherchés au quotidien dans votre entreprise.

L’amélioration apportée par les changements met en avant l’importance humaine. L’efficacité de ces transformations étant liée au fait que les collaborateurs vont modifier de manière favorable leur mode de travail. Ainsi, une masse importante d’entre eux doivent participer aux projets qualifiés d’importants. La gestion du changement va ainsi, aider les personnes à modifier leurs méthodes de travail pour contribuer activement à l’application des nouveautés et assurer un retour sur investissement.

Si la gestion du changement est appliquée efficacement, vous aurez plus de chance d’accomplir efficacement les objectifs. En effet, des études ont démontré qu’une bonne gestion des transformations va augmenter la probabilité de réussite du projet.

Les étapes clés pour accompagner et piloter la conduite du changement dans votre entreprise

Pour accompagner la conduite de changement, plusieurs grandes étapes doivent être respectées.

Faire un diagnostic organisationnel

Avant la modification d’une organisation au sein de l’entreprise, il est indispensable de comprendre le fonctionnement, la culture et les valeurs de la situation actuelle pour espérer avoir une vision globale des acteurs. Cette recherche d’informations permet de détecter les dysfonctionnements et les principaux axes à améliorer. Si vous faites appel à un consultant en transition, il va commencer son intervention en faisant, par exemple, une série d’entretiens en compagnie des dirigeants de la société.

Adopter une méthodologie de changement

La conduite du changement répond à plusieurs étapes qu’il est important de définir en amont en adoptant une méthodologie précise. Cette dernière permet de proposer un plan d’action adapté aux spécificités de l’entreprise et des collaborateurs en prenant en compte un calendrier social. Le but étant d’assurer l’adhésion de toutes les parties prenantes. Ainsi, l’absence de méthodologie dans le pilotage du changement peut être source d’échec.

Anticiper les ressources et les charges

La conduite du changement ne doit pas s’improviser dans l’entreprise, l’idéal est de nommer un chef de projet qui va prendre le rôle de change leader. Avec son équipe, il aura la charge de sécuriser le déploiement du projet. De plus, il sera l’interlocuteur privilégié en cas d’inquiétudes des autres collaborateurs de l’entreprise par rapport aux transformations envisagées.

La communication en interne

Aucun acteur de l’entreprise ne doit être oublié. Il est donc judicieux de créer un réseau de communication interne. Cela va rendre le projet plus concret auprès de tous les collaborateurs au niveau local, national voire international. Ainsi, la phase de communication est indispensable pour faire adhérer la direction, managers et cadres à la démarche. En plus, elle va rendre les initiatives de changements transparentes et transformer en même temps les résistances en opportunités. L’utilisation des outils de communication payants ou gratuits est à la disposition des salariés.

Les modalités de pilotage du changement

Après avoir défini les actions, les ressources, les objectifs et mobilisé les équipes, il est temps de déployer un plan de conduite pour effectuer le changement. Ainsi, le responsable de projet va accompagner les équipes en les aidant à franchir les différents obstacles qui risquent de perturber leur mission. Les managers sont en première ligne dans tout le processus de changement.

Pour faire l’évaluation des actions mises en place et déterminer si les objectifs ont été atteints, il est indispensable de mettre en place des indicateurs de performances. En fonction des résultats ou de l’évolution de la situation, des réajustements peuvent être entrepris. Le cas échéant, le manager devra mettre au point de nouvelles procédures pour enlever les blocages rencontrés par les équipes.

L’importance de la formation pour accompagner la conduite du changement

L’accompagnement et le pilotage de la conduite du changement nécessitent pour les managers ou les collaborateurs de suivre une formation spécifique. Un cabinet expert dans ce domaine comme Adaliance va vous faire comprendre les concepts et notions fondamentaux de la méthodologie. Vous aurez en plus une vision claire des avantages organisationnels d’une conduite efficace du changement.

À noter que les modules de formation permettent également de développer les compétences nécessaires à la mise en œuvre de la transformation recherchée.

La formation sur mesure favorise le développement du salarié et sa montée en compétence notamment par l’accès à des séances de coaching individuel ou un accompagnement pour de nouvelles responsabilités du collaborateur. Un programme de mentorat peut aussi être mis en place dans votre entreprise pour partager les expériences acquises.

Le consultant va également élaborer un plan de formation personnalisé pour ne pas entraver l’activité de l’entreprise qui doit continuer. Il faut donc réussir à combiner l’activité quotidienne de l’entreprise et les cessions de formation. En d’autres termes, il s’agit de mettre en œuvre un ensemble de formations en fonction des projets, des personnes et leurs besoins concrets. Des actions ponctuelles du consultant sont aussi à prévoir pour plus d’efficacité dans l’accompagnement de la conduite du changement.

Recourir à un consultant externe en sécurité informatique et en cyber sécurité

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Malgré le fait que la numérisation du monde offre de nombreuses possibilités aux entreprises, cette situation a également contribué à l’augmentation des risques liés à la cybersécurité. Plusieurs facteurs peuvent contribuer à l’augmentation des cyberattaques notamment l’utilisation et le développement de l’e-commerce ou le transfert des données en ligne. Ainsi, ces différentes situations ont rendu la sécurité informatique de l’entreprise au centre de nombreux enjeux qu’il est important de comprendre. L’une des solutions est de faire appel à un consultant externe à l’entreprise spécialisée en cybersécurité.

Cybersécurité en entreprise : un sujet d’une brûlante actualité

La cybersécurité couvre un large domaine qu’il est important de maîtriser avant de pouvoir se protéger efficacement.

Qu’est-ce qu’on entend par cybersécurité ?

La cybersécurité peut se définir comme une stratégie qui a pour objectif de réduire les risques d’une cyberattaque et ses effets sur une entreprise et de se faire une protection des réseaux et les systèmes que vous utilisez. En d’autres termes, elle vise à protéger les ressources numériques des entreprises contre le piratage informatique des données ou les cyberattaques. La cybersécurité va donc utiliser des technologies, des modes de contrôles divers de vos informations sensibles. En plus, elle vise à empêcher l’accès non autorisé aux stockages des données dans des supports physiques, disques dur ou en ligne dans un cloud.

À noter que la cybersécurité diffère de la sécurité de l’information qui couvre un domaine plus vaste comme les versions papier des fichiers.

Les différents types de cyberattaques

Il existe deux principaux types de cyberattaques : externes et internes.

Les attaques externes causées par des tiers malveillants se font par l’usage des logiciels qui vont percer votre défense et installer des programmes indésirables dans votre réseau. Les pirates informatiques ont également recours au phishing qui consiste à envoyer des mails avec des liens nuisibles qui peuvent donner accès à des informations sensibles de votre entreprise.

Quant aux attaques internes, elles sont dues en majorité à des erreurs de manipulation intentionnelle d’un salarié. La divulgation par mégarde des informations sensibles voire leur suppression est également possibles. Dans certains cas, des employés vont abuser de leur droit d’accès pour détruire des fichiers importants de l’entreprise.

Cyberattaque : les risques pour l’entreprise

Les conséquences des risques numériques sont nombreuses sur l’activité de l’entreprise et sa situation financière. Les cyberattaques peuvent ainsi entraîner :

–          un ralentissement ou l’arrêt total des activités de l’entreprise à l’origine d’un chômage technique et de perte financière ;

–          une atteinte à l’image et la réputation de votre entreprise en cas de vol de données sensible au sein de votre société. Les clients vont donc perdre leur confiance et ne vont plus faire appel à vos services ;

–          des frais supplémentaires pour faire face à la crise et reconstituer les données volées ou détruites ;

–          Des sanctions sont aussi à prévoir dans le cadre du RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données en cas de non-respect des règles de sécurisation.

Les responsabilités au niveau de l’entreprise

L’entreprise est responsable civilement de son patrimoine informatique. Elle a l’obligation de veiller à la sécurité.de ses données et doit ainsi prendre toutes les précautions utiles pour assurer la sécurité des fichiers. Un contrôle est effectué par la CNIL pour faire respecter le RGPD.

Pour le chef d’entreprise, la défaillance de son système d’information va engager sa responsabilité au niveau pénal et civil. Il doit ainsi prendre des mesures techniques et d’organisation appropriée contre les risques internes ou externes. Sa responsabilité est engagée en raison de sa faute ou mauvais usage de son système informatique.

Pour le salarié, sa responsabilité est engagée dès qu’il commet une faute lourde dans l’exécution de ses missions. Une faute caractérisée par l’intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise. Il est responsable envers les tiers s’il agit en dehors de ses fonctions. À noter qu’en cas de délégation de pouvoir à un responsable de sécurité informatique, sa responsabilité ne peut être mise en cause que s’il est prouvé qu’il a commis une faute dans l’exercice de ses taches.

Les avantages de faire appel à un consultant externe en cybersécurité 

Pour faire face à la complexité de la mise en place du processus de gouvernance des risques et de la sécurité des données, des entreprises ont choisi d’externaliser cette fonction. En effet, faire appel à des spécialistes en cybersécurité offre de nombreux avantages et le coût reste raisonnable face aux risques immenses que ce type d’attaque fait courir à l’entreprise.

Ce type de consultant va s’adapter aux besoins et au budget de votre entreprise. C’est une solution de confort qui va également répondre aux attentes en termes de sécurité informatique. Le consultant en cybersécurité peut notamment vous accompagner dans le recrutement d’un nouvel employé dans le domaine de l’informatique.

D’autres services peuvent aussi être externalisés comme l’expertise de vulnérabilité, la surveillance des menaces et la gestion des équipements de sécurité. Un audit est effectué pour accompagner votre entreprise afin de mieux faire face aux problématiques liées à la sécurité informatique. L’expert va proposer une formation en sécurité informatique à vos collaborateurs pour vous aider dans la mise en place de votre projet.

En dernier lieu, il y a le service de conseil qui disponible pour vous aider à mettre en place une charte informatique sur mesure pour votre entreprise. Elle vise à définir les conditions dans lesquelles les salariés doivent utiliser leur matériel personnel et professionnel à l’extérieur de l’entreprise. Elle fixe également les modalités de connexion au système d’information de la société. Ainsi, il est interdit de faire certains usages comme le téléchargement de logiciel ou l’utilisation d’une adresse mail personnelle. L’usage d’internet est également précisé dans la charte en interdisant l’accès à des sites à risques.

Enfin, le consultant externe en sécurité informatique a bénéficié d’une formation dans le domaine de la confidentialité des données personnelles utilisées par l’entreprise conformément aux dispositions du RGPD en Europe et surtout en France.

Mise en place du télétravail avec les représentants du personnel

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Pour faire face à la pandémie de Covid-19, le gouvernement a demandé aux entreprises pour lesquelles cela était possible, la mise en place du télétravail. L’objectif : assurer la continuité de l’activité de la société et limiter la circulation du virus au sein du personnel. Suite à cette pandémie, quelles seront les étapes à suivre pour la mise en place du télétravail au sein d’une entreprise, avec les représentants du personnel ?

Négociation obligatoire ?

Face au risque causé par l’épidémie de Covid-19, s’agissant d’une circonstance exceptionnelle, l’employeur peut imposer le télétravail à ses employés sans accord préalable.

Quant à la consultation des représentants du personnel, cette obligation pèse sur les seules entreprises d’au moins 50 salariés. Cet aménagement du poste de travail est devenu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la santé et la sécurité des salariés. C’est une obligation qui incombe à l’employeur.

À noter que les modalités de mise en œuvre du télétravail sont définies au niveau de l’entreprise selon les dispositions du Code du travail, en plus des accords nationaux interprofessionnels. La négociation de l’accord collectif est obligatoire si l’entreprise dispose de délégués syndicaux ou les membres titulaires du CSE avec des salariés mandatés par une organisation syndicale représentative.

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Détails sur la négociation de l’accord sur le télétravail

La délégation de chaque syndicat représentatif est composée d’un ou deux délégués syndicaux ou de quelques salariés. Leur nombre est fixé par un accord avec l’employeur, bien que cela puisse être porté à deux selon le Code du travail. Les délégués du personnel ne peuvent être des personnes extérieures, sauf accord ou usage plus favorable.

Pour les négociations, les parties vont fixer un calendrier de réunions au moment de la première rencontre. La rédaction d’un compte-rendu est fortement recommandée pour garder traces des différentes réunions.

À noter : le temps passé à négocier cet accord est considéré comme un temps de travail effectif selon le Code du travail. Cependant, le temps nécessaire à la préparation des réunions est déduit du crédit d’heure spécifique accordé aux délégués syndicaux.

Conditions de validité

Si l’accord est négocié avec un ou plusieurs délégués syndicaux, il doit être majoritaire, c’est-à-dire par au moins 50 % des suffrages exprimés. À défaut de majorité, il n’est valable que s’il est signé par les organisations syndicales ayant au moins 30 % des suffrages aux élections et approuvé par les salariés à la majorité simple.

  • Dans le cas où l’entreprise a moins de 11 salariés ou de 11 à 20 salariés sans CSE, l’accord est valable s’il est approuvé par 2/3 du personnel lors d’un référendum.
  • Si l’entreprise possède 11 à 49 employés, la validité de l’accord de télétravail est subordonnée par l’approbation de la majorité des salariés qui ont voté par référendum. Mais si les membres élus du CSE sont mandatés ou non, la validité de l’accord dépendra du vote des membres qui représentent la majorité des suffrages exprimés.
  • Pour les entreprises de plus de 50 salariés sans délégué syndical, l’accord est approuvé par la majorité des collaborateurs, par référendum dans le cas où il existe des membres élus du CSE mandatés. Pour les salariés mandatés non élus, la mise en place du télétravail doit être approuvée par la majorité des employés.

Les étapes de mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail dans une entreprise, notamment la négociation avec les représentants du personnel, doit suivre certaines étapes.

Définition du support de mise en place du télétravail

C’est une étape importante qui permet de vérifier l’existence ou non d’un accord collectif dans la société qui encadre le télétravail. Si rien n’est prévu ou que les négociations ont échoué, il faut rédiger une charte de télétravail après avis du CSE. Le cas échéant, l’employeur peut faire un simple accord avec le salarié sans aucune forme requise pour mettre en place le télétravail de manière occasionnelle ou régulière.

L’accord ou la charte va ainsi préciser :

  • les conditions de passage en télétravail ;
  • les conditions de retour au bureau ou locaux de l’entreprise ;
  • les modalités d’acceptation des conditions de télétravail ;
  • la détermination des horaires de travail et la fréquence des taches ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail effectif.

Définition de l’organisation du télétravail

Pour mettre en place le télétravail de façon optimale dans votre entreprise, des points importants doivent être vus.

Il faut, par exemple, définir les conditions objectives pour être éligible au télétravail. On prend en compte la nature du poste, le logement et l’autonomie du télétravailleur. Au niveau de cette étape, vous devez définir les modalités de passage en télétravail tout en respectant le droit du travail.

Il faut également choisir le rythme de télétravail le plus adapté à votre société en tenant compte que le télétravail ne doit pas dépasser les horaires légaux ou prévus dans le contrat de travail. Il ne faut pas oublier de prévoir les outils à mettre à disposition du télétravailleur dans l’exécution de ses missions notamment un ordinateur portable ou un téléphone avec une ligne professionnelle. Il faut que l’utilisation de ces équipements soit possible à distance.

Lieux d’exécution du travail et management du télétravail

L’employeur peut définir les lieux dans lesquels le télétravail sera autorisé. Cet endroit peut être le domicile du salarié, un espace dédié au coworking ou dans des bureaux partagés mis à la disposition du télétravailleur.

Quant au management, il doit s’adapter au travail à distance surtout au niveau des horaires, de la confiance et des échanges réguliers avec le manager pour éviter l’isolement du salarié. Le management doit donc trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle du télétravailleur.

L’obtention de l’accord du salarié

En principe, le télétravail s’opère sur la base du volontariat, qu’il s’agisse d’un accord collectif ou d’une charte. Il est de ce fait impossible d’imposer un mode d’organisation du travail aux collaborateurs. A contrario, l’employeur peut refuser le passage au télétravail si ce refus est motivé.

Si ces sujets vous intéressent et que vous souhaitez vous former et former vos équipes, prenez deux minutes pour nous contacter et nous expliquer vos besoins ! Nos experts sauront mettre en place la formation sur mesure qui vous conviendra, et ce, partout en France.

Quelles différences entre télétravail et travail à domicile ?

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De plus en plus de salariés se lassent du travail de bureau en raison du stress, de la pression du présentéisme, du trajet dans les transports en commun etc. Avec la pandémie du covid-19, ce nouveau mode de travail est devenu indispensable pour de nombreuses structures. De fait, télétravail et travail à domicile ont été appliqués dans le secteur privé comme dans le public. Ces méthodes de travail à distance ne sont pas identiques : quelles sont donc les différences entre le télétravail et le travail à domicile ?

Évolution historique du travail à distance

Le concept de travail à distance à fait son apparition dans les années 50 grâce à un mathématicien américain qui a utilisé pour la première fois la transmission de données afin de réaliser un chantier en Europe. Mais c’est dans les années 60 qu’on assiste au développement du télétravail avec le progrès des outils informatiques et de communiqués. La véritable notion de travail à distance apparaît en 1970 avec l’invention du fax et la généralisation de l’utilisation du téléphone.

Ce sera l’explosion d’internet qui va favoriser le développement du travail à domicile dans les années 90. En effet, avec la récession économique et l’aménagement du territoire en France, plusieurs milliers de personnes sont devenus travailleurs indépendants.

Selon l’INSEE, en 2021, en moyenne chaque semaine, 22 % des salariés ont télétravaillé.

Différences entre télétravail, travail à domicile et home office

Il existe plusieurs différences entre le télétravail, le travail à domicile et le home office. Des dissemblances que l’on trouve sur de nombreux plans.

Définitions

Le télétravail est étymologiquement le travail à distance dont le sens désigne le travail exécuté par l’intermédiaire de la télécommunication. Il désigne une activité professionnelle exercée en dehors d’un bureau. Dans le cadre de son travail, le salarié est toujours soumis à son contrat de travail. Le télétravailleur doit respecter un objectif de production et de performance. Dans ce cas, son statut juridique est similaire aux employés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il effectue donc un travail à des horaires prédéfinis dans son contrat de travail et reçoit un salaire fixe tous les mois. C’est le Code du travail qui définit le travail à distance devant s’exercer dans le cadre d’un contrat ou un avenant.

Le travail à domicile est décrit comme une forme d’activité professionnelle exercée de manière indépendante qui est pratiquée par les freelancers, les auto-entrepreneurs (micro-entreprises). Le travailleur indépendant étant son propre patron, il effectue ses tâches professionnelles selon ses disponibilités. Il organise son emploi du temps en fonction des heures de travail qui lui conviennent le mieux. Ici, le travailleur à domicile va choisir le montant de son salaire en fonction de ses tâches.

Quant au home office, il s’agit d’une organisation adoptée par les entreprises pour mettre en place un travail à distance de façon régulière. Ce mode de travail permet aux collaborateurs de choisir le lieu où ils se sentent le plus efficaces afin d’assurer leur mission. Ils peuvent ainsi travailler de chez eux lorsque leur présence à domicile est nécessaire. Le home office peut donc être défini comme une entente entre l’employeur et le salarié pour qu’il travaille depuis son domicile et organise lui-même son planning de travail. À noter que l’employeur a des obligations en matière de santé et de sécurité au travail dans ce mode de travail.

Différences sur le plan social

Les avantages sociaux du télétravailleur et du travailleur à domicile sont différents sur certains points.

Le télétravailleur est un salarié de l’entreprise qui a droit à des congés payés contrairement au travailleur indépendant qui est son propre employeur. Le salarié a le droit de choisir lui-même la période et la durée de ses congés.

En cas d’arrêt de l’activité professionnelle, dans certains cas, le salarié en télétravail aura droit à une indemnité de type ARE. Les conditions d’obtention du droit au chômage seront définies par la loi. Le télétravailleur salarié cotise pour sa retraite ; un travailleur à domicile devra s’affilier auprès d’un organisme spécialisé, de même pour ce qui est de la santé (mutuelle et complémentaire santé).

Différence sur le plan structurel

Pour la gestion du temps, le salarié télétravailleur ou en home office doit respecter des plages horaires dans l’exécution de ses tâches. A contrario, le travailleur à domicile est libre de gérer son temps comme il le souhaite, ne rendant des comptes qu’auprès de ses clients.

Le télétravailleur travaille également par l’intermédiaire de son employeur et ne perçoit pas en totalité les bénéfices de son travail. En effet, son salaire sera fonction des impôts prélevés à la source et de la rémunération indiquée sur son contrat de travail. Quant au travailleur indépendant, il devra régler directement un pourcentage sur ses gains auprès de l’URSSAF (variable selon son type de travail, mais aussi selon s’il bénéficie ou non de l’ACRE). Sa rémunération dépend en grande partie du volume de travail qu’il va réaliser.

Enjeux RH : retour « à la normale » après le télétravail

Le retour à la normale au bureau après la pandémie de COVID-19 pose de nouveaux enjeux au niveau des ressources humaines. L’employeur doit :

  • s’adapter aux contraintes sanitaires notamment pour appliquer les mesures barrières ;
  • remettre en place les collectifs de travail en tenant compte des différentes situations par rapport au retour au travail des salariés. L’objectif sera d’améliorer la cohésion sociale ;
  • réactiver la relation client pour relancer l’activité de l’entreprise ;
  • prendre en compte les enseignements du travail à distance afin de renforcer le management et développer le télétravail de manière raisonnée.

Formation pour faire face aux enjeux RH

Cette formation RH post covid permet de soigner votre communication pour préparer le retour au poste de travail de vos collaborateurs. Pour que la reprise se fasse dans les meilleures conditions, le service RH doit informer les salariés sur la plateforme : la date de travail, le nombre de jours ou les horaires de travail par exemple sans oublier les conditions par rapport au port du masque ou les formalités pour rester en télétravail. Des questions auxquelles vous devez répondre avec précision.

La formation auprès d’un expert est donc essentielle pour rassurer vos salariés et les aider à bien préparer leur retour au bureau. Elle vous permettra d’organiser des séances en visioconférence durant lesquelles les employés pourront poser des questions à la direction RH notamment. Des documents relatifs au protocole sanitaire pourront être envoyés par mail, et également affichés dans les locaux. Le cas échéant, vous serez apte à identifier les salariés réfractaires au retour au bureau en proposant des solutions adaptées et constructives.

Qu’est-ce que Microsoft Sharepoint, quelle différence avec Office 365 ?

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Depuis déjà longtemps, le papier à commencer à disparaître peu à peu cédant la place à des solutions numériques. Ainsi, plusieurs plateformes de gestion et de partage de documents ont fait leur apparition comme Microsoft Sharepoint. C’est un outil mis en place pour faciliter le travail collaboratif au sein de l’entreprise. Très utile en cette période difficile de pandémie et de travail à distance. Des cabinets comme Adaliance proposent des formations sur mesure pour vous aider à migrer et à intégrer Microsoft Sharepoint plus facilement.

 

Mettre en place SharePoint et s’en servir de manière optimale est essentiel pour assurer un bon échange de documents, surtout avec la généralisation du travail à distance.

Nos consultants et formateurs sauront vous accompagner et vous former sur la durée. Réservez dès aujourd’hui votre formation sur mesure !

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Qu’est-ce qu’on entend par SharePoint ?

Microsoft sharepoint est une plateforme en ligne proposée par Suite Microsoft Office Sharepoint se présente comme un espace collaboratif de stockage, de communication et de gestion de l’information. C’est un outil qui a pour objectif d’optimiser l’efficacité globale de votre entreprise. Windows SharePoint Services ou wss permet d’augmenter votre productivité et de centraliser les processus de collaboration. En plus, plusieurs outils complémentaires sont fournis afin de permettre l’usage de nouvelles fonctionnalités selon vos besoins.

Microsoft sharepoint est un service dans le cloud destiné aux entreprises de toutes les tailles. En effet, ils ne sont pas obligés d’installer SharePoint Server local, mais peuvent s’abonner directement à un plan Microsoft 365 qui est un service online autonome.

Différence entre sharepoint et office 365

SharePoint est une plateforme collaborative qui existe depuis une vingtaine d’années. Il a été créé pour les entreprises avec des intranets pour permettre aux salariés de mieux collaborer entre eux. À la base, il est utilisé pour la gestion des documents. La différencie avec les autres systèmes comme Office 365 est sa capacité à organiser et à partager n’importe quels types de contenus comme des données, liens, tâches ou événements. Quant à Micorsoft Office 365, c’est une solution qui regroupe toutes les applications Outlook, Word, Excel. SharePoint fait donc partie de cet écosystème, mais grâce à ses possibilités, il est en lien avec des services comme Flow ou Teams. Il augmente donc en importance dans tous les secteurs d’activités de l’entreprise. Ainsi, en plus d’avoir les mêmes fonctionnalités que file share ou d’autres applications dans office, Sharepoint offre des méthodes de classement plus avancées pour automatiser le processus et instaurer une nouvelle de gestion d’information.

Les fonctionnalités de sharepoint

Sharepoint propose de nombreuses fonctionnalités notamment celle de pouvoir être utilisé comme un portail de création de sites intranet ou extranet.

Il facilite également la gestion des documents et de fichiers en les réunissant en un seul endroit pour permettre aux collaborateurs d’accéder aux informations utiles au cours de leur travail. Sa fonction de recherches permet aussi aux utilisateurs de retrouver des contenus, des données ou des personnes sur la plateforme.

Sharepoint propose l’automatisation des procédures et du processus de travail. Les utilisateurs peuvent accéder à des données structurées et l’intégration des rapports sur Excel par exemple.

Les avantages de Sharepoint pour votre entreprise

Microsoft Sharepoint offre de nombreux avantages pour votre entreprise. C’est une plateforme qui offre une panoplie de services, spécialement créés pour les collaborateurs qui ne se limitent pas à la gestion de fichiers, mais également au niveau de l’espace de travail collaboratif accessible en tout temps.

Une bibliothèque digitale pour l’entreprise

Sharepoint permet d’optimiser la recherche et le partage de documents en quelques secondes. Vous allez donc gagner un temps précieux dans la classification et la mise en évidence des fichiers d’équipe et n’aurez plus à utiliser un support papier.

Collaborer plus facilement

Le fait de collaborer sur un même document avec ses collaborateurs nécessite beaucoup de coordination et d’organisation. Comme les fichiers doivent être partagés avec les partenaires et clients qui rendent le travail plus complexe, SharePoint online se pose comme la solution de partage avec des utilisateurs internes et externes facilitant le travail. Dans ce cas, les utilisateurs externes peuvent user de sharepoint ou un compte Microsoft pour interagir avec les documents internes de la société. La collaboration sera donc plus rapide au niveau de la messagerie.

Un outil de partage efficace

SharePoint est un très bon outil de partage de documents et d’informations aux différentes parties prenantes dans la société. Non seulement vous allez réduire l’envoi et la recherche de courriel, mais pourrez également centraliser la communication avec l’ensemble du personnel. Ceci est possible en créant une source unique d’accès aux informations et documents. Vous éviterez les doublons inutiles en accélérant le traitement de l’information. À noter que l’accès aux documents est contrôlé par le propriétaire pour protéger les informations confidentielles.

Emmener vos documents partout avec Sharepoint

Sharepoint est disponible sur diverses interfaces : ordinateurs, tablettes, téléphones portables et salles de conférences. Il est donc possible d’envoyer les liens d’une réunion comme les ordres du jour et les présentations aux participants pour ne pas perdre votre temps à imprimer des tonnes de documents. C’est également une plateforme de collaboration qui permet à toutes les informations de votre intranet d’être disponible en ligne.

Les autres avantages de Sharepoint

Pour utiliser le service Sharepoint Online, aucun serveur physique ni ressource interne n’est demandé. Par définition, Sharepoint est un service cloud qui n’est pas rattaché à aucun matériel le rendant plus accessible pour les collaborateurs à n’importe quel moment avec tout type d’appareil mobile ou ordinateur.

Sharepoint peut être relié avec d’autres applications de Microsoft. Vous pouvez ainsi consulter vos mails et agendas depuis Microsoft Onedrive puis les modifier directement en ligne avec Office Suite.

L’importance d’une formation sur Sharepoint

Suivre une formation réservée aux entreprises avec Adaliance sur l’utilisation de SharePoint peut être bénéfique pour les collaborateurs afin d’accroître leur efficacité.

La formation passe par un survol de la plateforme Sharepoint. En effet, il est important que les responsables de l’entreprise comprennent qu’Office 365 est un écosystème qui implique plusieurs applications. L’objectif est de connaître les interactions entre SharePoint et les outils disponibles sur Office 365.

L’autre facette de la formation concerne la construction des affichages et le réglage des paramètres de la bibliothèque pour bénéficier de tous les avantages de Sharepoint. Il est évident de prendre conscience des outils disponibles qui offrent la meilleure organisation ou productivité pour votre entreprise. Il est également important de concevoir les hiérarchies de permissions et savoir modifier ces différents niveaux. De même, il faut savoir comment utiliser les groupes de manière sécuritaire notamment la gestion des partages à l’intérieur ou extérieur du site web de l’entreprise.

Avec Adaliance, la formation est faite pour répondre aux besoins de votre entreprise et de s’adapter au niveau de compétence de vos collaborateurs par rapport à Sharepoint. La personnalisation de la formation a pour but de maximiser les retombées concernant ces nouveaux outils. Quant à la durée de la formation, elle est déterminée en fonction des objectifs d’apprentissage fixés par votre entreprise.

Pour conclure, même s’il est facile de télécharger et d’installer Sharepoint, l’utiliser et l’organiser est difficile. Une formation est donc indispensable pour éviter de recommencer le processus en cas d’erreur, il est indispensable de bénéficier de conseils d’experts comme Adaliance.

 

Gestion, paramétrage et premier pas dans l’administration de Google suite

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Pour optimiser la productivité des entreprises, Google a mis en place plusieurs applications à travers une plateforme workspace de communication cloud. Google Suite est un logiciel multifonction pour permettre aux équipes d’accéder aux données, calendriers et organisations de projet en utilisant un ordinateur et une connexion internet. C’est donc un outil de travail collaboratif qu’il est indispensable de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets comme Adaliance. Une formation qui concerne notamment la sécurisation des données. Mais qu’est-ce qu’on entend réellement par Google Workspace ? Quelles sont les modalités d’utilisation ?

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Qu’est-ce que Google Suite ?

Google suite devenue Google workspace peut être défini comme un pack de logiciels et de fonctionnalités utilisés par une entreprise dans le but de faciliter la collaboration entre les membres d’une même équipe. Ses utilisateurs ont donc accès à de nombreux outils en ligne, soit à partir de leur ordinateur ou appareil mobile. G suite permet le stockage des données en ligne accessibles depuis leurs appareils connectés. Son usage ne nécessite donc pas l’installation de logiciels. À l’heure actuelle, plusieurs millions d’entreprises profitent des services de G suite à travers le monde.

Les différentes versions du workspace

Pour profiter au maximum de l’application workspace, il est recommandé de souscrire un abonnement notamment pour les entreprises. Il existe différentes formules que vous pouvez choisir en fonction de vos besoins et de votre budget. Il y a donc :

  • la version basique qui donne accès aux logiciels de bureautiques et un espace de stockage de 30 Mo pour 5 euros par mois ;
  • la version business qui offre en plus des logiciels de base un espace de stockage illimité pour 10 euros mensuels ;
  • la version entreprise permet d’utiliser des logiciels bureautiques premium.

Les services et produits disponibles sur Google Suite

Google suite propose un service pour stocker vos données en ligne avec Google Drive. Vous pouvez ainsi entreposer des documents, images ou contacts et stocker en toute sécurité les données professionnelles de l’entreprise. En plus, la création d’un fichier se fait facilement avec la suite bureautique.
Google Suite propose également un service de messagerie professionnel avec Gmail. Son objectif est d’optimiser le temps de travail. G suite propose aux utilisateurs des services de bureautiques grâce à des applications utilisées pour créer, modifier et transmettre différents documents.

Google Workplace met à disposition son service Google Sheets pour créer des feuilles de calculs et des fonctionnalités équivalentes à celles proposées par les concurrents comme Microsoft Excel.

Il y a également Google Forms qui est une plateforme de création de formulaire et de collecte de données.

Quant à Google Slides, c’est une application qui est souvent comparée à PowerPoint d’office.

Les différences entre G Suite et Google Workspace

Google Workspace a été mise en place en 2020 et suit l’évolution de Google G suite. Cependant, les applications de Google Workspace sont mieux intégrées et faciles d’accès. Ainsi, vous allez profiter d’une meilleure expérience utilisateur et aider les équipes à collaborer plus efficacement.

Contrairement à G suite, Google Workspace a aussi amélioré les outils collaboratifs. En effet, même en télétravail les collaborateurs seront capables d’accomplir leurs tâches. Une situation possible avec l’amélioration de Google Calendar pour la planification des réunions.

Google Workspace propose de nouvelles applications dont le but est de faciliter les échanges entre les travailleurs à distance comme Google Chat ou Google Meet. À l’heure actuelle, ces différents outils sont directement intégrés dans ses applications comme Gmail.

Les modalités d’utilisation de Google Suite

Pour utiliser Google Suite ou Google Workplace, certaines astuces doivent être maîtrisées.

À quoi sert la console d’administration ?

La console d’administration Google permet aux administrateurs de gérer tous leurs services disponibles sur le Google Workplace. Elle sert à supprimer des utilisateurs et à gérer les applications. La console permet également de créer des groupes et des listes de diffusion à l’échelle de l’entreprise pour mieux collaborer. Pour s’y connecter, accédez à l’adresse de g suite admin et cliquez sur ajouter un compte, puis entrez l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte administrateur

Création de compte

Pour créer un compte sur le Workplace vous devez vous connecter en tant que super-administrateur et accepter les conditions d’utilisation. Ensuite, cliquez sur IAm et admi pour créer votre projet avec votre nom. Pour créer un compte de service, cliquez sur API et service puis entrez les identifiants et sélectionnez compte de service. Enfin, cliquez sur créer et enregistrer après avoir suivi les étapes de création d’identifiant et de clé.

Création d’un administrateur

Pour créer un administrateur, vous devez vous connecter à la console d’administration Google, puis accéder à utilisateur. Ensuite, sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle d’administrateur. Cliquez sur le curseur pour attribuer un statut et enregistrer les modifications. Pour changer d’administrateur, il suffit d’attribuer un rôle au nouvel administrateur et de supprimer l’ancien.

La gestion des applications

Pour ajouter des applications, vous devez vous connecter à un compte administrateur et accéder à la console d’administration notamment sur la partie applications Web et mobiles. Pour finir ce processus, il suffit d’appuyer sur le bouton ajouter une application ou le cas échéant saisir le nom de ce dernier. Vous pouvez également sélectionner les utilisateurs autorisés à installer l’application soit à partir de Google Play ou Google Device et IOS. À noter que la configuration de l’application se fera en fonction de la plateforme utilisée.

Les bonnes pratiques de sécurité : l’intérêt de suivre une formation

Les administrateurs informatiques des entreprises doivent adopter des bonnes pratiques de sécurité pour garantir la confidentialité de leurs données. Pour mettre en œuvres ces dernières, il est indispensable de suivre une formation adéquate proposée par un cabinet d’expert comme Adaliance. Il va vous former à protéger les comptes d’administrateurs qui contrôlent l’accès à toutes les données de l’entreprise. Leurs comptes doivent ainsi être protégés par un système d’authentification supplémentaire.

La sécurité des données passe également par la gestion de l’activité des comptes d’administrateurs notamment une formation spécifique à la mise en place d’alertes par e-mail sur des connexions suspectes sur leur Workplace. Il est aussi indispensable de maîtriser le contrôle d’accès des applications tierces aux services principaux.

En résumé, l’ensemble des formations en sécurité doit être dispensé par des personnes ayant de l’expérience probante dans ce domaine. Des formations sur mesure peuvent également être proposées pour répondre aux besoins de sécurité des entreprises ayant recours à des outils comme Google Suite.

Mise en place du télétravail : les bonnes pratiques

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Le télétravail peut se définir comme une organisation du travail qui va permettre aux employés d’exercer leurs tâches en dehors des bureaux de l’entreprise. Ce mode de travail est possible avec l’utilisation d’outils collaboratifs. Pour aider les entreprises, des formations spécifiques sont proposées par des cabinets d’experts notamment pour maîtriser les outils du travail à distance. Mais quelles sont les bonnes pratiques dans la mise en place du télétravail ?

Les avantages du télétravail

Le télétravail apporte des avantages non négligeables pour les salariés et l’entreprise.

Pour les employés, le travail à distance est synonyme de liberté et d’autonomie dans la gestion des horaires de travail. Le télétravailleur va développer un sentiment de responsabilité vis-à-vis de ses obligations professionnelles. La flexibilité du travail à distance va également permettre aux salariés de gagner du temps, car ils n’auront plus à prendre les transports en commun pour partir au travail. En plus, c’est l’employé lui-même qui va aménager son espace son propre espace de travail pour avoir un confort optimal. Le télétravail va réduire son stress en absence d’horaires imposés.

Pour les managers, c’est l’occasion d’améliorer la productivité des salariés qui évolue dans un environnement de travail sans distraction. Ils pourront tester de nouveaux modes de gestion afin de souder les équipes. Quant aux syndicats, ils pourront négocier de nouveaux accords collectifs spécifiques par rapport au télétravail notamment la mise en place d’indemnités spécifiques plus avantageuses aux télétravailleurs.

Par rapport aux avantages et inconvénients du télétravail pour les entreprises, il faut signaler qu’un intérêt du travail à domicile est la possibilité pour l’employeur de faire des économies par rapport aux locaux et équipements. Un avantage qui va contrebalancer les inconvénients comme le problème de la fixation du salaire en fonction du travail effectif.

Les bonnes pratiques à respecter pour la mise en place du télétravail

Pour bénéficier des avantages du télétravail, sa mise en place ne doit pas être négligée.

Respect du cadre juridique du télétravail

Pour rappel, la mise en place du télétravail doit passer par un accord collectif avec les syndicats ou une charte élaborée par l’employeur après avis du comité économique s’il existe dans l’entreprise. En absence d’accord collectif ou charte, le salarié et l’employeur peuvent faire une convention pour y recourir. Dans le cadre de circonstances exceptionnelles, le travail à distance peut être imposé par l’employeur sans l’accord des salariés.

La préparation de la mise en place du télétravail

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise passent par :

–          l’identification des activités éligibles et salariées ;

–          la détermination de la fréquence souhaitée et les modalités pour entrer ou sortir du travail à distance ;

–          la fixation des conditions de travail et de trouver les bons outils collaboratifs ;

–          l’évaluation des risques liés ;

–          la définition des modalités de prise en charge des coûts ;

–          la sécurité des outils et des données.

A noter que la préparation de la mise en place du télétravail passe aussi par le choix d’un matériel adéquat pour l’espace de travail du salarié à domicile. Pour le bureau, par exemple, il faudra prévoir un fauteuil ergonomique, un ordinateur fourni par l’employeur et un équipement de visioconférence.

Conseils pratiques pour faciliter la transition vers le télétravail

Pour faciliter la transition vers le télétravail, l’entreprise doit adopter une politique RH pour :

  • la formation des salariés notamment les managers sur les spécificités du télétravail, mais aussi sur leurs droits et devoirs légaux ;
  • définir les réunions d’équipe tous les jours de télétravail avec les collaborateurs ;
  • prévoir des journées en présentiel au bureau pendant les réunions d’équipe ;
  • définir les outils de communications adaptées au télétravail, par exemple une messagerie instantanée comme Slack ;
  • séparer la vie professionnelle et vie personnelle avec le droit à la déconnexion ou la définition des heures strictes de travail à la maison.

L’importance de la formation pour les managers en télétravail

Le télétravail est une activité qui combine l’humain et le digital qu’il est important de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets d’experts comme Adaliance. Le fait de manager en télétravail nécessite pour les responsables de l’entreprise de maîtriser le management et le leadership, le télétravail et sa mise en œuvre, la gestion de la clientèle, la qualité de vie au travail et les ressources humaines.

Quant à l’offre de formation d’Adaliance, elle est complète pour aider les managers à mettre en place un télétravail efficace. En effet, Adaliance propose un accompagnement sur mesure sur plusieurs points notamment la mise en place de solutions collaboratives comme Office 365. Il y a également la formation des collaborateurs à l’utilisation des différentes fonctionnalités. Ce module propose un accompagnement pour mettre en place une charge des bonnes pratiques adaptée pour chaque entreprise.

Formation aux outils et logiciels indispensable à la mise en place du télétravail

La formation au télétravail permet d’utiliser des outils et logiciels pour gérer les équipes à distance afin de mettre en place les projets et tâches en télétravail. C’est un outil indispensable pour le travail en équipe. La formation permet aussi de maîtriser les logiciels de communication comme Skype ou Microsoft Teams qui vont vous permettre de faire des appels vidéo, audio et d’envoyer des fichiers.

En choisissant l’offre de formation Adaliance, vous bénéficierez de conseils adaptés sur des plateformes sécurisées de communication comme Zoom. La maîtrise des services de messagerie instantanée est également primordiale. L’application Slack est l’idéal, car les fonctionnalités essentielles sont faciles à utiliser lors de la formation proposée par le cabinet d’expert.

La formation au télétravail permet ainsi de comprendre cet environnement et mettre en place les bonnes pratiques pour les salariés et les managers.

Comment utiliser Office 365 Teams ?

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Avec la diversité des besoins et des compétences au sein des entreprises, il est apparu indispensable d’avoir à disposition des collaborateurs des outils adaptés comme celle proposée par Microsoft Teams notamment avec la gamme Office 365 Teams. Ses nombreuses fonctionnalités et sa version gratuite en font l’un des premiers outils collaboratifs au monde avec plusieurs centaines de millions d’utilisateurs. Mais pour apprendre à utiliser ce genre d’outil, il est primordial de suivre une formation proposée par des cabinets d’experts comme Adaliance. L’objectif étant de maîtriser toutes les options avancées d’Office 365 Teams.

Comment utiliser Office 365 Teams ?

Office 365 teams se présente comme une plateforme collaborative qui va permettre de fluidifier les échanges entre les collaborateurs d’une même entreprise. Au même titre que des concurrents comme Slack ou Zoom, Microsoft Teams va remplacer les outils traditionnels de messages par e-mail par des conversations directes en temps réel entre les équipes. Après un peu plus de 4 ans d’existence, c’est un outil qui se présente comme une réponse aux attentes des entreprises dans le domaine de la communication facilitant le travail à distance.

Les principales fonctionnalités de Microsoft Office 365 Teams

Office 365 teams est utilisé comme une messagerie instantanée avec l’intégration progressive des fonctionnalités de communication initialement réservées à Skype. Il intègre la fonction de la visioconférence permettant de lancer un appel vidéo avec les collaborateurs sur une même interface et propose une intégration directe de visioconférence avec la possibilité de lancer un appel vidéo ou audio avec plusieurs collaborateurs à la fois.

Microsoft Teams a également la fonctionnalité de partage d’écran et de fichiers avec la possibilité de diffuser directement sur l’écran d’un Smartphone une conférence vidéo en profitant de la mobilité que cette fonction propose. L’intégration dans Microsoft 365 permet de procéder à la création de documents Word, Excel ou PowerPoint.

Quant à la fonction enregistrement de la conférence, elle permet aux collaborateurs absents de profiter d’une rediffusion. À noter qu’Office 365 Teams va gérer toute la téléphonie IP professionnelle de l’entreprise.

Pour assurer la sécurité de vos échanges, Microsoft Teams a recours à l’authentification multifacteurs et le chiffrement des données en transit.

D’autres fonctionnalités vont améliorer l’expérience des utilisateurs et des clients avec l’ajout des relations externes à l’entreprise via une simple adresse mail. Dans ce cas, les invités vont rejoindre les appels audio et vidéo sans accéder à Microsoft Teams.

Des applications peuvent aussi être ajoutées sur la plateforme pour avoir un espace de travail personnalisé qui répond à vos besoins.

Est-ce possible d’utiliser Teams gratuitement ?

Pour utiliser Teams gratuitement, il suffit d’ouvrir votre navigateur, de sélectionner le bouton d’inscription gratuit et de renseigner votre adresse mail ou celle de votre école. Quant à l’utilisation entre amis ou en famille, vous êtes obligé de vous inscrire sur Skype.

Pour un usage gratuit en relation avec votre activité professionnelle, les informations vous concernant seront à nouveau demandées avec une authentification via votre téléphone.

L’étape suivante consiste à indiquer les autres informations vous concernant (nom, prénom, etc.) et à appuyer sur le bouton configurer Teams. La création de votre compte peut prendre quelques minutes.

La dernière étape va vous obliger à télécharger l’application de bureau Teams ou à utiliser l’application Web Teams.

Comment utiliser Teams efficacement ?

Pour utiliser efficacement Microsoft Teams, il est impératif de maîtriser ses fonctions de base.

Comment télécharger l’application Microsoft Teams ?

Après avoir effectué votre inscription sur le site de Microsoft Teams et cliqué sur le bouton télécharger l’application Windows ; à la fin du téléchargement, vous pouvez ouvrir l’application de bureau sur votre ordinateur en exécutant le fichier. Vous n’aurez plus qu’à entrer votre mail puis votre mot passe pour intégrer la plateforme en ligne. Quant à l’application mobile, il est disponible gratuitement sur les plateformes Google Play Store et l’Apple Store.

Comment ajouter un contact ?

Pour ajouter un contact, il suffit d’aller dans l’onglet conversation puis cliquez sur inviter des contacts. Vous pouvez utiliser trois choix d’invitations qui sont :

–          la création d’un lien d’invitation pour le coller dans un mail ou un chat ;

–          l’envoi des invitations à la liste des contacts sur votre compte Microsoft ou Google ;

–          l’envoi par courrier électronique en indiquant l’adresse des contacts à ajouter.

Comment créer une équipe ?

Une équipe est par définition un groupe de personnes réunies pour accomplir une tâche dans votre entreprise. Les équipes vont se constituer en canaux. Ils représentent les conversations que vous avez avec vos collaborateurs. Chaque canal est dédié à un projet, département ou sujet spécifique.

Pour créer une équipe privée, vous devez ouvrir l’onglet équipes et cliquez sur inviter des contacts en bas à gauche puis créer une équipe. Une fenêtre va s’ouvrir en vous offrant différentes possibilités de création d’équipes. Vous pouvez ainsi en créer à partir de zéro, c’est-à-dire un groupe Microsoft 365. L’équipe peut aussi être conçue à partir d’un modèle qui créera de manière automatique son architecture avec les applications et canaux en fonction de votre projet, service proposé et organisation de l’entreprise. À noter qu’il est possible de créer une équipe privée ou publique selon votre choix.

Comment créer un canal de discussion ?

Pour créer un canal de discussion sur Teams, vous devez faire un clic droit sur l’équipe, puis cliquez sur les trois petits points et choisir d’ajouter un canal. Vous allez ensuite nommer le canal et définir le niveau de confidentialité. Le cas échéant, vous pouvez ajouter une description du canal de communication. Pour trouver des canaux de discussion, vous pouvez cliquer sur l’icône de l’équipe en question.

Comment démarrer une réunion ?

Pour lancer une réunion, il faut cliquer sur le bouton démarrer une réunion. C’est une option disponible à tout moment et n’importe où. Il est également possible de faire une réunion dans un canal de discussion spécifique en cliquant directement sur ce dernier. Vous pouvez copier le lien de la réunion, copier pour l’envoyer par mail ou le partager dans la messagerie. Vous pouvez également ajouter des participants de façon directe en cliquant sur le bouton ajouter des participants sur l’interface de Microsoft Teams. Dans ce cas, la mise en place d’une réunion dans Teams est analogue à celui auquel vous êtes habitué depuis Outlook.

Comment partager votre écran pendant une réunion ?

Vous pouvez à tout moment partager votre écran pendant les réunions en cliquant sur l’icône avec une flèche dans la barre des outils en haut de la fenêtre. Le partage peut se faire avec les participants sur votre bureau, un onglet du navigateur, un logiciel ou un PowerPoint. Le cas échéant, vous pouvez aussi partager les fichiers présents sur l’ordinateur en cliquant sur parcourir. Concernant le partage de dessin ou schéma, vous devez cliquer sur l’onglet tableau blanc.

Quelles fonctionnalités avancées sont souvent méconnues ?

Après avoir vu les fonctions de base de Microsoft Teams, il est temps de voir certaines fonctionnalités avancées.

Comment supprimer un chat ?

Si vous avez besoin de nettoyer votre onglet discussion ou supprimer les messages erronés de Microsoft teams, vous avez deux solutions : effacer les messages spécifiques ou masquer l’ensemble du chat.

Pour retirer un message spécifique dans un canal ou une discussion spécifique, passez votre souris sur l’icône plus d’options et cliquez sur supprimer. À ce stade, il est encore possible d’annuler la suppression en cas d’erreur.

Comment installer des applications ?

Pour installer des applications sur Teams pour vous ou le reste de l’équipe, trois emplacements sont possibles. Vous pouvez le faire :

–          sur la barre latérale pour faciliter la personnalisation et le partage des informations avec les autres utilisateurs ;

–          sous forme d’onglets qui seront affichés pour l’ensemble de l’équipe. Les articles, les fichiers ou wiki y figureront par défaut ;

–          dans la fenêtre de discussion à côté des options d’emojis et de pièces. Pour l’utiliser, cliquez sur l’icône plus d’options et sélectionnez l’application à ajouter. Vous pouvez cliquer sur plus d’application, une méthode qui va afficher automatiquement la liste avec le filtre de messagerie.

Comment planifier des réponses automatiques pour vos absences ?

Teams vous offre la possibilité de planifier des réponses qui seront envoyées automatiquement au besoin lorsque vous êtes absent du bureau ou indisponible. C’est un moyen de notifier à vos collègues les motifs ou détails de vos absences. Pour activer cette fonctionnalité, cliquez sur votre nom en haut à droite de Teams puis sur paramètres. Ensuite, aller sur l’onglet général et cliquez sur planifier. Vous pouvez soit cocher sur activer les réponses automatiques et rédiger le message ou envoyer des réponses de mon organisation pour que les réponses soient envoyées à des destinataires. Vous pouvez aussi choisir l’option envoyer des réponses pendant une période donnée pour définir les dates et heures de votre absence.

Comment modifier l’arrière-plan de votre réunion Teams ?

Il existe deux méthodes pour modifier l’arrière-plan de votre réunion Teams. Vous pouvez choisir d’utiliser un arrière-plan flou ou une de vos images personnelles. Pour modifier l’arrière-plan à chaque début de réunion, vous devez :

–        cliquer sur le bouton afficher les effets d’arrière-plan ;

–        choisir un arrière-plan ou une image ;

–        cliquer sur ajout de vos images en de la fenêtre des paramètres.

À noter que l’image ajoutée doit être d’une qualité de haute définition au moins.

Les limites de Teams

Malgré le succès rapide de Microsoft Office 365 teams auprès des utilisateurs, il connait quelques limites qu’il est important de connaitre.

Le nombre de teams est, par exemple, limité à 250. Cependant, un utilisateur peut être membre de 1000 différents Teams. Quant au nombre de membres dans une équipe, il est aussi plafonné à 10 000. Le nombre de canaux par équipe est de 200. 10 000 est le chiffre limite pour les membres d’un groupe Office 365 pouvant être transformé en équipe.

Pour les appels, il ne faut pas excéder les 350 personnes avec une taille maximum de fichier PowerPoint de 2 GO. Au niveau du chat privé, le nombre de personnes autorisé est de 250. Quant aux événements en direct, la taille de l’audience ne peut dépasser 10 000 personnes pour une durée maximale de 4 heures.

Pour rappel, la version gratuite de Microsoft Teams ne prévoit que 2 Go de stockage par utilisateur et un accès Web aux applications Office les plus courantes comme Word, Excel et PowerPoint.

L’utilité de se former aux outils collaboratifs pour gagner en efficacité

La maîtrise des outils collaboratifs comme Office 365 Teams passe par des formations dispensées par des experts comme Adaliance. L’objectif de ces dernières étant la réussite de la transformation digitale de votre entreprise en mettant en place un suivi sur mesure pour engager et accompagner l’ensemble des collaborateurs. La maîtrise de Microsoft Teams permet de profiter de la productivité de ce logiciel et de son service de Cloud très puissant.

La formation proposée permet offre également une meilleure gestion des appareils et des fonctionnalités de sécurité avancées de cette plateforme. Les formations ont pour but de permettre aux collaborateurs de travailler plus efficacement à distance, en ligne ou hors-ligne avec les outils collaboratifs. Les équipes doivent tirer le meilleur parti de Microsoft Teams.

La formation propose également un accompagnement de l’ensemble de vos projets utilisant Teams en vous appuyant sur l’équipe de consultants, d’experts en développement de logiciel d’Adaliance. Vous allez donc apprendre à gérer les machines et applications de façon uniforme. La maîtrise des outils collaboratifs va permettre à vos équipes de réaliser la conception et la production des projets plus efficacement même en travaillant à distance.

Le bénéfice est direct pour votre entreprise, car vous allez bâtir une organisation qui va générer l’engagement de l’ensemble de l’entreprise pour augmenter leur performance grâce à la formation dispensée.

Enfin, vu le contexte actuel, la formation se fera en distanciel ou en blended selon les besoins de votre entreprise.