Organiser le travail à distance afin d’optimiser la collaboration

Le travail à distance ou télétravail permet aux salariés d’une entreprise de travailler à l’extérieur des locaux de celle-ci. Ils peuvent ainsi exercer leur travail à domicile ou dans un espace de coworking par exemple. Afin d’optimiser la collaboration à distance, il reste néanmoins nécessaire de s’organiser en interne.

Travailler à distance

Le travail à distance ou télétravail consiste à effectuer des tâches professionnelles en dehors des locaux de l’entreprise, mais toujours sous la direction d’un employeur. La condition majeure, dans l’univers de la tech notamment, est d’assurer aux employés une connexion internet quel que soit le lieu choisi. Il n’est évidemment pas exclus pour certaines entreprises de devoir investir davantage dans du matériel pour ses employés afin de leur permettre de travailler à distance.

Le télétravail c'est quoi
Source : le télétravail en France

En France, le télétravail dans le secteur privé est défini comme « une activité professionnelle effectuée en tout ou partie hors des locaux de l’entreprise à la demande du salarié ou de l’employeur. Le salarié en télétravail bénéficie de garanties particulières. »

Pour faciliter le télétravail, il est indispensable d’utiliser des technologies de l’information et une excellente communication via des ordinateurs portables, smartphones et, plus rarement, tablettes. Des équipements qui vont faciliter la collaboration entre tous les acteurs de l’entreprise.

Télétravail et collaboration

Fluidifiant les échanges, le travail collaboratif à distance va ainsi améliorer les conditions de travail et par conséquent augmenter la performance des entreprises.

Gagner du temps

L’un des objectifs du travail collaboratif, à distance ou non, est le gain de temps. Il se traduit par la centralisation des nombreuses informations à l’aide d’outils ou de plateformes. Les échanges par e-mail se verront remplacés par un système de messagerie instantanée, plus rapide pour échanger entre collaborateurs. À titre d’exemple on peut citer des messageries célèbres comme Teams ou Slack. Google Workspace propose également une messagerie, intégrée à sa suite d’outils. Ces systèmes de messageries instantanées se distinguent d’applications comme Whatsapp ou Télégram (plus communes dans la sphère privée) par leurs nombreuses intégrations à divers logiciels : calendrier, outils d’assignation, gestion de projets, CRM etc.

Flexibilité

Avec ou sans télétravail, des imprévus et des changements de planning peuvent se présenter. Dans ces situations, un mode de travail collaboratif permet une meilleure adaptabilité, surtout à distance. Grâce aux plateformes collaboratives en ligne, le travail à distance est facilité pour communiquer des changements de dernière minute aux employés.

les avantages du télétravail
Source : Télétravail post-covid : avantage ou inconvénient ?

Amélioration de la productivité globale

La mise en place du travail collaboratif à distance a également pour objectif d’améliorer la productivité des salariés : plus d’échanges et un accès à l’information à tout instant, pour suivre un projet en cours. Des logiciels de gestion de projet connus comme Trello, Asana ou encore Monday permettent à toutes les équipes de suivre en temps réel l’avancement des projets, l’assignation des tâches, notamment grâce à de nombreuses intégrations. Ces outils collaboratifs permettent l’optimisation du travail à distance, un gain de productivité ; attention à assurer une formation régulière des employés sur les nouveaux outils de collaboration. Un excellent moyen de le faire est de prévoir un suivi régulier par de courtes sessions de formation en interne, et de tenir à jour une documentation dédiée pour les employés.

Organisation

Pour certaines personnes, qui ont l’habitude des small talks et du travail en présentiel, collaborer à distance peut rapidement devenir déstabilisant. L’objet de cet article n’est pas d’aborder l’aspect humain, mais nous y reviendrons certainement dans un blogpost ultérieur. Ne vous y trompez pas ; tout est d’abord question d’organisation et de communication.

Communication

L’une des premières choses à faire est de déterminer le rôle de chaque membre de l’équipe. C’est une règle importante non seulement, pour le travail en présentiel, mais également pour le travail à distance. Cela va permettre de s’accorder sur les tâches et les objectifs afin d’éviter tout malentendu. Il est primordial de consigner toutes les informations liées au projet en cours sur un fichier en ligne que chaque membre de l’équipe pourra consulter à tout moment. Ce modèle d’organisation va entretenir la cohésion.

Les bons outils du télétravail

Plusieurs logiciels payants ou gratuits sont disponibles en ligne afin d’assurer un maximum de collaboration à distance. Quelques exemples :

  • Les outils de gestion de projet à distance qui permettent de centraliser toutes les informations nécessaires : Trello qui permet de gérer des plannings au format tableau, ou encore la plateforme Notion, espace de travail collaboratif complet qui ne cesse de proposer de nouvelles fonctionnalités. On citera également Asana et Monday qui restent des références en matière de gestion de projet. La plupart existent en version gratuite, avec une limite des fonctionnalités et du nombre de membres.
  • Les outils de partage de documents comme Dropbox Business et son espace de stockage sécurisé. Quant à Google drive Business, il permet de stocker les fichiers de l’entreprise sur un cloud sécurité accessible par tous les salariés en télétravail.
  • Les outils de communication qui vont permettre de communiquer de manière instantanée avec vos collaborateurs en groupe ou individuellement. Comme cité précédemment, vous retrouverez parmi les plus célèbres Slack, ou encore Teams proposé par Microsoft Office 365.
  • Les outils de visioconférence, tels que Teams, Google Meet, Zoom, Whereby.

À tous ces outils peuvent s’ajouter des intégrations correspondant à votre activité et/ou vos missions. Afin d’être mieux conseillés et informés, Adaliance peut vous accompagner grâce à une formation adaptée et sur mesure. Contactez-nous pour en savoir plus.

Les modalités de mise en place du télétravail

Avant la pandémie de Covid-19, les entreprises avaient encore du mal à accepter le télétravail. Mais à cause des conditions sanitaires, ce mode de travail s’est rapidement imposé. Ainsi, l’objectif était de maintenir l’activité économique tout en réduisant le nombre de salariés présent dans les bureaux. Cependant, il est important de bien organiser le télétravail pour limiter les risques comme le burn-out. Dans cet article, vous allez découvrir comment réussir sa mise en place.

Comment organiser le télétravail au sein de son entreprise ?

La mise en place du télétravail dans une entreprise se fait dans un cadre légal que l’employeur doit respecter.

Processus de mise en place du télétravail dans une entreprise

Pour mettre en place le télétravail : un simple accord entre l’employeur et le salarié est suffisant. Sa mise en place peut se faire également par un accord collectif qui va, par exemple, préciser les conditions de passage en télétravail, le temps de travail, l’accès des salariés handicapés au télétravail. Quant à la charte élaborée par l’employeur, elle doit obtenir l’avis du comité social et économique.

De plus, depuis l’entrée en vigueur de la loi sur le renforcement du dialogue social, l’employeur n’est plus obligé de modifier le contrat de travail pour organiser le télétravail.

Les obligations et droits de l’employeur

Le télétravail s’applique à toutes les catégories professionnelles. Cependant, l’employeur peut le refuser au salarié qui en fait la demande en étant obligé de justifier son refus. En cas de conflit, c’est le Prud’homme qui va trancher.

Lorsque le télétravail est appliqué dans les entreprises, l’employeur a pour obligations :

  • d’informer les télétravailleurs de leurs droits et obligations par rapport à l’utilisation des moyens d’information et de communication ainsi que les sanctions en cas de non-respect de leurs obligations ;
  • de prévoir un entretien annuel sur les conditions de travail pour les salariés en télétravail ;
  • de mettre en place des plages horaires durant lesquelles le salarié pourra être contacté par l’employeur ;
  • de proposer en priorité, aux télétravailleurs de reprendre un poste en présentiel dans l’entreprise en fonction de leurs qualifications et compétences.

A noter qu’avec la crise sanitaire du Covid-19, les entreprises en France ont l’obligation de placer leurs salariés en télétravail dès que cela était possible.

Les obligations et droits du salarié que l’employeur doit respecter

Un salarié en télétravail a des obligations vis-à-vis de son employeur. Il doit notamment respecter les conditions de travail prévu dans le contrat comme :

  • les horaires définis par son employeur ;
  • rester joignable pendant ses horaires de travail ;
  • respecter les consignes d’utilisation du matériel en télétravail ;
  • ne pas faire concurrence de manière directe ou indirecte à l’employeur.

En contrepartie de ces obligations, les télétravailleurs ont les mêmes droits que les salariés en présentiel dans l’entreprise. Ainsi, ils ont droit à des congés payés, une pause repas ou des tickets-repas. Le salarié a également droit à la protection de sa vie privée en limitant l’utilisation de la webcam ou des logiciels de contrôle qui risquent de devenir abusifs.

Enfin, c’est l’employeur qui doit fournir le matériel informatique et la connexion internet aux salariés qui travaillent depuis leur domicile.

Le télétravail mal organisé augmente le risque de burn-out

Après deux ans de pandémie de Covid-19 et la banalisation du télétravail, l’état psychologique des salariés français s’est aggravé. Selon les chiffres du baromètre du cabinet RH Empreinte humaine : 36 % des télétravailleurs seraient en burn-out et contre 34 % des salariés en général. De plus, la détresse psychologique des salariés a commencé à se dégrader fin 2021. Un sondage fait avec en collaboration avec OpinionWay d’octobre 2021 a mis en avant que 38 % des salariés en France sont en détresse psychologique.

Avec environ 2,55 millions de salariés touchés par le burn-out dès le début de la pandémie de Covid-19. Un chiffre qui a bondit de 25 % par rapport à mai 2021 selon le cabinet Empreinte humaine. Un niveau élevé causé par l’épuisement après plus de 18 mois de crise. Selon cette étude, on constate que les femmes sont les plus touchées par le burn-out chez les télétravailleurs en France. En effet, c’est 44 % de femmes touchées contre 33 % d’hommes. Les jeunes sont également touchés puisque selon le sondage OpinionWay, les salariés victimes de burn-out ont moins de 39 ans. Il donc un lien entre télétravail et burn-out.

Motivation et télétravail : comment soutenir ses équipes à distance ?

Le télétravail ne permet pas toujours de soutenir convenablement les salariés. Pour motiver les équipes vous pouvez mettre en place le small talk virtuel. Vous pouvez organiser des réunions à distance par visioconférence avec des logiciels comme Zoom, Skype ou Microsoft Teams. Des réunions à distance qui devront être moins formel par exemple avec des rendez-vous café, petit-déjeuner ou déjeuner avec les collaborateurs. L’objectif est de mieux connaitre les salariés et de maintenir les liens même si chacun reste à son domicile.

Enfin, le random coffee est un moyen de connaitre les nouveaux collaborateurs même s’ils sont en télétravail. C’est un bon moyen de préparer le retour des salariés en présentiel dans l’entreprise. Vous allez ainsi gagner dans leur intégration au sein de l’équipe.

Formation au management à distance

Dans le contexte de la pandémie de COVID 19, le télétravail tend à se démocratiser de plus en plus dans le monde du numérique. En effet, manager à distance est devenu une norme. Forts de ce constat, gestion d’équipe, communication et cohésion évoluent fortement par rapport à un management en présentiel. Il est donc devenu indispensable de suivre une formation de management à distance.

Se former au management à distance

Une formation reste aujourd’hui un moyen essentiel pour mieux appréhender les rouages du management à distance. La formation management à distance doit permettre au manager d’acquérir des compétences managériales pour gérer un projet à distance. En plus, ce type de formation est idéal pour les personnes qui cherchent à suivre de près l’évolution des nouvelles formes de travail. On apprendra ainsi de nouvelles techniques pour motiver ses équipes malgré le changement de format de travail, mais aussi la maîtrise de logiciels de gestions de projets et de collaboration en ligne.

Faire face aux enjeux du management à distance

Une liste non exhaustive des enjeux à prendre en compte :

  • Managérial : le manager doit être capable d’animer et de diriger une équipe en télétravail. Il doit aussi maintenir la cohésion et motiver les collaborateurs sur leur responsabilité.
  • Organisationnel : pour maîtriser la gestion d’un planning, l’attribution des tâches et le contrôle de l’avancement des projets. Tout manager doit ainsi être en mesure de suivre les objectifs avec des indicateurs de performance.
  • Relationnel : les managers doivent préserver la confiance des membres de leurs équipes en prévenant les risques psychosociaux causés par le stress ou le sentiment d’isolement.

Techniques de management à distance

Une formation sur le management à distance va faciliter la maîtrise de ces bonnes pratiques  indispensables.

Mise en place des outils adaptés

Pour manager à distance, il faut des outils adaptés. Il faut en effet  aménager les interactions et développer la collaboration entre les employés. Des outils collaboratifs peuvent vous donner une vision globale et précise des projets pour chaque équipe. Le but étant d’avoir un meilleur suivi afin de gagner du temps.

Mise en place des méthodes de communication

La réussite du management à distance repose sur les méthodes de communication entre le chef d’équipe et ses collaborateurs. Ils doivent ainsi prévoir des points réguliers pour rester cohérents dans leur travail et doivent faire appel à des moyens digitaux comme la messagerie instantanée, emails, appels, applications de visioconférence. Dans ce cas, le manager a pour principale mission de faciliter les échanges dans l’entreprise pour motiver les collaborateurs en télétravail.

Définir de manière claire les objectifs

Le travail à distance est souvent synonyme de mauvaise compréhension ou interprétation. Ainsi, manager une équipe dans ces conditions nécessite de fournir des informations claires pour donner la possibilité aux collaborateurs de travailler en toute autonomie. Le manager doit avoir la capacité de mettre en place une gestion de projet et une pédagogie particulière pour chaque équipe.

Mettre en place des relations de travail basées sur la confiance

Le management d’équipe doit faciliter le développement des relations de confiance avec vos collaborateurs. En ce sens, il est important de favoriser leur autonomie tout en contrôlant leur travail de manière adaptée. Le manager devra soutenir les employés en télétravail pour garder leur confiance.

La formation sur le management à distance en détails

Voici les détails importants à savoir sur la formation de management à distance proposée par des organismes spécialisés comme Adaliance.

Objectifs de la formation

Les formations de management à distance permettent de :

  • mettre en place des techniques clés pour manager en télétravail ;
  • gérer le temps de travail des équipes ;
  • utiliser les outils technologiques pour optimiser la communication avec les équipes ;
  • s’entraîner à communiquer à distance.

À qui s’adresse cette formation ?

La formation s’adresse au manager qui manage à distance de manière permanente ou occasionnelle des équipes. Elle peut donc se faire soit à distance soit en présentiel, le choix dépend de la possibilité de chaque apprenant.

Programme de la formation de management à distance

Avant le début de la session un diagnostic est proposé par l’organisme de formation pour déterminer les points faibles de l’entreprise et des collaborateurs en matière de management à distance.

Pendant la session de formation en groupe, il y a :

  • La détermination des enjeux du management à distance pour clarifier les rôles du manager à distance et l’importance de la communication.
  • Une partie pour organiser et favoriser la coopération entre les équipes.
  • Les moyens pour faciliter le contrôle et l’autonomie des collaborateurs en télétravail.
  • Les méthodes pour animer une équipe à distance avec des outils de communication adaptés.
  • La coordination de la performance des collaborateurs à distance.

La dernière partie de la formation management à distance se fait avec un programme de renforcement des capacités en classe virtuel. Dans ce cas, l’évaluation des compétences va se faire à partir d’un questionnaire en ligne avec des mises en situation.

Pour conclure, Adaliance est une référence sur la formation en présentiel ou à distance en matière de management grâce à ses formateurs, consultants et coachs avec plusieurs années d’expertise. Prenez contact avec nous dès aujourd’hui pour en savoir plus et former vos managers !

 

Management Hybride : un mode de travail qui tend à se confirmer

Le management hybride est un terme qu’on entend de plus en plus depuis 2020 à cause des confinements successifs. Les entreprises se sont organisées pour mettre en place le télétravail pour une partie des équipes. C’est une pratique qui tend à s’imposer dans les modes de travail. Mais qu’est-ce qu’on entend par management hybride ? Et comment le mettre en place correctement dans votre entreprise ?

En quoi consiste le management hybride ?

Le management hybride permet de gérer les collaborateurs qui travaillent dans des lieux différents, en présentiel dans l’entreprise ou à distance depuis leur domicile. L’objectif est de fluidifier la collaboration des membres d’une équipe pour qu’ils puissent collaborer efficacement.

Le travail hybride au plus fort de l’épidémie de Covid-19 représente plus de la moitié des salariés en France. C’est une pratique qui donne plus de liberté dans le mode de travail des équipes.

L’objectif du management hybride est donc de concilier le management à distance et le management en présentiel. La gestion de l’équipe doit se faire de manière collective puisque l’autonomie des collaborateurs est indispensable.

Les avantages du management hybride

Le travail hybride est une combinaison des atouts du travail en présentiel et du travail à distance. Vos collaborateurs peuvent donc choisir l’environnement de travail qu’ils souhaitent pour être plus productifs et améliorer leur bien-être. De plus, le télétravail permet de réduire le temps de transport. Ils auront aussi plus de temps à consacrer à leur famille et loisirs.

Le management hybride est un moyen de retenir les talents au sein de la société. En d’autres termes, les salariés auront envie d’y rester plus longtemps. Les équipes hybrides vont également améliorer le recrutement de nouveaux collaborateurs. En effet, l’entreprise va attirer de nouveaux talents grâce à l’élimination des barrières géographique avec le travail à distance.

Les défis du management hybride

Le management hybride pose de nombreuses difficultés dont en voici les plus importantes.

Le défi de la communication à distance

L’une des difficultés du management d’équipe hybride est celle de maintenir une bonne communication à distance. En effet, même si la technologie va faciliter les échanges, elle est moins spontanée et dépense plus d’énergie. En plus, l’utilisation de logiciel de visioconférence comme Zoom peut causer un ressenti de fatigue chez les collaborateurs. Ainsi, une communication asynchrone est mise en place, car les salariés ne travaillent pas aux mêmes horaires et n’ont pas l’accès aux informations en simultané.

Le défi de la cohésion d’équipe

Le management hybride apporte également des défis dans le domaine de la collaboration et des relations humaines. Les discussions informelles peuvent créer de la distance entre les collaborateurs de l’entreprise. D’autre part, le travail en présentiel ou à distance au sein de des domiciles des salariés risquent d’entrainer une dualité ou des conflits entre les membres d’une même équipe.

Les clés de la réussite du management hybride

La réussite du management hybride nécessite de prendre des mesures appropriées pour mettre en place de bonnes pratiques.

Définir le rôle de chaque collaborateur

Dans une équipe hybride, la communication est un élément important. Les managers doivent s’assurer que chacun comprenne le travail à faire et les objectifs à atteindre. Les réunions d’équipe sont l’occasion de discuter des projets et d’avoir une idée sur l’avancée du travail. Le but est ainsi de motiver les collaborateurs.

L’importance des feedbacks

Il est souvent difficile de trouver le bon moment pour faire un feedback dans une équipe hybride. Le manager doit planifier les meilleurs créneaux pour discuter avec les équipes. Il est indispensable de consacrer du temps pour échanger de manière individuelle avec chaque collaborateur au moins une fois par mois. Les sujets à aborder sont : les tâches, le succès et leurs difficultés.

Pour lancer la conservation, vous pouvez par exemple parler des points positifs ou négatifs du travail à distance. Il est primordial de créer un espace bienveillant pour donner aux collaborateurs l’occasion de s’exprimer. Le cas échéant, les managers peuvent prendre les mesures correctives nécessaires.

Favorisez le lien social des collaborateurs

Les échanges informels vont créer des relations entre les différents membres d’une équipe. Une bonne entente est une garantie pour motiver les collaborateurs et améliorer la productivité. Même en télétravail, il est toujours possible de créer un lien social. La solution est de multiplier les opportunités de discussion. Pour ce faire, vous pouvez par exemple créer un espace de chat pour discuter ou planifier des petits déjeuners ou déjeuners virtuels entre les collaborateurs. L’objectif est de créer des liens avec les collaborateurs dans l’entreprise.

Utilisez les bons outils collaboratifs

Le travail hybride est possible grâce à la technologie notamment aux outils collaboratifs avec des logiciels de visioconférence ou de messagerie. Avant de choisir les outils adaptés à votre équipe, vous devez analyser les besoins, les fonctionnalités et le service client pour éviter les problèmes futurs. Il est également conseillé de prévoir une formation ainsi qu’un accompagnement en ligne par rapport à l’utilisation de ces outils par les collaborateurs.

Mise en place du télétravail avec les représentants du personnel

Pour faire face à la pandémie de Covid-19, le gouvernement a demandé aux entreprises pour lesquelles cela était possible, la mise en place du télétravail. L’objectif : assurer la continuité de l’activité de la société et limiter la circulation du virus au sein du personnel. Suite à cette pandémie, quelles seront les étapes à suivre pour la mise en place du télétravail au sein d’une entreprise, avec les représentants du personnel ?

Négociation obligatoire ?

Face au risque causé par l’épidémie de Covid-19, s’agissant d’une circonstance exceptionnelle, l’employeur peut imposer le télétravail à ses employés sans accord préalable.

Quant à la consultation des représentants du personnel, cette obligation pèse sur les seules entreprises d’au moins 50 salariés. Cet aménagement du poste de travail est devenu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la santé et la sécurité des salariés. C’est une obligation qui incombe à l’employeur.

À noter que les modalités de mise en œuvre du télétravail sont définies au niveau de l’entreprise selon les dispositions du Code du travail, en plus des accords nationaux interprofessionnels. La négociation de l’accord collectif est obligatoire si l’entreprise dispose de délégués syndicaux ou les membres titulaires du CSE avec des salariés mandatés par une organisation syndicale représentative.

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Détails sur la négociation de l’accord sur le télétravail

La délégation de chaque syndicat représentatif est composée d’un ou deux délégués syndicaux ou de quelques salariés. Leur nombre est fixé par un accord avec l’employeur, bien que cela puisse être porté à deux selon le Code du travail. Les délégués du personnel ne peuvent être des personnes extérieures, sauf accord ou usage plus favorable.

Pour les négociations, les parties vont fixer un calendrier de réunions au moment de la première rencontre. La rédaction d’un compte-rendu est fortement recommandée pour garder traces des différentes réunions.

À noter : le temps passé à négocier cet accord est considéré comme un temps de travail effectif selon le Code du travail. Cependant, le temps nécessaire à la préparation des réunions est déduit du crédit d’heure spécifique accordé aux délégués syndicaux.

Conditions de validité

Si l’accord est négocié avec un ou plusieurs délégués syndicaux, il doit être majoritaire, c’est-à-dire par au moins 50 % des suffrages exprimés. À défaut de majorité, il n’est valable que s’il est signé par les organisations syndicales ayant au moins 30 % des suffrages aux élections et approuvé par les salariés à la majorité simple.

  • Dans le cas où l’entreprise a moins de 11 salariés ou de 11 à 20 salariés sans CSE, l’accord est valable s’il est approuvé par 2/3 du personnel lors d’un référendum.
  • Si l’entreprise possède 11 à 49 employés, la validité de l’accord de télétravail est subordonnée par l’approbation de la majorité des salariés qui ont voté par référendum. Mais si les membres élus du CSE sont mandatés ou non, la validité de l’accord dépendra du vote des membres qui représentent la majorité des suffrages exprimés.
  • Pour les entreprises de plus de 50 salariés sans délégué syndical, l’accord est approuvé par la majorité des collaborateurs, par référendum dans le cas où il existe des membres élus du CSE mandatés. Pour les salariés mandatés non élus, la mise en place du télétravail doit être approuvée par la majorité des employés.

Les étapes de mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail dans une entreprise, notamment la négociation avec les représentants du personnel, doit suivre certaines étapes.

Définition du support de mise en place du télétravail

C’est une étape importante qui permet de vérifier l’existence ou non d’un accord collectif dans la société qui encadre le télétravail. Si rien n’est prévu ou que les négociations ont échoué, il faut rédiger une charte de télétravail après avis du CSE. Le cas échéant, l’employeur peut faire un simple accord avec le salarié sans aucune forme requise pour mettre en place le télétravail de manière occasionnelle ou régulière.

L’accord ou la charte va ainsi préciser :

  • les conditions de passage en télétravail ;
  • les conditions de retour au bureau ou locaux de l’entreprise ;
  • les modalités d’acceptation des conditions de télétravail ;
  • la détermination des horaires de travail et la fréquence des taches ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail effectif.

Définition de l’organisation du télétravail

Pour mettre en place le télétravail de façon optimale dans votre entreprise, des points importants doivent être vus.

Il faut, par exemple, définir les conditions objectives pour être éligible au télétravail. On prend en compte la nature du poste, le logement et l’autonomie du télétravailleur. Au niveau de cette étape, vous devez définir les modalités de passage en télétravail tout en respectant le droit du travail.

Il faut également choisir le rythme de télétravail le plus adapté à votre société en tenant compte que le télétravail ne doit pas dépasser les horaires légaux ou prévus dans le contrat de travail. Il ne faut pas oublier de prévoir les outils à mettre à disposition du télétravailleur dans l’exécution de ses missions notamment un ordinateur portable ou un téléphone avec une ligne professionnelle. Il faut que l’utilisation de ces équipements soit possible à distance.

Lieux d’exécution du travail et management du télétravail

L’employeur peut définir les lieux dans lesquels le télétravail sera autorisé. Cet endroit peut être le domicile du salarié, un espace dédié au coworking ou dans des bureaux partagés mis à la disposition du télétravailleur.

Quant au management, il doit s’adapter au travail à distance surtout au niveau des horaires, de la confiance et des échanges réguliers avec le manager pour éviter l’isolement du salarié. Le management doit donc trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle du télétravailleur.

L’obtention de l’accord du salarié

En principe, le télétravail s’opère sur la base du volontariat, qu’il s’agisse d’un accord collectif ou d’une charte. Il est de ce fait impossible d’imposer un mode d’organisation du travail aux collaborateurs. A contrario, l’employeur peut refuser le passage au télétravail si ce refus est motivé.

Si ces sujets vous intéressent et que vous souhaitez vous former et former vos équipes, prenez deux minutes pour nous contacter et nous expliquer vos besoins ! Nos experts sauront mettre en place la formation sur mesure qui vous conviendra, et ce, partout en France.

Mise en place du télétravail : les bonnes pratiques

Le télétravail peut se définir comme une organisation du travail qui va permettre aux employés d’exercer leurs tâches en dehors des bureaux de l’entreprise. Ce mode de travail est possible avec l’utilisation d’outils collaboratifs. Pour aider les entreprises, des formations spécifiques sont proposées par des cabinets d’experts notamment pour maîtriser les outils du travail à distance. Mais quelles sont les bonnes pratiques dans la mise en place du télétravail ?

Les avantages du télétravail

Le télétravail apporte des avantages non négligeables pour les salariés et l’entreprise.

Pour les employés, le travail à distance est synonyme de liberté et d’autonomie dans la gestion des horaires de travail. Le télétravailleur va développer un sentiment de responsabilité vis-à-vis de ses obligations professionnelles. La flexibilité du travail à distance va également permettre aux salariés de gagner du temps, car ils n’auront plus à prendre les transports en commun pour partir au travail. En plus, c’est l’employé lui-même qui va aménager son espace son propre espace de travail pour avoir un confort optimal. Le télétravail va réduire son stress en absence d’horaires imposés.

Pour les managers, c’est l’occasion d’améliorer la productivité des salariés qui évolue dans un environnement de travail sans distraction. Ils pourront tester de nouveaux modes de gestion afin de souder les équipes. Quant aux syndicats, ils pourront négocier de nouveaux accords collectifs spécifiques par rapport au télétravail notamment la mise en place d’indemnités spécifiques plus avantageuses aux télétravailleurs.

Par rapport aux avantages et inconvénients du télétravail pour les entreprises, il faut signaler qu’un intérêt du travail à domicile est la possibilité pour l’employeur de faire des économies par rapport aux locaux et équipements. Un avantage qui va contrebalancer les inconvénients comme le problème de la fixation du salaire en fonction du travail effectif.

Les bonnes pratiques à respecter pour la mise en place du télétravail

Pour bénéficier des avantages du télétravail, sa mise en place ne doit pas être négligée.

Respect du cadre juridique du télétravail

Pour rappel, la mise en place du télétravail doit passer par un accord collectif avec les syndicats ou une charte élaborée par l’employeur après avis du comité économique s’il existe dans l’entreprise. En absence d’accord collectif ou charte, le salarié et l’employeur peuvent faire une convention pour y recourir. Dans le cadre de circonstances exceptionnelles, le travail à distance peut être imposé par l’employeur sans l’accord des salariés.

La préparation de la mise en place du télétravail

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise passent par :

–          l’identification des activités éligibles et salariées ;

–          la détermination de la fréquence souhaitée et les modalités pour entrer ou sortir du travail à distance ;

–          la fixation des conditions de travail et de trouver les bons outils collaboratifs ;

–          l’évaluation des risques liés ;

–          la définition des modalités de prise en charge des coûts ;

–          la sécurité des outils et des données.

A noter que la préparation de la mise en place du télétravail passe aussi par le choix d’un matériel adéquat pour l’espace de travail du salarié à domicile. Pour le bureau, par exemple, il faudra prévoir un fauteuil ergonomique, un ordinateur fourni par l’employeur et un équipement de visioconférence.

Conseils pratiques pour faciliter la transition vers le télétravail

Pour faciliter la transition vers le télétravail, l’entreprise doit adopter une politique RH pour :

  • la formation des salariés notamment les managers sur les spécificités du télétravail, mais aussi sur leurs droits et devoirs légaux ;
  • définir les réunions d’équipe tous les jours de télétravail avec les collaborateurs ;
  • prévoir des journées en présentiel au bureau pendant les réunions d’équipe ;
  • définir les outils de communications adaptées au télétravail, par exemple une messagerie instantanée comme Slack ;
  • séparer la vie professionnelle et vie personnelle avec le droit à la déconnexion ou la définition des heures strictes de travail à la maison.

L’importance de la formation pour les managers en télétravail

Le télétravail est une activité qui combine l’humain et le digital qu’il est important de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets d’experts comme Adaliance. Le fait de manager en télétravail nécessite pour les responsables de l’entreprise de maîtriser le management et le leadership, le télétravail et sa mise en œuvre, la gestion de la clientèle, la qualité de vie au travail et les ressources humaines.

Quant à l’offre de formation d’Adaliance, elle est complète pour aider les managers à mettre en place un télétravail efficace. En effet, Adaliance propose un accompagnement sur mesure sur plusieurs points notamment la mise en place de solutions collaboratives comme Office 365. Il y a également la formation des collaborateurs à l’utilisation des différentes fonctionnalités. Ce module propose un accompagnement pour mettre en place une charge des bonnes pratiques adaptée pour chaque entreprise.

Formation aux outils et logiciels indispensable à la mise en place du télétravail

La formation au télétravail permet d’utiliser des outils et logiciels pour gérer les équipes à distance afin de mettre en place les projets et tâches en télétravail. C’est un outil indispensable pour le travail en équipe. La formation permet aussi de maîtriser les logiciels de communication comme Skype ou Microsoft Teams qui vont vous permettre de faire des appels vidéo, audio et d’envoyer des fichiers.

En choisissant l’offre de formation Adaliance, vous bénéficierez de conseils adaptés sur des plateformes sécurisées de communication comme Zoom. La maîtrise des services de messagerie instantanée est également primordiale. L’application Slack est l’idéal, car les fonctionnalités essentielles sont faciles à utiliser lors de la formation proposée par le cabinet d’expert.

La formation au télétravail permet ainsi de comprendre cet environnement et mettre en place les bonnes pratiques pour les salariés et les managers.

Le télétravail dans la fonction publique

La crise sanitaire du coronavirus a nécessité le confinement de la population. L’administration n’est pas épargnée et des mesures ont été prises pour limiter les interactions entre les agents de la fonction publique. Pour assurer la continuité du service public, le télétravail a dû être généralisé comme dans le secteur privé avec la mise en place de règles spécifiques. En plus, le télétravail est apparu rapidement comme une solution pour adapter l’organisation du travail dans l’administration.

Histoire de l’évolution du télétravail dans la fonction publique

Avant la crise du Covid, le télétravail dans la fonction publique est encore marginal. En effet, seule une poignée d’agents travaillent à domicile tandis que la grande majorité travaillent en présentiel au sein des ministères, départements et collectivités. Cependant, l’encadrement légal et le recours à ce mode de travail ont commencé avec un décret de 2016. C’est en mai 2020 qu’un texte sur l’application de la loi de transformation de la fonction publique a offert de nouvelles possibilités pour le télétravail des agents. Ce nouveau décret a simplifié le recours ponctuel au travail à distance. Mais comme dans le privé, la crise a bouleversé l’organisation du télétravail dans l’administration.

Le ministère de la Transformation et de la Fonction publique a donc lancé une vague de concertations pour aboutir à un accord-cadre sur la mise en œuvre du télétravail et les autres formes de travail à distance. Le texte de 2020 a été signé par la plupart des organisations syndicales et des employeurs territoriaux ou hospitaliers. Cet accord a pour objectif de créer un socle commun entre les différents versants de la fonction publique et s’inscrit dans le dialogue social engagé par l’État français.

Précision sur l’accord signé en 2021 sur le télétravail

Le texte de 2021 pris en application de la loi de transformation de la fonction publique offre de nouvelles perspectives aux agents en télétravail. Il permet une meilleure flexibilité dans l’organisation du travail à distance.

Un encadrement a été prévu avec l’attribution d’un volume de jours flottants. Il s’agit du décret des modalités pour l’application du télétravail aux agents publics. En effet, à leur demande depuis le 01 septembre 2021 avec l’autorisation de leurs employeurs, ils peuvent travailler à partir de leur domicile 3 jours par semaine à temps plein. Des exceptions sont accordées à un agent proche aidant avec l’accord de l’employeur et à une femme enceinte.

Comment mettre en place le télétravail dans la fonction publique ?

Pour rappel, le télétravail est défini comme un travail qui consiste à effectuer des tâches en dehors du cadre habituel en utilisant des technologies de l’information et de la communication. Il est effectué à la demande de l’agent ou celui de l’administration pour assurer le service public en cas de circonstances exceptionnelles. En principe, le télétravail concerne les fonctionnaires et les contractuels si l’activité peut être réalisée à distance avec des outils informatiques.

Les conditions de mise en place du télétravail sont fixées de façon réglementaire par arrêté ministériel après consultation d’un comité technique. L’arrêté va donc fixer :

  • les activités exercées en télétravail ;
  • les règles de sécurité pour protéger la sécurité des systèmes d’information et les données ;
  • les conditions de contrôle du temps de travail effectif ;
  • les modalités de prise en charge des coûts résultant de l’exercice du télétravail comme les matériels, les outils, les communications ;
  • les conditions par rapport à l’attestation de conformité des installations en fonction des spécificités techniques du télétravail dans un lieu privé ;
  • les conditions de formation aux équipements ou les ressources humaines.

Il est possible de recourir au télétravail de manière régulière ou ponctuelle à des jours fixes au cours de la semaine ou du mois. Les jours flottants de télétravail sont prévenus par semaine, par mois ou par an à condition de déposer une demande auprès du supérieur hiérarchique.

À noter qu’une indemnisation de 2,5 euros par jour est prévue pour rembourser les frais engagés par les agents dans la réalisation du télétravail. Mais les collectivités territoriales peuvent engager les négociations sur les indemnisations jusqu’à la fin 2021.

Par rapport au droit des agents en télétravail, en cas d’accident, ils vont bénéficier des mêmes droits et obligations qu’un agent qui travaille dans les locaux de l’administration.

Il est important de savoir que le télétravail peut prendre fin à tout moment par simple écrit à la demande de l’agent ou de l’administration à condition de respecter un délai de préavis de 2 mois. Ce délai en question peut être réduit en cas de nécessité du service public.

Le télétravail est un accélérateur de la digitalisation de la fonction publique

Le travail à distance dans la fonction publique est un accélérateur de la transformation digitale. L’objectif est de renforcer les compétences numériques des agents. En effet, la digitalisation va garantir des conditions de travail optimales aux agents télétravailleurs.

De même, la sécurité et la confidentialité des données sensibles seront aussi garanties. Il est donc indispensable d’avoir les meilleurs outils à mettre à la disposition des agents pour qu’ils puissent se former à leur utilisation.

Quant à l’usage du matériel informatique personnel de l’agent, ceci est autorisé, mais pourrait poser des problèmes au niveau des outils intranet ou des applications dédiées. Dans ce cas, une formation renforcée doit être mise en place pour consolider leurs compétences numériques.

Cet enjeu de la transformation numérique passe aussi par la dématérialisation des processus afin de faciliter la pratique du télétravail. La fonction publique doit alors établir un diagnostic de ses processus internes pour réaliser la dématérialisation optimale.

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise

Avec la pandémie de coronavirus et les confinements successifs, le télétravail est devenu une pratique recommandée par le gouvernement français. En plus de protéger contre le covid, le télétravail offre de nombreux avantages pour le salarié et l’entreprise. Cependant, sa mise en place nécessite de prendre quelques mesures notamment celle de protéger l’employé contre les abus de la part de l’employeur. De même, des outils spécifiques doivent être mis en place pour réussir ce mode de travail. En effet, l’entreprise se présente comme un système complexe composé de collaborateurs devant interagir entre eux. Pour ce faire, certaines méthodes doivent être adoptées pour transformer ce nouveau cas de travail en succès à part entière. Quelles sont donc les bonnes pratiques du télétravail en entreprise ?

Le matériel adéquat pour bien travailler à distance

Pour rappel, le Code de travail définit le télétravail comme une forme d’organisation dans laquelle un travail est exécuté en dehors des locaux de l’entreprise de façon régulière en utilisant des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat. Ainsi, il est indispensable d’avoir le matériel adéquat pour réaliser le travail à distance. Dans ce cas, le matériel de bureau nécessaire ne se limite pas à un ordinateur. En effet, il est indispensable pour le salarié de créer un espace dédié à son activité professionnelle. Pour le confort de l’employé, il faudra par exemple, favoriser un fauteuil adapté, une station d’accueil pour l’ordinateur, une souris et un clavier pour plus d’ergonomie pour les PC portables. Il faut également avoir une bonne connexion internet pour favoriser la productivité des salariés. À noter que la mise en place d’un bon routeur va assurer la sécurisation du réseau.

Les principaux outils indispensables pour réaliser le télétravail

L’une des bonnes pratiques du télétravail consiste à posséder les bons outils à la disposition des télétravailleurs.

Les outils pour communiquer

Pour ce type de travail, il est indispensable d’avoir un outil de communication central pour échanger ou partager des informations avec votre équipe. Pour ce faire, les entreprises doivent recourir à des outils professionnels pour communiquer. Parmi eux, il y a Slack qui est considéré comme outil de référence dans le domaine de la communication entre les collaborateurs et qui permet d’avoir accès à un service de messagerie privé ou d’appels.

Des outils pour collaborer

Malgré le covid et le télétravail, il est important pour les collègues de collaborer. À distance, les outils digitaux collaboratifs sont la clé pour partager les informations et rendre plus transparentes les décisions de chacun. Ainsi, pour créer ou partager des documents en ligne, les salariés peuvent recourir à Google Drive pour stocker les données dans le Cloud,  accessible avec leur adresse mail professionnelle à tout moment.

La protection des données de l’entreprise en télétravail

Le télétravail est un risque pour les entreprises puisqu’ils sont vulnérables aux cyberattaques. Cependant, des bonnes pratiques existent pour les prévenir comme l’élaboration d’une charte informatique qui devra être signée par l’ensemble des collaborateurs.

Les responsables devront aussi faire des sauvegardes régulières sur des supports hors-lignes pour assurer la protection effective des données et définir des mots de passe forts ou des autorisations d’accès spécifiques pour les outils de communication pour renforcer la sécurité des données.

Le recours aux logiciels VPN est exclu comme l’utilisation de réseaux WiFi publics. D’autres précautions sont aussi à prendre comme celui d’éviter d’utiliser les outils fournis par l’entreprise à un usage personnel ou la souscription d’assurance contre le piratage.

Établissement de règles de travail bien précises en équipe

Le travail à distance favorise les situations dans lesquelles les collaborateurs et les managers multiplient les échanges en dehors des horaires de bureau normal. Mais pour éviter la surcommunication, il est important de définir un emploi du temps précis par rapport aux réunions ou discussions à distance sur l’actualité de l’entreprise à des heures fixes par exemple. En dehors de ces heures, ce sera le télétravailleur qui organisera son temps de travail.

Il est aussi indispensable de fixer des objectifs pour chaque journée de travail des salariés dans le but de les responsabiliser.

Ces derniers peuvent signaler à l’employeur ou ses collègues son intention de ne pas être dérangé. Ces différentes pratiques s’imposent aussi à sa famille pendant cette crise sanitaire.

Les modalités pour conserver un équilibre entre la vie personnelle et le télétravail

Pour éviter l’isolement du télétravailleur ou son burn-out, il est vital d’assurer un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Le droit à la déconnexion

C’est le Code du travail qui définit les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. En principe, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des jours ou heures de repos ou congés, de garantir l’équilibre entre la vie professionnelle et familiale du salarié et de protéger sa santé.

Le télétravail offre une flexibilité importante au salarié. Pour profiter de ce rythme, il devra utiliser des outils comme un minuteur pour suivre le temps passé par tâche. La gestion des heures de travail doit être faite en concertation avec l’employé à distance.

Le maintien de la vie privée

Le respect de la vie privée est une priorité pour assurer la meilleure interaction entre les membres de l’équipe de l’entreprise. La CNIL conseille aux managers de ne pas exiger l’activation de la caméra pendant la réunion ou conférence des collaborateurs. Ceci a pour but d’éviter le flicage de l’employé à son domicile en dehors des heures du travail.

L’entreprise peut être condamnée pour atteinte à la vie privée avec l’utilisation excessive d’outils de surveillance comme la vidéo ou le partage d’écran. Sauf les cas exceptionnels et justifiés, l’atteinte à la vie privée est autorisée par la loi. Cependant, il est obligatoire d’informer le salarié au préalable.

Pour terminer, le télétravail est l’occasion de se former à distance. Mais ceci nécessite un minimum d’organisation pour développer une compétence en écoutant des podcasts, en participant à un webinaire ou en suivant des cours vidéo par exemple.

Manager en télétravail : les bonnes pratiques du management à distance 

Le télétravail va s’installer de façon durable dans la vie de chacun et perdurer même après la crise sanitaire de la Covid-19. Le management à distance des collaborateurs est donc devenu la norme pour de nombreuses organisations. Cette situation nécessite d’organiser le travail de manière différente tout en proposant de nouvelles manières d’encadrer les équipes. Par exemple, des outils collaboratifs spécifiques peuvent être utilisés pour accompagner le management de l’ensemble des collaborateurs. Il faut également prendre en compte les enjeux et les bonnes pratiques du télétravail pour éviter des erreurs communes.

 


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Enjeux du management à distance

Avec la généralisation du télétravail, les spécificités du management à distance sont devenus de nouveaux enjeux pour les managers.

Pilotage d’une équipe en télétravail

Pour une entreprise qui fait face à une crise sanitaire ou tout autre type de crise, de nombreuses questions par rapport au travail à distance comme « comment bien manager en télétravail » peuvent parfois rester sans réponse.

Pour ne pas résister au changement apporté par le télétravail, il est indispensable de faire évoluer l’organisation de son équipe. Dans ce cas, le manager doit savoir entre autres :

  • Répartir la charge de travail,
  • Déterminer les objectifs de chaque collaborateur,
  • Suivre la progression des projets.

Il doit ainsi mettre en place une nouvelle façon de travailler avec son équipe pour continuer à les manager de manière efficace. Ainsi pour garder le lien et suivre l’évolution de l’équipe au quotidien, un point hebdomadaire avec chaque membre pourra être prévu.

Motivation des équipes

L’enjeu majeur est de garder les collaborateurs motivés. Pour cela, quelques indicateurs sont pris en compte comme le développement des compétences, les perspectives d’évolution de carrière ou le sentiment d’appartenance à la société, même à distance. En effet, la productivité des employés dépend de leur niveau de motivation et de bien-être.

Cohésion des collaborateurs

Il est important pour tout manager d’optimiser la collaboration à distance des équipes pour conserver une cohésion d’équipe.

Avec les small talks des espaces de travail, on a tendance à penser que la présence et le fait de déjeuner ensemble dans un cadre parfois moins formel permet de mieux entretenir la cohésion entre salariés. Cependant, il est tout à fait possible de conserver ce lien à distance, en organisant des appels plus informels de type « coffee talks » qui rappellent ces moments de pause entre collègues et permettent d’aborder d’autres sujets que ceux de notre univers professionnel.

Il ne faut pas oublier qu’un bon esprit d’équipe va favoriser la productivité et le bien-être de tous les collaborateurs. En outre, c’est au manager de prendre les devants pour organiser ces moments de communication informelle, rassembler les membres de son équipe autour de valeurs communes et permettre à chaque personne de se confier individuellement lors d’échanges hebdomadaires ou bimensuels.

Pour aller plus loin, voici quelques idées pour conserver votre cohésion d’équipe à distance.

Management à distance : les bonnes pratiques à adopter

Dans une situation où les salariés sont encouragés à travailler depuis leur domicile, voici quelques bonnes pratiques pour assurer un management à distance de qualité.

Le manager doit fixer des objectifs clairs, mais surtout atteignables par les collaborateurs. Il lui est primordial d’encadrer les projets pour limiter le risque pour le salarié de se sentir perdu. En effet, le niveau d’autonomie n’est pas le même pour l’ensemble des collaborateurs.

Il faut également harmoniser les méthodes de travail dans l’entreprise. L’objectif : un travail à distance fluide et efficace. Dans ce cas, il faut utiliser les mêmes outils de collaboration et faire preuve de cohérence.

Une routine doit aussi être mise en place en gardant le contact et en partageant les informations avec les membres de l’équipe. La solution la plus utilisée est la visio conférence de façon périodique, avec des outils comme Gmeet, Teams, Zoom etc.

Une communication régulière reste vitale pour éviter les problèmes et les malentendus entre collaborateurs. Ainsi, des feedbacks réguliers vont permettre de maintenir un lien solide. La transparence est par ailleurs importante dans la stratégie de communication de l’entreprise. On pourra partager des projets en cours via des outils de gestion de projets, comme Trello, Monday ou encore Notion.

Autre point crucial du management à distance : apprendre à accorder sa confiance. Grâce au télétravail, chaque salarié dispose d’une plus grande liberté dans la gestion des horaires, par opposition à la culture du présentiel que l’on retrouve dans beaucoup d’entreprises. On notera par ailleurs que l’obligation de présentiel est à l’origine du présentéisme, véritable fléau pour la performance et la motivation des salariés. Un bon manager saura favoriser la responsabilisation et l’autonomie de ses collaborateurs.

Enfin, pour entretenir le lien, il faudra conserver une cohésion de groupe afin de cultiver l’esprit d’équipe même à distance en redoublant d’efforts pour que les collaborateurs continuent d’échanger entre eux. Le but est de créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise pour motiver l’engagement de chacun.

Éviter les erreurs communes

La première erreur à éviter est sans doute de vouloir tout contrôler. Le fait d’être trop présent va mettre une pression inutile sur l’équipe. Il faut donc exclure les appels téléphoniques incessants (imprévus), les messages instantanés personnels trop fréquents, les emails quotidiens par dizaine. En abusant de ces pratiques, on entre dans une spirale de micro management, un problème de taille qui se définit ainsi :

C’est un système de gestion, mieux, une pratique dans laquelle le manager contrôle de trop près les activités de ses collaborateurs. On parle de contrôle excessif et ennuyeux à l’égard de ses employés. La conséquence première est la frustration du collaborateur, lequel se sent incompétent et inutile face à une telle conduite.

Source : Micro management : comment l’identifier et le surmonter ?

Management ne doit pas rimer avec « surveillance accrue » : il s’agit de s’adapter à chacun des collaborateurs en fonction du contexte.

Deuxième erreur ; il faut comprendre que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle peut devenir difficile à trouver. Habiter et travailler au même endroit réduit la frontière entre le monde professionnel et la vie privée, si bien qu’il devient parfois difficile de rester concentré ou pire, de déconnecter. Dans l’idéal, il faudrait :

  • Exclure le télétravail forcé, permettant ainsi à ses équipes, quand c’est possible, de se rendre dans un lieu dédié au travail (bureau ou espace de coworking si l’entreprise le prend en charge).
  • Encourager son équipe à cesser de communiquer via la messagerie professionnelle en dehors des heures de travail, les encourageant à faire valoir leur droit à la déconnexion. Cela passe par une communication claire et régulière de la part de la direction RH, relayée par le manager.

Troisième erreur ; il ne faut jamais ignorer les signaux de détresse d’un salarié à distance qui peut souffrir de solitude, de baisse de motivation ou de stress. Ces problèmes doivent être pris très au sérieux en restant à l’écoute pour agir rapidement afin de trouver des solutions efficaces ou en demandant des conseils à un expert. Un accompagnement personnalisé peut être nécessaire pour comprendre les risques de burnout ou RPS.

chiffres clés concernant les risques psychosociaux
Source : Confinement : quels peuvent être les risques psychosociaux sur les salariés ?

Pour conclure, le rôle du manager est d’assurer que le télétravail se fasse dans des conditions optimales en proposant les solutions les plus adaptées. Il faut faire preuve de bon sens, de confiance envers son équipe, mais aussi se renseigner pour mieux détecter les signaux de détresse qui ne sont parfois pas explicitement partagés par les salariés. Le télétravail ouvre des perspectives de vie et de performance incroyables si tant est qu’on le pratique dans les meilleures conditions.

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L’entreprise à l’heure du digital

Le mot digital a cela de magique qu’il contient deux orientations qui convergent aujourd’hui : digit veut dire chiffre en anglais, et digital se rapporte au doigt en français. Retour sur un rapprochement non spontané qui marque l’organisation des entreprises modernes.

Le digital n’est pas le numérique et le numérique n’est pas synonyme d’informatique. Mais il y a bien une évolution entre ces termes à partir d’une base anciennement commune. Pour autant, confondre ces concepts revient à ne pas avoir perçu comment une informatique mécanique s’est enrichie d’une dimension supplémentaire essentielle : le client.

Une histoire parallèle

Lorsque l’informatique naît, il s’agit d’automatiser des tâches répétitives. En créant le premier ordinateur, Alan Turing cherchait à déchiffrer un code plus vite que ne pouvait le faire l’esprit humain. Sa machine se destinait donc naturellement aux tâches mécaniques pour enrichir une base de données et effectuer des calculs rapidement. C’est donc une informatique nécessitant des investissements importants. Elle est donc initialement l’apanage des grands groupes et, pour gérer sa complexité, elle implique un fonctionnement des organisations en silo avec une Direction des systèmes d’information distincte de la Direction des Opérations ou de la production.

L’âge du numérique est venu lorsque l’interface entre l’homme et la machine s’est imposée. Microsoft et Apple vont proposer des systèmes d’exploitation – operating system – qui sont des surcouches pour justement aider l’utilisateur à gérer la machine. Les débuts d’internet (et avant du Minitel en France) vont dans le même sens : offrir une interface cette fois au client final du système d’information de l’entreprise pour qu’il puisse visualiser de l’information ou transmettre des demandes.

Le digital va plus loin dans la relation jusque là équilibrée entre l’homme et la machine en plaçant l’utilisateur en majeur. On parle de digital, car cette évolution s’impose avec des interfaces tactiles symbolisant l’intuitif de l’usage des tablettes et autres smartphones.
Un nouveau vocabulaire apparaît au sein des DSI d’entreprise : web design, UX, méthode agile pour traduire respectivement une interface qui s’adapte à l’appareil choisi par le client, une ergonomie de l’interface qui s’adapte aux usages du client, une prise en compte des usages pour construire une expérience qui satisfasse les attentes du client. En bref, dans le digital, la technique informatique est devenue secondaire au profit de cette expérience client qui mobilise toutes les énergies.

Parallèlement, une évolution comparable intervient autour des produits conçus par l’entreprise. Le produit est historiquement au centre des prérogatives des services marketing : concevoir, distribuer, promouvoir et évaluer son bon prix sont les fonctions de tout bon professionnel du marketing (les fameux 4 « p »). Puis le marketing a évolué en s’enrichissant d’une nouvelle prérogative autour de la qualité du service ou du produit délivré.

C’est la naissance des Départements Qualité dans les entreprises pour s’assurer de l’excellence du service de production et du service après-vente. Le produit devient une composante d’un processus où il est la composante centrale. Dans l’industrie, le service qualité est fondamentalement une fonction liée à la production alors que pour les sociétés de service, il est attaché au Service réclamations en relation avec le service rendu. L’apparition d’une industrie de l’internet, combinant Industrie et Service, a imposé de s’intéresser à l’ensemble du processus vu du client : de la phase d’information à la phase de sélection, d’achat puis d’usage et d’évaluation. On parle de parcours client autour d’irritants ou de points de douleur.

Expérience client et parcours client sont en fait une seule et même réalité. Une révélation du 21e siècle. Comme si enfin ceux qui produisent ou opèrent le service au sein de l’entreprise et ceux qui cherchent à le vendre se retrouvaient enfin dans une cause commune.

Une mise en cohérence du fonctionnement interne

Et c’est bien cela la révolution du digital : un rapprochement qui concerne l’ensemble des processus de l’entreprise et évidemment pas seulement la démarche de commercialisation. Le digital n’est pas le e-commerce ou un canal de vente supplémentaire. Le digital est une approche symbiotique de l’entreprise et du client. C’est la grande réussite de ces entreprises qui se sont imposées dans leur secteur sans jamais en posséder les actifs : Uber sans taxi, Airbnb sans hôtel et Facebook sans média. Ils maîtrisent parfaitement le lien entre client et processus. Le produit est secondaire.

Netflix l’a bien compris lorsqu’il bâtît son offre initiale non pas avec les meilleurs films ou les plus récents, mais avec un algorithme de recommandation pour répondre à la question : qu’est ce que je vais regarder ce soir qui va me plaire, plutôt qu’ »ici on offre des programmes premium », comme continue à l’affirmer Canal+.

La conséquence pour les entreprises est de s’interroger sur leur organisation pour s’adapter à cette réalité concurrentielle et aux nouvelles exigences des clients. Il faut offrir un service « sans couture » aussi bien du point de vue du client que de l’entreprise. Ainsi les entreprises de service qui disposent encore d’un organigramme distinguant une Direction des offres et une Direction de la distribution doivent-elles se poser la question de sa pertinence. Demandez à Amazon si son site est un produit ou un moyen de commercialisation. Les entreprises nées dans le digital l’ont spontanément compris : le produit et sa commercialisation sont intimement liés. Chez AWS, c’est la culture du « run-what-you-build ».

C’est ainsi que sont nés aussi de nouveaux modèles économiques. Le freemium et la commercialisation à l’usage pouvaient difficilement venir d’une grande entreprise qui distinguerait conception des produits et distribution. Dans les banques, c’est cette même difficulté qui fait passer la plupart d’entre elles à côté de la révolution de la banque virale : cagnotte, paiement P2P, carte à solde partagé sont autant d’idées récentes qui leur permettraient de foisonner autour de prospects déjà engagés sur leur produit. Ce terrain est donc occupé par des startups qui sont parties du besoin, jamais du produit. Ce n’est pas un hasard si l’on voit apparaître aujourd’hui, et pas hier, quelques innovations managériales qui secouent les valeurs du collectif : entreprises libérées (confiance), holacratie (responsabilité), pizza team (cohésion), méthode SAFe (agilité) et autre open innovation (créativité).

L’entreprise digitale doit non seulement adopter une organisation qui abandonne les silos d’antan, mais aussi mettre en oeuvre une série de réformes de ses pratiques :

  • Le lancement d’un produit pourrait avantageusement partir d’une analyse ethnographique des comportements des clients pour produire des services en phase avec les attentes souvent non exprimées ;
  • Les tableaux de bord doivent d’abord relever les indices de satisfaction client et le tunnel de transformation de ses processus ;
  • Les Comités de pilotage des projets devraient s’intéresser au moins autant aux livrables en termes d’expérience client que le suivi des délais et des budgets.

En bref, les entreprises sont maintenant à même de faire converger leur fonctionnement interne et leur fonctionnement orienté vers le client. Elles en sont désormais persuadées, mais bien peu ont franchi le pas dans leur organisation. Pour le moment.