En tant que manager, il peut arriver que vous soyez confronté à des situations complexes, parfois même chaotiques, dans l’exercice de vos fonctions. Il vous faudra alors vous adapter pour continuer à gérer vos équipes.

Reconnaître un environnement chaotique

Ce n’est pas toujours une chose facile, mais certains signes peuvent vous aider à l’identifier :

Urgence permanente : Si tous les employés sont constamment submergés et contraints de délaisser leurs tâches habituelles pour gérer des situations critiques, il est probable que vous vous trouviez dans un environnement chaotique.

Surcharge de travail : Lorsque tout le monde est constamment débordé et considère cela comme un signe de réussite plutôt que de chercher à s’organiser ou à revoir la stratégie, il est clair que l’environnement est chaotique. Ne pas être débordé est alors perçu comme un manque d’engagement ou de volonté.

Absence de réflexion sur l’avenir : Les collaborateurs sont tellement absorbés par les tâches urgentes qu’ils ne se soucient pas de l’avenir et ne cherchent pas à améliorer les choses, l’innovation devient un objectif secondaire, auquel ils n’ont pas le temps de consacrer.

Accepter le chaos

Une fois que vous avez identifié un environnement chaotique, il est essentiel de l’accepter. Cela ne signifie pas que vous devez laisser vos employés se débrouiller seuls, mais plutôt reconnaître qu’une certaine imperfection fait partie de la nature humaine.

Certaines personnalités peuvent même tirer profit d’un environnement déstructuré. Par conséquent, il est essentiel de connaître votre équipe et de comprendre quelles sont les personnes sur lesquelles vous pouvez compter lorsque la situation devient complexe à gérer.

Il est important de garder à l’esprit que l’incertitude et l’imperfection peuvent également être bénéfiques. Les erreurs, intégrées dans un processus d’apprentissage, permettent de grandir bien plus que le succès.

Si vous ne pouvez pas gérer complètement l’incertitude, vous pouvez apprendre à vous y adapter.

Gestion du chaos par le manager

Certains de vos collaborateurs sauront grandir malgré le chaos, pour les autres, voici quelques conseils de gestion :

Rester calme et positif :

Même si la situation est chaotique ou incertaine, il est crucial de garder votre calme et votre concentration afin de réagir de manière efficace. La motivation des équipes sera intrinsèquement liée à votre calme et votre optimisme.

Mettre l’accent sur les priorités :

Pour éviter que votre équipe ne soit submergée par des tâches urgentes à accomplir immédiatement, il est essentiel de définir les priorités. La loi d’Eisenhower, qui consiste à distinguer l’urgent de l’important pour mieux gérer votre temps, peut être utile à cet égard.

Se tenir au courant :

Il est important de rester informé et de suivre l’évolution des choses afin d’anticiper les erreurs ou d’ajuster le plan si nécessaire, et c’est d’autant plus le cas face à une situation incertaine ou chaotique.

Faire preuve de flexibilité :

Comme nous l’avons souligné à plusieurs reprises, une communication efficace est souvent la clé du succès. Cela vaut également dans les situations de crise. Il est important que les personnes concernées comprennent les difficultés rencontrées et ce qui est attendu d’elles. Cela permet d’éviter les malentendus et les erreurs.

Avoir de l’empathie :

Il est évident que si le manager est impacté par les effets du chaos,son équipe les ressent également. Il est donc indispensable que vous soyez à l’écoute de vos collaborateurs et que vous ne vous ne soyez pas autocentré.

Anticiper le chaos

Bien qu’il soit possible de s’adapter au chaos ou de gérer efficacement une situation chaotique, la meilleure des solutions est encore de l’anticiper. Une communication transparente et efficace avec les membres de votre équipe est essentielle, tout comme l’établissement de procédures claires connues de tous.

En identifiant les menaces et en envisageant des solutions alternatives, vous aurez moins de problèmes de dernière minute à gérer. Notre conseil : préparez et diffusez un plan d’urgence indiquant les actions à prendre et les personnes responsables, de manière à ce que chacun soit prêt à intervenir en cas de situation complexe.

Enfin, assurez-vous que votre équipe est régulièrement formée aux différents outils, procédures et technologies utilisés, ce qui contribuera à réduire le chaos.

Si le statut de manager est souvent convoité, c’est oublier qu’il lui incombe également des tâches pénibles et complexes, comme par exemple la gestion des conflits au sein de son équipe. 

Les conflits peuvent surgir pour de nombreuses raisons, qu’il s’agisse d’une différence de personnalité, de conflits d’intérêts, ou de basiques problèmes de communication, c’est au manager de les gérer. 

Pour un chef d’équipe, cela peut représenter un défi, mais il est crucial de le faire pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et la réussite du projet. Dans cet article, nous proposerons différentes étapes à suivre pour espérer gérer efficacement les conflits au sein de vos équipes.

Identifier la source du conflit

La première étape pour gérer un conflit est d’en identifier la source. En tant que manager, vous pourrez être amenés à gérer une multitude de conflits : répartition des tâches, problèmes relationnels, valeurs incompatibles… 

Pour déterminer la source du conflit, le manager doit prendre le temps d’écouter les parties impliquées et de comprendre leurs points de vue. Il est aussi intéressant de vérifier s’il s’agit d’un problème ponctuel ou d’un désaccord récurrent : les mesures à prendre seront alors différentes.

Le manager devra confronter les différents concernés, d’abord de manière individuelle. Si la situation le permet, il pourra organiser une rencontre où il tiendra le rôle de médiateur. Une fois que le manager a une compréhension claire de la source du conflit, il peut commencer à chercher des solutions.

Rester neutre

Nous l’avons déjà évoqué dans plusieurs de nos articles précédents, la neutralité est importante pour un manager. Elle est d’autant plus précieuse lorsqu’il s’agit de la gestion de conflits. 

En effet, les employés doivent sentir qu’ils peuvent parler librement et ouvertement sans crainte de représailles ou de jugement. Le rôle de manager est de faciliter l’échange, et non de prendre parti. Il devra également veiller à ne pas montrer de préférences personnelles, car cela ne ferait qu’empirer la situation.

Encourager la communication

Nous n’avons de cesse de le répéter, une communication efficace est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise, y compris pour résoudre les conflits. Les parties impliquées doivent être encouragées à parler ouvertement et honnêtement. 

Comme nous l’avons indiqué plus tôt, le manager peut, si la situation le permet, organiser une réunion pour permettre aux parties de discuter de leurs préoccupations. Pendant cette réunion, il devra aider à clarifier les problèmes et à trouver des solutions mutuellement acceptables. Si les parties ont des difficultés à communiquer directement, le manager peut agir en tant que médiateur pour faciliter la communication.

Rechercher des solutions mutuellement acceptables

Le but ultime de la gestion des conflits est de trouver des solutions acceptées par l’ensemble des parties. Le rôle du manager est d’analyser la situation et de proposer une solution qui soit susceptible de convenir à tous les concernés. 

Durant ce processus, il peut être utile d’explorer différentes options et de peser les avantages et les inconvénients de chacune des éventualités. Bien évidemment, les parties peuvent être encouragées à trouver des compromis ou à négocier pour parvenir à un accord.

Mettre en place un suivi

Après avoir trouvé une solution, il est important de faire un suivi pour s’assurer que les différentes parties se conforment à l’accord. Le manager peut, par exemple, planifier une réunion de suivi afin de discuter de l’avancement et de tout problème éventuel. S’il constate des difficultés à respecter l’accord, le manager devra alors aider à trouver des moyens de les surmonter.

Transformer les conflits en opportunités d’apprentissage

Comme toute problématique rencontrée au sein d’une entreprise, les conflits peuvent devenir une opportunité d’apprentissage pour les employés et le manager. En examinant les origines du conflit et les solutions trouvées, il sera possible d’en tirer des leçons pour améliorer la communication et les relations au sein de l’équipe. Cela peut aussi permettre aux employés de mieux comprendre les problématiques et besoins rencontrés par leurs collègues. Un conflit géré de manière efficace peut contribuer à renforcer la confiance et la cohésion de l’équipe, ce qui peut améliorer la productivité et la satisfaction au travail.

Prévenir les futurs conflits

Comme le dit l’adage : « il vaut mieux prévenir que guérir » ; cela s’applique également à la gestion des conflits en entreprise. Il est fortement conseillé aux managers de prendre des mesures pour prévenir les conflits futurs, notamment par le biais d’une communication ouverte et honnête, en établissant des normes claires et en favorisant une culture de respect et de collaboration. Il peut également suivre une formation sur la résolution des conflits et sur la communication efficace.

Pour conclure

La gestion des conflits est un aspect essentiel de la gestion d’équipe. En vous appuyant sur les différents conseils résumés dans cet article, et, au besoin, d’une formation complémentaire, vous devriez pouvoir vous assurer du bon fonctionnement de vos équipes et de la réussite de vos projets.