Pourquoi suivre une formation office 365 sur mesure ?

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Office 365 Teams est un outil collaboratif permettant de mener des réunions à distance et de partager des documents. Si votre entreprise a décidé de migrer vers Office 365, il est impératif de suivre une formation qui répond à vos besoins pour qOue le changement se passe dans les meilleures conditions pour les collaborateurs et l’entreprise. Certaines formations vont vous permettre d’obtenir des certifications Microsoft. Dans cet article nous allons voir les différentes raisons de suivre une formation Office 365 sur mesure proposée par un expert comme Adaliance.

Les avantages pédagogiques de la formation Office 365 sur mesure

La formation Office 365 sur mesure dispensée par des organismes comme Adaliance a pour principal objectif d’augmenter l’agilité et la productivité des collaborateurs tout en favorisant le travail d’équipe à travers des outils collaboratifs. Ainsi, à l’issue de la formation le participant devra être en mesure de :

  • découvrir le portail Office 365 ;
  • utiliser Microsoft 365 et les fichiers à partir du Cloud ;
  • travailler avec office online, Word, Excel, ou PowerPoint;
  • connaître les outils collaboratifs Microsoft Teams et Sharepoint ;
  • synchroniser des documents en local ;
  • communiquer avec les collaborateurs à distance ;
  • utiliser l’aide en ligne ;
  • protéger vos données en maîtrisant la sécurité des données et la gestion des appareils avancée.

Les formateurs en bureautique et numériques ont généralement une grande expérience de tous les logiciels Office 365. Ces experts vont vous proposer des méthodes et des outils se basant sur des études réelles auprès d’autres entreprises. À la fin de la formation, des attestations et certifications seront délivrées.

À noter que la formation s’adresse à toute personne qui souhaite s’initier au portail Office 365 et aux différents logiciels y afférent.

Le contenu de la formation Office 365

Adaliance propose plusieurs formations pour maîtriser les logiciels bureautiques de Microsoft 365. Voici une liste de programmes les plus utilisés par le grand public.

Formations Word sur MS Office 365

Les formations Microsoft Office Word sur Office 365 vont vous permettre de vous initier à ce logiciel de bureautique et de traitement de texte indispensable pour votre entreprise. Vous serez en mesure de créer des documents, de faire une mise en page, d’ajouter des tableaux et images. L’autre aspect de cette formation va vous permettre de devenir un expert en logiciel Microsoft en maîtrisant les fonctions avancées telle la création de modèle, de macros ou de styles. À l’issu de la formation, vous allez avoir une certification professionnelle.

Formations Excel sur Office 365

La première phase de la formation consiste à maîtriser les fonctions de base comme la création de tableaux et de calculs. Ensuite, vous allez découvrir les fonctionnalités avancées du logiciel notamment les tableaux croisés dynamiques. Le but de ce cours est de faire de vous un expert de Microsoft Excel.

Formation Microsoft SharePoint

La formation Microsoft SharePoint va vous apprendre davantage sur les fonctionnalités de la plateforme. En effet, il est important de comprendre les interactions entre les différentes applications. Le cours vous permettra ainsi d’enregistrer dans une bibliothèque de documents, d’utiliser des métadonnées et des affichages, de modifier des documents dans le navigateur dans Office 365.

Formation OneDrive sur mesure

Une formation OneDrive est très utile pour votre équipe de projet. Elle permet d’exploiter les nombreuses fonctionnalités du logiciel et de travailler en équipe dans les meilleures conditions. Les enjeux de cette formation sont nombreux à savoir la création et le partage de documents, la navigation dans l’espace OneDrive. Les exercices pratiques consistent à créer des documents avec des outils Online et les enregistrer dans le OneDrive.

Formation Teams

Avec la formation Teams vous allez découvrir les fonctionnalités clés de cette plateforme. Le but est de maîtriser :

–          la prise en main de Teams en ligne ;

–          utiliser les contacts favoris ;

–          établir une conversation avec le collaborateur distant ;

–          partager un écran et un document important pour votre entreprise.

Des travaux pratiques sont aussi proposés pour créer une équipe et coordonner la gestion avec agilité en utilisant les tâches disponibles sur Teams.

Une formation Office 365 qui va s’adapter au contexte, à l’environnement de votre entreprise

Adaliance va analyser les besoins de votre entreprise pour pouvoir proposer des formations pertinentes qui vont améliorer la productivité de vos collaborateurs. Ils vont donc travailler de manière efficace et plus rapidement. La personnalisation de la formation va ainsi dépendre de votre secteur d’activité ou de votre milieu professionnel.

Une formation à la fois ciblée et sur mesure

Si vos employés manquent de compétences après la migration vers Microsoft Office 365, Adaliance va proposer une formation personnalisée en fonction des besoins de l’entreprise dans Onedrive ou SharePoint par exemple. Selon l’urgence ou la situation géographique de votre entreprise, la formation peut se faire en présentiel ou distanciel. Pour cette dernière, le cabinet va mettre en place de classes virtuelles avec un nombre restreint de participants afin d’augmenter la proactivité des participants. La mise en place de petits groupes va donner l’occasion aux formateurs de présenter des solutions personnalisées à votre collaborateur.

Ces formations en petit groupe peuvent aussi se faire en présentiel pour consacrer plus de temps à l’accompagnement des participants en proposant des réponses sur mesure aux questions des participants. Les cours en présentiel sont plus proches des besoins des participants. Il est important de savoir que des formations individuelles sous forme de coaching en présentiel ou à distance sont également disponibles. Un plan de formations collectif en intra-entreprise ou inter-entreprise est également proposé.

Pourquoi faire confiance à Adaliance ?

La pédagogie mise en place par Adaliance a déjà prouvée à plusieurs reprises son efficacité, notamment du fait de sa dimension sur mesure. Adaliance est qualifiée OPQF et Data-dock. Ces différentes normes de qualité sont un gage de qualité et démontrent l’aptitude d’Adaliance à s’adapter à des entreprises dans des secteurs différents. Enfin, la formation d’Adaliance met l’accent sur le côté pratique pour permettre aux apprenants une meilleure maîtrise des outils collaboratifs dans l’Office 365.

Quels outils collaboratifs et solutions pour le partage de document ?

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Avec la mise en place du travail à distance, le travail collaboratif est un enjeu majeur pour les entreprises. La transformation des méthodes de travail et des processus nécessitent l’utilisation des outils collaboratifs pour partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d’une même entreprise dans le but d’organiser un planning, de réaliser un projet ou de communiquer entre les responsables et salariés. Ainsi, le télétravail a poussé les entreprises à revoir leur organisation interne. Mais quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour le partage de documents ?

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Le rôle des outils collaboratifs dans le travail à distance

Les outils collaboratifs jouent plusieurs rôles. Les entreprises les utilisent pour augmenter la productivité des salariés même en télétravail. En effet, le fait d’œuvrer avec des outils collaboratifs va rendre les collaborateurs plus autonomes. Ils auront tendance à se dépasser dans leur travail, seront plus créatifs et motivés.

Les outils de collaboration accélèrent la prise de décision et va permettre au projet de démarrer plus rapidement. L’équipe va ainsi échanger des informations en temps réel sans avoir à se déplacer. Ils peuvent consulter ou modifier les fichiers à tout moment. Ces différents échanges permettent l’émergence d’idées plus rapidement pour la prise de décision. L’objectif est d’améliorer le quotidien des employés.

Enfin, les outils collaboratifs fédèrent les équipes pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, la distance géographique est un facteur qui peut freiner la collaboration au sein de l’équipe. Pour y faire face, le développement d’outils collaboratifs est donc indispensable afin d’améliorer la cohésion et le sentiment d’appartenance à un organisme.

Un espace commun sera mis en place pour être à disposition des collaborateurs pour qu’ils puissent tisser des liens entre eux et se rassemblent autour d’un objectif commun. Les outils collaboratifs vont donc favoriser les échanges entre les salariés en particulier lorsqu’ils travaillent à distance.

Top 6 des outils de travail collaboratif avec partage de document

Voici un top 6 des outils de travail collaboratif qui permettent de partager des documents avec les autres collaborateurs.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil de communication interne dans l’entreprise qui joue le rôle d’une messagerie en discussion instantanée pour être une alternative au mail traditionnel. Il permet également d’organiser des visioconférences, de partager des documents avec SharePoint ou de prendre des notes avec OneNote en intégrant Office 365. L’autre particularité de Microsoft Teams est la possibilité de coéditer des documents Word ou Excel.

Google Drive

Google Drive est un outil de partage de document créé par Google. Il permet le stockage, le partage et l’édition de fichier directement dans le cloud. La capacité de stockage pour la version gratuite est de 15 Go, pour la version payante, elle est de 20 TO. Pour utiliser Google Drive, il est indispensable d’avoir un compte Google pour consulter et partager les fichiers. Cet inconvénient est comblé par son interface simplifiée permettant une navigation fluide pour faciliter le travail collaboratif.

Dropbox

Dropbox est une plateforme de sauvegarde en ligne qui propose des fonctionnalités proches de celles de Google Drive. La différence réside dans la création et l’édition de documents via Dropbox Paper. La Capacité de base est de 2 Go avec la version gratuite, mais va augmenter de 500 Mo à chaque parrainage dans la limite des 18 Go.

HubSpot CRM

La version gratuite du Hubsport CRM propose aux collaborateurs plusieurs fonctionnalités pour travailler en équipe. C’est un outil collaboratif qui possède une boîte de réception pour partager l’accès commun aux documents et historiques pour l’ensemble de l’équipe. Dans ce cas, la performance des salariés est accrue avec un meilleur suivi des requêtes.

Trello

Trello est un logiciel de gestion de projet en ligne qui se présente sous la forme d’un tableau de bord collaboratif. Ce tableau est partagé par l’ensemble des membres de l’équipe pour mieux gérer leurs tâches. Sa prise en main est à la fois rapide et intuitive. Cet outil permet de partager jusqu’à 10 Mo de fichiers gratuitement.

Evernote

Evernote se présente sous la forme d’un bloc-note virtuel. Il est utilisé pour enregistrer les informations comme les notes, les vidéos ou les images. Ces notes sont utilisées pendant les réunions en ligne qui seront ensuite classées dans des carnets et partagées le cas échéant. C’est un outil indispensable pour permettre l’exploitation optimale des notes avec leur centralisation et leur organisation personnalisée. Evernote est une application gratuite. Cependant, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires en payant un abonnement mensuel.

Comment travailler sur un document partagé ?

Pour travailler sur un document partagé, il est possible d’utiliser le versionning. Il fait référence à l’utilisation et à la gestion de plusieurs versions d’un même fichier. C’est une fonctionnalité que l’on trouve dans des services Cloud comme Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez ainsi accéder aux différentes versions d’un document même après des modifications.

Le versionning va aussi permettre de définir le nombre de versions à enregistrer et de télécharger une version ancienne du document. Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs ont besoin d’une autorisation d’accès pour consulter une version antérieure. Les solutions cloud de versionning offrent également un espace de stockage capable de fournir un détail exhaustif du parcours de chaque fichier.

Les outils de collaboration comme OneNote sont présents sur les versions de Microsoft Office. C’est un logiciel de partage des notes avec les collègues. Il a l’avantage d’être utilisé en simultané par plusieurs personnes. Il suffit que le document soit enregistré dans le réseau interne de l’entreprise. Ainsi, pour créer un bloc-note OneNote, il vous suffit d’aller dans le menu fichier, nouveau puis cliquer sur le bouton réseau. Ensuite, sélectionnez le dossier pour le partager sur le réseau d’ordinateur. Pour modifier les notes, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’information et taper les mots.

Le télétravail dans la fonction publique

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La crise sanitaire du coronavirus a nécessité le confinement de la population. L’administration n’est pas épargnée et des mesures ont été prises pour limiter les interactions entre les agents de la fonction publique. Pour assurer la continuité du service public, le télétravail a dû être généralisé comme dans le secteur privé avec la mise en place de règles spécifiques. En plus, le télétravail est apparu rapidement comme une solution pour adapter l’organisation du travail dans l’administration.

Histoire de l’évolution du télétravail dans la fonction publique

Avant la crise du Covid, le télétravail dans la fonction publique est encore marginal. En effet, seule une poignée d’agents travaillent à domicile tandis que la grande majorité travaillent en présentiel au sein des ministères, départements et collectivités. Cependant, l’encadrement légal et le recours à ce mode de travail ont commencé avec un décret de 2016. C’est en mai 2020 qu’un texte sur l’application de la loi de transformation de la fonction publique a offert de nouvelles possibilités pour le télétravail des agents. Ce nouveau décret a simplifié le recours ponctuel au travail à distance. Mais comme dans le privé, la crise a bouleversé l’organisation du télétravail dans l’administration.

Le ministère de la Transformation et de la Fonction publique a donc lancé une vague de concertations pour aboutir à un accord-cadre sur la mise en œuvre du télétravail et les autres formes de travail à distance. Le texte de 2020 a été signé par la plupart des organisations syndicales et des employeurs territoriaux ou hospitaliers. Cet accord a pour objectif de créer un socle commun entre les différents versants de la fonction publique et s’inscrit dans le dialogue social engagé par l’État français.

Précision sur l’accord signé en 2021 sur le télétravail

Le texte de 2021 pris en application de la loi de transformation de la fonction publique offre de nouvelles perspectives aux agents en télétravail. Il permet une meilleure flexibilité dans l’organisation du travail à distance.

Un encadrement a été prévu avec l’attribution d’un volume de jours flottants. Il s’agit du décret des modalités pour l’application du télétravail aux agents publics. En effet, à leur demande depuis le 01 septembre 2021 avec l’autorisation de leurs employeurs, ils peuvent travailler à partir de leur domicile 3 jours par semaine à temps plein. Des exceptions sont accordées à un agent proche aidant avec l’accord de l’employeur et à une femme enceinte.

Comment mettre en place le télétravail dans la fonction publique ?

Pour rappel, le télétravail est défini comme un travail qui consiste à effectuer des tâches en dehors du cadre habituel en utilisant des technologies de l’information et de la communication. Il est effectué à la demande de l’agent ou celui de l’administration pour assurer le service public en cas de circonstances exceptionnelles. En principe, le télétravail concerne les fonctionnaires et les contractuels si l’activité peut être réalisée à distance avec des outils informatiques.

Les conditions de mise en place du télétravail sont fixées de façon réglementaire par arrêté ministériel après consultation d’un comité technique. L’arrêté va donc fixer :

  • les activités exercées en télétravail ;
  • les règles de sécurité pour protéger la sécurité des systèmes d’information et les données ;
  • les conditions de contrôle du temps de travail effectif ;
  • les modalités de prise en charge des coûts résultant de l’exercice du télétravail comme les matériels, les outils, les communications ;
  • les conditions par rapport à l’attestation de conformité des installations en fonction des spécificités techniques du télétravail dans un lieu privé ;
  • les conditions de formation aux équipements ou les ressources humaines.

Il est possible de recourir au télétravail de manière régulière ou ponctuelle à des jours fixes au cours de la semaine ou du mois. Les jours flottants de télétravail sont prévenus par semaine, par mois ou par an à condition de déposer une demande auprès du supérieur hiérarchique.

À noter qu’une indemnisation de 2,5 euros par jour est prévue pour rembourser les frais engagés par les agents dans la réalisation du télétravail. Mais les collectivités territoriales peuvent engager les négociations sur les indemnisations jusqu’à la fin 2021.

Par rapport au droit des agents en télétravail, en cas d’accident, ils vont bénéficier des mêmes droits et obligations qu’un agent qui travaille dans les locaux de l’administration.

Il est important de savoir que le télétravail peut prendre fin à tout moment par simple écrit à la demande de l’agent ou de l’administration à condition de respecter un délai de préavis de 2 mois. Ce délai en question peut être réduit en cas de nécessité du service public.

Le télétravail est un accélérateur de la digitalisation de la fonction publique

Le travail à distance dans la fonction publique est un accélérateur de la transformation digitale. L’objectif est de renforcer les compétences numériques des agents. En effet, la digitalisation va garantir des conditions de travail optimales aux agents télétravailleurs.

De même, la sécurité et la confidentialité des données sensibles seront aussi garanties. Il est donc indispensable d’avoir les meilleurs outils à mettre à la disposition des agents pour qu’ils puissent se former à leur utilisation.

Quant à l’usage du matériel informatique personnel de l’agent, ceci est autorisé, mais pourrait poser des problèmes au niveau des outils intranet ou des applications dédiées. Dans ce cas, une formation renforcée doit être mise en place pour consolider leurs compétences numériques.

Cet enjeu de la transformation numérique passe aussi par la dématérialisation des processus afin de faciliter la pratique du télétravail. La fonction publique doit alors établir un diagnostic de ses processus internes pour réaliser la dématérialisation optimale.

Formation télétravail : outils et logiciels pour travailler à distance

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Depuis mars 2020 et la pandémie du coronavirus, le télétravail a été mis en place massivement dans les entreprises françaises. Il est donc, à l’heure actuelle un mode travail commun. Malgré le fait que de nombreux salariés ne soient pas encore formés, le travail à distance apporte des avantages non négligeables comme la diminution de l’absentéisme, la réduction du stress et l’amélioration de la productivité. Pour en profiter, il est indispensable de suivre une formation en télétravail pour adopter les bonnes pratiques et faire face aux mauvais réflexes et de maîtriser les outils et logiciels pour travailler à distance.

Quels sont les intérêts de se former au télétravail ?

La formation télétravail des équipes va vous aider à mettre en place les bonnes pratiques au sein de l’entreprise pour assurer la continuité de l’activité même en période de crise.

Les principaux objectifs de la formation au télétravail

La formation au télétravail favorise la compréhension de cet environnement pour les salariés et l’entreprise. Elle permet à tous les concernés d’apprendre à organiser leurs tâches et leur temps de travail à distance. L’un des plus importants objectifs de la formation est d’apprendre à préserver le lien entre le manager et son équipe travaillant à domicile. L’identification des bonnes pratiques permet d’être efficace au niveau de la productivité au quotidien. Le but étant de profiter du télétravail pour gagner en efficacité.

Les formations sur le télétravail s’adressent aux entreprises voulant introduire ce mode de travail ou aux salariés travaillant déjà à distance.

Les effets bénéfiques de la formation sur le télétravail

La formation sur le télétravail à un impact bénéfique sur les collaborateurs sur de nombreux points comme :

  • l’adoption des bons réflexes pour rester productif ;
  • l’amélioration de l’autonomie et la responsabilisation du salarié ;
  • l’équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle ;
  • l’amélioration de la qualité de vie au travail et un meilleur équilibre vie personnelle / vie professionnelle.

Les sociétés pourront développer l’autonomie et la flexibilité des membres de l’équipe et également faire des économies (réduction de coûts sur les déplacements, réduction des locaux, gains de productivité…). La formation au télétravail va améliorer les conditions de travail des collaborateurs et va renforcer l’image de l’entreprise, faire gagner tout le monde en maturité.

Les compétences acquises avec une formation sur mesure sur le télétravail

En suivant une formation en télétravail, les employés vont acquérir des compétences (des savoir être et des savoir faire) pour organiser leurs tâches et leur emploi du temps à domicile. Ils pourront aménager un espace de travail chez eux en fonction des règles imposées par l’entreprise. Ces compétences acquises permettront une meilleure gestion de la vie professionnelle et personnelle. Une formation sur mesure est donc indispensable pour bien maîtriser les règles du travail à distance.

Les outils et logiciels indispensables pour travailler à distance

La formation télétravail permet de maîtriser correctement les outils et les logiciels pour communiquer, de gérer un projet ou de transférer des documents.

Les outils de gestion

La préoccupation première des entreprises en télétravail est la productivité des collaborateurs. Dans cette situation, les outils de gestion de projet sont très importants pour organiser les différentes tâches entre les équipes.

Les logiciels de gestion les plus utilisés sont : Microsoft 365, Gsuite, Jamespot, Trello, Slack…mais aussi Monday.com. Leur utilisation intuitive permet d’organiser des projets dans tous les domaines. Pour chaque projet, vous pouvez partager des documents, communiquer de différentes manières (visio, téléphone, chat, etc…) fixer des tâches en fonction des compétences des collaborateurs. Ces outils peuvent aussi fixer des deadlines, créer des tableau de bord et de nouveaux projets.

Les outils de communication

Lorsqu’on se lance dans un nouveau projet, il est primordial de pouvoir échanger avec les autres collaborateurs. Pour ce faire, il existe différents logiciels de visioconférence comme Zoom, Skype ou Microsoft Teams.

Skype est l’outil d’appel et de chat vidéo utilisé par des millions de télétravailleurs dans le monde. Son principal avantage est de s’adapter à tous les appareils, téléphone portable, tablette ou ordinateur. Ce logiciel permet d’enregistrer les appels, d’activer les sous-titres en direct ou d’utiliser le chat. Le cas échéant, vous pouvez envoyer des fichiers avec Skype. L’avantage de Zoom est d’effectuer des vidéoconférences avec plus de 1000 personnes avec une possibilité de partage d’écran. Quant à Teams, il est considéré comme l’une des plateformes de visioconférence les plus stables et faciles à utiliser. À noter que pour le faire fonctionner, il est indispensable que votre interlocuteur télécharge l’application et doive en plus posséder un compte office.

Les outils de chat ou de discussion instantanée

Par rapport au mail classique ou le téléphone, la discussion instantanée offre des avantages non négligeables.

Dans cette catégorie, Slack figure parmi les leaders. En effet, c’est une solution qui permet d’avoir rapidement les collaborateurs en ligne, de garder une trace écrite des échanges, un partage des documents et des discussions en toute sécurité.

Slack se présente ainsi comme une application de télétravail à maîtriser impérativement avec des formations adéquates. Sans oublier que ce service de messagerie offre plusieurs fonctions notamment l’appel et la vidéoconférence et présente aussi plusieurs extensions. L’une des caractéristiques de l’application est la possibilité de créer des fils de messages, de faciliter l’archivage et la recherche des informations concernant une tache spécifique, de limiter l’utilisation du courrier électronique classique dans les entreprises.

C’est l’outil est ainsi, à privilégier pour réaliser un travail d’équipe ou faire des formations à distance.

Les outils de partage de données

Le cloud est un outil incontournable du travail à distance. C’est un moyen efficace pour partager les données entre les collaborateurs d’une équipe. Microsoft 365 et Gsuite sont deux des plateformes les plus utilisées permettant de sauvegarder et d’accéder à des fichiers sur n’importe quel appareil même en dehors du bureau. Le partage des dossiers se fait de manière simple en invitant simplement les autres utilisateurs sans avoir à les télécharger dans un email.

Quant à Dropbox c’est le premier espace de travail intelligent pour rassembler les informations dans un seul endroit. En effet, il permet de sauvegarder des photos, des vidéos ou des documents. Ce qui est idéal pour former les collaborateurs au télétravail.

A noter que cette plateforme est utile pour synchroniser le travail avec votre équipe dans le but de faire avancer les projets dans l’entreprise.

 

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise

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Avec la pandémie de coronavirus et les confinements successifs, le télétravail est devenu une pratique recommandée par le gouvernement français. En plus de protéger contre le covid, le télétravail offre de nombreux avantages pour le salarié et l’entreprise. Cependant, sa mise en place nécessite de prendre quelques mesures notamment celle de protéger l’employé contre les abus de la part de l’employeur. De même, des outils spécifiques doivent être mis en place pour réussir ce mode de travail. En effet, l’entreprise se présente comme un système complexe composé de collaborateurs devant interagir entre eux. Pour ce faire, certaines méthodes doivent être adoptées pour transformer ce nouveau cas de travail en succès à part entière. Quelles sont donc les bonnes pratiques du télétravail en entreprise ?

Le matériel adéquat pour bien travailler à distance

Pour rappel, le Code de travail définit le télétravail comme une forme d’organisation dans laquelle un travail est exécuté en dehors des locaux de l’entreprise de façon régulière en utilisant des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat. Ainsi, il est indispensable d’avoir le matériel adéquat pour réaliser le travail à distance. Dans ce cas, le matériel de bureau nécessaire ne se limite pas à un ordinateur. En effet, il est indispensable pour le salarié de créer un espace dédié à son activité professionnelle. Pour le confort de l’employé, il faudra par exemple, favoriser un fauteuil adapté, une station d’accueil pour l’ordinateur, une souris et un clavier pour plus d’ergonomie pour les PC portables. Il faut également avoir une bonne connexion internet pour favoriser la productivité des salariés. À noter que la mise en place d’un bon routeur va assurer la sécurisation du réseau.

Les principaux outils indispensables pour réaliser le télétravail

L’une des bonnes pratiques du télétravail consiste à posséder les bons outils à la disposition des télétravailleurs.

Les outils pour communiquer

Pour ce type de travail, il est indispensable d’avoir un outil de communication central pour échanger ou partager des informations avec votre équipe. Pour ce faire, les entreprises doivent recourir à des outils professionnels pour communiquer. Parmi eux, il y a Slack qui est considéré comme outil de référence dans le domaine de la communication entre les collaborateurs et qui permet d’avoir accès à un service de messagerie privé ou d’appels.

Des outils pour collaborer

Malgré le covid et le télétravail, il est important pour les collègues de collaborer. À distance, les outils digitaux collaboratifs sont la clé pour partager les informations et rendre plus transparentes les décisions de chacun. Ainsi, pour créer ou partager des documents en ligne, les salariés peuvent recourir à Google Drive pour stocker les données dans le Cloud,  accessible avec leur adresse mail professionnelle à tout moment.

La protection des données de l’entreprise en télétravail

Le télétravail est un risque pour les entreprises puisqu’ils sont vulnérables aux cyberattaques. Cependant, des bonnes pratiques existent pour les prévenir comme l’élaboration d’une charte informatique qui devra être signée par l’ensemble des collaborateurs.

Les responsables devront aussi faire des sauvegardes régulières sur des supports hors-lignes pour assurer la protection effective des données et définir des mots de passe forts ou des autorisations d’accès spécifiques pour les outils de communication pour renforcer la sécurité des données.

Le recours aux logiciels VPN est exclu comme l’utilisation de réseaux WiFi publics. D’autres précautions sont aussi à prendre comme celui d’éviter d’utiliser les outils fournis par l’entreprise à un usage personnel ou la souscription d’assurance contre le piratage.

Établissement de règles de travail bien précises en équipe

Le travail à distance favorise les situations dans lesquelles les collaborateurs et les managers multiplient les échanges en dehors des horaires de bureau normal. Mais pour éviter la surcommunication, il est important de définir un emploi du temps précis par rapport aux réunions ou discussions à distance sur l’actualité de l’entreprise à des heures fixes par exemple. En dehors de ces heures, ce sera le télétravailleur qui organisera son temps de travail.

Il est aussi indispensable de fixer des objectifs pour chaque journée de travail des salariés dans le but de les responsabiliser.

Ces derniers peuvent signaler à l’employeur ou ses collègues son intention de ne pas être dérangé. Ces différentes pratiques s’imposent aussi à sa famille pendant cette crise sanitaire.

Les modalités pour conserver un équilibre entre la vie personnelle et le télétravail

Pour éviter l’isolement du télétravailleur ou son burn-out, il est vital d’assurer un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Le droit à la déconnexion

C’est le Code du travail qui définit les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. En principe, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des jours ou heures de repos ou congés, de garantir l’équilibre entre la vie professionnelle et familiale du salarié et de protéger sa santé.

Le télétravail offre une flexibilité importante au salarié. Pour profiter de ce rythme, il devra utiliser des outils comme un minuteur pour suivre le temps passé par tâche. La gestion des heures de travail doit être faite en concertation avec l’employé à distance.

Le maintien de la vie privée

Le respect de la vie privée est une priorité pour assurer la meilleure interaction entre les membres de l’équipe de l’entreprise. La CNIL conseille aux managers de ne pas exiger l’activation de la caméra pendant la réunion ou conférence des collaborateurs. Ceci a pour but d’éviter le flicage de l’employé à son domicile en dehors des heures du travail.

L’entreprise peut être condamnée pour atteinte à la vie privée avec l’utilisation excessive d’outils de surveillance comme la vidéo ou le partage d’écran. Sauf les cas exceptionnels et justifiés, l’atteinte à la vie privée est autorisée par la loi. Cependant, il est obligatoire d’informer le salarié au préalable.

Pour terminer, le télétravail est l’occasion de se former à distance. Mais ceci nécessite un minimum d’organisation pour développer une compétence en écoutant des podcasts, en participant à un webinaire ou en suivant des cours vidéo par exemple.

Manager en télétravail : les bonnes pratiques du management à distance 

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Le télétravail va s’installer de façon durable dans la vie de chacun et perdurer même après la crise sanitaire de la Covid-19. Le management à distance des collaborateurs est donc devenu la norme pour de nombreuses organisations. Cette situation nécessite d’organiser le travail de manière différente tout en proposant de nouvelles manières d’encadrer les équipes. Par exemple, des outils collaboratifs spécifiques peuvent être utilisés pour accompagner le management de l’ensemble des collaborateurs. Il faut également prendre en compte les enjeux et les bonnes pratiques du télétravail pour éviter des erreurs communes.

 

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Enjeux du management à distance

Avec la généralisation du télétravail, les spécificités du management à distance sont devenus de nouveaux enjeux pour les managers.

Pilotage d’une équipe en télétravail

Pour une entreprise qui fait face à une crise sanitaire ou tout autre type de crise, de nombreuses questions par rapport au travail à distance comme « comment bien manager en télétravail » peuvent parfois rester sans réponse.

Pour ne pas résister au changement apporté par le télétravail, il est indispensable de faire évoluer l’organisation de son équipe. Dans ce cas, le manager doit savoir entre autres :

  • Répartir la charge de travail,
  • Déterminer les objectifs de chaque collaborateur,
  • Suivre la progression des projets.

Il doit ainsi mettre en place une nouvelle façon de travailler avec son équipe pour continuer à les manager de manière efficace. Ainsi pour garder le lien et suivre l’évolution de l’équipe au quotidien, un point hebdomadaire avec chaque membre pourra être prévu.

Motivation des équipes

L’enjeu majeur est de garder les collaborateurs motivés. Pour cela, quelques indicateurs sont pris en compte comme le développement des compétences, les perspectives d’évolution de carrière ou le sentiment d’appartenance à la société, même à distance. En effet, la productivité des employés dépend de leur niveau de motivation et de bien-être.

Cohésion des collaborateurs

Il est important pour tout manager d’optimiser la collaboration à distance des équipes pour conserver une cohésion d’équipe.

Avec les small talks des espaces de travail, on a tendance à penser que la présence et le fait de déjeuner ensemble dans un cadre parfois moins formel permet de mieux entretenir la cohésion entre salariés. Cependant, il est tout à fait possible de conserver ce lien à distance, en organisant des appels plus informels de type « coffee talks » qui rappellent ces moments de pause entre collègues et permettent d’aborder d’autres sujets que ceux de notre univers professionnel.

Il ne faut pas oublier qu’un bon esprit d’équipe va favoriser la productivité et le bien-être de tous les collaborateurs. En outre, c’est au manager de prendre les devants pour organiser ces moments de communication informelle, rassembler les membres de son équipe autour de valeurs communes et permettre à chaque personne de se confier individuellement lors d’échanges hebdomadaires ou bimensuels.

Pour aller plus loin, voici quelques idées pour conserver votre cohésion d’équipe à distance.

Management à distance : les bonnes pratiques à adopter

Dans une situation où les salariés sont encouragés à travailler depuis leur domicile, voici quelques bonnes pratiques pour assurer un management à distance de qualité.

Le manager doit fixer des objectifs clairs, mais surtout atteignables par les collaborateurs. Il lui est primordial d’encadrer les projets pour limiter le risque pour le salarié de se sentir perdu. En effet, le niveau d’autonomie n’est pas le même pour l’ensemble des collaborateurs.

Il faut également harmoniser les méthodes de travail dans l’entreprise. L’objectif : un travail à distance fluide et efficace. Dans ce cas, il faut utiliser les mêmes outils de collaboration et faire preuve de cohérence.

Une routine doit aussi être mise en place en gardant le contact et en partageant les informations avec les membres de l’équipe. La solution la plus utilisée est la visio conférence de façon périodique, avec des outils comme Gmeet, Teams, Zoom etc.

Une communication régulière reste vitale pour éviter les problèmes et les malentendus entre collaborateurs. Ainsi, des feedbacks réguliers vont permettre de maintenir un lien solide. La transparence est par ailleurs importante dans la stratégie de communication de l’entreprise. On pourra partager des projets en cours via des outils de gestion de projets, comme Trello, Monday ou encore Notion.

Autre point crucial du management à distance : apprendre à accorder sa confiance. Grâce au télétravail, chaque salarié dispose d’une plus grande liberté dans la gestion des horaires, par opposition à la culture du présentiel que l’on retrouve dans beaucoup d’entreprises. On notera par ailleurs que l’obligation de présentiel est à l’origine du présentéisme, véritable fléau pour la performance et la motivation des salariés. Un bon manager saura favoriser la responsabilisation et l’autonomie de ses collaborateurs.

Enfin, pour entretenir le lien, il faudra conserver une cohésion de groupe afin de cultiver l’esprit d’équipe même à distance en redoublant d’efforts pour que les collaborateurs continuent d’échanger entre eux. Le but est de créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise pour motiver l’engagement de chacun.

Éviter les erreurs communes

La première erreur à éviter est sans doute de vouloir tout contrôler. Le fait d’être trop présent va mettre une pression inutile sur l’équipe. Il faut donc exclure les appels téléphoniques incessants (imprévus), les messages instantanés personnels trop fréquents, les emails quotidiens par dizaine. En abusant de ces pratiques, on entre dans une spirale de micro management, un problème de taille qui se définit ainsi :

C’est un système de gestion, mieux, une pratique dans laquelle le manager contrôle de trop près les activités de ses collaborateurs. On parle de contrôle excessif et ennuyeux à l’égard de ses employés. La conséquence première est la frustration du collaborateur, lequel se sent incompétent et inutile face à une telle conduite.

Source : Micro management : comment l’identifier et le surmonter ?

Management ne doit pas rimer avec « surveillance accrue » : il s’agit de s’adapter à chacun des collaborateurs en fonction du contexte.

Deuxième erreur ; il faut comprendre que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle peut devenir difficile à trouver. Habiter et travailler au même endroit réduit la frontière entre le monde professionnel et la vie privée, si bien qu’il devient parfois difficile de rester concentré ou pire, de déconnecter. Dans l’idéal, il faudrait :

  • Exclure le télétravail forcé, permettant ainsi à ses équipes, quand c’est possible, de se rendre dans un lieu dédié au travail (bureau ou espace de coworking si l’entreprise le prend en charge).
  • Encourager son équipe à cesser de communiquer via la messagerie professionnelle en dehors des heures de travail, les encourageant à faire valoir leur droit à la déconnexion. Cela passe par une communication claire et régulière de la part de la direction RH, relayée par le manager.

Troisième erreur ; il ne faut jamais ignorer les signaux de détresse d’un salarié à distance qui peut souffrir de solitude, de baisse de motivation ou de stress. Ces problèmes doivent être pris très au sérieux en restant à l’écoute pour agir rapidement afin de trouver des solutions efficaces ou en demandant des conseils à un expert. Un accompagnement personnalisé peut être nécessaire pour comprendre les risques de burnout ou RPS.

chiffres clés concernant les risques psychosociaux
Source : Confinement : quels peuvent être les risques psychosociaux sur les salariés ?

Pour conclure, le rôle du manager est d’assurer que le télétravail se fasse dans des conditions optimales en proposant les solutions les plus adaptées. Il faut faire preuve de bon sens, de confiance envers son équipe, mais aussi se renseigner pour mieux détecter les signaux de détresse qui ne sont parfois pas explicitement partagés par les salariés. Le télétravail ouvre des perspectives de vie et de performance incroyables si tant est qu’on le pratique dans les meilleures conditions.

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Le top 10 des outils collaboratifs en entreprise

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La démocratisation du télétravail en raison de la pandémie de Covid 19 nécessite d’avoir de bons outils collaboratifs pour votre entreprise. L’objectif est de faciliter le travail à domicile ou la gestion des employés à l’international en utilisant les nouvelles technologies. Vous pouvez ainsi collaborer avec votre équipe grâce à des applications ou des sites de collaboration sur internet. Il sera plus facile pour le chef d’entreprise d’organiser des vidéoconférences, programmer les tâches ou simplement des discussions. Dans cet article vous allez voir les meilleurs outils collaboratifs en ligne pour vous assurer que chaque employé fasse son travail correctement même à distance.

Microsoft 365, la plateforme collaborative la plus utilisée

Microsoft Office 365 est une plateforme collaborative très complète et vraiment efficace comprenant de nombreuses applications parfaites pour la communication et l’interaction de vos équipes (Teams, Sharepoint…) et relié à tout l’environnement Microsoft (Azur…).

Cet outil est adopté autant par les Grands Comptes, que les ETI ou les PME…

Tous vos documents sont stockés de façon sécurisée sur le Cloud Microsoft et sont disponibles n’importe où (au bureau, à la maison…) depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette). Constamment synchronisés, vos documents sont à jours et peuvent être modifiés simultanément avec d’autres personnes.

Gsuite pour collaborer, stocker et partager facilement les fichiers

Google Drive, à l’intérieur de Gsuite est un système de stockage et de transfert de fichiers en ligne comme les images, vidéos, textes ou tableaux. Il est présent par défaut sur les appareils Android et est accessible depuis les ordinateurs portables ou de bureau via Google Chrome.

Le stockage en nuage permet d’économiser l’espace sur la mémoire de votre ordinateur. Quant à sa fonction de partage de fichiers, elle est facile car il suffit d’uploader et de partager le lien pour que tous les membres de l’équipe y accèdent.

Pour l’utiliser, il est donc impératif d’avoir une connexion internet et de créer un compte Gmail. Il est compatible avec Microsoft Office, Google Sheets, et Google Docs.

Enfin, pour sa capacité, sa version gratuite vous offre un espace de stockage de 15 Go environ.

Trello, le logiciel de gestion de projet par excellence

Trello est un outil collaboratif polyvalent pour les équipes. Il met à disposition des tableaux et des cartes pour permettre une meilleure lecture de travail. Son principal avantage est la facilité d’utilisation en tant qu’outil de collaboration. Il peut être utilisé pour la gestion de projet et les tâches collaboratives ou personnelles.

Son autre avantage est l’intégration d’autres applications que vous pouvez utiliser directement au flux du travail de votre entreprise. En plus, il se synchronise de manière automatique à votre tablette ou smartphone.

Trello propose également des fonctionnalités pour automatiser le travail et augmenter la productivité de votre équipe avec ses nombreuses fonctions à savoir les commandes du calendrier ou de date limite. Les tableaux personnalisés font aussi partie de ses fonctions automatiques.

Slack, une plateforme de communication collaborative innovante

Slack se présente comme une application de messagerie instantanée. Il permet de centraliser tous vos flux de communication au sein d’un même service. Le travail d’équipe s’effectue à travers des conversations organisées ou un historique consultable à tout moment.

Slack permet de hiérarchiser les conversations selon leur importance, de faire des appels vidéo ou audio tout en partageant l’écran de votre ordinateur, d’intégrer d’autres applications comme Salesforce et Google Meet ou le cas échéant, de créer vos propres applications. Cette plateforme va donc remplacer l’utilisation des e-mails pour avoir plus de productivité.

Jamespot, une plateforme collaborative efficace et conviviale

Jamespot est un logiciel Cloud 100% configurable en fonction de vos besoins de collaboration, quel que soit le niveau de l’organisation (réseau social d’entreprise, intranet, extranet, digital workplace, messagerie, etc.), ou des équipes (projets agiles, communautés métiers, chat opérationnel, etc.).

Avec une équipe très dynamique, ils offrent une solution conviviale et efficace.

Wrike, un logiciel de gestion de travail en équipe très efficace

Avec Wrike, vous pouvez découper et structurer le travail en plusieurs tâches que vous partagerez entre les membres de votre équipe. Le but est d’avoir une vue sur l’évolution de chaque individu par rapport à une tâche qu’il a effectuée.

Ce logiciel permet aussi de modifier des documents de différents formats comme le PDF, JPG sans avoir à les enregistrer sur votre ordinateur. Wrike va également afficher un calendrier virtuel des différentes tâches interdépendantes ou dupliquer les modèles de gestion de projet pour les utiliser dans le futur.

Enfin, ce logiciel permet à l’utilisateur de bénéficier d’un tableau de bord personnel et de communiquer avec des personnes extérieures. Les données sont sécurisées par un chiffrement.

Faciliter le travail à distance avec Monday

Monday.com est une plateforme web collaborative qui est accessible depuis n’importe quel navigateur internet. Elle est également disponible en version mobile. Son interface ergonomique permet une utilisation facile et rapide.

Elle s’adapte à tous les secteurs d’activité de votre entreprise comme la gestion de projets, le développement d’application ou logiciels. Le tableau de Monday peut être personnalisé pour gérer les tâches quotidiennes de chaque collaborateur. Vous aurez ainsi à votre disposition un tableau de bord, un calendrier et un système de notification.

Pour gagner du temps, les utilisateurs de la plateforme en ligne peuvent créer des tableaux partagés ou privés et paramétrer entièrement des actions automatiques.

Dropbox l’outil de partage et de travail collaboratif totalement gratuit

Au même titre que Google Drive, Dropbox permet de stocker des fichiers et de les partager avec n’importe qui à tout moment. Sa différence majeure avec l’outil de Google réside dans sa gratuité totale.

Ainsi, un travailleur indépendant peut l’installer sur son ordinateur et faire glisser les travaux qu’il a réalisés pour les livrer immédiatement à son client. Dropbox existe aussi sous forme d’applications mobiles pour vous permettre de transporter vos fichiers partout. La plupart des fichiers cloud, classiques et Dropbox paper seront rassemblés sur la même interface pour faciliter le traitement.

Quant au prix, il est gratuit jusqu’à 2 Go de stockage.

Skype, la messagerie instantanée incontournable pour un travail collaboratif

Semblable à Slack, Skype est un logiciel de messagerie instantanée pour dialoguer avec les collaborateurs d’une même entreprise en temps réel.

Il peut aussi être utilisé pour faire des échanges instantanés à l’écrit, faire une visioconférence ou présenter un projet par PowerPoint. Dans ce cas, ces nombreuses fonctionnalités collaboratives sont très avancées notamment avec la possibilité de partage d’écran pour enregistrer les échanges vidéos ou audios.

Il permet également le partage de fichiers sans avoir recours à un email classique. Mais pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités collaboratives, vous devez payer un abonnement.

Zoom, une solution adaptée aux problèmes avec votre équipe

Avec l’engouement du télétravail face à la pandémie actuelle, Zoom s’est imposé rapidement au sein des entreprises. En effet, ce site web permet d’organiser des réunions en ligne, de créer des salles de conférences virtuelles et d’envoyer des messages instantanés aux collègues.

Il se démarque de Skype, car il peut accueillir jusqu’à 1000 vidéos et 10 000 spectateurs en même temps sur son site voire plus en optant pour le mode promotionnel proposé.

L’autre avantage est la sécurisation des réunions et la possibilité d’effectuer des transactions en toute confiance.

Malgré le fait que l’inscription soit totalement gratuite, il faudra payer pour accéder à l’ensemble de ses fonctionnalités.

Wimi, un outil de gestion efficace pour sécuriser vos données dans le respect du RGPD

Wimi est un logiciel collaboratif créé en France. Ses nombreuses fonctionnalités permettent de gérer un projet qui réunit plusieurs collaborateurs.

L’outil de travail collaboratif intègre plusieurs éléments :

  • Le produit Wimi drive qui facilite l’échange de documents ;
  • Wimi Teamwork qui assure l’efficacité du travail d’équipe avec ses services ;
  • La version Wimi Armoured qui est sa version la plus sécurisée et surtout la garantie de la confidentialité des données personnelles.

Le chiffrement des données personnelles est donc fait en conformité avec le RGPD. A noter que l’hébergement des données se fait en France et que l’invitation de guests est à la fois gratuite et illimitée.

LumApps, la plateforme intranet collaborative

On peut décrire LumApps comme une plateforme intranet sociale. Elle a été spécialement créée pour intégrer des outils professionnels dans un espace de travail collaboratif en ligne. L’objectif est d’encourager la collaboration de l’ensemble des équipes dans votre entreprise.

L’interface moderne du logiciel est intuitive et permet aux utilisateurs de l’assimiler rapidement ou de le personnaliser selon leurs envies. Son utilisation consiste à créer des annuaires d’entreprise et de facilité le recrutement de nouveaux salariés.

Pour conclure, quel que soit votre domaine d’activité, le choix des outils de travail collaboratifs dépend en grande partie de ses fonctionnalités et de sa gratuité ou non.

Avantages et inconvénients du télétravail 

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Compte tenu de la situation sanitaire actuelle, le télétravail s’est imposé dans plusieurs secteurs. Selon le Code du travail, il désigne toute forme d’organisation qui permet aux employés d’effectuer leur travail en dehors des locaux de l’entreprise. Le télétravail peut se faire à travers l’utilisation des moyens de communication moderne comme internet, les réseaux sociaux, la messagerie, les nouveaux outils collaboratifs ou des réseaux télématiques. Comme le travail en présentiel, le salarié est tenu d’exécuter ses tâches de manière régulière et volontaire. Le télétravail offre des avantages certains pour le salarié et l’entreprise, mais des inconvénients existent également. Dans cet article, vous allez voir les différents aspects du télétravail.

Évolution du télétravail

En cette période de pandémie, le télétravail est entré dans les mœurs ce qui n’était pas toujours le cas.

C’est dans les années 50 que sont apparus, pour la première fois, les signes du télétravail. À cette époque, elle concerne la construction de bâtiments aux États-Unis dont la supervision a été accordée à Norbert Wiener, un architecte travaillant et habitant en Europe. Ce dernier a donc utilisé des moyens de transmissions pour suivre à distance l’avancée des travaux. En 1970, avec l’arrivée du fax, la notion de télétravail a commencé à réellement apparaître. C’est également la première fois qu’on a utilisé le terme de Téléwork en 1972 dans les journaux.

Le développement des technologies de l’information des années 90 a permis d’intégrer la notion de télétravail comme une méthode de travail à part entière. Il est aussi important de savoir que le statut de télétravailleur n’a été accordé au niveau européen qu’en 2002 pour octroyer des droits et la sécurité pour ce nouveau mode de travail.

En France, c’est en 2017 que le président de la République Emmanuel Macron a intégré définitivement les télétravailleurs dans le Code du travail.

Quels sont les enjeux du télétravail pour l’entreprise ?

Les enjeux du télétravail pour l’entreprise sont nombreux.

Au niveau social, le télétravail est un vecteur de bien-être pour les salariés. En effet, il est difficile de concilier une vie de famille à celle d’un employé de bureau. Il faut donc laisser aux employés une liberté de choix pour éviter d’exercer une pression et renforcer leur stress. Une situation qui risque d’affecter le fonctionnement de l’entreprise.

L’autre enjeu important du télétravail réside au niveau économique. Avec moins de retard ou d’absence, la productivité du salarié sera améliorée en raison de sa responsabilisation face à l’activité de l’entreprise. La diminution des coûts de transport, des repas du personnel vont également avoir un impact important sur le budget de l’employeur.

Le dernier enjeu concerne l’environnement, car l’arrêt des trajets pour les salariés va diminuer les émissions de CO2. De même, l’entreprise n’aura plus à utiliser un équipement énergivore ou polluant dans ses locaux notamment les serveurs.

Avantages et inconvénients du télétravail pour le salarié

Le télétravail apporte une multitude d’avantages pour le salarié afin de gérer au mieux son quotidien, mais aussi des inconvénients majeurs.

Les avantages du télétravail pour le salarié

Le premier avantage pour les collaborateurs en télétravail est l’indépendance. Il va lui-même organisé sa journée de travail selon de ses besoins. Il bénéficie également d’une indépendance géographique en fonction des négociations avec l’employeur.

Cette grande flexibilité permet de gagner du temps, car les salariés n’auront pas à prendre les transports pour aller travailler. Plusieurs dizaines d’heures peuvent être perdues chaque mois dans les véhicules, train ou bus. Le télétravail permet d’utiliser ces heures pour quelque chose qui compte pour l’employé.

Le travail à distance ou à domicile permet aussi d’améliorer la qualité de vie du salarié puisqu’il n’y a plus de stress lié aux horaires à respecter. Les pauses déjeuners rapides ou les réunions ne sont plus dans le programme. Étant à la maison, la qualité des pauses sera meilleure.

En télétravail, l’employé peut optimiser son espace de travail pour avoir un environnement confortable en choisissant par exemple, lui-même le décor ou l’éclairage. L’aménagement des heures de travail va apporter aux télétravailleurs une meilleure santé. En effet, ils auront plus de temps pour faire du sport et préparer une alimentation saine.

Le dernier avantage non négligeable est de trouver un équilibre entre la vie professionnelle et personnelle. Avec les horaires plus souples, le télétravailleur aura plus temps pour sa famille et ses activités sociales.

Les inconvénients du télétravail pour le salarié

En télétravail, l’employé peut se sentir isolé à cause du manque d’interaction. Une situation qui peut être à l’origine du manque de confiance et de la perte d’intérêt au quotidien des télétravailleurs. En effet, ils ne trouvent pas de raisons pour communiquer avec les autres collaborateurs de la société. De même, les promotions sont difficiles à obtenir en travaillant à distance.

L’autre inconvénient concerne la discipline puisque l’employé, habitué à ce rouage, finit par se lasser. Par conséquent, il ne va plus respecter son emploi du temps. Une situation qui va affecter sa productivité et faire perdre du temps aux parties dans le contrat de travail.

Un télétravailleur peut aussi avoir la sensation de louper des opportunités de progression au sein de son entreprise. La raison est qu’il est loin du siège où les décisions importantes sont prises.

Le burn-out est également un désavantage du télétravail.

Avantages et inconvénients pour l’employeur

L’employeur bénéficie des avantages du télétravail sur plusieurs points mais aussi de quelques inconvénients.

Les avantages du télétravail pour l’employeur

Il va réduire les frais de loyer, d’électricité ou de matériel. Il lui sera également plus facile d’engager des personnes avec un handicap ou à mobilité réduire. En effet, ces derniers ne seront pas obligés d’aller en local.

Le télétravail va aussi faciliter le management des employées. La mission du manager sera donc plus facile et va lui permettre de se consacrer à d’autres tâches plus productives.

L’autre avantage du télétravail réside dans sa portée mondiale notamment pour la recherche de nouveaux employés ayant des compétences spécifiques. L’entreprise aura plus de temps pour rechercher les bonnes personnes et les intégrer à partir de leur pays sans tenir compte des problèmes d’éloignement géographique, de culture ou de langue.

Le travail à distance va augmenter la productivité des employés évoluant dans un environnement de travail sans stress et sans distraction. De plus, en passant moins de temps au bureau, le télétravailleur va augmenter la rentabilité de l’entreprise de manière substantielle. L’argent économisé va être utilisé pour développer la recherche, le lancement de nouveaux produits ou la publicité.

Les inconvénients du télétravail pour l’employeur

Parmi les inconvénients du télétravail pour l’employeur, il faut citer la difficulté de faire une supervision correcte des salariés. Il est impossible de vérifier si le salarié travaille effectivement ou qu’il a des problèmes dans la réalisation de ses tâches. À noter que le télétravail nécessite pour l’entreprise d’avoir un système informatique sécurisé pour protéger les données sensibles.

En plus, des ressources comme les livres, les dossiers sont difficilement accessibles. Dans certains cas, la relation de confiance entre le manager et les collaborateurs prend du temps à se mettre en place en télétravail.

Par rapport au coût du télétravail, les petites entreprises n’ont pas tous les moyens de fournir des équipements informatiques de qualité ou former l’ensemble du personnel à travailler à distance.

Quelles sont les limites du télétravail ?

Malgré son côté pratique, le télétravail connaît des limites.

Il est, par exemple, difficilement mesurable en qualité. En effet, un employé qui travaille depuis chez lui est soumis aux mêmes exigences que lorsqu’il travaille dans un bureau. Dans ce cas, le seul indicateur de son temps de travail effectif est les horaires fixés dans le contrat. Le salarié doit être ainsi en contact permanent avec l’employeur.

Au niveau juridique, les notions d’accidents ou des arrêts de travail contribuent à rendre difficile la délimitation du télétravail. Il est difficile de fournir une preuve d’un accident de travail à son domicile.

Pour certains salariés, le télétravail est devenu une véritable planque pour échapper au contrôle de l’employeur alors que dans la plupart des cas, la qualité des prestations est souvent médiocre.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

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La dimension collaborative au travail aujourd’hui est essentielle pour la réalisation d’un projet et souligne le fait d’avoir une équipe efficace au sein de son entreprise. L’objectif est de gagner du temps tout en favorisant la créativité et l’innovation. L’environnement de travail a donc un rôle très important. Dans ce cas, les espaces doivent être aménagés pour encourager la collaboration. Par conséquent, le travail collaboratif ne va pas simplement mettre en avant l’esprit d’équipe, mais également apporter des changements au niveau de l’organisation de la société. Dans cet article, découvrez en détail le travail collaboratif.

Qu’appelle-t-on le travail collaboratif ?

La notion de travail collaboratif ou travail non rémunéré a fait son apparition la première fois durant les siècles des Lumières. Mais c’est en 1968 qu’a vu le jour le premier système collaboratif de l’histoire. À cette époque, le but était de rédiger un document avec l’aide de plusieurs mains au sein d’une même équipe de chercheurs aux États-Unis. C’est avec l’utilisation massive des nouveaux moyens de communication d’internet comme les moteurs de recherche ou les outils de traduction, dans les années 2000, que le travail collaboratif a connu son essor.

Au sens littéral du terme, le travail collaboratif se définit comme un mode de travail non hiérarchisé qui s’appuie sur l’intelligence collective. Il se base sur l’échange entre les différents collaborateurs qui vont mettre en commun leur créativité et leur compétence pour atteindre un même objectif. Cette méthode de travail va donc favoriser la communication entre les individus faisant partie d’une même structure.

Le but de cette collaboration étroite entre les collaborateurs de la même entreprise est de favoriser l’émergence des idées, la responsabilisation de chacun et la stimulation de la créativité et l’innovation.

À noter que les rapports sont horizontaux dans un travail collaboratif, car chaque participant donne son avis pour valider les projets. En effet, les compétences de chaque membre sont utilisées pour la réalisation du projet.

Les bénéfices du travail collaboratif

Le travail collaboratif est devenu un atout clé pour les entreprises sur de nombreux points. Elles ont la garantie de récolter les fruits de leurs investissements. L’organisation de l’entreprise sera moins basée sur une hiérarchie traditionnelle. Voici une liste non exhaustive des bénéfices de ce mode de travail.

Le développement de la créativité

L’un des premiers points positifs du travail collaboratif est sans doute le développement plus naturel de la créativité des individus travaillant ensemble dans la même équipe. Ils vont faire rebondir leurs idées pour créer des solutions innovantes. C’est la différence de personnalités qui va favoriser l’innovation avec une meilleure ouverture d’esprit. La collaboration va ainsi apporter de meilleurs projets pour l’entreprise. Une situation qui va pousser les équipes à se dépasser et à innover.

Augmentation de la productivité

La collaboration au travail va motiver les collaborateurs à travailler ensemble dans un but commun. Une étude de l’université de Stanford à démontrer que le rendement individuel a considérablement augmenté avec le travail collaboratif. En effet, plus de 60 % des individus faisant l’objet de cette étude accomplissent plus longtemps leurs tâches lorsqu’ils travaillent ensemble. Le travail dans un environnement de collaboration favorise le succès collectif.

Facilite le travail à distance

Avec l’utilisation des outils technologiques et de la connexion internet, les salariés peuvent travailler à distance ou depuis leur domicile. Une situation qui nécessite le soutien d’un environnement de travail collaboratif pour que les collaborateurs reçoivent les mêmes informations en temps réel. En plus, les outils de collaboration vont faciliter la participation de chaque collaborateur à l’activité à distance.

À noter que la mise en place d’un environnement de travail collaboratif demande un temps d’adaptation et des efforts.

Les autres bénéfices du travail collaboratif

D’autres avantages entourent le travail collaboratif. Il permet, par exemple, de développer, l’autonomie, le sens des responsabilités, l’intelligence collective et la culture du Lean management. La collaboration va installer de nouvelles formes de communication et créer de la richesse à travers le partage des connaissances et la coopération.

Le fait d’investir sur une plateforme collaborative va également réduire le nombre de mails à envoyer à l’intérieur de l’entreprise. Dans ce cas, les problèmes de suivi ou de recherche de fichier seront réduits.

En centralisant les données, l’ensemble des projets sera transparent et visible par tous les collaborateurs. Cette transparence de l’information va responsabiliser l’ensemble des membres de l’équipe.

Le travail collaboratif permet aussi de gagner du temps. Grâce à la plateforme, tout devient accessible en quelques secondes. La prise de décision et la résolution des problèmes seront plus rapides avec les outils collaboratifs.

Collaboratif/collectif : les nuances et différences

Des nuances doivent être faites entre le travail collaboratif et le travail collectif puisque la frontière n’est pas grande. Dans les deux cas, ils ont pour objectif de favoriser l’échange entre les collaborateurs pour favoriser la productivité.

Pour rappel le travail collaboratif est un mode de travail qui permet la collaboration de plusieurs individus afin de réaliser un projet commun. Ils travaillent en utilisant des outils technologiques d’information et de communication.

Le travail collectif, quant à lui, va s’organiser autour de différents groupes de travail qui vont se partager des tâches différentes. Son fonctionnement repose sur la succession progressive et coordonnée des actions de chaque personne pour atteindre les objectifs fixés. Chaque individu se voit ainsi confier une mission dont il est personnellement responsable.

Le travail collectif se réalise également avec l’accumulation des activités individuelles. Chaque collaborateur connait dès le début sa mission à travers des échanges ou des partages d’éléments pour atteindre les objectifs. Dans ce cas, la communication des informations se fait par étape.

Pour le travail collaboratif, les acteurs ne sont pas totalement indépendants, car la division des tâches se fait de manière formelle. Mais un engagement mutuel des acteurs est demandé pour favoriser la créativité. Concernant la communication, elle sera plus souple avec des rapports horizontaux au sein de l’équipe.

Quel espace de travail collaboratif ?

L’espace de travail collaboratif est un levier pour la société, car il favorise les échanges et les interactions entre les salariés.

Espace de travail collaboratif physique

La conception d’un espace collaboratif physique doit respecter quelques règles. À titre d’exemple, il est primordial d’offrir plusieurs types d’espaces pour les collaborateurs comme une salle de réunion, une salle de détente ou de repos. L’accès à différents lieux facilite l’adaptation de chaque personnalité tout en respectant leur individualité.

Pour protéger le salarié contre les indiscrétions, il est également important de lui offrir un espace qui respecte son intimité. Les agencements doivent garantir ce calme comme les pièces silencieuses pour lui permettre d’être seul. La conception idéale doit reposer sur un espace suffisant pour chacun.

Afin d’assurer la mobilité dans les espaces de travail et favoriser l’esprit de collaboration, il est vital de fournir aux salariés des outils qui vont faciliter les échanges en étant facile à transporter. Il est conseillé de recourir aux outils digitaux connectés à internet.

L’utilisation de logiciel de gestion va aussi contribuer à cette mobilité. L’entreprise doit ainsi penser à l’environnement avant de penser à l’individu pour réussir la transition vers le travail collaboratif.

Espace de travail collaboratif numérique

La mise en place de l’espace de travail collaboratif numérique doit faire appel à l’utilisation des plateformes spécifiques. Par définition une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui permet de centraliser l’ensemble des ressources et outils d’une structure. Tout en favorisant la collaboration, il va suivre directement les projets, les mises à jour et partage de documents.

L’espace numérique se présente également comme une solution innovante pour les entreprises à la recherche de productivité, de bien-être des collaborateurs et d’économie financière. Pour y parvenir, il faut avoir recours à des logiciels et applications.

En cette période, l’espace de travail collaboratif numérique est devenu un impératif dans les relations entre les collaborateurs, l’entreprise et le client.

Comment organiser ou manager un projet ?

Même étant dans un projet de travail collaboratif, le management nécessite de respecter certaines étapes clés.

  • La première consiste à dresser avec votre équipe les tâches à réaliser. Cette phase est considérée comme la fondation du projet pour éviter de fausser la gestion future. Cette préparation peut faire l’objet d’intense négociation au sein de l’équipe chargée de réaliser le projet.
  • La seconde étape va définir l’enchaînement logique des tâches. En effet, vous ne pouvez pas tout faire en même temps. Il est important de commencer par les chantiers les plus importants. Des réunions de lancement de projet peuvent ainsi être faites dans les espaces collaboratifs physiques ou virtuels.
  • Manager un projet consiste aussi à l’exécuter et le piloter. Cette étape va lancer les opérations planifiées. Le but étant de rester fidèle au plan initial malgré les imprévus que vous pouvez gérer à l’étape suivante. À ce niveau, la coordination du travail des personnes et des ressources est indispensable avec des ajustements organisationnels.
  • La dernière étape du management de projet est la finalisation qui vous permet d’assurer que les objectifs initiaux sont atteints. Il faut terminer les travaux en cours en informant l’équipe et finalement faire un bilan concernant les difficultés rencontrées pour s’améliorer dans le futur.

Quelle formation suivre pour devenir DPO ?

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La mise en conformité au RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données passe nécessairement par la mise en place d’un délégué à la protection des données ou DPO dans une entreprise. Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le rôle de DPO connaît un essor important avec l’augmentation du nombre d’offres dans ce domaine. Mais comment se former afin d’acquérir les compétences d’un DPO ?

L’objection de la formation DPO : se préparer à la certification

Depuis la mise en place du RGPD en 2018, la désignation d’un DPO ou Data Protection Officier est devenue obligatoire dans les organismes, entreprises privées ou publique lorsqu’elles sont amenées à traiter des données sensibles. Le DPO est donc considéré comme un acteur majeur de la mise en conformité RGPD et doit ainsi disposer de connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données.

L’AFNOR est le premier organisme agréé par l’autorité de contrôle, la CNIL, pour certifier les compétences du délégué à la protection des données. La certification représente un vecteur important de confiance pour les clients, fournisseurs, partenaires et collaborateurs.

La formation de DPO a pour finalité de préparer l’homologation en mettant en condition réelle le candidat avant de passer l’examen de certification. La formation sur les aspects du RGPD lui permet de faire face aux différents types de questions et de s’organiser avec un programme de révision afin d’avoir toutes les chances de réussir l’examen certifiant.

Label et référentiel CNIL

Avec l’entrée en application du Règlement Européen à la Protection des Données, la CNIL a dû mettre de nouveaux outils de conformité pour assurer sa mission de labellisation.

Le label CNIL désigne la reconnaissance d’un produit ou d’un service comme conforme à la Loi Informatique et Libertés. Il est délivré en fonction de référentiel adopté par l’organisme ou publié au Journal Officiel. Son intérêt est, pour les entreprises ou administration, de disposer d’un cadre éthique mais surtout juridique. Ainsi, il s’agit d’un avantage certain par rapport à la concurrence et un indicateur de confiance pour les entreprises vis-à-vis de leurs clients.

Le référentiel de la CNIL, quant à lui, est une liste d’exigences ou de conditions pour obtenir un label. Ces critères ont pour but d’évaluer la conformité de la sécurité, de la procédure de collecte ou de traitement des données personnelles par rapport à la réglementation en vigueur en France ou dans l’Union européenne.

Notions clés pour la formation RGPD

Une formation DPO certifiante vous permettra de comprendre les enjeux de la protection des données et le cadre de la réglementation à un haut niveau de compétences. La mise en conformité RGPD est un bon moyen d’insérer les outils de conformité dans les entreprises. Le DPO doit  alors savoir construire et maintenir les preuves de cette conformité.

Les objectifs pédagogiques du programme formation RGPD vont également permettre de conseiller les responsables de traitements sur la conduite et la gestion des études d’impacts sur la vie privée (Privacy Impact Assessment, ou PIA) ou les moyens de sécurisations et de contrôle des données.

Enfin, le DPO aura des compétences pour mettre en place un plan d’action afin d’accompagner l’entreprise dans sa conformité RGPD. L’acquisition d’un comportement respectueux par rapport aux droits liés aux données personnelles est aussi un objectif prioritaire de cette formation DPO.

Déroulement et formations RGPD

Il est important de savoir qu’aucune formation RGPD précise n’a été définie par la CNIL. Ainsi, il existe plusieurs dispositifs de formations RGPD pour acquérir des compétences de DPO.

Formations à distance ou en ligne

Les formations DPO en ligne (MOOC) ou webinaires, ont pour rôle d’aider à l’acquisition de savoirs fondamentaux et pratiques sur le RGPD ainsi que des notions de droits à la protection des données personnelles. Il s’agit de la solution la plus pratique pour les personnes qui découvrent le fonctionnement du rôle de DPO. Cette formation permet d’avancer à votre rythme bien qu’elle soit très intéressante pour les PME ou associations en raison de leur caractère synthétique et de leur format pratique. La formation en ligne permet d’aller à l’essentiel pour se familiariser avec les missions du DPO.

À noter que ce type de formation est généralement accessible en replay pour permettre aux personnes qui les suivent, une piqûre de rappel une fois la formation terminée.

Formations en présentiel

Sur ce format, on trouvera principalement des formations courtes, permettant de connaître toutes les informations à savoir sur le RGPD et les missions du DPO. La durée des formations est en moyenne de 3 à 15 jours. Cependant, l’accès à ce type de formations est souvent conditionné à un niveau d’études ou expérience professionnelle en lien avec le droit et/ou l’informatique.

Des formations peuvent aussi être sectorielles, dédiées à la santé ou aux collectivités territoriales. Dans tous les cas, on choisira un organisme de formation au regard de son agrément CNIL.

Formations longues

Les formations DPO longues sont proposées par les grandes écoles comme le CNAM ou certaines universités. Elles sont dédiées au terme en référence au délégué à la protection des données personnelles. Sciences Po va, à titre d’exemple, offrir un certificat DPO en collaboration avec un cabinet d’avocat. À noter que c’est la CNIL qui délivre le label CNlL formation.

En quoi consiste le rôle de DPO ?

Pour comprendre le fonctionnement du rôle de DPO, il est important de comprendre ses missions. Sa première mission consiste à informer et conseiller le responsable du traitement, les sous-traitants et collaborateurs de l’entreprise en charge de la collecte des données.

Il doit également contrôler le respect du RGPD en mettant en œuvre des mesures techniques et d’organisation appropriées pour assurer la conformité des traitements d’informations et dispenser des conseils sur demande après l’analyse de l’efficacité de la protection des données.

Pour garantir l’exercice de sa fonction de DPO, il doit jouir d’une certaine autonomie. En effet, il ne reçoit aucune instruction de la part du responsable de traitement sur la façon de traiter une affaire par exemple.

Le DPO a aussi un rôle de conseiller au niveau de l’entreprise. Il n’est pas responsable de la conformité de la société au RGPD. Cette responsabilité ne peut non plus lui être transmise par délégation de pouvoir. Il est presque impossible d’engager sa responsabilité civile dans l’exercice de ses missions encadré par la loi en vigueur.

Pour conclure, le DPO est obligatoire dès lors qu’une entreprise a pour principale activité de traiter des données. Il joue un rôle central de coordinateur entre les différents services de la société. Disposer d’une personne formée à ses problématiques en interne n’est pas toujours une évidence. Adaliance vous propose d’être mis en relation avec un DPO externe qui se chargera des missions propres à la protection des données.

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