Les outils collaboratifs incontournables pour une entreprise

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La collaboration en entreprise est indispensable pour améliorer les conditions de travail et favoriser la productivité des salariés. L’utilisation des outils collaboratifs s’est imposée rapidement, notamment au début de la pandémie pour la mise en place du travail à distance. Ces outils vont faciliter l’organisation du planning, contrôler le budget et communiquer avec les collaborateurs. Voici notre liste des meilleurs outils collaboratifs incontournables pour l’entreprise.

Les intranets collaboratifs dans l’entreprise

Les intranets encouragent la collaboration des équipes avec un partage en temps réel des informations. C’est également un moyen efficace de fidéliser les salariés.

Workplace

C’est un des outils collaboratifs en ligne qui possèdent des fonctionnalités pour aider les entreprises dans leur activité quotidienne. Workplace va simplifier la communication au sein de votre société grâce à son interface intuitive. Il est destiné aux grands groupes de plus de 20 000 salariés. Il peut s’intégrer avec Microsoft 365 et Google Workspace. La traduction automatique de plus de 40 langues est aussi une de ses fonctionnalités très utilisées. Quant au tarif, il faut débourser 5 euros par mois et par utilisateur. Une version gratuite est disponible pour 30 jours.

LumApps

LumApps est une plateforme destinée à la communication externe et interne des entreprises. Il fait office d’intranet social et collaboratif qui s’intègre à des applications professionnelles comme Microsoft ou Google. LumApps permet une personnalisation de l’interface, le partage des messages et l’intégration avec des logiciels Microsoft. L’inconvénient est l’absence d’essai gratuit, mais le prix est fixé en fonction du devis.

Les outils collaboratifs de gestion de projet

Les outils de gestion de projet ont pour objectif de planifier et organiser le suivi du travail des équipes.

Monday

Monday est le leader sur le marché en matière d’outils collaboratifs. Il permet aux entreprises de collaborer et de centraliser la gestion des projets à partir d’une plateforme basée sur le cloud. Ainsi, les équipes pourront planifier leurs tâches dans un même endroit. Elles peuvent créer des tableaux partagés ou privés. En plus, elles ont la possibilité d’inviter les clients et partenaires sur la plateforme. Concenant le prix, Monday propose un essai gratuit de 14 jours. L’abonnement est de 8 euros par mois.

Wimi

C’est logiciel de travail collaboratif qui va vous aider à organiser et rendre le travail d’équipe plus efficace. Sa principale mission est de faciliter la transformation des organisations vers un modèle collaboratif. Le logiciel permet de suivre les tâches exécutées par les collaborateurs. A noter que les membres de l’équipe pourront collaborer sans effort sur un projet défini dans l’entreprise. Les données pouvant être gardées dans un cloud en France. Wimi propose un forfait de 18 euros en fonction de vos besoins.

Les suites collaboratives

Pour faciliter le partage des informations et dynamiser les échanges dans le travail collaboratif, voici les plateformes indispensables pour votre entreprise.

Microsoft Office 365

Microsoft 365 est un outil collaboratif qui utilise le cloud pour intégrer plusieurs applications comme Word, Excel ou Teams. Il permet donc de créer, de stocker ou de modifier des fichiers. Le calendrier partagé et la messagerie instantanée auront pour rôle de connecter les équipes dispersées. D’autres outils comme la visioconférence vont compléter ce dispositif. La synchronisation des contenus collectifs ou individuels et l’accès à des applications Microsoft à partir d’appareils connectés sont disponibles à partir de 4,20 euros.

Google Workspace

C’est une suite collaborative qui regroupe plusieurs outils de Google comme : Gmail, Calendar, Agenda et chat. Les équipes peuvent collaborer sur les documents par l’intermédiaire de suite bureautique : Google Docs et Slides. La recherche de documents est simplifiée tout comme le partage des fichiers sur le Drive. Cependant, cet outil n’est disponible qu’en ligne. Le tarif du forfait est de 6 euros par mois.

Les outils de stockage de stockage de fichiers

Les outils de stockage permettent de sauvegarder des données en ligne et d’échanger des fichiers.

Google Drive

Google Drive est le service de stockage en ligne qui permet de partager toutes sortes de fichiers audio, vidéos, images. Il possède un espace de recherche intégré. Cette application est compatible avec tous les supports. Cependant, l’espace de stockage dépend du forfait choisi. Pour 4 euros par mois, l’utilisateur aura accès au forfait Business Starter. Mais la version gratuite va déjà vous proposer un stockage de 15 Go.

Dropbox

Il fait partie des outils collaboratifs qu’utilisent chaque jour les équipes pour gagner en productivité. Cette plateforme permet de synchroniser des fichiers en ligne sur tous les appareils de l’entreprise. Vous pouvez les retrouver rapidement en utilisant les fonctionnalités de suggestion intelligente.

Quant au stockage, il peut se faire en ligne ou en local selon vos besoins. Les outils de productivité comme Slack, Trello et Zoom sont disponibles sur Dropbox. Néanmoins, le stockage est limité pour la version gratuite. L’abonnement est fixé à 12 euros par mois.

Pour conclure, une fois que vous aurez sélectionné l’outil collaboratif et déterminé les collaborateurs concernés, il est nécessaire de planifier une formation par rapport à l’outil pour en savoir plus sur son fonctionnement afin de réussir sa mise en place.

Qu’est-ce que Microsoft Sharepoint, quelle différence avec Office 365 ?

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Depuis déjà longtemps, le papier à commencer à disparaître peu à peu cédant la place à des solutions numériques. Ainsi, plusieurs plateformes de gestion et de partage de documents ont fait leur apparition comme Microsoft Sharepoint. C’est un outil mis en place pour faciliter le travail collaboratif au sein de l’entreprise. Très utile en cette période difficile de pandémie et de travail à distance. Des cabinets comme Adaliance proposent des formations sur mesure pour vous aider à migrer et à intégrer Microsoft Sharepoint plus facilement.

 

Mettre en place SharePoint et s’en servir de manière optimale est essentiel pour assurer un bon échange de documents, surtout avec la généralisation du travail à distance.

Nos consultants et formateurs sauront vous accompagner et vous former sur la durée. Réservez dès aujourd’hui votre formation sur mesure !

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Qu’est-ce qu’on entend par SharePoint ?

Microsoft sharepoint est une plateforme en ligne proposée par Suite Microsoft Office Sharepoint se présente comme un espace collaboratif de stockage, de communication et de gestion de l’information. C’est un outil qui a pour objectif d’optimiser l’efficacité globale de votre entreprise. Windows SharePoint Services ou wss permet d’augmenter votre productivité et de centraliser les processus de collaboration. En plus, plusieurs outils complémentaires sont fournis afin de permettre l’usage de nouvelles fonctionnalités selon vos besoins.

Microsoft sharepoint est un service dans le cloud destiné aux entreprises de toutes les tailles. En effet, ils ne sont pas obligés d’installer SharePoint Server local, mais peuvent s’abonner directement à un plan Microsoft 365 qui est un service online autonome.

Différence entre sharepoint et office 365

SharePoint est une plateforme collaborative qui existe depuis une vingtaine d’années. Il a été créé pour les entreprises avec des intranets pour permettre aux salariés de mieux collaborer entre eux. À la base, il est utilisé pour la gestion des documents. La différencie avec les autres systèmes comme Office 365 est sa capacité à organiser et à partager n’importe quels types de contenus comme des données, liens, tâches ou événements. Quant à Micorsoft Office 365, c’est une solution qui regroupe toutes les applications Outlook, Word, Excel. SharePoint fait donc partie de cet écosystème, mais grâce à ses possibilités, il est en lien avec des services comme Flow ou Teams. Il augmente donc en importance dans tous les secteurs d’activités de l’entreprise. Ainsi, en plus d’avoir les mêmes fonctionnalités que file share ou d’autres applications dans office, Sharepoint offre des méthodes de classement plus avancées pour automatiser le processus et instaurer une nouvelle de gestion d’information.

Les fonctionnalités de sharepoint

Sharepoint propose de nombreuses fonctionnalités notamment celle de pouvoir être utilisé comme un portail de création de sites intranet ou extranet.

Il facilite également la gestion des documents et de fichiers en les réunissant en un seul endroit pour permettre aux collaborateurs d’accéder aux informations utiles au cours de leur travail. Sa fonction de recherches permet aussi aux utilisateurs de retrouver des contenus, des données ou des personnes sur la plateforme.

Sharepoint propose l’automatisation des procédures et du processus de travail. Les utilisateurs peuvent accéder à des données structurées et l’intégration des rapports sur Excel par exemple.

Les avantages de Sharepoint pour votre entreprise

Microsoft Sharepoint offre de nombreux avantages pour votre entreprise. C’est une plateforme qui offre une panoplie de services, spécialement créés pour les collaborateurs qui ne se limitent pas à la gestion de fichiers, mais également au niveau de l’espace de travail collaboratif accessible en tout temps.

Une bibliothèque digitale pour l’entreprise

Sharepoint permet d’optimiser la recherche et le partage de documents en quelques secondes. Vous allez donc gagner un temps précieux dans la classification et la mise en évidence des fichiers d’équipe et n’aurez plus à utiliser un support papier.

Collaborer plus facilement

Le fait de collaborer sur un même document avec ses collaborateurs nécessite beaucoup de coordination et d’organisation. Comme les fichiers doivent être partagés avec les partenaires et clients qui rendent le travail plus complexe, SharePoint online se pose comme la solution de partage avec des utilisateurs internes et externes facilitant le travail. Dans ce cas, les utilisateurs externes peuvent user de sharepoint ou un compte Microsoft pour interagir avec les documents internes de la société. La collaboration sera donc plus rapide au niveau de la messagerie.

Un outil de partage efficace

SharePoint est un très bon outil de partage de documents et d’informations aux différentes parties prenantes dans la société. Non seulement vous allez réduire l’envoi et la recherche de courriel, mais pourrez également centraliser la communication avec l’ensemble du personnel. Ceci est possible en créant une source unique d’accès aux informations et documents. Vous éviterez les doublons inutiles en accélérant le traitement de l’information. À noter que l’accès aux documents est contrôlé par le propriétaire pour protéger les informations confidentielles.

Emmener vos documents partout avec Sharepoint

Sharepoint est disponible sur diverses interfaces : ordinateurs, tablettes, téléphones portables et salles de conférences. Il est donc possible d’envoyer les liens d’une réunion comme les ordres du jour et les présentations aux participants pour ne pas perdre votre temps à imprimer des tonnes de documents. C’est également une plateforme de collaboration qui permet à toutes les informations de votre intranet d’être disponible en ligne.

Les autres avantages de Sharepoint

Pour utiliser le service Sharepoint Online, aucun serveur physique ni ressource interne n’est demandé. Par définition, Sharepoint est un service cloud qui n’est pas rattaché à aucun matériel le rendant plus accessible pour les collaborateurs à n’importe quel moment avec tout type d’appareil mobile ou ordinateur.

Sharepoint peut être relié avec d’autres applications de Microsoft. Vous pouvez ainsi consulter vos mails et agendas depuis Microsoft Onedrive puis les modifier directement en ligne avec Office Suite.

L’importance d’une formation sur Sharepoint

Suivre une formation réservée aux entreprises avec Adaliance sur l’utilisation de SharePoint peut être bénéfique pour les collaborateurs afin d’accroître leur efficacité.

La formation passe par un survol de la plateforme Sharepoint. En effet, il est important que les responsables de l’entreprise comprennent qu’Office 365 est un écosystème qui implique plusieurs applications. L’objectif est de connaître les interactions entre SharePoint et les outils disponibles sur Office 365.

L’autre facette de la formation concerne la construction des affichages et le réglage des paramètres de la bibliothèque pour bénéficier de tous les avantages de Sharepoint. Il est évident de prendre conscience des outils disponibles qui offrent la meilleure organisation ou productivité pour votre entreprise. Il est également important de concevoir les hiérarchies de permissions et savoir modifier ces différents niveaux. De même, il faut savoir comment utiliser les groupes de manière sécuritaire notamment la gestion des partages à l’intérieur ou extérieur du site web de l’entreprise.

Avec Adaliance, la formation est faite pour répondre aux besoins de votre entreprise et de s’adapter au niveau de compétence de vos collaborateurs par rapport à Sharepoint. La personnalisation de la formation a pour but de maximiser les retombées concernant ces nouveaux outils. Quant à la durée de la formation, elle est déterminée en fonction des objectifs d’apprentissage fixés par votre entreprise.

Pour conclure, même s’il est facile de télécharger et d’installer Sharepoint, l’utiliser et l’organiser est difficile. Une formation est donc indispensable pour éviter de recommencer le processus en cas d’erreur, il est indispensable de bénéficier de conseils d’experts comme Adaliance.

 

Gestion, paramétrage et premier pas dans l’administration de Google suite

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Pour optimiser la productivité des entreprises, Google a mis en place plusieurs applications à travers une plateforme workspace de communication cloud. Google Suite est un logiciel multifonction pour permettre aux équipes d’accéder aux données, calendriers et organisations de projet en utilisant un ordinateur et une connexion internet. C’est donc un outil de travail collaboratif qu’il est indispensable de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets comme Adaliance. Une formation qui concerne notamment la sécurisation des données. Mais qu’est-ce qu’on entend réellement par Google Workspace ? Quelles sont les modalités d’utilisation ?

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Qu’est-ce que Google Suite ?

Google suite devenue Google workspace peut être défini comme un pack de logiciels et de fonctionnalités utilisés par une entreprise dans le but de faciliter la collaboration entre les membres d’une même équipe. Ses utilisateurs ont donc accès à de nombreux outils en ligne, soit à partir de leur ordinateur ou appareil mobile. G suite permet le stockage des données en ligne accessibles depuis leurs appareils connectés. Son usage ne nécessite donc pas l’installation de logiciels. À l’heure actuelle, plusieurs millions d’entreprises profitent des services de G suite à travers le monde.

Les différentes versions du workspace

Pour profiter au maximum de l’application workspace, il est recommandé de souscrire un abonnement notamment pour les entreprises. Il existe différentes formules que vous pouvez choisir en fonction de vos besoins et de votre budget. Il y a donc :

  • la version basique qui donne accès aux logiciels de bureautiques et un espace de stockage de 30 Mo pour 5 euros par mois ;
  • la version business qui offre en plus des logiciels de base un espace de stockage illimité pour 10 euros mensuels ;
  • la version entreprise permet d’utiliser des logiciels bureautiques premium.

Les services et produits disponibles sur Google Suite

Google suite propose un service pour stocker vos données en ligne avec Google Drive. Vous pouvez ainsi entreposer des documents, images ou contacts et stocker en toute sécurité les données professionnelles de l’entreprise. En plus, la création d’un fichier se fait facilement avec la suite bureautique.
Google Suite propose également un service de messagerie professionnel avec Gmail. Son objectif est d’optimiser le temps de travail. G suite propose aux utilisateurs des services de bureautiques grâce à des applications utilisées pour créer, modifier et transmettre différents documents.

Google Workplace met à disposition son service Google Sheets pour créer des feuilles de calculs et des fonctionnalités équivalentes à celles proposées par les concurrents comme Microsoft Excel.

Il y a également Google Forms qui est une plateforme de création de formulaire et de collecte de données.

Quant à Google Slides, c’est une application qui est souvent comparée à PowerPoint d’office.

Les différences entre G Suite et Google Workspace

Google Workspace a été mise en place en 2020 et suit l’évolution de Google G suite. Cependant, les applications de Google Workspace sont mieux intégrées et faciles d’accès. Ainsi, vous allez profiter d’une meilleure expérience utilisateur et aider les équipes à collaborer plus efficacement.

Contrairement à G suite, Google Workspace a aussi amélioré les outils collaboratifs. En effet, même en télétravail les collaborateurs seront capables d’accomplir leurs tâches. Une situation possible avec l’amélioration de Google Calendar pour la planification des réunions.

Google Workspace propose de nouvelles applications dont le but est de faciliter les échanges entre les travailleurs à distance comme Google Chat ou Google Meet. À l’heure actuelle, ces différents outils sont directement intégrés dans ses applications comme Gmail.

Les modalités d’utilisation de Google Suite

Pour utiliser Google Suite ou Google Workplace, certaines astuces doivent être maîtrisées.

À quoi sert la console d’administration ?

La console d’administration Google permet aux administrateurs de gérer tous leurs services disponibles sur le Google Workplace. Elle sert à supprimer des utilisateurs et à gérer les applications. La console permet également de créer des groupes et des listes de diffusion à l’échelle de l’entreprise pour mieux collaborer. Pour s’y connecter, accédez à l’adresse de g suite admin et cliquez sur ajouter un compte, puis entrez l’adresse e-mail et le mot de passe de votre compte administrateur

Création de compte

Pour créer un compte sur le Workplace vous devez vous connecter en tant que super-administrateur et accepter les conditions d’utilisation. Ensuite, cliquez sur IAm et admi pour créer votre projet avec votre nom. Pour créer un compte de service, cliquez sur API et service puis entrez les identifiants et sélectionnez compte de service. Enfin, cliquez sur créer et enregistrer après avoir suivi les étapes de création d’identifiant et de clé.

Création d’un administrateur

Pour créer un administrateur, vous devez vous connecter à la console d’administration Google, puis accéder à utilisateur. Ensuite, sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez attribuer un rôle d’administrateur. Cliquez sur le curseur pour attribuer un statut et enregistrer les modifications. Pour changer d’administrateur, il suffit d’attribuer un rôle au nouvel administrateur et de supprimer l’ancien.

La gestion des applications

Pour ajouter des applications, vous devez vous connecter à un compte administrateur et accéder à la console d’administration notamment sur la partie applications Web et mobiles. Pour finir ce processus, il suffit d’appuyer sur le bouton ajouter une application ou le cas échéant saisir le nom de ce dernier. Vous pouvez également sélectionner les utilisateurs autorisés à installer l’application soit à partir de Google Play ou Google Device et IOS. À noter que la configuration de l’application se fera en fonction de la plateforme utilisée.

Les bonnes pratiques de sécurité : l’intérêt de suivre une formation

Les administrateurs informatiques des entreprises doivent adopter des bonnes pratiques de sécurité pour garantir la confidentialité de leurs données. Pour mettre en œuvres ces dernières, il est indispensable de suivre une formation adéquate proposée par un cabinet d’expert comme Adaliance. Il va vous former à protéger les comptes d’administrateurs qui contrôlent l’accès à toutes les données de l’entreprise. Leurs comptes doivent ainsi être protégés par un système d’authentification supplémentaire.

La sécurité des données passe également par la gestion de l’activité des comptes d’administrateurs notamment une formation spécifique à la mise en place d’alertes par e-mail sur des connexions suspectes sur leur Workplace. Il est aussi indispensable de maîtriser le contrôle d’accès des applications tierces aux services principaux.

En résumé, l’ensemble des formations en sécurité doit être dispensé par des personnes ayant de l’expérience probante dans ce domaine. Des formations sur mesure peuvent également être proposées pour répondre aux besoins de sécurité des entreprises ayant recours à des outils comme Google Suite.

Mise en place du télétravail : les bonnes pratiques

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Le télétravail peut se définir comme une organisation du travail qui va permettre aux employés d’exercer leurs tâches en dehors des bureaux de l’entreprise. Ce mode de travail est possible avec l’utilisation d’outils collaboratifs. Pour aider les entreprises, des formations spécifiques sont proposées par des cabinets d’experts notamment pour maîtriser les outils du travail à distance. Mais quelles sont les bonnes pratiques dans la mise en place du télétravail ?

Les avantages du télétravail

Le télétravail apporte des avantages non négligeables pour les salariés et l’entreprise.

Pour les employés, le travail à distance est synonyme de liberté et d’autonomie dans la gestion des horaires de travail. Le télétravailleur va développer un sentiment de responsabilité vis-à-vis de ses obligations professionnelles. La flexibilité du travail à distance va également permettre aux salariés de gagner du temps, car ils n’auront plus à prendre les transports en commun pour partir au travail. En plus, c’est l’employé lui-même qui va aménager son espace son propre espace de travail pour avoir un confort optimal. Le télétravail va réduire son stress en absence d’horaires imposés.

Pour les managers, c’est l’occasion d’améliorer la productivité des salariés qui évolue dans un environnement de travail sans distraction. Ils pourront tester de nouveaux modes de gestion afin de souder les équipes. Quant aux syndicats, ils pourront négocier de nouveaux accords collectifs spécifiques par rapport au télétravail notamment la mise en place d’indemnités spécifiques plus avantageuses aux télétravailleurs.

Par rapport aux avantages et inconvénients du télétravail pour les entreprises, il faut signaler qu’un intérêt du travail à domicile est la possibilité pour l’employeur de faire des économies par rapport aux locaux et équipements. Un avantage qui va contrebalancer les inconvénients comme le problème de la fixation du salaire en fonction du travail effectif.

Les bonnes pratiques à respecter pour la mise en place du télétravail

Pour bénéficier des avantages du télétravail, sa mise en place ne doit pas être négligée.

Respect du cadre juridique du télétravail

Pour rappel, la mise en place du télétravail doit passer par un accord collectif avec les syndicats ou une charte élaborée par l’employeur après avis du comité économique s’il existe dans l’entreprise. En absence d’accord collectif ou charte, le salarié et l’employeur peuvent faire une convention pour y recourir. Dans le cadre de circonstances exceptionnelles, le travail à distance peut être imposé par l’employeur sans l’accord des salariés.

La préparation de la mise en place du télétravail

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise passent par :

–          l’identification des activités éligibles et salariées ;

–          la détermination de la fréquence souhaitée et les modalités pour entrer ou sortir du travail à distance ;

–          la fixation des conditions de travail et de trouver les bons outils collaboratifs ;

–          l’évaluation des risques liés ;

–          la définition des modalités de prise en charge des coûts ;

–          la sécurité des outils et des données.

A noter que la préparation de la mise en place du télétravail passe aussi par le choix d’un matériel adéquat pour l’espace de travail du salarié à domicile. Pour le bureau, par exemple, il faudra prévoir un fauteuil ergonomique, un ordinateur fourni par l’employeur et un équipement de visioconférence.

Conseils pratiques pour faciliter la transition vers le télétravail

Pour faciliter la transition vers le télétravail, l’entreprise doit adopter une politique RH pour :

  • la formation des salariés notamment les managers sur les spécificités du télétravail, mais aussi sur leurs droits et devoirs légaux ;
  • définir les réunions d’équipe tous les jours de télétravail avec les collaborateurs ;
  • prévoir des journées en présentiel au bureau pendant les réunions d’équipe ;
  • définir les outils de communications adaptées au télétravail, par exemple une messagerie instantanée comme Slack ;
  • séparer la vie professionnelle et vie personnelle avec le droit à la déconnexion ou la définition des heures strictes de travail à la maison.

L’importance de la formation pour les managers en télétravail

Le télétravail est une activité qui combine l’humain et le digital qu’il est important de maîtriser à travers des formations proposées par des cabinets d’experts comme Adaliance. Le fait de manager en télétravail nécessite pour les responsables de l’entreprise de maîtriser le management et le leadership, le télétravail et sa mise en œuvre, la gestion de la clientèle, la qualité de vie au travail et les ressources humaines.

Quant à l’offre de formation d’Adaliance, elle est complète pour aider les managers à mettre en place un télétravail efficace. En effet, Adaliance propose un accompagnement sur mesure sur plusieurs points notamment la mise en place de solutions collaboratives comme Office 365. Il y a également la formation des collaborateurs à l’utilisation des différentes fonctionnalités. Ce module propose un accompagnement pour mettre en place une charge des bonnes pratiques adaptée pour chaque entreprise.

Formation aux outils et logiciels indispensable à la mise en place du télétravail

La formation au télétravail permet d’utiliser des outils et logiciels pour gérer les équipes à distance afin de mettre en place les projets et tâches en télétravail. C’est un outil indispensable pour le travail en équipe. La formation permet aussi de maîtriser les logiciels de communication comme Skype ou Microsoft Teams qui vont vous permettre de faire des appels vidéo, audio et d’envoyer des fichiers.

En choisissant l’offre de formation Adaliance, vous bénéficierez de conseils adaptés sur des plateformes sécurisées de communication comme Zoom. La maîtrise des services de messagerie instantanée est également primordiale. L’application Slack est l’idéal, car les fonctionnalités essentielles sont faciles à utiliser lors de la formation proposée par le cabinet d’expert.

La formation au télétravail permet ainsi de comprendre cet environnement et mettre en place les bonnes pratiques pour les salariés et les managers.

Comment utiliser Office 365 Teams ?

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Avec la diversité des besoins et des compétences au sein des entreprises, il est apparu indispensable d’avoir à disposition des collaborateurs des outils adaptés comme celle proposée par Microsoft Teams notamment avec la gamme Office 365 Teams. Ses nombreuses fonctionnalités et sa version gratuite en font l’un des premiers outils collaboratifs au monde avec plusieurs centaines de millions d’utilisateurs. Mais pour apprendre à utiliser ce genre d’outil, il est primordial de suivre une formation proposée par des cabinets d’experts comme Adaliance. L’objectif étant de maîtriser toutes les options avancées d’Office 365 Teams.

Comment utiliser Office 365 Teams ?

Office 365 teams se présente comme une plateforme collaborative qui va permettre de fluidifier les échanges entre les collaborateurs d’une même entreprise. Au même titre que des concurrents comme Slack ou Zoom, Microsoft Teams va remplacer les outils traditionnels de messages par e-mail par des conversations directes en temps réel entre les équipes. Après un peu plus de 4 ans d’existence, c’est un outil qui se présente comme une réponse aux attentes des entreprises dans le domaine de la communication facilitant le travail à distance.

Les principales fonctionnalités de Microsoft Office 365 Teams

Office 365 teams est utilisé comme une messagerie instantanée avec l’intégration progressive des fonctionnalités de communication initialement réservées à Skype. Il intègre la fonction de la visioconférence permettant de lancer un appel vidéo avec les collaborateurs sur une même interface et propose une intégration directe de visioconférence avec la possibilité de lancer un appel vidéo ou audio avec plusieurs collaborateurs à la fois.

Microsoft Teams a également la fonctionnalité de partage d’écran et de fichiers avec la possibilité de diffuser directement sur l’écran d’un Smartphone une conférence vidéo en profitant de la mobilité que cette fonction propose. L’intégration dans Microsoft 365 permet de procéder à la création de documents Word, Excel ou PowerPoint.

Quant à la fonction enregistrement de la conférence, elle permet aux collaborateurs absents de profiter d’une rediffusion. À noter qu’Office 365 Teams va gérer toute la téléphonie IP professionnelle de l’entreprise.

Pour assurer la sécurité de vos échanges, Microsoft Teams a recours à l’authentification multifacteurs et le chiffrement des données en transit.

D’autres fonctionnalités vont améliorer l’expérience des utilisateurs et des clients avec l’ajout des relations externes à l’entreprise via une simple adresse mail. Dans ce cas, les invités vont rejoindre les appels audio et vidéo sans accéder à Microsoft Teams.

Des applications peuvent aussi être ajoutées sur la plateforme pour avoir un espace de travail personnalisé qui répond à vos besoins.

Est-ce possible d’utiliser Teams gratuitement ?

Pour utiliser Teams gratuitement, il suffit d’ouvrir votre navigateur, de sélectionner le bouton d’inscription gratuit et de renseigner votre adresse mail ou celle de votre école. Quant à l’utilisation entre amis ou en famille, vous êtes obligé de vous inscrire sur Skype.

Pour un usage gratuit en relation avec votre activité professionnelle, les informations vous concernant seront à nouveau demandées avec une authentification via votre téléphone.

L’étape suivante consiste à indiquer les autres informations vous concernant (nom, prénom, etc.) et à appuyer sur le bouton configurer Teams. La création de votre compte peut prendre quelques minutes.

La dernière étape va vous obliger à télécharger l’application de bureau Teams ou à utiliser l’application Web Teams.

Comment utiliser Teams efficacement ?

Pour utiliser efficacement Microsoft Teams, il est impératif de maîtriser ses fonctions de base.

Comment télécharger l’application Microsoft Teams ?

Après avoir effectué votre inscription sur le site de Microsoft Teams et cliqué sur le bouton télécharger l’application Windows ; à la fin du téléchargement, vous pouvez ouvrir l’application de bureau sur votre ordinateur en exécutant le fichier. Vous n’aurez plus qu’à entrer votre mail puis votre mot passe pour intégrer la plateforme en ligne. Quant à l’application mobile, il est disponible gratuitement sur les plateformes Google Play Store et l’Apple Store.

Comment ajouter un contact ?

Pour ajouter un contact, il suffit d’aller dans l’onglet conversation puis cliquez sur inviter des contacts. Vous pouvez utiliser trois choix d’invitations qui sont :

–          la création d’un lien d’invitation pour le coller dans un mail ou un chat ;

–          l’envoi des invitations à la liste des contacts sur votre compte Microsoft ou Google ;

–          l’envoi par courrier électronique en indiquant l’adresse des contacts à ajouter.

Comment créer une équipe ?

Une équipe est par définition un groupe de personnes réunies pour accomplir une tâche dans votre entreprise. Les équipes vont se constituer en canaux. Ils représentent les conversations que vous avez avec vos collaborateurs. Chaque canal est dédié à un projet, département ou sujet spécifique.

Pour créer une équipe privée, vous devez ouvrir l’onglet équipes et cliquez sur inviter des contacts en bas à gauche puis créer une équipe. Une fenêtre va s’ouvrir en vous offrant différentes possibilités de création d’équipes. Vous pouvez ainsi en créer à partir de zéro, c’est-à-dire un groupe Microsoft 365. L’équipe peut aussi être conçue à partir d’un modèle qui créera de manière automatique son architecture avec les applications et canaux en fonction de votre projet, service proposé et organisation de l’entreprise. À noter qu’il est possible de créer une équipe privée ou publique selon votre choix.

Comment créer un canal de discussion ?

Pour créer un canal de discussion sur Teams, vous devez faire un clic droit sur l’équipe, puis cliquez sur les trois petits points et choisir d’ajouter un canal. Vous allez ensuite nommer le canal et définir le niveau de confidentialité. Le cas échéant, vous pouvez ajouter une description du canal de communication. Pour trouver des canaux de discussion, vous pouvez cliquer sur l’icône de l’équipe en question.

Comment démarrer une réunion ?

Pour lancer une réunion, il faut cliquer sur le bouton démarrer une réunion. C’est une option disponible à tout moment et n’importe où. Il est également possible de faire une réunion dans un canal de discussion spécifique en cliquant directement sur ce dernier. Vous pouvez copier le lien de la réunion, copier pour l’envoyer par mail ou le partager dans la messagerie. Vous pouvez également ajouter des participants de façon directe en cliquant sur le bouton ajouter des participants sur l’interface de Microsoft Teams. Dans ce cas, la mise en place d’une réunion dans Teams est analogue à celui auquel vous êtes habitué depuis Outlook.

Comment partager votre écran pendant une réunion ?

Vous pouvez à tout moment partager votre écran pendant les réunions en cliquant sur l’icône avec une flèche dans la barre des outils en haut de la fenêtre. Le partage peut se faire avec les participants sur votre bureau, un onglet du navigateur, un logiciel ou un PowerPoint. Le cas échéant, vous pouvez aussi partager les fichiers présents sur l’ordinateur en cliquant sur parcourir. Concernant le partage de dessin ou schéma, vous devez cliquer sur l’onglet tableau blanc.

Quelles fonctionnalités avancées sont souvent méconnues ?

Après avoir vu les fonctions de base de Microsoft Teams, il est temps de voir certaines fonctionnalités avancées.

Comment supprimer un chat ?

Si vous avez besoin de nettoyer votre onglet discussion ou supprimer les messages erronés de Microsoft teams, vous avez deux solutions : effacer les messages spécifiques ou masquer l’ensemble du chat.

Pour retirer un message spécifique dans un canal ou une discussion spécifique, passez votre souris sur l’icône plus d’options et cliquez sur supprimer. À ce stade, il est encore possible d’annuler la suppression en cas d’erreur.

Comment installer des applications ?

Pour installer des applications sur Teams pour vous ou le reste de l’équipe, trois emplacements sont possibles. Vous pouvez le faire :

–          sur la barre latérale pour faciliter la personnalisation et le partage des informations avec les autres utilisateurs ;

–          sous forme d’onglets qui seront affichés pour l’ensemble de l’équipe. Les articles, les fichiers ou wiki y figureront par défaut ;

–          dans la fenêtre de discussion à côté des options d’emojis et de pièces. Pour l’utiliser, cliquez sur l’icône plus d’options et sélectionnez l’application à ajouter. Vous pouvez cliquer sur plus d’application, une méthode qui va afficher automatiquement la liste avec le filtre de messagerie.

Comment planifier des réponses automatiques pour vos absences ?

Teams vous offre la possibilité de planifier des réponses qui seront envoyées automatiquement au besoin lorsque vous êtes absent du bureau ou indisponible. C’est un moyen de notifier à vos collègues les motifs ou détails de vos absences. Pour activer cette fonctionnalité, cliquez sur votre nom en haut à droite de Teams puis sur paramètres. Ensuite, aller sur l’onglet général et cliquez sur planifier. Vous pouvez soit cocher sur activer les réponses automatiques et rédiger le message ou envoyer des réponses de mon organisation pour que les réponses soient envoyées à des destinataires. Vous pouvez aussi choisir l’option envoyer des réponses pendant une période donnée pour définir les dates et heures de votre absence.

Comment modifier l’arrière-plan de votre réunion Teams ?

Il existe deux méthodes pour modifier l’arrière-plan de votre réunion Teams. Vous pouvez choisir d’utiliser un arrière-plan flou ou une de vos images personnelles. Pour modifier l’arrière-plan à chaque début de réunion, vous devez :

–        cliquer sur le bouton afficher les effets d’arrière-plan ;

–        choisir un arrière-plan ou une image ;

–        cliquer sur ajout de vos images en de la fenêtre des paramètres.

À noter que l’image ajoutée doit être d’une qualité de haute définition au moins.

Les limites de Teams

Malgré le succès rapide de Microsoft Office 365 teams auprès des utilisateurs, il connait quelques limites qu’il est important de connaitre.

Le nombre de teams est, par exemple, limité à 250. Cependant, un utilisateur peut être membre de 1000 différents Teams. Quant au nombre de membres dans une équipe, il est aussi plafonné à 10 000. Le nombre de canaux par équipe est de 200. 10 000 est le chiffre limite pour les membres d’un groupe Office 365 pouvant être transformé en équipe.

Pour les appels, il ne faut pas excéder les 350 personnes avec une taille maximum de fichier PowerPoint de 2 GO. Au niveau du chat privé, le nombre de personnes autorisé est de 250. Quant aux événements en direct, la taille de l’audience ne peut dépasser 10 000 personnes pour une durée maximale de 4 heures.

Pour rappel, la version gratuite de Microsoft Teams ne prévoit que 2 Go de stockage par utilisateur et un accès Web aux applications Office les plus courantes comme Word, Excel et PowerPoint.

L’utilité de se former aux outils collaboratifs pour gagner en efficacité

La maîtrise des outils collaboratifs comme Office 365 Teams passe par des formations dispensées par des experts comme Adaliance. L’objectif de ces dernières étant la réussite de la transformation digitale de votre entreprise en mettant en place un suivi sur mesure pour engager et accompagner l’ensemble des collaborateurs. La maîtrise de Microsoft Teams permet de profiter de la productivité de ce logiciel et de son service de Cloud très puissant.

La formation proposée permet offre également une meilleure gestion des appareils et des fonctionnalités de sécurité avancées de cette plateforme. Les formations ont pour but de permettre aux collaborateurs de travailler plus efficacement à distance, en ligne ou hors-ligne avec les outils collaboratifs. Les équipes doivent tirer le meilleur parti de Microsoft Teams.

La formation propose également un accompagnement de l’ensemble de vos projets utilisant Teams en vous appuyant sur l’équipe de consultants, d’experts en développement de logiciel d’Adaliance. Vous allez donc apprendre à gérer les machines et applications de façon uniforme. La maîtrise des outils collaboratifs va permettre à vos équipes de réaliser la conception et la production des projets plus efficacement même en travaillant à distance.

Le bénéfice est direct pour votre entreprise, car vous allez bâtir une organisation qui va générer l’engagement de l’ensemble de l’entreprise pour augmenter leur performance grâce à la formation dispensée.

Enfin, vu le contexte actuel, la formation se fera en distanciel ou en blended selon les besoins de votre entreprise.

Pourquoi suivre une formation office 365 sur mesure ?

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Office 365 Teams est un outil collaboratif permettant de mener des réunions à distance et de partager des documents. Si votre entreprise a décidé de migrer vers Office 365, il est impératif de suivre une formation qui répond à vos besoins pour qOue le changement se passe dans les meilleures conditions pour les collaborateurs et l’entreprise. Certaines formations vont vous permettre d’obtenir des certifications Microsoft. Dans cet article nous allons voir les différentes raisons de suivre une formation Office 365 sur mesure proposée par un expert comme Adaliance.

Les avantages pédagogiques de la formation Office 365 sur mesure

La formation Office 365 sur mesure dispensée par des organismes comme Adaliance a pour principal objectif d’augmenter l’agilité et la productivité des collaborateurs tout en favorisant le travail d’équipe à travers des outils collaboratifs. Ainsi, à l’issue de la formation le participant devra être en mesure de :

  • découvrir le portail Office 365 ;
  • utiliser Microsoft 365 et les fichiers à partir du Cloud ;
  • travailler avec office online, Word, Excel, ou PowerPoint;
  • connaître les outils collaboratifs Microsoft Teams et Sharepoint ;
  • synchroniser des documents en local ;
  • communiquer avec les collaborateurs à distance ;
  • utiliser l’aide en ligne ;
  • protéger vos données en maîtrisant la sécurité des données et la gestion des appareils avancée.

Les formateurs en bureautique et numériques ont généralement une grande expérience de tous les logiciels Office 365. Ces experts vont vous proposer des méthodes et des outils se basant sur des études réelles auprès d’autres entreprises. À la fin de la formation, des attestations et certifications seront délivrées.

À noter que la formation s’adresse à toute personne qui souhaite s’initier au portail Office 365 et aux différents logiciels y afférent.

Le contenu de la formation Office 365

Adaliance propose plusieurs formations pour maîtriser les logiciels bureautiques de Microsoft 365. Voici une liste de programmes les plus utilisés par le grand public.

Formations Word sur MS Office 365

Les formations Microsoft Office Word sur Office 365 vont vous permettre de vous initier à ce logiciel de bureautique et de traitement de texte indispensable pour votre entreprise. Vous serez en mesure de créer des documents, de faire une mise en page, d’ajouter des tableaux et images. L’autre aspect de cette formation va vous permettre de devenir un expert en logiciel Microsoft en maîtrisant les fonctions avancées telle la création de modèle, de macros ou de styles. À l’issu de la formation, vous allez avoir une certification professionnelle.

Formations Excel sur Office 365

La première phase de la formation consiste à maîtriser les fonctions de base comme la création de tableaux et de calculs. Ensuite, vous allez découvrir les fonctionnalités avancées du logiciel notamment les tableaux croisés dynamiques. Le but de ce cours est de faire de vous un expert de Microsoft Excel.

Formation Microsoft SharePoint

La formation Microsoft SharePoint va vous apprendre davantage sur les fonctionnalités de la plateforme. En effet, il est important de comprendre les interactions entre les différentes applications. Le cours vous permettra ainsi d’enregistrer dans une bibliothèque de documents, d’utiliser des métadonnées et des affichages, de modifier des documents dans le navigateur dans Office 365.

Formation OneDrive sur mesure

Une formation OneDrive est très utile pour votre équipe de projet. Elle permet d’exploiter les nombreuses fonctionnalités du logiciel et de travailler en équipe dans les meilleures conditions. Les enjeux de cette formation sont nombreux à savoir la création et le partage de documents, la navigation dans l’espace OneDrive. Les exercices pratiques consistent à créer des documents avec des outils Online et les enregistrer dans le OneDrive.

Formation Teams

Avec la formation Teams vous allez découvrir les fonctionnalités clés de cette plateforme. Le but est de maîtriser :

–          la prise en main de Teams en ligne ;

–          utiliser les contacts favoris ;

–          établir une conversation avec le collaborateur distant ;

–          partager un écran et un document important pour votre entreprise.

Des travaux pratiques sont aussi proposés pour créer une équipe et coordonner la gestion avec agilité en utilisant les tâches disponibles sur Teams.

Une formation Office 365 qui va s’adapter au contexte, à l’environnement de votre entreprise

Adaliance va analyser les besoins de votre entreprise pour pouvoir proposer des formations pertinentes qui vont améliorer la productivité de vos collaborateurs. Ils vont donc travailler de manière efficace et plus rapidement. La personnalisation de la formation va ainsi dépendre de votre secteur d’activité ou de votre milieu professionnel.

Une formation à la fois ciblée et sur mesure

Si vos employés manquent de compétences après la migration vers Microsoft Office 365, Adaliance va proposer une formation personnalisée en fonction des besoins de l’entreprise dans Onedrive ou SharePoint par exemple. Selon l’urgence ou la situation géographique de votre entreprise, la formation peut se faire en présentiel ou distanciel. Pour cette dernière, le cabinet va mettre en place de classes virtuelles avec un nombre restreint de participants afin d’augmenter la proactivité des participants. La mise en place de petits groupes va donner l’occasion aux formateurs de présenter des solutions personnalisées à votre collaborateur.

Ces formations en petit groupe peuvent aussi se faire en présentiel pour consacrer plus de temps à l’accompagnement des participants en proposant des réponses sur mesure aux questions des participants. Les cours en présentiel sont plus proches des besoins des participants. Il est important de savoir que des formations individuelles sous forme de coaching en présentiel ou à distance sont également disponibles. Un plan de formations collectif en intra-entreprise ou inter-entreprise est également proposé.

Pourquoi faire confiance à Adaliance ?

La pédagogie mise en place par Adaliance a déjà prouvée à plusieurs reprises son efficacité, notamment du fait de sa dimension sur mesure. Adaliance est qualifiée OPQF et Data-dock. Ces différentes normes de qualité sont un gage de qualité et démontrent l’aptitude d’Adaliance à s’adapter à des entreprises dans des secteurs différents. Enfin, la formation d’Adaliance met l’accent sur le côté pratique pour permettre aux apprenants une meilleure maîtrise des outils collaboratifs dans l’Office 365.

Quels outils collaboratifs et solutions pour le partage de document ?

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Avec la mise en place du travail à distance, le travail collaboratif est un enjeu majeur pour les entreprises. La transformation des méthodes de travail et des processus nécessitent l’utilisation des outils collaboratifs pour partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d’une même entreprise dans le but d’organiser un planning, de réaliser un projet ou de communiquer entre les responsables et salariés. Ainsi, le télétravail a poussé les entreprises à revoir leur organisation interne. Mais quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour le partage de documents ?

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Le rôle des outils collaboratifs dans le travail à distance

Les outils collaboratifs jouent plusieurs rôles. Les entreprises les utilisent pour augmenter la productivité des salariés même en télétravail. En effet, le fait d’œuvrer avec des outils collaboratifs va rendre les collaborateurs plus autonomes. Ils auront tendance à se dépasser dans leur travail, seront plus créatifs et motivés.

Les outils de collaboration accélèrent la prise de décision et va permettre au projet de démarrer plus rapidement. L’équipe va ainsi échanger des informations en temps réel sans avoir à se déplacer. Ils peuvent consulter ou modifier les fichiers à tout moment. Ces différents échanges permettent l’émergence d’idées plus rapidement pour la prise de décision. L’objectif est d’améliorer le quotidien des employés.

Enfin, les outils collaboratifs fédèrent les équipes pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, la distance géographique est un facteur qui peut freiner la collaboration au sein de l’équipe. Pour y faire face, le développement d’outils collaboratifs est donc indispensable afin d’améliorer la cohésion et le sentiment d’appartenance à un organisme.

Un espace commun sera mis en place pour être à disposition des collaborateurs pour qu’ils puissent tisser des liens entre eux et se rassemblent autour d’un objectif commun. Les outils collaboratifs vont donc favoriser les échanges entre les salariés en particulier lorsqu’ils travaillent à distance.

Top 6 des outils de travail collaboratif avec partage de document

Voici un top 6 des outils de travail collaboratif qui permettent de partager des documents avec les autres collaborateurs.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil de communication interne dans l’entreprise qui joue le rôle d’une messagerie en discussion instantanée pour être une alternative au mail traditionnel. Il permet également d’organiser des visioconférences, de partager des documents avec SharePoint ou de prendre des notes avec OneNote en intégrant Office 365. L’autre particularité de Microsoft Teams est la possibilité de coéditer des documents Word ou Excel.

Google Drive

Google Drive est un outil de partage de document créé par Google. Il permet le stockage, le partage et l’édition de fichier directement dans le cloud. La capacité de stockage pour la version gratuite est de 15 Go, pour la version payante, elle est de 20 TO. Pour utiliser Google Drive, il est indispensable d’avoir un compte Google pour consulter et partager les fichiers. Cet inconvénient est comblé par son interface simplifiée permettant une navigation fluide pour faciliter le travail collaboratif.

Dropbox

Dropbox est une plateforme de sauvegarde en ligne qui propose des fonctionnalités proches de celles de Google Drive. La différence réside dans la création et l’édition de documents via Dropbox Paper. La Capacité de base est de 2 Go avec la version gratuite, mais va augmenter de 500 Mo à chaque parrainage dans la limite des 18 Go.

HubSpot CRM

La version gratuite du Hubsport CRM propose aux collaborateurs plusieurs fonctionnalités pour travailler en équipe. C’est un outil collaboratif qui possède une boîte de réception pour partager l’accès commun aux documents et historiques pour l’ensemble de l’équipe. Dans ce cas, la performance des salariés est accrue avec un meilleur suivi des requêtes.

Trello

Trello est un logiciel de gestion de projet en ligne qui se présente sous la forme d’un tableau de bord collaboratif. Ce tableau est partagé par l’ensemble des membres de l’équipe pour mieux gérer leurs tâches. Sa prise en main est à la fois rapide et intuitive. Cet outil permet de partager jusqu’à 10 Mo de fichiers gratuitement.

Evernote

Evernote se présente sous la forme d’un bloc-note virtuel. Il est utilisé pour enregistrer les informations comme les notes, les vidéos ou les images. Ces notes sont utilisées pendant les réunions en ligne qui seront ensuite classées dans des carnets et partagées le cas échéant. C’est un outil indispensable pour permettre l’exploitation optimale des notes avec leur centralisation et leur organisation personnalisée. Evernote est une application gratuite. Cependant, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires en payant un abonnement mensuel.

Comment travailler sur un document partagé ?

Pour travailler sur un document partagé, il est possible d’utiliser le versionning. Il fait référence à l’utilisation et à la gestion de plusieurs versions d’un même fichier. C’est une fonctionnalité que l’on trouve dans des services Cloud comme Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez ainsi accéder aux différentes versions d’un document même après des modifications.

Le versionning va aussi permettre de définir le nombre de versions à enregistrer et de télécharger une version ancienne du document. Pour des raisons de sécurité, les utilisateurs ont besoin d’une autorisation d’accès pour consulter une version antérieure. Les solutions cloud de versionning offrent également un espace de stockage capable de fournir un détail exhaustif du parcours de chaque fichier.

Les outils de collaboration comme OneNote sont présents sur les versions de Microsoft Office. C’est un logiciel de partage des notes avec les collègues. Il a l’avantage d’être utilisé en simultané par plusieurs personnes. Il suffit que le document soit enregistré dans le réseau interne de l’entreprise. Ainsi, pour créer un bloc-note OneNote, il vous suffit d’aller dans le menu fichier, nouveau puis cliquer sur le bouton réseau. Ensuite, sélectionnez le dossier pour le partager sur le réseau d’ordinateur. Pour modifier les notes, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’information et taper les mots.

Le télétravail dans la fonction publique

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La crise sanitaire du coronavirus a nécessité le confinement de la population. L’administration n’est pas épargnée et des mesures ont été prises pour limiter les interactions entre les agents de la fonction publique. Pour assurer la continuité du service public, le télétravail a dû être généralisé comme dans le secteur privé avec la mise en place de règles spécifiques. En plus, le télétravail est apparu rapidement comme une solution pour adapter l’organisation du travail dans l’administration.

Histoire de l’évolution du télétravail dans la fonction publique

Avant la crise du Covid, le télétravail dans la fonction publique est encore marginal. En effet, seule une poignée d’agents travaillent à domicile tandis que la grande majorité travaillent en présentiel au sein des ministères, départements et collectivités. Cependant, l’encadrement légal et le recours à ce mode de travail ont commencé avec un décret de 2016. C’est en mai 2020 qu’un texte sur l’application de la loi de transformation de la fonction publique a offert de nouvelles possibilités pour le télétravail des agents. Ce nouveau décret a simplifié le recours ponctuel au travail à distance. Mais comme dans le privé, la crise a bouleversé l’organisation du télétravail dans l’administration.

Le ministère de la Transformation et de la Fonction publique a donc lancé une vague de concertations pour aboutir à un accord-cadre sur la mise en œuvre du télétravail et les autres formes de travail à distance. Le texte de 2020 a été signé par la plupart des organisations syndicales et des employeurs territoriaux ou hospitaliers. Cet accord a pour objectif de créer un socle commun entre les différents versants de la fonction publique et s’inscrit dans le dialogue social engagé par l’État français.

Précision sur l’accord signé en 2021 sur le télétravail

Le texte de 2021 pris en application de la loi de transformation de la fonction publique offre de nouvelles perspectives aux agents en télétravail. Il permet une meilleure flexibilité dans l’organisation du travail à distance.

Un encadrement a été prévu avec l’attribution d’un volume de jours flottants. Il s’agit du décret des modalités pour l’application du télétravail aux agents publics. En effet, à leur demande depuis le 01 septembre 2021 avec l’autorisation de leurs employeurs, ils peuvent travailler à partir de leur domicile 3 jours par semaine à temps plein. Des exceptions sont accordées à un agent proche aidant avec l’accord de l’employeur et à une femme enceinte.

Comment mettre en place le télétravail dans la fonction publique ?

Pour rappel, le télétravail est défini comme un travail qui consiste à effectuer des tâches en dehors du cadre habituel en utilisant des technologies de l’information et de la communication. Il est effectué à la demande de l’agent ou celui de l’administration pour assurer le service public en cas de circonstances exceptionnelles. En principe, le télétravail concerne les fonctionnaires et les contractuels si l’activité peut être réalisée à distance avec des outils informatiques.

Les conditions de mise en place du télétravail sont fixées de façon réglementaire par arrêté ministériel après consultation d’un comité technique. L’arrêté va donc fixer :

  • les activités exercées en télétravail ;
  • les règles de sécurité pour protéger la sécurité des systèmes d’information et les données ;
  • les conditions de contrôle du temps de travail effectif ;
  • les modalités de prise en charge des coûts résultant de l’exercice du télétravail comme les matériels, les outils, les communications ;
  • les conditions par rapport à l’attestation de conformité des installations en fonction des spécificités techniques du télétravail dans un lieu privé ;
  • les conditions de formation aux équipements ou les ressources humaines.

Il est possible de recourir au télétravail de manière régulière ou ponctuelle à des jours fixes au cours de la semaine ou du mois. Les jours flottants de télétravail sont prévenus par semaine, par mois ou par an à condition de déposer une demande auprès du supérieur hiérarchique.

À noter qu’une indemnisation de 2,5 euros par jour est prévue pour rembourser les frais engagés par les agents dans la réalisation du télétravail. Mais les collectivités territoriales peuvent engager les négociations sur les indemnisations jusqu’à la fin 2021.

Par rapport au droit des agents en télétravail, en cas d’accident, ils vont bénéficier des mêmes droits et obligations qu’un agent qui travaille dans les locaux de l’administration.

Il est important de savoir que le télétravail peut prendre fin à tout moment par simple écrit à la demande de l’agent ou de l’administration à condition de respecter un délai de préavis de 2 mois. Ce délai en question peut être réduit en cas de nécessité du service public.

Le télétravail est un accélérateur de la digitalisation de la fonction publique

Le travail à distance dans la fonction publique est un accélérateur de la transformation digitale. L’objectif est de renforcer les compétences numériques des agents. En effet, la digitalisation va garantir des conditions de travail optimales aux agents télétravailleurs.

De même, la sécurité et la confidentialité des données sensibles seront aussi garanties. Il est donc indispensable d’avoir les meilleurs outils à mettre à la disposition des agents pour qu’ils puissent se former à leur utilisation.

Quant à l’usage du matériel informatique personnel de l’agent, ceci est autorisé, mais pourrait poser des problèmes au niveau des outils intranet ou des applications dédiées. Dans ce cas, une formation renforcée doit être mise en place pour consolider leurs compétences numériques.

Cet enjeu de la transformation numérique passe aussi par la dématérialisation des processus afin de faciliter la pratique du télétravail. La fonction publique doit alors établir un diagnostic de ses processus internes pour réaliser la dématérialisation optimale.

Formation télétravail : outils et logiciels pour travailler à distance

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Depuis mars 2020 et la pandémie du coronavirus, le télétravail a été mis en place massivement dans les entreprises françaises. Il est donc, à l’heure actuelle un mode travail commun. Malgré le fait que de nombreux salariés ne soient pas encore formés, le travail à distance apporte des avantages non négligeables comme la diminution de l’absentéisme, la réduction du stress et l’amélioration de la productivité. Pour en profiter, il est indispensable de suivre une formation en télétravail pour adopter les bonnes pratiques et faire face aux mauvais réflexes et de maîtriser les outils et logiciels pour travailler à distance.

Quels sont les intérêts de se former au télétravail ?

La formation télétravail des équipes va vous aider à mettre en place les bonnes pratiques au sein de l’entreprise pour assurer la continuité de l’activité même en période de crise.

Les principaux objectifs de la formation au télétravail

La formation au télétravail favorise la compréhension de cet environnement pour les salariés et l’entreprise. Elle permet à tous les concernés d’apprendre à organiser leurs tâches et leur temps de travail à distance. L’un des plus importants objectifs de la formation est d’apprendre à préserver le lien entre le manager et son équipe travaillant à domicile. L’identification des bonnes pratiques permet d’être efficace au niveau de la productivité au quotidien. Le but étant de profiter du télétravail pour gagner en efficacité.

Les formations sur le télétravail s’adressent aux entreprises voulant introduire ce mode de travail ou aux salariés travaillant déjà à distance.

Les effets bénéfiques de la formation sur le télétravail

La formation sur le télétravail à un impact bénéfique sur les collaborateurs sur de nombreux points comme :

  • l’adoption des bons réflexes pour rester productif ;
  • l’amélioration de l’autonomie et la responsabilisation du salarié ;
  • l’équilibre entre la vie professionnelle et vie personnelle ;
  • l’amélioration de la qualité de vie au travail et un meilleur équilibre vie personnelle / vie professionnelle.

Les sociétés pourront développer l’autonomie et la flexibilité des membres de l’équipe et également faire des économies (réduction de coûts sur les déplacements, réduction des locaux, gains de productivité…). La formation au télétravail va améliorer les conditions de travail des collaborateurs et va renforcer l’image de l’entreprise, faire gagner tout le monde en maturité.

Les compétences acquises avec une formation sur mesure sur le télétravail

En suivant une formation en télétravail, les employés vont acquérir des compétences (des savoir être et des savoir faire) pour organiser leurs tâches et leur emploi du temps à domicile. Ils pourront aménager un espace de travail chez eux en fonction des règles imposées par l’entreprise. Ces compétences acquises permettront une meilleure gestion de la vie professionnelle et personnelle. Une formation sur mesure est donc indispensable pour bien maîtriser les règles du travail à distance.

Les outils et logiciels indispensables pour travailler à distance

La formation télétravail permet de maîtriser correctement les outils et les logiciels pour communiquer, de gérer un projet ou de transférer des documents.

Les outils de gestion

La préoccupation première des entreprises en télétravail est la productivité des collaborateurs. Dans cette situation, les outils de gestion de projet sont très importants pour organiser les différentes tâches entre les équipes.

Les logiciels de gestion les plus utilisés sont : Microsoft 365, Gsuite, Jamespot, Trello, Slack…mais aussi Monday.com. Leur utilisation intuitive permet d’organiser des projets dans tous les domaines. Pour chaque projet, vous pouvez partager des documents, communiquer de différentes manières (visio, téléphone, chat, etc…) fixer des tâches en fonction des compétences des collaborateurs. Ces outils peuvent aussi fixer des deadlines, créer des tableau de bord et de nouveaux projets.

Les outils de communication

Lorsqu’on se lance dans un nouveau projet, il est primordial de pouvoir échanger avec les autres collaborateurs. Pour ce faire, il existe différents logiciels de visioconférence comme Zoom, Skype ou Microsoft Teams.

Skype est l’outil d’appel et de chat vidéo utilisé par des millions de télétravailleurs dans le monde. Son principal avantage est de s’adapter à tous les appareils, téléphone portable, tablette ou ordinateur. Ce logiciel permet d’enregistrer les appels, d’activer les sous-titres en direct ou d’utiliser le chat. Le cas échéant, vous pouvez envoyer des fichiers avec Skype. L’avantage de Zoom est d’effectuer des vidéoconférences avec plus de 1000 personnes avec une possibilité de partage d’écran. Quant à Teams, il est considéré comme l’une des plateformes de visioconférence les plus stables et faciles à utiliser. À noter que pour le faire fonctionner, il est indispensable que votre interlocuteur télécharge l’application et doive en plus posséder un compte office.

Les outils de chat ou de discussion instantanée

Par rapport au mail classique ou le téléphone, la discussion instantanée offre des avantages non négligeables.

Dans cette catégorie, Slack figure parmi les leaders. En effet, c’est une solution qui permet d’avoir rapidement les collaborateurs en ligne, de garder une trace écrite des échanges, un partage des documents et des discussions en toute sécurité.

Slack se présente ainsi comme une application de télétravail à maîtriser impérativement avec des formations adéquates. Sans oublier que ce service de messagerie offre plusieurs fonctions notamment l’appel et la vidéoconférence et présente aussi plusieurs extensions. L’une des caractéristiques de l’application est la possibilité de créer des fils de messages, de faciliter l’archivage et la recherche des informations concernant une tache spécifique, de limiter l’utilisation du courrier électronique classique dans les entreprises.

C’est l’outil est ainsi, à privilégier pour réaliser un travail d’équipe ou faire des formations à distance.

Les outils de partage de données

Le cloud est un outil incontournable du travail à distance. C’est un moyen efficace pour partager les données entre les collaborateurs d’une équipe. Microsoft 365 et Gsuite sont deux des plateformes les plus utilisées permettant de sauvegarder et d’accéder à des fichiers sur n’importe quel appareil même en dehors du bureau. Le partage des dossiers se fait de manière simple en invitant simplement les autres utilisateurs sans avoir à les télécharger dans un email.

Quant à Dropbox c’est le premier espace de travail intelligent pour rassembler les informations dans un seul endroit. En effet, il permet de sauvegarder des photos, des vidéos ou des documents. Ce qui est idéal pour former les collaborateurs au télétravail.

A noter que cette plateforme est utile pour synchroniser le travail avec votre équipe dans le but de faire avancer les projets dans l’entreprise.

 

Les bonnes pratiques du télétravail en entreprise

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Avec la pandémie de coronavirus et les confinements successifs, le télétravail est devenu une pratique recommandée par le gouvernement français. En plus de protéger contre le covid, le télétravail offre de nombreux avantages pour le salarié et l’entreprise. Cependant, sa mise en place nécessite de prendre quelques mesures notamment celle de protéger l’employé contre les abus de la part de l’employeur. De même, des outils spécifiques doivent être mis en place pour réussir ce mode de travail. En effet, l’entreprise se présente comme un système complexe composé de collaborateurs devant interagir entre eux. Pour ce faire, certaines méthodes doivent être adoptées pour transformer ce nouveau cas de travail en succès à part entière. Quelles sont donc les bonnes pratiques du télétravail en entreprise ?

Le matériel adéquat pour bien travailler à distance

Pour rappel, le Code de travail définit le télétravail comme une forme d’organisation dans laquelle un travail est exécuté en dehors des locaux de l’entreprise de façon régulière en utilisant des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat. Ainsi, il est indispensable d’avoir le matériel adéquat pour réaliser le travail à distance. Dans ce cas, le matériel de bureau nécessaire ne se limite pas à un ordinateur. En effet, il est indispensable pour le salarié de créer un espace dédié à son activité professionnelle. Pour le confort de l’employé, il faudra par exemple, favoriser un fauteuil adapté, une station d’accueil pour l’ordinateur, une souris et un clavier pour plus d’ergonomie pour les PC portables. Il faut également avoir une bonne connexion internet pour favoriser la productivité des salariés. À noter que la mise en place d’un bon routeur va assurer la sécurisation du réseau.

Les principaux outils indispensables pour réaliser le télétravail

L’une des bonnes pratiques du télétravail consiste à posséder les bons outils à la disposition des télétravailleurs.

Les outils pour communiquer

Pour ce type de travail, il est indispensable d’avoir un outil de communication central pour échanger ou partager des informations avec votre équipe. Pour ce faire, les entreprises doivent recourir à des outils professionnels pour communiquer. Parmi eux, il y a Slack qui est considéré comme outil de référence dans le domaine de la communication entre les collaborateurs et qui permet d’avoir accès à un service de messagerie privé ou d’appels.

Des outils pour collaborer

Malgré le covid et le télétravail, il est important pour les collègues de collaborer. À distance, les outils digitaux collaboratifs sont la clé pour partager les informations et rendre plus transparentes les décisions de chacun. Ainsi, pour créer ou partager des documents en ligne, les salariés peuvent recourir à Google Drive pour stocker les données dans le Cloud,  accessible avec leur adresse mail professionnelle à tout moment.

La protection des données de l’entreprise en télétravail

Le télétravail est un risque pour les entreprises puisqu’ils sont vulnérables aux cyberattaques. Cependant, des bonnes pratiques existent pour les prévenir comme l’élaboration d’une charte informatique qui devra être signée par l’ensemble des collaborateurs.

Les responsables devront aussi faire des sauvegardes régulières sur des supports hors-lignes pour assurer la protection effective des données et définir des mots de passe forts ou des autorisations d’accès spécifiques pour les outils de communication pour renforcer la sécurité des données.

Le recours aux logiciels VPN est exclu comme l’utilisation de réseaux WiFi publics. D’autres précautions sont aussi à prendre comme celui d’éviter d’utiliser les outils fournis par l’entreprise à un usage personnel ou la souscription d’assurance contre le piratage.

Établissement de règles de travail bien précises en équipe

Le travail à distance favorise les situations dans lesquelles les collaborateurs et les managers multiplient les échanges en dehors des horaires de bureau normal. Mais pour éviter la surcommunication, il est important de définir un emploi du temps précis par rapport aux réunions ou discussions à distance sur l’actualité de l’entreprise à des heures fixes par exemple. En dehors de ces heures, ce sera le télétravailleur qui organisera son temps de travail.

Il est aussi indispensable de fixer des objectifs pour chaque journée de travail des salariés dans le but de les responsabiliser.

Ces derniers peuvent signaler à l’employeur ou ses collègues son intention de ne pas être dérangé. Ces différentes pratiques s’imposent aussi à sa famille pendant cette crise sanitaire.

Les modalités pour conserver un équilibre entre la vie personnelle et le télétravail

Pour éviter l’isolement du télétravailleur ou son burn-out, il est vital d’assurer un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle.

Le droit à la déconnexion

C’est le Code du travail qui définit les modalités d’exercice du droit à la déconnexion. En principe, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des jours ou heures de repos ou congés, de garantir l’équilibre entre la vie professionnelle et familiale du salarié et de protéger sa santé.

Le télétravail offre une flexibilité importante au salarié. Pour profiter de ce rythme, il devra utiliser des outils comme un minuteur pour suivre le temps passé par tâche. La gestion des heures de travail doit être faite en concertation avec l’employé à distance.

Le maintien de la vie privée

Le respect de la vie privée est une priorité pour assurer la meilleure interaction entre les membres de l’équipe de l’entreprise. La CNIL conseille aux managers de ne pas exiger l’activation de la caméra pendant la réunion ou conférence des collaborateurs. Ceci a pour but d’éviter le flicage de l’employé à son domicile en dehors des heures du travail.

L’entreprise peut être condamnée pour atteinte à la vie privée avec l’utilisation excessive d’outils de surveillance comme la vidéo ou le partage d’écran. Sauf les cas exceptionnels et justifiés, l’atteinte à la vie privée est autorisée par la loi. Cependant, il est obligatoire d’informer le salarié au préalable.

Pour terminer, le télétravail est l’occasion de se former à distance. Mais ceci nécessite un minimum d’organisation pour développer une compétence en écoutant des podcasts, en participant à un webinaire ou en suivant des cours vidéo par exemple.