Comment négocier et mettre en place un accord télétravail avec les représentants du personnel ?

Pour faire face à la pandémie du Coronavirus, le Gouvernement a demandé aux entreprises la mise en place du télétravail. L’objectif est d’assurer la continuité de l’activité de la société et de limiter la circulation du virus au sein du personnel. Par définition, le télétravail est une forme d’organisation du travail mise en place pour les salariés effectuant leurs tâches en dehors de l’entreprise. Ce mode de travail étant possible avec l’utilisation des moyens technologiques de l’information. Mais quelles sont les étapes à suivre pour la mise en place du télétravail avec les représentants du personnel ?

Est-ce que la négociation est obligatoire pour la mise en place du télétravail ?

Face au risque causé par l’épidémie de Covid, s’agissant d’une circonstance exceptionnelle, l’employeur peut imposer le télétravail à ses employés sans obtenir un accord préalable. Le Gouvernement va même exiger le télétravail aux entreprises qui le peuvent.

Quant à la consultation des représentants du personnel, cette obligation pèse sur les seules entreprises avec au moins 50 salariés. Un préalable avant toute modification importante de l’organisation du travail au sein de la société. Cet aménagement du poste de travail est devenu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et de garantir la santé et la sécurité des salariés. C’est une obligation qui pèse sur l’employeur.

À noter que les modalités de mise en œuvre du télétravail sont définies au niveau de l’entreprise selon les dispositions du Code du travail, en plus des accords nationaux interprofessionnels et celles négociées au niveau de la branche professionnelle concernée. La négociation de l’accord collectif est obligatoire si l’entreprise dispose de délégués syndicaux ou les membres titulaires du CSE avec des salariés mandatés par une organisation syndicale représentative.

Détails sur la négociation de l’accord sur le télétravail

La délégation de chaque syndicat représentatif est composée d’un ou deux délégués syndicaux ou de quelques salariés. Leur nombre est fixé par un accord avec l’employeur, bien que cela puisse être porté à deux selon le Code du travail. Les délégués du personnel ne peuvent être des personnes extérieures, sauf accord ou usage plus favorable.

Quant au déroulement des négociations, les parties vont fixer un calendrier des réunions au moment de la première rencontre. La rédaction d’un compte-rendu est fortement recommandée pour garder la trace des différentes réunions. Pour les salariés extérieurs à l’entreprise, ils seront entendus à leur demande dans la négociation du télétravail en tant que consultants.

Le temps passé à négocier est considéré comme un temps de travail effectif selon le Code du travail. Cependant, le temps nécessaire à la préparation des réunions est déduit du crédit d’heure spécifique accordé aux délégués syndicaux.

Quelles sont les conditions de validité de l’accord de télétravail ?

Si l’accord est négocié avec un ou plusieurs délégués syndicaux, il doit être majoritaire c’est-à-dire par au moins 50 % des suffrages exprimés. À défaut de majorité, il n’est valable que s’il est signé par les organisations syndicales ayant au moins 30 % des suffrages aux élections et approuvé par les salariés à la majorité simple.

Dans le cas où l’entreprise a moins de 11 salariés ou de 11 à 20 salariés sans CSE, l’accord est valable s’il est approuvé par 2/3 du personnel lors d’un référendum. Si l’entreprise possède 11 à 49 employés, la validité de l’accord de télétravail est subordonnée par l’approbation de la majorité des salariés qui ont voté par référendum. Mais si les membres élus du CSE sont mandatés ou non, la validité de l’accord dépendra du vote des membres qui représente la majorité des suffrages exprimés.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés sans délégué syndical, l’accord est approuvé par la majorité des collaborateurs, par référendum dans le cas où il existe des membres élus du CSE mandaté. Pour les salariés mandatés non élus, la mise en place du télétravail doit être approuvée par la majorité des employés.

Les étapes de mise en place du télétravail dans une entreprise

La mise en place du télétravail dans l’entreprise notamment la négociation avec les représentants du personnel doit suivre certaines étapes.

Définition du support de mise en place du télétravail

C’est une étape importante qui permet de vérifier l’existence ou non d’un accord collectif dans la société qui encadre le télétravail. Si rien n’est prévu ou que les négociations ont échoué, il faut rédiger une charte de télétravail après avis du CSE. Le cas échéant, l’employeur peut faire un simple accord avec le salarié sans aucune forme requise pour mettre en place le télétravail de manière occasionnelle ou régulière.

L’accord ou la charte va ainsi préciser :

  • les conditions de passage en télétravail ;
  • les conditions de retour au bureau ou locaux de l’entreprise ;
  • les modalités d’acceptation des conditions de télétravail ;
  • la détermination des horaires de travail et la fréquence des taches ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail effectif.

Définition de l’organisation du télétravail

Pour mettre en place le télétravail de façon optimale dans votre entreprise, des points importants doivent être réfléchis.

Il faut, par exemple, définir les conditions objectives pour être éligible au télétravail. On prend en compte la nature du poste, le logement et l’autonomie du télétravailleur. Au niveau de cette étape, vous devez définir les modalités de passage en télétravail tout en respectant le droit du travail.

Il faut également choisir le rythme de télétravail le plus adapté à votre société en tenant compte que le télétravail ne doit pas dépasser les horaires légaux ou prévus dans le contrat de travail. Il ne faut pas oublier de prévoir les outils à mettre à disposition du télétravailleur dans l’exécution de ses missions notamment un ordinateur portable ou un téléphone. Il faut que l’utilisation de ces équipements soit possible à distance.

La détermination des lieux d’exécution du travail et management du télétravail

L’employeur peut définir les lieux dans lesquels le télétravail sera autorisé. Cet endroit peut être le domicile du salarié, un espace dédié au coworking ou dans des bureaux partagés mis à la disposition du télétravailleur.

Quant au management, il doit s’adapter au travail à distance notamment au niveau des horaires, de la confiance et des échanges réguliers avec le manager pour éviter l’isolement du salarié. Le management doit donc trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle du télétravailleur.

L’obtention de l’accord du salarié

En principe, le télétravail s’opère sur la base du volontariat qu’il s’agisse d’un accord collectif ou d’une charte. Il est donc impossible d’imposer un mode d’organisation du travail aux collaborateurs. A contrario, l’employeur peut refuser le passage au télétravail si ce refus est motivé. Cette décision n’a pas à être motivée sauf si le travailleur est une personne handicapée.

 

Quelles sont les différences entre le télétravail et le travail à distance ?

De plus en plus de salariés se lassent du travail au bureau en raison du stress, de la pression de l’employeur ou du trajet dans les transports en commun épuisant. Avec la pandémie du coronavirus, ces nouveaux modes de travail sont devenus indispensables. Ainsi, le télétravail et le travail à domicile sont les plus utilisés dans le secteur privé et public. Ces deux méthodes de travail à distance ne sont pas identiques sur quelques points bien qu’elles semblent identiques. Quelles sont donc les différences entre le télétravail et le travail à distance ?

Rappel sur l’évolution historique du travail à distance

Le concept de travail à distance à fait son apparition dans les années 50 grâce à un mathématicien américain qui a utilisé pour la première fois la transmission de données afin de réaliser un chantier en Europe.

Mais c’est dans les années 60 qu’on assiste au développement du télétravail avec le progrès des outils informatiques et de communiqués.

La véritable notion de travail apparaît en 1970 avec l’invention du fax et la généralisation de l’utilisation du téléphone.

Ce sera l’explosion d’internet qui va favoriser le développement du travail à domicile dans les années 90. En effet, avec la récession économique et l’aménagement du territoire en France, plusieurs milliers de personnes sont devenus des travailleurs indépendants.

Depuis les années 2000, il y a plus de 3 milliards d’internautes dans le monde s’adonnant à ce type de travail. Chaque personne peut travailler partout et à tout moment.

Avec le COVID de 2020, selon l’INSEE, plus de 48 % de la population active a travaillé au moins une fois à son domicile.

Les principales différences entre le télétravail, travail à domicile et home office

Il existe plusieurs différences entre le télétravail, le travail à domicile et le home office. Des dissemblances que l’on trouve sur de nombreux plans.

Définitions

Le télétravail est étymologiquement le travail à distance dont le sens désigne le travail exécuté par l’intermédiaire de la télécommunication. Il désigne une activité professionnelle exercée à la maison. Dans le cadre de son travail, le salarié est toujours sous les ordres de son patron. Le télétravailleur doit respecter un objectif de production journalier. Dans ce cas, son statut juridique est similaire aux employés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il effectue donc un travail à des horaires prédéfini dans le contrat de travail et reçoit un salaire fixe tous les mois. C’est le Code du travail qui définit le travail à distance devant s’exercer dans le cadre d’un contrat ou un avenant.

Le travail à domicile est décrit comme une forme d’activité professionnelle exercée de manière indépendante qui est pratiquée par les freelancers, les auto-entrepreneurs et micro-entreprises. Le travailleur indépendant est donc son propre patron et effectue ses tâches professionnelles selon ses disponibilités. Il organise son emploi du temps en fonction des heures de travail qui lui convienne le mieux. Ici, le travailleur à domicile va choisir le montant de son salaire en fonction de ses tâches.

Quant au home office, il s’agit d’une organisation adoptée par les entreprises pour mettre en place un travail à distance de façon régulière. Ce mode de travail permet aux collaborateurs de choisir le lieu où ils se sentent le plus efficaces afin d’assurer leur mission. Ils peuvent ainsi travailler de chez eux lorsque la présence à domicile est nécessaire. Le home office peut donc être défini comme une entente entre l’employeur et le salarié pour qu’il travaille depuis son domicile et organise lui-même son travail. À noter que l’employeur a des obligations en matière de santé et de sécurité au travail dans ce mode de travail.

Des différences sur le plan social

Les avantages sociaux du télétravailleur et du travailleur à domicile sont différents sur certains points.

Le télétravailleur est un salarié de l’entreprise qui a droit à des congés payés contrairement au travailleur indépendant qui est son propre employeur. Le salarié a le droit de choisir lui-même la période et la durée de ses congés. Dans ce cas, le travailleur indépendant à domicile ne peut pas demander une indemnité de chômage.

En cas d’arrêt de l’activité professionnelle, le salarié en télétravail aura droit à une indemnité de chômage. Les conditions d’obtention du droit au chômage seront définies par la loi. De même, le télétravailleur a droit à un minimum de retraite contrairement au travailleur à domicile qui doit s’affilier auprès d’un organisme de sécurité sociale ou d’une assurance pour en bénéficier.

Différence sur le plan structurel

Pour la gestion du temps, le salarié télétravailleur ou en home office doit respecter un horaire précis dans l’exécution de ses tâches. A contrario, le travailleur à domicile est libre de gérer son temps comme il veut ne rendant des comptes qu’auprès de ses clients.

Le télétravailleur travaille également par l’intermédiaire de son employeur et ne perçoit pas en totalité les bénéfices de son travail. En effet, son salaire sera en fonction des impôts prélevés et de la rémunération indiquée sur son contrat de travail. Quant au travailleur indépendant, il va obtenir 100 % de ses bénéfices. Sa rémunération dépend en grande partie du volume de travail qu’il va réaliser.

Par rapport à l’arrêt de travail définitif, l’employé ne pourra plus percevoir son salaire. Le travailleur indépendant à domicile, lui, peut mettre fin à son activité professionnelle en pouvant toujours bénéficier de ses revenus en fonction de son secteur d’activité.

Les enjeux RH du retour à la normale après le télétravail

Le retour à la normale au travail des entreprises après la pandémie de COVID-19 pose de nouveaux enjeux au niveau des ressources humaines. L’employeur doit :

  • s’adapter aux contraintes sanitaires notamment pour appliquer les mesures barrières ;
  • remettre en place les collectifs de travail en tenant compte des différentes situations par rapport au retour au travail des salariés. L’objectif sera d’améliorer la cohésion sociale ;
  • réactiver la relation client pour relancer l’activité de l’entreprise ;
  • prendre en compte les enseignements du travail à distance afin de renforcer le management et développer le télétravail de manière raisonnée.

Une formation indispensable pour faire face aux enjeux RH

La formation RH après la période télétravail permet de soigner votre communication pour préparer le retour au poste de travail des collaborateurs. Pour que la reprise se fasse dans les meilleures conditions, le service RH doit informer les salariés sur la plateforme : la date de travail, le nombre de jours ou les horaires de travail par exemple sans oublier les conditions par rapport au port du masque ou les formalités pour rester en télétravail. Des questions auxquelles vous devez répondre avec précision.

La formation auprès d’un expert à Paris est donc essentielle pour rassurer vos salariés et les aider à bien préparer leur retour au bureau. Pour vous aider, la formation permet d’organiser une visioconférence durant laquelle les employés pourront poser des questions au responsable des ressources humaines. Des documents relatifs au protocole sanitaire peuvent être envoyés par mail. Le cas échéant, vous serez apte à identifier les salariés réfractaires au retour au bureau en proposant des solutions adaptées et constructives.

Ainsi, il faudra convaincre les salariés que le retour dans les locaux va leur permettre d’avoir un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle par rapport au travail à distance.