Travail collaboratif : tout savoir sur le fonctionnement de Teams

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La pandémie de Covid-19 conduit les entreprises à chercher des outils destinés à faciliter le travail collaboratif avec Teams qui est une application intégrée à Office 365, rapidement devenue un outil incontournable pour réussir la mise en place du travail collaboratif. Mais comment fonctionne Microsoft Teams en matière de travail collaboratif ?

Présentation de Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil utilisé dans le travail collaboratif. Il est gratuit pour les utilisateurs disposant d’une licence sur Office 365. Pour faciliter la collaboration dans l’entreprise, il reprend les fonctionnalités de Microsoft comme la messagerie instantanée, la création de canaux de discussion privée ou publique pour les membres de l’équipe, le stockage en ligne et l’échange des fichiers avec SharePoint.

D’autres outils collaboratifs vont s’ajouter à Teams comme Asana, Trello pour la gestion de projets, Salesforce pour la relation client ou PowerBI pour analyser les données. Plusieurs applications peuvent donc booster son efficacité.

Pour quelles raisons utiliser Microsoft Teams ?

Teams est un outil complet qui permet de gérer et de communiquer avec les équipes à distance. Vous pouvez donc collaborer facilement en interne ou en externe à l’entreprise.

Teams favorise la collaboration des équipes

Le premier rôle de Microsoft Teams est de favoriser la collaboration des équipes notamment grâce à ses fonctionnalités de chat et de visioconférence. Teams favorise également les échanges d’informations sur un client ou projet.

Avec Teams, travailler de n’importe où

L’un des avantages de Teams est la mobilité. Ce qui signifie que les membres d’une équipe n’ont pas nécessairement l’obligation d’être présents dans l’entreprise pour échanger des informations. Ils peuvent se connecter à l’application depuis un smartphone, un PC portable ou une tablette. L’important est d’avoir un accès internet pour consulter les messages et documents n’importe où.

Travailler mieux avec Teams

Pour permettre aux membres d’une équipe de travailler ensemble en fonction de leur habitude de travail, Teams a mis en place des applications que les collaborateurs maitrisent déjà comme Office avec Word et Excel. Pour la gestion des projets, ils peuvent modifier en simultanée un même fichier. Des applications externes comme Adobe ou PowerBi peuvent être utilisées par les équipes.

Travailler en sécurité avec Teams

La plateforme de Teams utilise les paramètres de sécurité de Microsoft notamment la conformité RGPD, les certifications ISO en Europe et le système de double authentification.

Les applications indispensables pour mieux collaborer sur Teams

Voici un aperçu des applications pour permettre un excellent travail de collaboration avec Teams.

Microsoft Forms

C’est une application qui permet de créer des sondages ou questionnaires sur la plateforme de travail collaboratif Teams. Elle va également collecter les réponses en sachant que cet outil tout aussi efficace pour créer des enquêtes de satisfaction auprès des clients, et sonder la satisfaction des équipes. Le but est de connaître leur opinion sur un projet. Cette application va également inclure les collaborateurs dans le processus de décision de l’entreprise.

Microsoft Planner

L’application Microsoft Planner va aider dans la mise en place du travail d’équipe de manière très  intuitive et permettre aux équipes de gérer leurs tâches, d’organiser leurs projets et de partager les fichiers. Ce gestionnaire de tâches va ainsi favoriser le suivi du travail en cours sur un tableau de bord. A noter qu’il peut s’intégrer facilement à Teams.

Power BI

C’est un logiciel qui va vous aider à visualiser les données brutes de manière lisible. Power BI est donc une solution de Business Intelligence pour analyser les données. Pour ajouter cet outil à Teams, il suffit d’ajouter un nouvel onglet de l’application. Son tableau de bord va ainsi mesurer la marge brute de l’entreprise, recenser le nombre de clients et de produits. Le cas échéant, vous pouvez suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires.

Stream

Stream est une solution qui permet le partage des vidéos entre les équipes de collaborateurs en toute sécurité notamment pendant les réunions ou les formations. Il s’agit du logiciel idéal en période de télétravail pour améliorer la communication interne et faciliter le partage des informations.

Polly

Avec Polly vous pouvez créer en quelques clics des sondages. Mais contrairement à Microsoft Forms, cette application a été spécialement conçue pour des plateformes de communication collaborative telles que Slack ou Zoom permettant ainsi d’avoir des réponses instantanées. Polly donne la garantie aux entreprises de prendre les bonnes décisions avec un sondage des équipes.

Karma

Karma est un outil collaboratif très original qui permet de distribuer de bons points aux collaborateurs pour les remercier de leur participation au développement de l’entreprise. Avec ce logiciel, vous allez partager avec les membres de votre équipe des feedbacks sur la réalisation d’un projet. L’objectif est de saluer le travail collaboratif des salariés. Cet outil va ainsi créer un lien entre les collaborateurs en partageant des moments de complicité.

En conclusion, les fonctionnalités multiples et les outils divers de Microsoft Teams permettent de mettre en œuvre un travail collaboratif efficace au sein de l’entreprise.

Management Hybride : un mode de travail qui tend à se confirmer

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Le management hybride est un terme qu’on entend de plus en plus depuis 2020 à cause des confinements successifs. Les entreprises se sont organisées pour mettre en place le télétravail pour une partie des équipes. C’est une pratique qui tend à s’imposer dans les modes de travail. Mais qu’est-ce qu’on entend par management hybride ? Et comment le mettre en place correctement dans votre entreprise ?

En quoi consiste le management hybride ?

Le management hybride permet de gérer les collaborateurs qui travaillent dans des lieux différents, en présentiel dans l’entreprise ou à distance depuis leur domicile. L’objectif est de fluidifier la collaboration des membres d’une équipe pour qu’ils puissent collaborer efficacement.

Le travail hybride au plus fort de l’épidémie de Covid-19 représente plus de la moitié des salariés en France. C’est une pratique qui donne plus de liberté dans le mode de travail des équipes.

L’objectif du management hybride est donc de concilier le management à distance et le management en présentiel. La gestion de l’équipe doit se faire de manière collective puisque l’autonomie des collaborateurs est indispensable.

Les avantages du management hybride

Le travail hybride est une combinaison des atouts du travail en présentiel et du travail à distance. Vos collaborateurs peuvent donc choisir l’environnement de travail qu’ils souhaitent pour être plus productifs et améliorer leur bien-être. De plus, le télétravail permet de réduire le temps de transport. Ils auront aussi plus de temps à consacrer à leur famille et loisirs.

Le management hybride est un moyen de retenir les talents au sein de la société. En d’autres termes, les salariés auront envie d’y rester plus longtemps. Les équipes hybrides vont également améliorer le recrutement de nouveaux collaborateurs. En effet, l’entreprise va attirer de nouveaux talents grâce à l’élimination des barrières géographique avec le travail à distance.

Les défis du management hybride

Le management hybride pose de nombreuses difficultés dont en voici les plus importantes.

Le défi de la communication à distance

L’une des difficultés du management d’équipe hybride est celle de maintenir une bonne communication à distance. En effet, même si la technologie va faciliter les échanges, elle est moins spontanée et dépense plus d’énergie. En plus, l’utilisation de logiciel de visioconférence comme Zoom peut causer un ressenti de fatigue chez les collaborateurs. Ainsi, une communication asynchrone est mise en place, car les salariés ne travaillent pas aux mêmes horaires et n’ont pas l’accès aux informations en simultané.

Le défi de la cohésion d’équipe

Le management hybride apporte également des défis dans le domaine de la collaboration et des relations humaines. Les discussions informelles peuvent créer de la distance entre les collaborateurs de l’entreprise. D’autre part, le travail en présentiel ou à distance au sein de des domiciles des salariés risquent d’entrainer une dualité ou des conflits entre les membres d’une même équipe.

Les clés de la réussite du management hybride

La réussite du management hybride nécessite de prendre des mesures appropriées pour mettre en place de bonnes pratiques.

Définir le rôle de chaque collaborateur

Dans une équipe hybride, la communication est un élément important. Les managers doivent s’assurer que chacun comprenne le travail à faire et les objectifs à atteindre. Les réunions d’équipe sont l’occasion de discuter des projets et d’avoir une idée sur l’avancée du travail. Le but est ainsi de motiver les collaborateurs.

L’importance des feedbacks

Il est souvent difficile de trouver le bon moment pour faire un feedback dans une équipe hybride. Le manager doit planifier les meilleurs créneaux pour discuter avec les équipes. Il est indispensable de consacrer du temps pour échanger de manière individuelle avec chaque collaborateur au moins une fois par mois. Les sujets à aborder sont : les tâches, le succès et leurs difficultés.

Pour lancer la conservation, vous pouvez par exemple parler des points positifs ou négatifs du travail à distance. Il est primordial de créer un espace bienveillant pour donner aux collaborateurs l’occasion de s’exprimer. Le cas échéant, les managers peuvent prendre les mesures correctives nécessaires.

Favorisez le lien social des collaborateurs

Les échanges informels vont créer des relations entre les différents membres d’une équipe. Une bonne entente est une garantie pour motiver les collaborateurs et améliorer la productivité. Même en télétravail, il est toujours possible de créer un lien social. La solution est de multiplier les opportunités de discussion. Pour ce faire, vous pouvez par exemple créer un espace de chat pour discuter ou planifier des petits déjeuners ou déjeuners virtuels entre les collaborateurs. L’objectif est de créer des liens avec les collaborateurs dans l’entreprise.

Utilisez les bons outils collaboratifs

Le travail hybride est possible grâce à la technologie notamment aux outils collaboratifs avec des logiciels de visioconférence ou de messagerie. Avant de choisir les outils adaptés à votre équipe, vous devez analyser les besoins, les fonctionnalités et le service client pour éviter les problèmes futurs. Il est également conseillé de prévoir une formation ainsi qu’un accompagnement en ligne par rapport à l’utilisation de ces outils par les collaborateurs.

Microsoft Sharepoint : le guide pour tout savoir sur la plateforme de télétravail collaboratif

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Avant la pandémie de Covid-19, de plus en plus d’entreprises ont adopté le télétravail. Face à ce nouveau phénomène, il est nécessaire de se familiariser avec de nouveaux outils pour favoriser le travail d’équipe à distance. C’est dans cette optique que Microsoft SharePoint a fait son apparition. En effet, il s’agit d’une plateforme de gestion de contenu basée sur le Cloud. Plusieurs milliers d’entreprises à travers le monde l’utilisent actuellement. Cet article va servir de guide pour découvrir tout ce qu’il faut savoir sur cette solution devenue très populaire.

SharePoint, qu’est-ce que c’est ?

Microsoft SharePoint est une plateforme collaborative. Elle est basée sur le web et est utilisée sur des applications comme workflow ou la base de données listes. SharePoint offre aussi des fonctions de sécurité pour faciliter la collaboration entre les membres d’une même équipe.

Elle a pour principal rôle de permettre à l’entreprise de gérer son contenu au niveau marketing ou financier. Elle propose également la création de sites web ou des réseaux intranet.

SharePoint offre la possibilité de contrôler l’accès à des informations et d’automatiser les tâches les plus répétitives. Quant à la version hébergée sur le cloud de Microsoft, SharePoint online comporte plusieurs fonctions supplémentaires permettant une intégration au cloud. Elle peut être combinée avec des packages Microsoft avec la licence Office 365.

SharePoint : payant ou gratuit ?

Il existe une version gratuite de SharePoint, mais qui n’a pas toutes les fonctionnalités de la version payante. SharePoint Foundation est un produit gratuit pour gérer les documents. Cette offre simplifiée n’a pas d’effet sur votre entreprise.

Les étapes pour installer Microsoft SharePoint sur PC ou MAC

Pour installer Microsoft SharePoint sur votre ordinateur, PC ou Mac :

  • Vous devez d’abord télécharger un émulateur pour PC ou Mac, par exemple Bluestacks disponible sur Mac store ou sur Windows AppStore.
  • Installez, ensuite, l’émulateur sur votre PC ou votre Mac en cochant l’option appropriée pour avoir accès au magasin d`applications.
  • Ouvrez l’application émulateur installé en mettant comme requête Microsoft SharePoint sur la barre de recherche.
  • Puis, vous devez cliquer sur le Microsoft SharePoint, une fenêtre sur Play Store va s’ouvrir et s’afficher sur l’émulateur.
  • La dernière étape consiste à appuyer sur le bouton installation pour commencer à télécharger et à installer SharePoint.

Les raisons de recourir à SharePoint

Les employés peuvent avoir accès à SharePoint depuis n’importe quel appareil mobile connecté à internet, à la plateforme sans avoir à utiliser des supports physiques comme une clé USB. Les employés vont ainsi, gagner en productivité, notamment grâce aux différentes fonctionnalités de la plateforme et seront plus encouragés par cette collaboration basée sur l’Intranet en permettant le partage des fichiers en toute sécurité.

Aussi, combiné avec le système de l’Office 365, le chef d’entreprise aura un lieu de travail virtuel pour réunir les équipes. Ainsi, les documents sont stockés pour collaborer en temps réel même en télétravail.

Un autre avantage est que SharePoint est facile à entretenir pour un site Web et à comprendre pour tous les utilisateurs dans l’entreprise. Vous avez donc la possibilité de la personnaliser votre logiciel en fonction de vos besoins ou simplement suivre son évolution. Les entreprises peuvent l’exploiter de plusieurs manières pour augmenter la productivité et avoir une meilleure rentabilité des investissements.

SharePoint permet de restaurer les précédentes versions d’un document. En plus, les tâches seront attribuées aux collaborateurs de manière spécifiques avec une possibilité de suivre chacune de leur progression.

À noter que les outils d’office 365 vont apporter des fonctionnalités collaboratives supplémentaires, par exemple un bloc-note partagé avec OneNote, l’application Yammer pour les discussions instantanées.

Détails sur les fonctionnalités de SharePoint

Les fonctionnalités de SharePoint vont faciliter la création de processus standard pour partager des informations, enregistrer des données et faire de la publication de documents. D’autres fonctionnalités concernent les contrôles de sécurité, la co-création et l’intégration avec Exchange.

SharePoint donne ainsi la possibilité :

  • D’exiger l’approbation de documents avant le partage,
  • D’extraire des documents pour empêcher leur modification par d’autres utilisateurs,
  • De recevoir des notifications quand les documents ont été téléchargés,
  • De créer des workflows pour l’automatisation des opérations comme le déplacement ou l’envoi de documents dans la messagerie ou par email.

Les différentes licences SharePoint

En utilisant Microsoft SharePoint, vous aurez le choix entre différentes licences.

SharePoint Online

La version Cloud ou SharePoint Online est la plus populaire à l’heure actuelle. Vous pouvez l’acquérir de manière indépendante par rapport aux licences Office 365. L’hébergement sur le Cloud Azure de Microsoft. L’avantage de cette version est d’avoir la possibilité de choisir les options en fonction de votre budget et de vos besoins. De plus, aucune installation n’est demandée pour y avoir un accès depuis n’importe où et n’importe quel moment.

La version sur site

Les utilisateurs auront le choix entre la licence Standard et la licence Entreprise de SharePoint Server. La version standard donne accès aux fonctionnalités principales relatives à la gestion de contenu ou à la création de sites web. Quant à la version Entreprise, vous pouvez utiliser des outils Access Services et InfoPath Services pour intégrer des applications. Il y a également les fonctions de Business Intelligence pour profiter d’Excel Services et Visio Services. À noter que pour implanter la version sur site de SharePoint, il faudra avoir une équipe informatique, un partenariat avec Microsoft ou être un distributeur agrée. Mais vous pouvez y avoir accès avec l’application mobile.

Les outils collaboratifs incontournables pour une entreprise

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La collaboration en entreprise est indispensable pour améliorer les conditions de travail et favoriser la productivité des salariés. L’utilisation des outils collaboratifs s’est imposée rapidement, notamment au début de la pandémie pour la mise en place du travail à distance. Ces outils vont faciliter l’organisation du planning, contrôler le budget et communiquer avec les collaborateurs. Voici notre liste des meilleurs outils collaboratifs incontournables pour l’entreprise.

Les intranets collaboratifs dans l’entreprise

Les intranets encouragent la collaboration des équipes avec un partage en temps réel des informations. C’est également un moyen efficace de fidéliser les salariés.

Workplace

C’est un des outils collaboratifs en ligne qui possèdent des fonctionnalités pour aider les entreprises dans leur activité quotidienne. Workplace va simplifier la communication au sein de votre société grâce à son interface intuitive. Il est destiné aux grands groupes de plus de 20 000 salariés. Il peut s’intégrer avec Microsoft 365 et Google Workspace. La traduction automatique de plus de 40 langues est aussi une de ses fonctionnalités très utilisées. Quant au tarif, il faut débourser 5 euros par mois et par utilisateur. Une version gratuite est disponible pour 30 jours.

LumApps

LumApps est une plateforme destinée à la communication externe et interne des entreprises. Il fait office d’intranet social et collaboratif qui s’intègre à des applications professionnelles comme Microsoft ou Google. LumApps permet une personnalisation de l’interface, le partage des messages et l’intégration avec des logiciels Microsoft. L’inconvénient est l’absence d’essai gratuit, mais le prix est fixé en fonction du devis.

Les outils collaboratifs de gestion de projet

Les outils de gestion de projet ont pour objectif de planifier et organiser le suivi du travail des équipes.

Monday

Monday est le leader sur le marché en matière d’outils collaboratifs. Il permet aux entreprises de collaborer et de centraliser la gestion des projets à partir d’une plateforme basée sur le cloud. Ainsi, les équipes pourront planifier leurs tâches dans un même endroit. Elles peuvent créer des tableaux partagés ou privés. En plus, elles ont la possibilité d’inviter les clients et partenaires sur la plateforme. Concenant le prix, Monday propose un essai gratuit de 14 jours. L’abonnement est de 8 euros par mois.

Wimi

C’est logiciel de travail collaboratif qui va vous aider à organiser et rendre le travail d’équipe plus efficace. Sa principale mission est de faciliter la transformation des organisations vers un modèle collaboratif. Le logiciel permet de suivre les tâches exécutées par les collaborateurs. A noter que les membres de l’équipe pourront collaborer sans effort sur un projet défini dans l’entreprise. Les données pouvant être gardées dans un cloud en France. Wimi propose un forfait de 18 euros en fonction de vos besoins.

Les suites collaboratives

Pour faciliter le partage des informations et dynamiser les échanges dans le travail collaboratif, voici les plateformes indispensables pour votre entreprise.

Microsoft Office 365

Microsoft 365 est un outil collaboratif qui utilise le cloud pour intégrer plusieurs applications comme Word, Excel ou Teams. Il permet donc de créer, de stocker ou de modifier des fichiers. Le calendrier partagé et la messagerie instantanée auront pour rôle de connecter les équipes dispersées. D’autres outils comme la visioconférence vont compléter ce dispositif. La synchronisation des contenus collectifs ou individuels et l’accès à des applications Microsoft à partir d’appareils connectés sont disponibles à partir de 4,20 euros.

Google Workspace

C’est une suite collaborative qui regroupe plusieurs outils de Google comme : Gmail, Calendar, Agenda et chat. Les équipes peuvent collaborer sur les documents par l’intermédiaire de suite bureautique : Google Docs et Slides. La recherche de documents est simplifiée tout comme le partage des fichiers sur le Drive. Cependant, cet outil n’est disponible qu’en ligne. Le tarif du forfait est de 6 euros par mois.

Les outils de stockage de stockage de fichiers

Les outils de stockage permettent de sauvegarder des données en ligne et d’échanger des fichiers.

Google Drive

Google Drive est le service de stockage en ligne qui permet de partager toutes sortes de fichiers audio, vidéos, images. Il possède un espace de recherche intégré. Cette application est compatible avec tous les supports. Cependant, l’espace de stockage dépend du forfait choisi. Pour 4 euros par mois, l’utilisateur aura accès au forfait Business Starter. Mais la version gratuite va déjà vous proposer un stockage de 15 Go.

Dropbox

Il fait partie des outils collaboratifs qu’utilisent chaque jour les équipes pour gagner en productivité. Cette plateforme permet de synchroniser des fichiers en ligne sur tous les appareils de l’entreprise. Vous pouvez les retrouver rapidement en utilisant les fonctionnalités de suggestion intelligente.

Quant au stockage, il peut se faire en ligne ou en local selon vos besoins. Les outils de productivité comme Slack, Trello et Zoom sont disponibles sur Dropbox. Néanmoins, le stockage est limité pour la version gratuite. L’abonnement est fixé à 12 euros par mois.

Pour conclure, une fois que vous aurez sélectionné l’outil collaboratif et déterminé les collaborateurs concernés, il est nécessaire de planifier une formation par rapport à l’outil pour en savoir plus sur son fonctionnement afin de réussir sa mise en place.

Mise en place du télétravail avec les représentants du personnel

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Pour faire face à la pandémie de Covid-19, le gouvernement a demandé aux entreprises pour lesquelles cela était possible, la mise en place du télétravail. L’objectif : assurer la continuité de l’activité de la société et limiter la circulation du virus au sein du personnel. Suite à cette pandémie, quelles seront les étapes à suivre pour la mise en place du télétravail au sein d’une entreprise, avec les représentants du personnel ?

Négociation obligatoire ?

Face au risque causé par l’épidémie de Covid-19, s’agissant d’une circonstance exceptionnelle, l’employeur peut imposer le télétravail à ses employés sans accord préalable.

Quant à la consultation des représentants du personnel, cette obligation pèse sur les seules entreprises d’au moins 50 salariés. Cet aménagement du poste de travail est devenu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la santé et la sécurité des salariés. C’est une obligation qui incombe à l’employeur.

À noter que les modalités de mise en œuvre du télétravail sont définies au niveau de l’entreprise selon les dispositions du Code du travail, en plus des accords nationaux interprofessionnels. La négociation de l’accord collectif est obligatoire si l’entreprise dispose de délégués syndicaux ou les membres titulaires du CSE avec des salariés mandatés par une organisation syndicale représentative.

Détails sur la négociation de l’accord sur le télétravail

La délégation de chaque syndicat représentatif est composée d’un ou deux délégués syndicaux ou de quelques salariés. Leur nombre est fixé par un accord avec l’employeur, bien que cela puisse être porté à deux selon le Code du travail. Les délégués du personnel ne peuvent être des personnes extérieures, sauf accord ou usage plus favorable.

Pour les négociations, les parties vont fixer un calendrier de réunions au moment de la première rencontre. La rédaction d’un compte-rendu est fortement recommandée pour garder traces des différentes réunions.

À noter : le temps passé à négocier cet accord est considéré comme un temps de travail effectif selon le Code du travail. Cependant, le temps nécessaire à la préparation des réunions est déduit du crédit d’heure spécifique accordé aux délégués syndicaux.

Conditions de validité

Si l’accord est négocié avec un ou plusieurs délégués syndicaux, il doit être majoritaire, c’est-à-dire par au moins 50 % des suffrages exprimés. À défaut de majorité, il n’est valable que s’il est signé par les organisations syndicales ayant au moins 30 % des suffrages aux élections et approuvé par les salariés à la majorité simple.

  • Dans le cas où l’entreprise a moins de 11 salariés ou de 11 à 20 salariés sans CSE, l’accord est valable s’il est approuvé par 2/3 du personnel lors d’un référendum.
  • Si l’entreprise possède 11 à 49 employés, la validité de l’accord de télétravail est subordonnée par l’approbation de la majorité des salariés qui ont voté par référendum. Mais si les membres élus du CSE sont mandatés ou non, la validité de l’accord dépendra du vote des membres qui représentent la majorité des suffrages exprimés.
  • Pour les entreprises de plus de 50 salariés sans délégué syndical, l’accord est approuvé par la majorité des collaborateurs, par référendum dans le cas où il existe des membres élus du CSE mandatés. Pour les salariés mandatés non élus, la mise en place du télétravail doit être approuvée par la majorité des employés.

Les étapes de mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail dans une entreprise, notamment la négociation avec les représentants du personnel, doit suivre certaines étapes.

Définition du support de mise en place du télétravail

C’est une étape importante qui permet de vérifier l’existence ou non d’un accord collectif dans la société qui encadre le télétravail. Si rien n’est prévu ou que les négociations ont échoué, il faut rédiger une charte de télétravail après avis du CSE. Le cas échéant, l’employeur peut faire un simple accord avec le salarié sans aucune forme requise pour mettre en place le télétravail de manière occasionnelle ou régulière.

L’accord ou la charte va ainsi préciser :

  • les conditions de passage en télétravail ;
  • les conditions de retour au bureau ou locaux de l’entreprise ;
  • les modalités d’acceptation des conditions de télétravail ;
  • la détermination des horaires de travail et la fréquence des taches ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail effectif.

Définition de l’organisation du télétravail

Pour mettre en place le télétravail de façon optimale dans votre entreprise, des points importants doivent être vus.

Il faut, par exemple, définir les conditions objectives pour être éligible au télétravail. On prend en compte la nature du poste, le logement et l’autonomie du télétravailleur. Au niveau de cette étape, vous devez définir les modalités de passage en télétravail tout en respectant le droit du travail.

Il faut également choisir le rythme de télétravail le plus adapté à votre société en tenant compte que le télétravail ne doit pas dépasser les horaires légaux ou prévus dans le contrat de travail. Il ne faut pas oublier de prévoir les outils à mettre à disposition du télétravailleur dans l’exécution de ses missions notamment un ordinateur portable ou un téléphone avec une ligne professionnelle. Il faut que l’utilisation de ces équipements soit possible à distance.

Lieux d’exécution du travail et management du télétravail

L’employeur peut définir les lieux dans lesquels le télétravail sera autorisé. Cet endroit peut être le domicile du salarié, un espace dédié au coworking ou dans des bureaux partagés mis à la disposition du télétravailleur.

Quant au management, il doit s’adapter au travail à distance surtout au niveau des horaires, de la confiance et des échanges réguliers avec le manager pour éviter l’isolement du salarié. Le management doit donc trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle du télétravailleur.

L’obtention de l’accord du salarié

En principe, le télétravail s’opère sur la base du volontariat, qu’il s’agisse d’un accord collectif ou d’une charte. Il est de ce fait impossible d’imposer un mode d’organisation du travail aux collaborateurs. A contrario, l’employeur peut refuser le passage au télétravail si ce refus est motivé.

Si ces sujets vous intéressent et que vous souhaitez vous former et former vos équipes, prenez deux minutes pour nous contacter et nous expliquer vos besoins ! Nos experts sauront mettre en place la formation sur mesure qui vous conviendra, et ce, partout en France.

Quelles différences entre télétravail et travail à domicile ?

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De plus en plus de salariés se lassent du travail de bureau en raison du stress, de la pression du présentéisme, du trajet dans les transports en commun etc. Avec la pandémie du covid-19, ce nouveau mode de travail est devenu indispensable pour de nombreuses structures. De fait, télétravail et travail à domicile ont été appliqués dans le secteur privé comme dans le public. Ces méthodes de travail à distance ne sont pas identiques : quelles sont donc les différences entre le télétravail et le travail à domicile ?

Évolution historique du travail à distance

Le concept de travail à distance à fait son apparition dans les années 50 grâce à un mathématicien américain qui a utilisé pour la première fois la transmission de données afin de réaliser un chantier en Europe. Mais c’est dans les années 60 qu’on assiste au développement du télétravail avec le progrès des outils informatiques et de communiqués. La véritable notion de travail à distance apparaît en 1970 avec l’invention du fax et la généralisation de l’utilisation du téléphone.

Ce sera l’explosion d’internet qui va favoriser le développement du travail à domicile dans les années 90. En effet, avec la récession économique et l’aménagement du territoire en France, plusieurs milliers de personnes sont devenus travailleurs indépendants.

Selon l’INSEE, en 2021, en moyenne chaque semaine, 22 % des salariés ont télétravaillé.

Différences entre télétravail, travail à domicile et home office

Il existe plusieurs différences entre le télétravail, le travail à domicile et le home office. Des dissemblances que l’on trouve sur de nombreux plans.

Définitions

Le télétravail est étymologiquement le travail à distance dont le sens désigne le travail exécuté par l’intermédiaire de la télécommunication. Il désigne une activité professionnelle exercée en dehors d’un bureau. Dans le cadre de son travail, le salarié est toujours soumis à son contrat de travail. Le télétravailleur doit respecter un objectif de production et de performance. Dans ce cas, son statut juridique est similaire aux employés travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il effectue donc un travail à des horaires prédéfinis dans son contrat de travail et reçoit un salaire fixe tous les mois. C’est le Code du travail qui définit le travail à distance devant s’exercer dans le cadre d’un contrat ou un avenant.

Le travail à domicile est décrit comme une forme d’activité professionnelle exercée de manière indépendante qui est pratiquée par les freelancers, les auto-entrepreneurs (micro-entreprises). Le travailleur indépendant étant son propre patron, il effectue ses tâches professionnelles selon ses disponibilités. Il organise son emploi du temps en fonction des heures de travail qui lui conviennent le mieux. Ici, le travailleur à domicile va choisir le montant de son salaire en fonction de ses tâches.

Quant au home office, il s’agit d’une organisation adoptée par les entreprises pour mettre en place un travail à distance de façon régulière. Ce mode de travail permet aux collaborateurs de choisir le lieu où ils se sentent le plus efficaces afin d’assurer leur mission. Ils peuvent ainsi travailler de chez eux lorsque leur présence à domicile est nécessaire. Le home office peut donc être défini comme une entente entre l’employeur et le salarié pour qu’il travaille depuis son domicile et organise lui-même son planning de travail. À noter que l’employeur a des obligations en matière de santé et de sécurité au travail dans ce mode de travail.

Différences sur le plan social

Les avantages sociaux du télétravailleur et du travailleur à domicile sont différents sur certains points.

Le télétravailleur est un salarié de l’entreprise qui a droit à des congés payés contrairement au travailleur indépendant qui est son propre employeur. Le salarié a le droit de choisir lui-même la période et la durée de ses congés.

En cas d’arrêt de l’activité professionnelle, dans certains cas, le salarié en télétravail aura droit à une indemnité de type ARE. Les conditions d’obtention du droit au chômage seront définies par la loi. Le télétravailleur salarié cotise pour sa retraite ; un travailleur à domicile devra s’affilier auprès d’un organisme spécialisé, de même pour ce qui est de la santé (mutuelle et complémentaire santé).

Différence sur le plan structurel

Pour la gestion du temps, le salarié télétravailleur ou en home office doit respecter des plages horaires dans l’exécution de ses tâches. A contrario, le travailleur à domicile est libre de gérer son temps comme il le souhaite, ne rendant des comptes qu’auprès de ses clients.

Le télétravailleur travaille également par l’intermédiaire de son employeur et ne perçoit pas en totalité les bénéfices de son travail. En effet, son salaire sera fonction des impôts prélevés à la source et de la rémunération indiquée sur son contrat de travail. Quant au travailleur indépendant, il devra régler directement un pourcentage sur ses gains auprès de l’URSSAF (variable selon son type de travail, mais aussi selon s’il bénéficie ou non de l’ACRE). Sa rémunération dépend en grande partie du volume de travail qu’il va réaliser.

Enjeux RH : retour « à la normale » après le télétravail

Le retour à la normale au bureau après la pandémie de COVID-19 pose de nouveaux enjeux au niveau des ressources humaines. L’employeur doit :

  • s’adapter aux contraintes sanitaires notamment pour appliquer les mesures barrières ;
  • remettre en place les collectifs de travail en tenant compte des différentes situations par rapport au retour au travail des salariés. L’objectif sera d’améliorer la cohésion sociale ;
  • réactiver la relation client pour relancer l’activité de l’entreprise ;
  • prendre en compte les enseignements du travail à distance afin de renforcer le management et développer le télétravail de manière raisonnée.

Formation pour faire face aux enjeux RH

Cette formation RH post covid permet de soigner votre communication pour préparer le retour au poste de travail de vos collaborateurs. Pour que la reprise se fasse dans les meilleures conditions, le service RH doit informer les salariés sur la plateforme : la date de travail, le nombre de jours ou les horaires de travail par exemple sans oublier les conditions par rapport au port du masque ou les formalités pour rester en télétravail. Des questions auxquelles vous devez répondre avec précision.

La formation auprès d’un expert est donc essentielle pour rassurer vos salariés et les aider à bien préparer leur retour au bureau. Elle vous permettra d’organiser des séances en visioconférence durant lesquelles les employés pourront poser des questions à la direction RH notamment. Des documents relatifs au protocole sanitaire pourront être envoyés par mail, et également affichés dans les locaux. Le cas échéant, vous serez apte à identifier les salariés réfractaires au retour au bureau en proposant des solutions adaptées et constructives.

Mise en place du télétravail : les bonnes pratiques

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Le télétravail peut se définir comme une organisation du travail qui va permettre aux employés d’exercer leurs tâches en dehors des bureaux de l’entreprise. Ce mode de travail est possible avec l’utilisation d’outils collaboratifs. Pour aider les entreprises, des formations spécifiques sont proposées par des cabinets d’experts notamment pour maîtriser les outils du travail à distance. Mais quelles sont les bonnes pratiques dans la mise en place du télétravail ?

Les avantages du télétravail

Le télétravail apporte des avantages non négligeables pour les salariés et l’entreprise.

Pour les employés, le travail à distance est synonyme de liberté et d’autonomie dans la gestion des horaires de travail. Le télétravailleur va développer un sentiment de responsabilité vis-à-vis de ses obligations professionnelles. La flexibilité du travail à distance va également permettre aux salariés de gagner du temps, car ils n’auront plus à prendre les transports en commun pour partir au travail. En plus, c’est l’employé lui-même qui va aménager son espace son propre espace de travail pour avoir un confort optimal. Le télétravail va réduire son stress en absence d’horaires imposés.

Pour les managers, c’est l’occasion d’améliorer la productivité des salariés qui évolue dans un environnement de travail sans distraction. Ils pourront tester de nouveaux modes de gestion afin de souder les équipes. Quant aux syndicats, ils pourront négocier de nouveaux accords collectifs spécifiques par rapport au télétravail notamment la mise en place d’indemnités spécifiques plus avantageuses aux télétravailleurs.

Par rapport aux avantages et inconvénients du télétravail pour les entreprises, il faut signaler qu’un intérêt du travail à domicile est la possibilité pour l’employeur de faire des économies par rapport aux locaux et équipements. Un avantage qui va contrebalancer les inconvénients comme le problème de la fixation du salaire en fonction du travail effectif.

Les bonnes pratiques à respecter pour la mise en place du télétravail

Pour bénéficier des avantages du télétravail, sa mise en place ne doit pas être négligée.

Respect du cadre juridique du télétravail

Pour rappel, la mise en place du télétravail doit passer par un accord collectif avec les syndicats ou une charte élaborée par l’employeur après avis du comité économique s’il existe dans l’entreprise. En absence d’accord collectif ou charte, le salarié et l’employeur peuvent faire une convention pour y recourir. Dans le cadre de circonstances exceptionnelles, le travail à distance peut être imposé par l’employeur sans l’accord des salariés.

La préparation de la mise en place du télétravail

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise passent par :

–          l’identification des activités éligibles et salariées ;

–          la détermination de la fréquence souhaitée et les modalités pour entrer ou sortir du travail à distance ;

–          la fixation des conditions de travail et de trouver les bons outils collaboratifs ;

–          l’évaluation des risques liés ;

–          la définition des modalités de prise en charge des coûts ;

–          la sécurité des outils et des données.

A noter que la préparation de la mise en place du télétravail passe aussi par le choix d’un matériel adéquat pour l’espace de travail du salarié à domicile. Pour le bureau, par exemple, il faudra prévoir un fauteuil ergonomique, un ordinateur fourni par l’employeur et un équipement de visioconférence.

Conseils pratiques pour faciliter la transition vers le télétravail

Pour faciliter la transition vers le télétravail, l’entreprise doit adopter une politique RH pour :

  • la formation des salariés notamment les managers sur les spécificités du télétravail, mais aussi sur leurs droits et devoirs légaux ;
  • définir les réunions d’équipe tous les jours de télétravail avec les collaborateurs ;
  • prévoir des journées en présentiel au bureau pendant les réunions d’équipe ;
  • définir les outils de communications adaptées au télétravail, par exemple une messagerie instantanée comme Slack ;
  • séparer la vie professionnelle et vie personnelle avec le droit à la déconnexion ou la définition des heures strictes de travail à la maison.

L’importance de la formation pour les managers en télétravail

Le télétravail est une activité qui combine l’humain et le digital qu’il est important de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets d’experts comme Adaliance. Le fait de manager en télétravail nécessite pour les responsables de l’entreprise de maîtriser le management et le leadership, le télétravail et sa mise en œuvre, la gestion de la clientèle, la qualité de vie au travail et les ressources humaines.

Quant à l’offre de formation d’Adaliance, elle est complète pour aider les managers à mettre en place un télétravail efficace. En effet, Adaliance propose un accompagnement sur mesure sur plusieurs points notamment la mise en place de solutions collaboratives comme Office 365. Il y a également la formation des collaborateurs à l’utilisation des différentes fonctionnalités. Ce module propose un accompagnement pour mettre en place une charge des bonnes pratiques adaptée pour chaque entreprise.

Formation aux outils et logiciels indispensable à la mise en place du télétravail

La formation au télétravail permet d’utiliser des outils et logiciels pour gérer les équipes à distance afin de mettre en place les projets et tâches en télétravail. C’est un outil indispensable pour le travail en équipe. La formation permet aussi de maîtriser les logiciels de communication comme Skype ou Microsoft Teams qui vont vous permettre de faire des appels vidéo, audio et d’envoyer des fichiers.

En choisissant l’offre de formation Adaliance, vous bénéficierez de conseils adaptés sur des plateformes sécurisées de communication comme Zoom. La maîtrise des services de messagerie instantanée est également primordiale. L’application Slack est l’idéal, car les fonctionnalités essentielles sont faciles à utiliser lors de la formation proposée par le cabinet d’expert.

La formation au télétravail permet ainsi de comprendre cet environnement et mettre en place les bonnes pratiques pour les salariés et les managers.

Le télétravail dans la fonction publique

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La crise sanitaire du coronavirus a nécessité le confinement de la population. L’administration n’est pas épargnée et des mesures ont été prises pour limiter les interactions entre les agents de la fonction publique. Pour assurer la continuité du service public, le télétravail a dû être généralisé comme dans le secteur privé avec la mise en place de règles spécifiques. En plus, le télétravail est apparu rapidement comme une solution pour adapter l’organisation du travail dans l’administration.

Histoire de l’évolution du télétravail dans la fonction publique

Avant la crise du Covid, le télétravail dans la fonction publique est encore marginal. En effet, seule une poignée d’agents travaillent à domicile tandis que la grande majorité travaillent en présentiel au sein des ministères, départements et collectivités. Cependant, l’encadrement légal et le recours à ce mode de travail ont commencé avec un décret de 2016. C’est en mai 2020 qu’un texte sur l’application de la loi de transformation de la fonction publique a offert de nouvelles possibilités pour le télétravail des agents. Ce nouveau décret a simplifié le recours ponctuel au travail à distance. Mais comme dans le privé, la crise a bouleversé l’organisation du télétravail dans l’administration.

Le ministère de la Transformation et de la Fonction publique a donc lancé une vague de concertations pour aboutir à un accord-cadre sur la mise en œuvre du télétravail et les autres formes de travail à distance. Le texte de 2020 a été signé par la plupart des organisations syndicales et des employeurs territoriaux ou hospitaliers. Cet accord a pour objectif de créer un socle commun entre les différents versants de la fonction publique et s’inscrit dans le dialogue social engagé par l’État français.

Précision sur l’accord signé en 2021 sur le télétravail

Le texte de 2021 pris en application de la loi de transformation de la fonction publique offre de nouvelles perspectives aux agents en télétravail. Il permet une meilleure flexibilité dans l’organisation du travail à distance.

Un encadrement a été prévu avec l’attribution d’un volume de jours flottants. Il s’agit du décret des modalités pour l’application du télétravail aux agents publics. En effet, à leur demande depuis le 01 septembre 2021 avec l’autorisation de leurs employeurs, ils peuvent travailler à partir de leur domicile 3 jours par semaine à temps plein. Des exceptions sont accordées à un agent proche aidant avec l’accord de l’employeur et à une femme enceinte.

Comment mettre en place le télétravail dans la fonction publique ?

Pour rappel, le télétravail est défini comme un travail qui consiste à effectuer des tâches en dehors du cadre habituel en utilisant des technologies de l’information et de la communication. Il est effectué à la demande de l’agent ou celui de l’administration pour assurer le service public en cas de circonstances exceptionnelles. En principe, le télétravail concerne les fonctionnaires et les contractuels si l’activité peut être réalisée à distance avec des outils informatiques.

Les conditions de mise en place du télétravail sont fixées de façon réglementaire par arrêté ministériel après consultation d’un comité technique. L’arrêté va donc fixer :

  • les activités exercées en télétravail ;
  • les règles de sécurité pour protéger la sécurité des systèmes d’information et les données ;
  • les conditions de contrôle du temps de travail effectif ;
  • les modalités de prise en charge des coûts résultant de l’exercice du télétravail comme les matériels, les outils, les communications ;
  • les conditions par rapport à l’attestation de conformité des installations en fonction des spécificités techniques du télétravail dans un lieu privé ;
  • les conditions de formation aux équipements ou les ressources humaines.

Il est possible de recourir au télétravail de manière régulière ou ponctuelle à des jours fixes au cours de la semaine ou du mois. Les jours flottants de télétravail sont prévenus par semaine, par mois ou par an à condition de déposer une demande auprès du supérieur hiérarchique.

À noter qu’une indemnisation de 2,5 euros par jour est prévue pour rembourser les frais engagés par les agents dans la réalisation du télétravail. Mais les collectivités territoriales peuvent engager les négociations sur les indemnisations jusqu’à la fin 2021.

Par rapport au droit des agents en télétravail, en cas d’accident, ils vont bénéficier des mêmes droits et obligations qu’un agent qui travaille dans les locaux de l’administration.

Il est important de savoir que le télétravail peut prendre fin à tout moment par simple écrit à la demande de l’agent ou de l’administration à condition de respecter un délai de préavis de 2 mois. Ce délai en question peut être réduit en cas de nécessité du service public.

Le télétravail est un accélérateur de la digitalisation de la fonction publique

Le travail à distance dans la fonction publique est un accélérateur de la transformation digitale. L’objectif est de renforcer les compétences numériques des agents. En effet, la digitalisation va garantir des conditions de travail optimales aux agents télétravailleurs.

De même, la sécurité et la confidentialité des données sensibles seront aussi garanties. Il est donc indispensable d’avoir les meilleurs outils à mettre à la disposition des agents pour qu’ils puissent se former à leur utilisation.

Quant à l’usage du matériel informatique personnel de l’agent, ceci est autorisé, mais pourrait poser des problèmes au niveau des outils intranet ou des applications dédiées. Dans ce cas, une formation renforcée doit être mise en place pour consolider leurs compétences numériques.

Cet enjeu de la transformation numérique passe aussi par la dématérialisation des processus afin de faciliter la pratique du télétravail. La fonction publique doit alors établir un diagnostic de ses processus internes pour réaliser la dématérialisation optimale.

Formation télétravail : outils et logiciels pour travailler à distance

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Depuis mars 2020 et la pandémie du coronavirus, le télétravail a été mis en place massivement dans les entreprises françaises. Il est donc, à l’heure actuelle un mode travail commun. Malgré le fait que de nombreux salariés ne soient pas encore formés, le travail à distance apporte des avantages non négligeables comme la diminution de l’absentéisme, la réduction du stress et l’amélioration de la productivité. Pour en profiter, il est indispensable de suivre une formation en télétravail pour adopter les bonnes pratiques et faire face aux mauvais réflexes et de maîtriser les outils et logiciels pour travailler à distance.

Quels sont les intérêts de se former au télétravail ?

La formation télétravail des équipes va vous aider à mettre en place les bonnes pratiques au sein de l’entreprise pour assurer la continuité de l’activité même en période de crise.

Les principaux objectifs de la formation au télétravail

La formation au télétravail favorise la compréhension de cet environnement pour les salariés et l’entreprise. Elle permet à tous les concernés d’apprendre à organiser leurs tâches et leur temps de travail à distance. L’un des plus importants objectifs de la formation est d’apprendre à préserver le lien entre le manager et son équipe travaillant à domicile. L’identification des bonnes pratiques permet d’être efficace au niveau de la productivité au quotidien. Le but étant de profiter du télétravail pour gagner en efficacité.

Les formations sur le télétravail s’adressent aux entreprises voulant introduire ce mode de travail ou aux salariés travaillant déjà à distance.

Les effets bénéfiques de la formation sur le télétravail

La formation sur le télétravail à un impact bénéfique sur les collaborateurs sur de nombreux points comme :

  • l’adoption des bons réflexes pour rester productif ;
  • l’amélioration de l’autonomie et la responsabilisation du salarié ;
  • l’équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle ;
  • l’amélioration de la qualité de vie au travail et un meilleur équilibre vie personnelle / vie professionnelle.

Les sociétés pourront développer l’autonomie et la flexibilité des membres de l’équipe et également faire des économies (réduction de coûts sur les déplacements, réduction des locaux, gains de productivité…). La formation au télétravail va améliorer les conditions de travail des collaborateurs et va renforcer l’image de l’entreprise, faire gagner tout le monde en maturité.

Les compétences acquises avec une formation sur mesure sur le télétravail

En suivant une formation en télétravail, les employés vont acquérir des compétences (des savoir être et des savoir faire) pour organiser leurs tâches et leur emploi du temps à domicile. Ils pourront aménager un espace de travail chez eux en fonction des règles imposées par l’entreprise. Ces compétences acquises permettront une meilleure gestion de la vie professionnelle et personnelle. Une formation sur mesure est donc indispensable pour bien maîtriser les règles du travail à distance.

Les outils et logiciels indispensables pour travailler à distance

La formation télétravail permet de maîtriser correctement les outils et les logiciels pour communiquer, de gérer un projet ou de transférer des documents.

Les outils de gestion

La préoccupation première des entreprises en télétravail est la productivité des collaborateurs. Dans cette situation, les outils de gestion de projet sont très importants pour organiser les différentes tâches entre les équipes.

Les logiciels de gestion les plus utilisés sont : Microsoft 365, Gsuite, Jamespot, Trello, Slack…mais aussi Monday.com. Leur utilisation intuitive permet d’organiser des projets dans tous les domaines. Pour chaque projet, vous pouvez partager des documents, communiquer de différentes manières (visio, téléphone, chat, etc…) fixer des tâches en fonction des compétences des collaborateurs. Ces outils peuvent aussi fixer des deadlines, créer des tableau de bord et de nouveaux projets.

Les outils de communication

Lorsqu’on se lance dans un nouveau projet, il est primordial de pouvoir échanger avec les autres collaborateurs. Pour ce faire, il existe différents logiciels de visioconférence comme Zoom, Skype ou Microsoft Teams.

Skype est l’outil d’appel et de chat vidéo utilisé par des millions de télétravailleurs dans le monde. Son principal avantage est de s’adapter à tous les appareils, téléphone portable, tablette ou ordinateur. Ce logiciel permet d’enregistrer les appels, d’activer les sous-titres en direct ou d’utiliser le chat. Le cas échéant, vous pouvez envoyer des fichiers avec Skype. L’avantage de Zoom est d’effectuer des vidéoconférences avec plus de 1000 personnes avec une possibilité de partage d’écran. Quant à Teams, il est considéré comme l’une des plateformes de visioconférence les plus stables et faciles à utiliser. À noter que pour le faire fonctionner, il est indispensable que votre interlocuteur télécharge l’application et doive en plus posséder un compte office.

Les outils de chat ou de discussion instantanée

Par rapport au mail classique ou le téléphone, la discussion instantanée offre des avantages non négligeables.

Dans cette catégorie, Slack figure parmi les leaders. En effet, c’est une solution qui permet d’avoir rapidement les collaborateurs en ligne, de garder une trace écrite des échanges, un partage des documents et des discussions en toute sécurité.

Slack se présente ainsi comme une application de télétravail à maîtriser impérativement avec des formations adéquates. Sans oublier que ce service de messagerie offre plusieurs fonctions notamment l’appel et la vidéoconférence et présente aussi plusieurs extensions. L’une des caractéristiques de l’application est la possibilité de créer des fils de messages, de faciliter l’archivage et la recherche des informations concernant une tache spécifique, de limiter l’utilisation du courrier électronique classique dans les entreprises.

C’est l’outil est ainsi, à privilégier pour réaliser un travail d’équipe ou faire des formations à distance.

Les outils de partage de données

Le cloud est un outil incontournable du travail à distance. C’est un moyen efficace pour partager les données entre les collaborateurs d’une équipe. Microsoft 365 et Gsuite sont deux des plateformes les plus utilisées permettant de sauvegarder et d’accéder à des fichiers sur n’importe quel appareil même en dehors du bureau. Le partage des dossiers se fait de manière simple en invitant simplement les autres utilisateurs sans avoir à les télécharger dans un email.

Quant à Dropbox c’est le premier espace de travail intelligent pour rassembler les informations dans un seul endroit. En effet, il permet de sauvegarder des photos, des vidéos ou des documents. Ce qui est idéal pour former les collaborateurs au télétravail.

A noter que cette plateforme est utile pour synchroniser le travail avec votre équipe dans le but de faire avancer les projets dans l’entreprise.

 

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise

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Avec la pandémie de coronavirus et les confinements successifs, le télétravail est devenu une pratique recommandée par le gouvernement français. En plus de protéger contre le covid, le télétravail offre de nombreux avantages pour le salarié et l’entreprise. Cependant, sa mise en place nécessite de prendre quelques mesures notamment celle de protéger l’employé contre les abus de la part de l’employeur. De même, des outils spécifiques doivent être mis en place pour réussir ce mode de travail. En effet, l’entreprise se présente comme un système complexe composé de collaborateurs devant interagir entre eux. Pour ce faire, certaines méthodes doivent être adoptées pour transformer ce nouveau cas de travail en succès à part entière. Quelles sont donc les bonnes pratiques du télétravail en entreprise ?

Le matériel adéquat pour bien travailler à distance

Pour rappel, le Code de travail définit le télétravail comme une forme d’organisation dans laquelle un travail est exécuté en dehors des locaux de l’entreprise de façon régulière en utilisant des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat. Ainsi, il est indispensable d’avoir le matériel adéquat pour réaliser le travail à distance. Dans ce cas, le matériel de bureau nécessaire ne se limite pas à un ordinateur. En effet, il est indispensable pour le salarié de créer un espace dédié à son activité professionnelle. Pour le confort de l’employé, il faudra par exemple, favoriser un fauteuil adapté, une station d’accueil pour l’ordinateur, une souris et un clavier pour plus d’ergonomie pour les PC portables. Il faut également avoir une bonne connexion internet pour favoriser la productivité des salariés. À noter que la mise en place d’un bon routeur va assurer la sécurisation du réseau.

Les principaux outils indispensables pour réaliser le télétravail

L’une des bonnes pratiques du télétravail consiste à posséder les bons outils à la disposition des télétravailleurs.

Les outils pour communiquer

Pour ce type de travail, il est indispensable d’avoir un outil de communication central pour échanger ou partager des informations avec votre équipe. Pour ce faire, les entreprises doivent recourir à des outils professionnels pour communiquer. Parmi eux, il y a Slack qui est considéré comme outil de référence dans le domaine de la communication entre les collaborateurs et qui permet d’avoir accès à un service de messagerie privé ou d’appels.

Des outils pour collaborer

Malgré le covid et le télétravail, il est important pour les collègues de collaborer. À distance, les outils digitaux collaboratifs sont la clé pour partager les informations et rendre plus transparentes les décisions de chacun. Ainsi, pour créer ou partager des documents en ligne, les salariés peuvent recourir à Google Drive pour stocker les données dans le Cloud,  accessible avec leur adresse mail professionnelle à tout moment.

La protection des données de l’entreprise en télétravail

Le télétravail est un risque pour les entreprises puisqu’ils sont vulnérables aux cyberattaques. Cependant, des bonnes pratiques existent pour les prévenir comme l’élaboration d’une charte informatique qui devra être signée par l’ensemble des collaborateurs.

Les responsables devront aussi faire des sauvegardes régulières sur des supports hors-lignes pour assurer la protection effective des données et définir des mots de passe forts ou des autorisations d’accès spécifiques pour les outils de communication pour renforcer la sécurité des données.

Le recours aux logiciels VPN est exclu comme l’utilisation de réseaux WiFi publics. D’autres précautions sont aussi à prendre comme celui d’éviter d’utiliser les outils fournis par l’entreprise à un usage personnel ou la souscription d’assurance contre le piratage.

Établissement de règles de travail bien précises en équipe

Le travail à distance favorise les situations dans lesquelles les collaborateurs et les managers multiplient les échanges en dehors des horaires de bureau normal. Mais pour éviter la surcommunication, il est important de définir un emploi du temps précis par rapport aux réunions ou discussions à distance sur l’actualité de l’entreprise à des heures fixes par exemple. En dehors de ces heures, ce sera le télétravailleur qui organisera son temps de travail.

Il est aussi indispensable de fixer des objectifs pour chaque journée de travail des salariés dans le but de les responsabiliser.

Ces derniers peuvent signaler à l’employeur ou ses collègues son intention de ne pas être dérangé. Ces différentes pratiques s’imposent aussi à sa famille pendant cette crise sanitaire.

Les modalités pour conserver un équilibre entre la vie personnelle et le télétravail

Pour éviter l’isolement du télétravailleur ou son burn-out, il est vital d’assurer un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Le droit à la déconnexion

C’est le Code du travail qui définit les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. En principe, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des jours ou heures de repos ou congés, de garantir l’équilibre entre la vie professionnelle et familiale du salarié et de protéger sa santé.

Le télétravail offre une flexibilité importante au salarié. Pour profiter de ce rythme, il devra utiliser des outils comme un minuteur pour suivre le temps passé par tâche. La gestion des heures de travail doit être faite en concertation avec l’employé à distance.

Le maintien de la vie privée

Le respect de la vie privée est une priorité pour assurer la meilleure interaction entre les membres de l’équipe de l’entreprise. La CNIL conseille aux managers de ne pas exiger l’activation de la caméra pendant la réunion ou conférence des collaborateurs. Ceci a pour but d’éviter le flicage de l’employé à son domicile en dehors des heures du travail.

L’entreprise peut être condamnée pour atteinte à la vie privée avec l’utilisation excessive d’outils de surveillance comme la vidéo ou le partage d’écran. Sauf les cas exceptionnels et justifiés, l’atteinte à la vie privée est autorisée par la loi. Cependant, il est obligatoire d’informer le salarié au préalable.

Pour terminer, le télétravail est l’occasion de se former à distance. Mais ceci nécessite un minimum d’organisation pour développer une compétence en écoutant des podcasts, en participant à un webinaire ou en suivant des cours vidéo par exemple.